时间管理培训,很好的PPT哦

1、时 间 管 理II* 共六十页共六十页如果您的余生只剩下(shn xi)三天,您会做那三件事情?请闭目一分钟思考(sko)这个问题共六十页时间(shjin)管理是什么?共六十页时间管理(gunl)不是什么?时间(shjin)本身不是问題.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多所以时间管理的问题本身不在于时間,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间共六十页时间(shjin)管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习慣,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率(xio l)把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划共六十页人,为何(wih)安于现状?为何

2、你我都不满意(mny)现狀,但是却安于现状1.无奈2.不确定改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状時,表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对“新的思考方式”共六十页请架设一座桥,使A至B距离最短,但是(dnsh)桥不可歪斜100公尺(n ch)300公尺AB河水共六十页有三片木条, 如何(rh)将它们围成封闭三角形2 cm10 cm4 cm共六十页你可知道为何(wih)会画不出来?因为你跳不出原来的思维习惯但是假设你画了出來.恭喜你,你可以用新的角度(jiod)去思考一个旧有的问題.改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始共六十页时间管理(gunl)的架构共六十页紧

3、迫的事不紧迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓请排出正确(zhngqu)的行事优先级?ABCD共六十页紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓正确(zhngqu)的行事优先级共六十页紧迫的事不紧迫的事重要的事设备故障,生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨停电计划之研拟技能之提升公关之促进问题之调查健康检查不重要的事有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约有些交际应酬有些文件之处理处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沈迷共六十页陷阱(xinjng)一:时间的配置不对Reaction消极回应vs Proa

4、ction积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制(kngzh)是预防预防胜于处理共六十页不合理的时间(shjin)配置I.45%处理危机II5%IV15%II.35%共六十页明智(mngzh)的时间配置III1.重要(zhngyo)的事情着重在Plan Plan着重在Do Do着重在Check Check着重在Action2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部屬,这叫“灌能”共六十页陷阱(xinjng)二:拖延除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往(wngwng)变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st2 nd不重要的事3 rd4 th共六十页克服1.成本(c

5、hngbn)/效益分析法成本(chngbn).好处.共六十页克服(kf)2.思维习惯的改变这件事令人感到为難,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便(ybin)尽早忘掉它.养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任務,快速地完成每一块的任务完成最关键的部份,让事情看起来像做完80%一般共六十页陷阱(xinjng)三:事必亲躬韩非子.八经下君,尽已之能中君,尽人之力上君,尽人之智诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死.为何事必亲躬?因为怕部属(bsh)取代不放心部属,不信任部属要求标准过高共六十页陷阱(xinjng)四:有求必应会花太多时間,时间不够会牺第二项受人尊敬重要,还是受人欢迎重要不好意思拒绝(

6、jju)请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可以适当地拒绝.共六十页1.舍得2.勇于拒绝(jju)3.交待1.怡情养性2.轻松(qn sn)一下Conclusions:时间管理架构1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂 之上 2.灌能均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事共六十页如何(rh)提高工作效率共六十页如何(rh)提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力;养成运动的习惯4.身心均衡(jnhng)地发展;培养良好的嗜好共六

7、十页1.工作时段分配(fnpi)法则早上中午13:0015:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,适合散心,放松(Check)冷静,沟通(Action, Plan)Relax,人文, Thinking1.发球: EMail2.电话敲定事情/做事情3.给Leader方向/画架构4.执行进行中项目1.面对面Follow Up2.Go Around3.沟通与协调1.思考问题2.写计划/ Update Follow up进度(1hr)3.Update/Modify进行中项目1.花1小时写作共六十页2.每周工作性质分配(fnpi)法则礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱

8、(Do)思考迟顿,放松,沟通(Check)冷静,思考(Action, Plan)1.大型专案丢球2.组内专案丢球3.给予组员做事方向/做事重点4.创造议题1.Follow Up一二所丢的球2.调整, Update计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什么?意义何在?2.有没有办法提升自己的价值?3.计划/规划共六十页如何(rh)管理你的EMail葛洛夫:你的时间(shjin)是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中处理它.共六十页先问自己(zj)以下这几个问题1.你一天花多少时间在看Email?2.你进Email会不会看小品?3.你看Email的时间是连续的,还是片断的?4.你的Emai

9、l有没有做分类?5.你回信时是边看边回,还是分类后集中(jzhng)回信?6.你进Email信箱,是先看信还是先发信?共六十页如何提高(t go)Email的处理效率一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作养成习慣,一天只有(zhyu)三个时段看Email除了急件以外,集中时段回信共六十页看Email的时段分配(fnpi)时段信箱回信备注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人V共六十页Email文件夹的分类(fn li)Reply: Private,公务(gngw)Follow Up: Urgent, Boss,重要,向下, PrivatePro

