Excel培训教材_数据处理篇(共21张)(PPT 21页)

1、EXCEL培训之数据处理篇第1页，共21页。EXCEL数据的基本运算EXCEL数据的获取EXCEL数据的高级处理第2页，共21页。数据基本运算 欢迎大家回来继续听我大放阙词。 上一堂课学习的主要是Excel的基本操作，下面我们来探讨一下Excel的精髓：数据管理、统计及分析。 对于我们用来存放数据的原始工作表，强烈推荐采用类似数据库的格式，即不设任何表头、表尾及其他为了美观而设置的花哨格式，我们需要的是一个干干净净的纯数据表格。如图1： 表格还可以向下和向右延伸，不过为了数据处理的方便，不要随意在工作表中间改变格式，以免给自己的工作带来麻烦。下面还是以工资表为例向大家介绍数据的录入与处理。图1

2、第3页，共21页。 下面我们以实例来演示一下数据的合并与分割吧。 EXCEL中的连接符号是“&”，如图2，我们只要在部门与职位中间输入连接符号“&”，就可以将部门与职位连成一体了，图2 将鼠标移到单元格的右下角，出现黑色实心小十字，按住不放向下拖动复制公式，就可以把所有人员的部门与职位连起来了。如图3：图3第4页，共21页。 如果我们对处理结果满意，可以将公式取消掉；先选择范围，Ctrl+C，点右键选择性粘贴数值，OK！ 同样，下面我们来学习一下如何将部门与职位分开。 首先，选择你想要分列的范围，点击菜单栏上的“数据”“分列”，如图3注意：选择的范围不能跨列操作！ 右边一定要有足够的空间容纳分

3、列后的数据。图3第5页，共21页。 在“文本向导”对话框中选择“固定宽度”，如图4图5图6：图4图5图6第6页，共21页。 点击“完成”，处理结果如图7：我们可以看到，部门与职位已经分成两列了！（财务部每月从ERP里面导出的数据，都必须先分列才能使用，但由于当初的基本资料录入不规范，极大地妨碍了结算工作的效率！）图7第7页，共21页。 接着我们来讲一下Excel中的公式运算，其实公式运算不外乎“加减乘除”，它与数学中的四则运算的规则是一样的，只不过用“*”代表乘号，用“/”代表除号；如图8： 图8 注意，全勤天数“I2”请使用绝对引用格式，这样在向下复制时才不会出错。图9第8页，共21页。基本

4、函数 在刚才的表中，本月工资栏中的工资金额出现了3位小数；大家都知道，工资计算都是精确到2位小数的，所以我们必须对本月工资进行“四舍五入”处理，这就要用到函数ROUND()。ROUND(number,num_digits)Number 需要进行四舍五入的对象。Num_digits 指定的位数，按此位数进行四舍五入。如图10： 图10图11 处理完后的结果如图11所示，计算后的金额已经全部四舍五入了。第9页，共21页。 下面，有请大家最熟悉的求和函数SUM()闪亮登场！SUM(number1,number2, .)Number1, number2, . 为 1 到 30 个需要求和的参数，可以是

5、数值、单元格，也可以是区域。如图12：图12第10页，共21页。 根据公司规定，当月无缺勤可享受30元的全勤奖，这就需要我们对出勤天数进行判断。下面我们来熟悉一下另一个应用广泛的函数：IF()。IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)logical_test是一个条件判断式，如果条件为真(True)，则返回或者执行 value_if_true，如果条件为假(False)，则返回或执行value_if_false； 这样说明白了吧？那就试试吧！图13图14 双击填充柄向下复制后，结果如图14；大家可以看到，凡是不满勤的人员，都没有30元的全勤奖。

6、第11页，共21页。 现在我们要将工资计算资料里面的全勤奖添加到工资表中。 在此先向大家泣血推荐一个妙用无穷的函数VLOOKUP() （广告？） 。它在我个人的数据处理工作中立下了不可磨灭and载入史册的汗马功劳。VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) （简直是天书嘛！喂喂！各位同学不要睡觉！起床罗！） 其实，VLOOKUP是一个条件查找函数，lookup_value是查找条件，table_array是查找的范围，col_index_num是取值的列数，range_lookup是指查找精度，要求100%符合还是近

