文件控制管理规定资料

1、 集团内控文件文件名称：文件控制管理规定编 号：密 级：无版本/修订号：受控状态：二级签发人：生效日：页 数：分发号：适用范围：公司所有文件管理文件类别：综合类签发部门用印：2010年11月18日文件控制管理规定一、目的通过职责划分、明确工作程序及要求，确保内部文件的拟定、发布、执行与控制的规范性，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于公司内部告示类及内控类的管理。三、职责（一）集团办公室负责拟稿集团范围告示类文件；参与审核一 级文件、内控管理类和子公司告示类文件； 分配集团范围内告示类文 件和内控管理类文件编号；监督、管控现有体系文件运行状况。（二）子公司质量部负责审核、编号内控体系类文件；

2、（一级文件除外，技术图纸由各子公司技术部统一管控），每个季度的前三个 工作日向集团办公室提交前三个月的文件管控情况。（三）各职能部门负责拟稿、修订、申请废除、使用、管控本部 门文件。（四）外来文件由相关职能部门负责识别、收集、管控（五）各类文件管控职责和权限参见下表：（表一）文件类型拟稿/修订/废除审核/会签签发编号原稿控制备注告示 类文 件通知发文单位部门经理集 团 办 公 室分管副总裁以上集 团 办 公 室集团办公室集团范 围和内 控管理 类的外 来文件 由集团 办公室 控制原 稿，其 他由子 公司质 量部控 制原 稿。决定发文单位部门经理分管副总裁以上会议纪要发文单位部门经理分管副总裁以

3、上公告发文单位部门经理分管副总裁以上内控 类文 件管 理 类一级发文单位管理者代表总裁二级发文单位部门经理分管副总裁以上三级发文单位部门经理分管副总裁以上四级发文单位部门经理部门经理体 系 类一级发文单位管理者代表总裁二级发文单位分管副总裁质 量 部管理者代表质 量 部质量部/技术部门三级发文单位部门经理管理者代表四级发文单位部门经理部门经理外来文件部门负责识别、收集部门经理分管副总裁集团办公室/质量部四、相关文件：记录控制管理规定 五、相关文件的术语和定义：(一)、公司内部文件包含：1、告示类文件。告示类文件分为四种，分别是：通知、决定、 会议纪要、公告。(1)通知。适用于需要有关内部机构、

4、部门或人员周知或者执 行的事项。(2)决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关 单位及人员，变更或者撤销下级部门或机构不适当的决定事项。(3)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。(4)公告。适用于向集团内部通报重要事项，如：表彰先进、 批评错误，传达重要情况等。2、内控类文件。内控类文件分为体系类内控文件和管理类内控 文件。各内控类文件分为四个级别，分别为：一级内控文件、二级内 控文件、三级内控文件、四级内控文件。(1) 一级内控文件。是公司纲领性的内控文件。如员工手册、 质量环境管理手册等。(2)二级内控文件。如集团范围内管理性质类文件、程序文件 等。(3)三级内控文件。

5、如各部门内的管理制度、作业指导书、操 作规程、检验规范等。(4)四级内控文件。如相关记录表单。（二）内部文件实行保密管理，所有内部文件的密级分为五个级别，分别为：无、保密、机密、极机密、绝密。六、程序流程（一）、体系类文件程序流程（表二）（二）、管理类内控文件程序流程（表三）步 骤担当/接受部门运作流程备注C开始11各职能部门文件拟稿详见本规定C文件内容复核一一 yEsTNO一2相关授权人员/集 团办公室详见本规定3集团办公室文件格式标准化详见本规定二二/件签发二YES TNO-4相关授权 人员详见本规定5集团办公室文件用印、分发详见本规定46集团办公室公告系统发布详见本规定工8集团办公室、各

6、职 能部门文件稽）NO T实际运行情况9文件拟制部门文件更改文件更改申请单、文件更 改记录表.4( 2七、程序说明（一）文件拟定和审核1、质量环境管理手册由集团办公室负责编制；员工手册由人力 资源中心负责编制，管理者代表审核，总裁批准。2、二级和三级文件由各职能部门组织人员编写，内控管理类文 件须本部门经理和集团办公室审核，文件关联部门审核会签，分管副 总裁批准；内控体系类文件须本部门经理和质量部审核， 文件关联部 门审核会签，管理者代表批准。3、集团范围内的告示类文件，由发文部门拟文后，经部门经理 和集团办公室审核后，填写中盛光电集团发文申请表送批，经批 准后将公文送行文承办部门制成标准格式