10、ject进度有空再看共六十页如何(rh)展开你的计划一日之计在昨天下班(xi bn)前一周之计在于周日一月之计在于月底共六十页1.舍得(sh de)2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松(qn sn)一下良好的时间管理来自于计划1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂 之上 2.灌能均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事共六十页PADC不好好耗用时间(shjin)花时间(shjin)在计划上才是最节省时间(shjin)的作法耗用时间共六十页8.80/20法则(fz)1/2the Vital Few & the Trivial Many柏拉图法则花最少的力气,获得最多的效益你所完成的工

11、作(gngzu)里,80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的共六十页80/20原理(yunl)意示图80%时间(shjin)20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物共六十页目标(mbio)金字塔长程目标(mbio)年目标季目标月目标周目标日目标共六十页如何(rh)列管重要计划将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出來,并算出每个计划的效益(xioy).(如下一页所示)在同一个时间点进行这三个主轴的前3个专案(项目件数依自己能力而定,红线的右手边)有项目结束之后下一个项目就可以往左递补共六十页每个计划(jhu)如何给予评分先将所有计

12、划列出来,分成短中长期(自行定义)分成三个项目(也可依自己的价值观调整),依照:重要性,急迫(jp)性及成功机会来给分数.最好给5分,最不好给1分将三个分数相乘,分数最高者为最优先执行的计划共六十页范例:项目(xingm)评分的范例共六十页以Notes信箱管理计划(jhu)的分类执行力: To-Do,记录,Routine (最重要的部份,下一章节再讲)自我成长(chngzhng): Pareto,前3个计划生活: Pareto,前3个计划工作: Pareto,前3个计划共六十页执行能力(nngl)的强化 共六十页备忘录时间(shjin)管理的利器: to-do List备忘录紧急的事情1.老板

13、今天交待(jio di)2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富Schedule List1.Meeting2.行事历3.纪念日Routine Work1.日常工作2.定期约会共六十页范例(fnl):备忘录的范例共六十页范例(fnl):周计划的范例共六十页善用Notes BookMark的功能(gngnng)链接书签(BookMark)的建立可以用来建立一系列相关(xinggun)计划的链接在Notes里頭,点一以下黄色书签即可把该计划给打開,并Update按Ctrl+V之后就会出现黄色书签共六十页善用Notes颜色(yns)管理的功能红色粗体字体为重要一定完成的部份

14、蓝色斜体字体为已完成的部份黑色字体为应执行事项(shxing)绿色字体为Routine Schedule共六十页良好(lingho)工作习惯的养成兵贵速战速决养成做备忘录的习惯可以早上做完的事,决不拖到下午完成(wn chng)可以一天做完的事,决不分成两天完成每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时共六十页“执行(zhxng)”的写照Just Do It奉备忘录的To Do-Check List如圣旨行动才是企划(q hu)的开始把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20%执行能力锋利如倚天劍.剑锋到處,刀折剑断共六十页执行不是(b shi)一成不变的合理性Reasonable表示用心试探一

15、下是不损伤毫发的平时基本观念(Sense)的建立,在临场应用(yngyng)时最能显现效果共六十页执行(zhxng)的速度:兵贵速战速决养兵千日,用在一时(资源珍贵)时机稍纵即逝将变量降至最低生米已煮成熟饭型(老公,来不及了)自废武功(wgng)型(成绩已经贴出去了)客户的感受加速度,势如破竹.共六十页兵贵速战速决(s zhn s ju)的时机并不是每一件事情都需要兵贵速战速决(s zhn s ju)#1是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作(丢球)#2重要事件的关键任务.通常要完成此关键任务只占全部项目时间的20%.#3时机稍纵即逝的机会.有时候机会的有效性仅限于某段时间,甚至短

16、到几分钟而已.共六十页Hand Carry !让程序进行最迅速的方法当然需要先了解程序及关键点见面三分(sn fn)情亲自与关键人物(经理)面对面沟通共六十页执行(zhxng)的技巧:KeySuccess Factor灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走(游刃有余).分解完毕牛尚不自知(z zh)已经被解体由计划阶段时即被简单勾勒出来做对的事情,并不会耗费太大的力气.反而做不对的事情,才需花时间东补西补.共六十页Buffer缓冲区并不是每件事情都那么的急如果我们每件事情都要实时地处理掉,相信我们会变得神经兮兮的所以(suy)应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们共六十页如何(rh)处理情绪低潮每天至少完成一件事情完成事情的定义(dngy)完整的相关的善后的记录的文件通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情共六十页时间(shjin)管理结语清明(qngmng)神定 气定神闲游刃有余 举重若轻共六十页交 流 时 间共六十页内容摘要时 间 管 理II。时间本身不是问題.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多。改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开