7、似值。为了更形象的说明，我们还是通过实例来演示吧。（有人嘀咕：早该这样了！） 我们在工作中经常遇到这样的情况：两个工作表中分别是仓库进料和发料的数据，但是材料顺序不一致，要想合并成一张进销存报表怎么办？（什么？排序？再一个一个找？愚公啊，I 服了YOU！我FTing）（齐声高唱：VLOOKUP！）在工资计算中，要想直接调用人力资源部提供的考勤数据，怎么办？那可是15000多人啊！（齐声高唱：还是VLOOKUP！）（啊&%*%&*#&$%*！TMD!谁扔的砖头？！）#h 第12页，共21页。 如图15所示，我们要在Sheet2工作表中，在“B:H”列范围内，查找员工编号等于“000001”的那一

8、行，找到后将该行从“B”列往后数第7列的值取过来；如果找不到则显示出错提示， 另外，我们还可以通过点击编辑栏旁边的“fx”启动函数精灵向导来逐步完成（不推荐）。图15 如果我们将IF（）与VLOOKUP（）嵌套使用，再加上一个ISERROR（），就可以去掉烦人的出错提示，完整公式如下：=IF(ISERROR(VLOOKUP(B4,Sheet2!B:H,7,FALSE),VLOOKUP(B4,Sheet2!B:H,7,FALSE)第13页，共21页。 在我们的工作中，经常要对一大堆数据按给定的条件进行汇总，怎么办呢？没错，很多人都知道在EXCEL中有个分类汇总的功能。但假如我不是按类别呢？又或者

9、我要将结果直接应用到其他地方去呢？ 这种情况下，分类汇总就已经无用武之地了。不过，好彩我们还有SUMIF()这个宝贝，要不还真不知该咋办呢！图16 如图16所示，我们要将Sheet2中的扣款汇总后录入到工资表的“扣款”栏内，用SUMIF（）轻轻松松就可以搞定了！SUMIF(range,criteria,sum_range)Range 为用于条件判断的单元格区域。Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。Sum_range 是需要求和的实际单元格。第14页，共21页。 就这样，工资计算的基本工作就算初步完成了！ 呵呵，别激动！财务部做事一向是十分严谨的

10、，所以对工作进行复查也是必不可少的一环！ 下面我们通过示例来说明一下如何对人事编号进行审核的！ LEN(text)Text 是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。 公司的人事编号统一都是6位数，所以我们先用IEN（）判断一下工作表中编号的长度是否正确。如图17：图17第15页，共21页。 点击填充柄向下复制，然后筛选出等于6的数，如图18：所有人事编号长度有误的已经全部找到，下面就是如何去改正的问题了。图18 很多同事交上来的电子表格中，自以为是地将人事编号设为“邮政编码”格式，这样表面上看起来或者打印出来都是六位数，可是实际上还是数值格式，真实的长度用LEN（）一测就知道了。 但是在

11、进行取值运算时，EXCEL会将“邮政编码”格式的人事编号与文本格式的人事编号判断为截然不同的两个数据；所以如果某个月你因为没有考勤收不到工资时，大可跑到考勤文员那里，拧住她的小耳朵问问她 你为什么不来听课！第16页，共21页。 在工资计算过程中，由于职位变动等原因，不可避免会存在一个人事编号有两份工资的状况，下面我们来把这些人纠出来再说。COUNTIF(range,criteria)Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。图19 在这里COUNTIF（）函数的意思是：在“B”列中，统计“000001”这个员工编号的个数。这样我们马上就知道谁将会收到几份工资。是不是比火眼金睛还管用啊？呵呵，是你的就不会少你的，不是你的就别太贪心了。第17页，共21页。 将工资表先按个数的降序，再按员工编号的升序排序，最后再筛选一下大于“1”的个数，如果如图20：剩下的工作就是好好核对这些人员的工资是否存在问题了。图20第18页，共21页。 在EXCEL的学习中，一定要将学习与工作结合起来，这样才能达到事半功倍的效果。（想当年我学习那阵才叫一个苦呢，55555555555