7、。发文对象针对本子公司/部门的，只需经本子公司部门负责人签发即可，如涉及其他子公司/部门，须上级领导签批。(二)文件格式1、内控文件正文组成一般由八个部门组成：一、目的；二、适 用范围；三、职责；四、相关文件；五、程序流程；六、程序说明； 七、相关记录表单；八、附录。具体可视内容而定。2、公司内控文件分类、分级及编号，具体如下：(表四)一级二级三级四级管理文件 (M)员工手册(MH )集团范围管理(MT )各部门管理范围(DM )各类记录表单(FM)体系文件 (QE)质量环境管理手册 (QH)程序文件 (QP)作业指导书、规程、 规范等(WI )各类记录表单(FM)(表五)一级二级三级四级外来

8、文件管理 文件M/ET-MH-01M/ET-MT*#M/ET-DM*#M/ET-FM*#M/ET-OF*#体系 文件QE/ET-QH-01QE/ET-QP*#QE/ET-WI*#QE/ET-FM*#QE/ET-OF*#注：*代表部门，可两位或三位；部门代码详见公司公文；#或# #代表流水号，如 01 99或001 999 ;文件版本/修订号A/0 ,以A、B、C表示版本，修订号从。 9,文件修订时每十次变换一个版本，如文件进行大幅度变更时，变 换版本。集团办公室负责监督和检查公司所有文件的编号及运行情况。（三）文件发放与管理1、公司管理类内控文件由集团办公室发放， 体系类内控文件由 各子公司质

9、量部负责发放（技术图纸由各子公司技术部管控，于每个 月的前三个工作日向集团办公室归档本月的文件控制管理情况），并使用受控文件发放/回收登记表进行发放登记，分发号编号规则 如下：*IN09001-*火*代表子公司，IN指分发号；09指2009年；001指2009年 第一份；*指文件使用部门代码。每一份文件的发放时分发号均 从001开始。2、受控文件发文签发人参见（表一），但如内容涉及公司重要 决定及公司发展方向等重要事项的文件均需分管副总裁复核并经集 团总裁签发，签发后的发文均需盖印公司文件受控章后方可生效。3、公司所有告示类文件及内控类文件均需在公司内部公告系统 中及时发布与更新，内部公告系统

10、中文件的发布于更新由集团办公室 统筹负责。4、一些记录表单的发放，原则上不加盖受控章，但必须确保版 本的有效性。5、受控文件发放时每页均需盖上蓝色受控章，受控章应加盖在 空白处，尽量加盖在页的右上角，其次是右下角。对不可能作“页更 改”的文件，例如国家标准，每页带版本号、成文日期等，可只在文 件的首页加盖。任何人不得对已发放的文件进行复印， 一经在使用部 门发现受控文件被复印或文件分发号存有重复， 均可进行当场回收或 销毁。6、原则上各相关部门只发放一份体系文件，当其他人员需要使 用时，可先填写文件发放领用审批表，经相关部门负责人批准后， 到原稿控制部门办理领用手续。7、各部门均需指定一名兼职

11、文件控制员对文件进行接收、 保存。8、文件在使用过程中任何人不得随意涂改，如文件理解不清， 由文件编制部门负责解释。9、当文件使用人的文件破损严重而影响使用或文件丢失时，凭 签批的文件发放领用审批表到原稿控制部门办理更换或补办手续， 交回破损文件，补发新文件，但在文件发放 /回收登记表备注栏 中作出说明。（四）文件的修改、作废与回收1、公司所有内控文件每半年须进行一次评审，由集团办公室发 起，各部门配合执行。但在过去三个月内新制定或修订的文件可不作 为评审对象。当产品、服务、活动、组织结构发生变化或因采取纠正 或预防措施而发生重大变化时，应对文件进行修改、废除。2、文件内容需要修改时，可由本公

12、司的相关部门或顾客提出， 并填写文件修改申请单，审核和批准权限执行“表一”，文件关 联部门审核会签。文件经过更改确定后，须办理发放、回收工作。管 理类内控文件由集团办公室负责，体系类内控文件由各部门质量部负 责。同时登录文件发放/回收登记表，确保各部门得到的是最新 有效文件，并在受控文件清单中记录。3、文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版。4、更改后的原版文件作废，发放新版文件的同时，应同时收回 旧版文件。作废文件须加盖“作废”章保存，保存期限为五年，文件 保存部门应填写文件销毁申请单销毁到期文件。5、如因特殊原因保留的作废文件资料应在“作废”标识下加盖 “文件保留”标识，以防止

