山东省科学院科研项目实施过程原始资料

1、山东省科学院科研项目实施过程原始资料规范化管理办法（暂行）目的为规范科研项目过程管理，保证在科研项目实施过程中产生的所有项目记录和材料记录等原始资料都能得到完整、详实的有效记录和保存，制定本办法。定义与意义科研项目实施过程原始资料是指科研项目在执行过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体等材料，它反映了科研项目活动的全过程，是判断科技项目无形资产归属的重要依据，是我院实施知识产权战略的必要保障，是科学研究深入进行和科技成果推广的基础，是全院宝贵的科技资源。加强科研项目实施过程原始资料管理有助于提高科研基础管理水平。适用范围山东省科学院所属各单位。科研项目实施过程原始资料的收集范围项目

2、原始记录（1）调研记录、可行性分析论证报告、科研项目申请相关材料；（2）科研项目计划批文、科研项目计划书/合同书/任务书；（3）项目设计的文字说明、图纸、电路及机械设计图、工艺技术报告、数据处理材料；（4）科学研究、实验、测试、观测、考察的原始记录；（5）研究、研制进度进展和总结报告、论文专著、技术标准、用户报告、查新报告等；（6）项目相关讨论或会议材料；（7）项目经费相关记录；（8）其它与项目相关的记录材料。项目材料记录（1）原材料记录清单：原材料种类、产地、价格，主要原材料的外观特征、性能，对原材料的各种要求，保管人，保管转交记录等；（2）仪器设备工具零件清单：物品的名称、型号规格、数量、

3、主要技术参数、用途，保管人，保管转交记录，仪器设备维修记录等；（3）项目相关的书籍、说明书等文献材料清单，及保管转交记录；（4）项目相关的其它材料清单。项目原始记录本管理要求由院属各单位根据自身情况，统一定制项目原始记录本。项目原始记录本由项目负责人或项目负责人指定的项目成员进行记录。项目原始记录本从正面开始记录项目原始记录，从反面开始记录项目材料记录。项目原始记录本未经项目负责人许可不得借阅、翻阅或抄录。项目原始记录本保管期至少超过项目完成时间二年，项目完成后项目原始记录本必须交研究所档案室统一分类保管，不得随意损坏。项目原始记录要求原始记录是记述实验过程中的各种实验现象及检测数据的原始资料

4、，因此，必须详细记录在项目原始记录本上，以保证其科学性、严肃性、真实性和完整性。原始记录必须用钢笔或中性笔填写，不允许用圆珠笔、铅笔，字迹要工整、清晰、完整，不得任意涂改、贴盖。如数据确需更改时，应在错数上划两条平行横线，在其上方写上正确的数据加盖更改人员名章。原始记录各项内容应逐项填写，若有缺项，应在格内划一斜线，所采用的计量单位，符号和计算公式必须按有关规定、规范要求执行。测量数据记录的有效位数应与检测系统的准确度相适应，不能超过检测方法最低检出限有效数字的位数，允许保留一位可疑数字，不足的部分以“0”补齐。原始记录应真实地记录实验现象，数据及情况，不准转抄。仪器自动记录数据应剪下贴在原始

5、记录纸上，工作完毕后，测试人员应签名。原始记录应由室主任或指定人员校核，并签字。校核内容应包括：监测项目、测试数据、数据处理、计算公式及结果等。凡需用计算机处理的测试数据必须履行详细的原始处理记录，数据贮存介质，复制（磁带、磁盘、光盘、优盘、存储卡、硬盘和移动硬盘等）并作出标记，分类登记编号，不准个人保管，不准转借他人或其他单位。保障措施院属各单位根据本办法及各项目主管部门相关管理办法，结合自身实际情况制定本单位科研项目实施过程原始资料规范化具体实施办法，建立过程原始资料管理制度和检查程序，敦促监督相关工作顺利进行。院科研处每年组织或委托承担单位进行项目原始记录本检查或抽查，组织开展院属各单位

6、相互观摩学习，并将检查或抽查结果、各单位日常管理监督情况及观摩学习情况进行通报。项目原始记录本作为项目实施过程原始资料的重要载体，是项目申请结题、验收或鉴定的重要依据。院属各单位在办理相关手续时应检查项目原始记录本记录的完整性、真实性和有效性情况，对于不符合管理要求的项目原始记录本应要求项目组进行整改。待整改并经过院属各单位检查合格后，项目原始记录本连同申请结题、验收或鉴定其他材料一并报送院科研处。完整、详实的项目原始记录本反映了科研项目活动的全过程，是项目组科学研究质量和院属各单位科研基础管理水平的体现。院科研处将把项目原始记录本记录保存情况和院属各单位对过程原始资料管理制度执行情况作为受理各类新项目申报的参考依据。对于项目原始记录本记录完整、详实、有效的项目负责人，在为主申请该项目同级别项目时在同等情况下予以优先