Office培训教程

1、Office 2007 培训教程培训部第1页，共47页。2022/7/25目录CONTENTSWord 2007Excel 2007PowerPoint2第2页，共47页。Excel 2007 实用培训第一部分第3页，共47页。2022/7/25操作 Excel 应具备的习惯Excel 常规技巧及基础操作数据透视表制作图表常规设计公式与函数12345Excel 培训纲要4第4页，共47页。2022/7/2551. 操作Excel应具备的习惯使用同一名称来表述同一对象，而不要混杂使用简写、别称。不在字符串内、前后插入空格来排版，尽量使用对齐、缩进等功能。尽量不使用合并单元格功能，以便填充公式、排

2、序、筛选等。表间互相取数时请使用公式引用数据所在单元格，以便数据更改时同步更新。当工作表要提交他人（多人）填写时，养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯，以避免他人的错误操作影响报表的汇总。使用拆分窗口或冻结窗格功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。操作时尽量使用快捷键，提高工作效率。第5页，共47页。2022/7/2562.1 Excel 常用快捷键快捷键 功能 快捷键功能CtrlN 新建工作簿 Ctrl1 打开单元格格式对话框 CtrlA 全选 Ctrl9 隐藏选定行 CtrlB 应用或取消加粗格式 Ctrl0 隐藏选定列 CtrlI 应用或取消字体倾斜

3、格式 Ctrl； 输入今天日期 CtrlU 应用或取消下划线 CtrlShift； 输入当前时间 CtrlS 保存 CtrlHome 光标移动到左上方 CtrlZ 撤销 CtrlEnd 光标移动到右下方 CtrlY 恢复 AltTab 切换到下一个程序窗口 CtrlP 打印 CtrlShift*选定整个数据透视表 CtrlW 关闭当前工作簿 CtrlO 打开文件第6页，共47页。2022/7/2572.2 Excel 常规小技巧功能使用技巧在单元格中换行将光标定位在要换行的位置，按AltEnter改变工作表显示比例按住【Ctrl】向下或向上拨动鼠标的滚轮格式刷的使用单击可以刷一次；双击刷N次去

4、除重复行选择表格，“数据”-删除重复项Excel照像机功能若想把某部分做为图片，可使用照像机功能第7页，共47页。2022/7/2582.3 Excel 数据输入基础知识文本格式转换如何将不同区域文本格式的数字转换成数值格式？第8页，共47页。2022/7/2592.3 Excel 数据输入基础知识批量、快速输入数据使用填充功能：录入的内容与相领单元相同 使用系统自带的填充柄功能填充使用查找替换功能：多入录入某字符串 先输入简写字符串，然后利用查找功能将其全部替换为所代表的字符串使用【Ctrl】+【Enter】功能：多个单元格录入的内容相同 使用Ctrl键选择多个单元格，键入数据，然后按住Ct

5、rl再按Enter键使用格式刷复制单元格数据：多个单元格录入的内容相同 选中要复制的单元格，双击格式刷，选择目标区域（可多选）后按Enter键 第9页，共47页。2022/7/25102.3 Excel 数据输入基础知识选择性粘贴公式：仅粘贴源单元格中的公式。当粘贴公式时，单元格引用将根据所用的引用类型而变化。数值：仅粘贴源单元格的数值，不粘贴源单元格的格式；如果单元格为公式，则将公式计算结果粘贴到目标单元格。此功能不能将数值粘贴到合并单元格。运算：对目标单元格区域进行相应的数学运算。转置：将被复制数据的列变成行，将行变成列。源数据区域的顶行将位于目标区域的最左列，而源数据区域的最左列将显示于

6、目标区域的顶行。 第10页，共47页。2022/7/25112.3 Excel 数据输入基础知识合并单元格 选中需合并的单元格，点击快捷按钮 ，可将多个单元格合并为一个单元。要恢复单元格的显示，可再次通过该按钮恢复。第11页，共47页。2022/7/25122.3 Excel 数据输入基础知识单元格分列第一步：选择需要拆分的列，在“数据”菜单栏下选择“分列”第二步：根据需求选择分列的形式第12页，共47页。2022/7/25132.3 Excel 数据输入基础知识单元格分列第三步：根据单元格的分隔符选择分隔符号第13页，共47页。2022/7/25142.3 Excel 数据输入基础知识单元格