13、误用。6、各职能部门负责收集相关的外来文件，如相关的法律、法规、 行政命令、条例、国家标准、行业标准、地方标准等，按文件性质交 集团办公室或质量部统一登记归档，外来文件发放时需加盖“外来文 件”章，外来文件的发放和管理按内控文件的发放和管理执行。失效 的外来文件保存期限为三年。（五）出厂文件的管控1、按合同交付给顾客的图纸其发放由项目负责人领用，不属于 受控文件范围，不必在文件上加盖“受控文件”章。2、未经合同规定而需出厂交付给顾客的文件，应由部门负责人 签字申请领用，并按本程序的规定办理发放手续。3、发到公司供方的文件（如提供设计院的数据、外协厂的加工图 纸技术规范等），相关部门须到集团办公

14、室或各子公司质量部进行同 样的归档、发放手续，但均以一次性使用的发放方式发放。发到顾客 的文件，按内控文件发放管理办理。（六）文件的借阅与储存1、借阅本部门文件需填写文件借阅登记表，经被借阅部门 负责人批准。借阅者应在指定日期归还文件，若到期仍不归还，则由 文件控制人员收回。2、所有存储在任何介质上的软件都视作文件。本文件规定的关 于内控文件的受控状况、发放、更改、换版与作废办法原则上也适用 于软件。以存储介质领取受控软件时，受控印章加盖在介质盒（带， 盘）上。并执行软件保护措施，如防修改、防擦除等。由受权人转存 受控软件到任何介质上时，由领用人全面负责受控软件的管理 （防止 非授权拷贝、损坏

15、或丢失）。八、相关附件1、通知行文格式要求2、内控文件行文要求3、文件传阅单4、中盛光电集团发文申请表5、文件发放/回收登记表6、文件更改申请表7、文件更改记录表8、文件借阅登记表9、文件销毁申请单10、文件发放领用审批表11、受控文件清单1No.M/ET-FMSD01无签发人：余海峰, ,决定、公告、通知、二会议纪要的发文编号；均为此编号J _ _ ;详见文件控制管理I规定I;此处为空行I仿宋GB2312四号密级:楷体，小三，1.5 倍行距，“密级” 和“急”左对齐黑体，二号EE为部门编号;2010为年度；28为流水号标题，宋体，二号中盛光电集团文件（通知）1!此处为空行 1黑体，一号仿宋一

16、GB2312小六号 一 EE201028 令 ;此处为空行I仿宋_ GB2312四号I关于更新部门编码的通知因当前组织架构变动较大，原有部门编码文件已不适用。为了完善对集团各部门编码的统筹管理，使集团各部门编码规范化、统一化且易于识别。经集团研究，根据最新集团组织架构自2010年11月8日起用新的集团各部门编码（见附件），撤销原有各部门编码。，正文编号规则：/一、（一）、1. （1） :/L* ： /编号不得使用自/津派康得出“此页/无正文”，可通过 F行距调整。1 ,二二二m二二、1发文单位，前空一格，页号，5号字体 宋 宋仿宋_GB2312,四号。：1- r -，主题词：规范：编码使用正文

17、：仿宋I GB2312,四号，1.5、可 倍行距，首行缩进r I发裳津位，黑体，3小三。I备案通知2010年11月2日r1|黑体，小三，主题* I 词 3-5 个。一一一 一一一 .一.一抄送：四级及以上级别部门负责人 :前空一个，仿宋一I GB2312 ,四号。；编号规则详见文件i控制管理规定L内控文件编 号：M/ET-MTCE02密 级:版本/修订号：A/2受控状态:二级签发人：王兴华生效日:20101018称：文件控制管理规定分发号:适用范围：公司所有文件管理文件类别:综合类!黑体，小三J签发部门用印:楷体_ GB2312,小四 ：I中盛光电集团*2010年10月18日、目的文件控制管理

18、规定黑体，二号。段前段后均为0.5行。通过职责划分、明确工作程序及要求，确保内部文件的草拟、发布、执行与控制的规范性，特制三本期是;、一 一 一 ,%.%.二、适用范围本规定适用于公司内部告示类及内控类的管理正文编号规则：一、(一)、1. (1)编号不得使用自动排序正文：仿宋GB2312 ,四号，1.5倍行距，首行缩进:页号，5号字体2字符编号M/ET-FMCE05文件发放/回收登记表厅P文件名称编号版本分发号部门发放记录回收记录是否受控备注签收日期份数签回日期份数(Y/N)-ET Solar -ET Solar -文件名称文件编号学习途径紧急程度：紧急口文件性质：阅知口密级：无口 保密口 机密口NO.传阅人员签名日期NO.传阅人员签名日期12345678910111213141516171819202122确认日期编号 M/ET-FMCE02文件传阅单编号M/ET-FMCE02编号M/ET-FMCE16受控文件清单部门：日期:厅P文件号编号版本备注文件名称文件编号申请更改部