7、分列第四步：选择分列后的单元格格式第14页，共47页。2022/7/25152.3 Excel 数据输入基础知识单元格分列第五步：完成单元格分列。第15页，共47页。2022/7/25162.4 Excel 建立数据序列列表什么原因造成右表的excel表序列显示不正确？第16页，共47页。2022/7/25173. 制作数据透视表假设存在一个包含销售数字的 Excel 工作表。它展示了数千行有关两个国家/地区的销售人员及其每天销售量的数据。 源数据中工作表第一行各列的名称 数据中不能有合并单元格 每列只有一种数据类型数据列表格式要求：第17页，共47页。2022/7/25184. 图表常规制作

8、 选择数据表，注意选择内容包含表头，不要包含数据汇总的单元格 二维图表不能与三维图表同时使用需注意的几个问题：第18页，共47页。2022/7/25195. Excel 常用函数求和函数：Sum第19页，共47页。2022/7/25205. Excel 常用函数分类汇总函数： Subtotal 返回列表或数据库中的分类汇总，1到111之间的自然数，用来指定分类汇总计算使用的函数。第20页，共47页。2022/7/25215. Excel 常用函数条件函数： IF 条件判断，条件为真时的返回值，条件为假时的返回值。第21页，共47页。2022/7/25225. Excel 常用函数条件函数： I

9、F（嵌套公式） 如果完成率大于80%,绩效=完成率*1.0,小于80%,绩效=完成率*0.9第22页，共47页。2022/7/25235. Excel 常用函数查找函数： Vlookup 在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。第23页，共47页。2022/7/25245. Excel 常用函数四舍五入函数： Round 返回数字按指定位数取整后的数字。第24页，共47页。2022/7/25255. Excel 常用函数计数函数： Count 计算区域中满足给定条件的单元格的个数。第25页，共47页。2022/7/25265. Excel 常用函数文本

10、函数： Right 、Left 、Mid Right：从字符串右边从最后一个字符开始，从后往前截取用户指定长度的内容。 Left：从字符串左边从最后一个字符开始，从后往前截取用户指定长度的内容。 Mid：从字符串中返回指定数目的字符。第26页，共47页。2022/7/25275.2 公式和函数运算常见错误及分析序号错误提示错误原因解决办法1#公式产生结果太长，超出了单元格的宽度，单元格容纳不下。适当增加单元格的宽度。2#NIV/01、在除法运算中，除数为0； 2、在公式中所引用的单元格为空白单元格或是包含0值的单元格。1、修改除数，使其不为0； 2、修改单元格引用，以使所引用的单元格指向不为0

11、值的单元格。3#N/A在函数和公式中没有可用的数值可以引用。当公式中引用某单元格数据时，如该单元格暂时没有数据，就会出现该错误信息。检查函数或公式中引用的单元格，确认已在其中正确地输入了数据。4#NAME?操作中删除了公式中所使用的以名称表示的单元格，或者使用了不存在的名称以及拼写错误。首先确认函数或公式中引用的名称确实存在，如果所需的名称事先并没有被确定，用户需要添加相应的名称。其次在输入公式过程中要保证引用名称输入的正确性。第27页，共47页。2022/7/25285.2 公式和函数运算常见错误及分析序号错误提示错误原因解决办法5#NULL!出错原因是在函数或公式中使用了不正确的区域运算符

12、或者不正确的单元格引用。如果要引用两个并不交叉的区域，应该使用联合运算符即逗号；如果确实是需要使用交叉运算符，用户需重新选择函数或公式中的区域引用，并保证两个区域有交叉的区域。6#NUM!在需要数字参数的函数中使用了不能被Excel接受的参数或公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。在计算过程中如果能够首先检查数字是否会超出相应的限定区域，并确认函数内使用的参数都是正确的，就可以避免出现此类错误。7#REF!1、删除了在公式中引用的单元格或者是将要移动的单元格粘贴到了由其他公式引用的单元格中； 2、引用某个程序而该程序并未启动。1、检查函数或公式中引用的单元格是否被删除； 2、启动相应的

13、应用程序。8#VALUE!在需要引用数字或逻辑值的单元格时，错误地引用了包含文本的单元格，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值，就会解决此问题。第28页，共47页。2022/7/25页面设置Word 文本的基本编辑巧用水平标尺高级替换实现批量修改1234Word 培训纲要29第29页，共47页。1. 使用分隔符设置页面2022/7/2530第30页，共47页。句的选取行的选取段落选取全文选取按住ctrl 键，单击文档中任意位置，鼠标单击处的整个句子就被选取。12342. Word 文本的基本编辑选定文本内容单行选取

14、：将鼠标移到该行左边首部，此时光标变成斜向右上方的箭头，单击即可选择整行文本 。多行选取：在文档中按左键上下进行拖动可以选定多行文体；配合shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。将鼠标移到该段落左侧，待光标改变形状后双击。在该段落中的任意位置三击鼠标（快速按鼠标左键三次）即可选定整个段落。将鼠标移到文档左侧，待鼠标改变形状后三击鼠标。按Ctrl+A 键可以选定整篇文章。2022/7/2531第31页，共47页。3. 1 标尺的基本知识标尺用于标记页面的宽度并应用页面设置信息。标尺从文档左边距度量，而不是从边界开始度量，因此标尺上的刻度同

15、时向左和向右计数，左边距作为刻度的开始点（零点），参见左侧的图片。通过标尺滑动边距，即可始终在文档中移动边距。2022/7/2532第32页，共47页。3. 2 标尺上的尖头 首行缩进：将滑块放在想要段落第一行的开始（或缩进）位置。 悬挂缩进：是顶端的三角形，它定位文本的第二行和所有其余各行的开始位置。 左缩进：是位于悬挂缩进下的方块，它用于“一起”移动悬挂缩进和首行缩进，并在它们之间保持固定间距。 右缩进：定位段落的右缩进。2022/7/2533第33页，共47页。2022/7/25步骤操作内容“查找内容”处输入“替换为”处输入1删除空行ps 或 什么也不输入2划分段落wp3每段首空两格pp

16、ssssssss4. 高级替换实现批量修改删除文章所有空行并实现每段段首空两格34步骤操作内容“查找内容”处输入“替换为”处输入第34页，共47页。 4. 高级替换实现批量修改删除白色空格（空白区域）操作方法：选择要替换的内容，按下ctrl+H组合键，打开“查找与替换”对话框。在查找内容中输入w，替换中什么也不输。相关说明：w代表文档中所有的半角空格32、全角空格、不间断空格s（是通过Ctrl+Shift+Space输入的）以及制表符t(通过按Tab键输入的)的任意组合。不连续段落的删除操作方法：选择要替换的内容，按下ctrl+H组键，打开“查找与替换”对话框。在查打中输入pp，替换中输入p。

17、相关说明： p代表段落标记符，pp表示两个连着的段落标记。这种多来自网页复制的文字。小技巧复制网页文字的时候，在粘贴到WORD前，先复制到新建的记事本里，这样所有的网页格式都会被清除。2022/7/2535第35页，共47页。2022/7/25文档变 PowerPoint制作 PPT 的“武器”PPT提升六大实训123PPT 制作培训纲要36第36页，共47页。371.理解3.制作2.想象1. 文档变 PowerPoint ？2022/7/25第37页，共47页。 2. 制作 PPT 的“武器”2022/7/2538个人风格的PPT 被记忆布局 你的PPTPPT 不是绘画行动 的PPT学习 成

18、功的 PPT你必须学会的6点010204030506逻辑 使PPT具有说服力第38页，共47页。2022/7/25逻辑 使PPT具有说服力012. 制作 PPT 的“武器”PPT要有清晰、简明的逻辑，最好用“并列”或“递进”两类逻辑关系通过不同层次“标题”标明你整个PPT的逻辑关系演示时顺序播放，切忌幻灯片回翻，使听者混淆39第39页，共47页。2022/7/25 个人风格 被记忆022. 制作 PPT 的“武器”通过“母版”，定义你的PPT风格“简明”的风格：尽量少的文字，尽量多的图表用标准的、已被成功应用的各类图表工具，不要自造40第40页，共47页。2022/7/25布局 你的PPT032. 制作 PPT 的“武器”标题应该反映观点通过排版突出重点利用行间距留白图片比文字表达效果更好不用倾斜或过于艺术化的字体41第41页，共47页。2022/7/25PPT 不是绘画042. 制作 PPT 的“武器”整个PPT，