ERP整体流程详细说明

1、 HYPERLINK 目錄 TOC h z t 第一階,1,第二階,2,第三階,3 HYPERLINK l _Toc181260287 壹、課程大綱 PAGEREF _Toc181260287 h 1 HYPERLINK l _Toc181260288 貳、課程目標 PAGEREF _Toc181260288 h 2 HYPERLINK l _Toc181260289 參、ERP整體流程說明 PAGEREF _Toc181260289 h 3 HYPERLINK l _Toc181260290 一、一般企業流程 PAGEREF _Toc181260290 h 3 HYPERLINK l _To

2、c181260291 二、採購職能作業與模組別關係 PAGEREF _Toc181260291 h 6 HYPERLINK l _Toc181260292 肆、採購職能必修之數位學習單元 PAGEREF _Toc181260292 h 7 HYPERLINK l _Toc181260293 伍、前置基本資料 PAGEREF _Toc181260293 h 8 HYPERLINK l _Toc181260294 一、編碼原則設定作業 PAGEREF _Toc181260294 h 8 HYPERLINK l _Toc181260295 二、幣別匯率建立作業 PAGEREF _Toc1812602

3、95 h 8 HYPERLINK l _Toc181260296 三、付款條件建立作業 PAGEREF _Toc181260296 h 9 HYPERLINK l _Toc181260297 四、新廠商申請建立作業 PAGEREF _Toc181260297 h 9 HYPERLINK l _Toc181260298 五、供應廠商資料建立作業 PAGEREF _Toc181260298 h 10 HYPERLINK l _Toc181260299 六、單據性質設定作業 PAGEREF _Toc181260299 h 10 HYPERLINK l _Toc181260300 陸、各流程說明 PA

4、GEREF _Toc181260300 h 11 HYPERLINK l _Toc181260301 一、核價單 PAGEREF _Toc181260301 h 11 HYPERLINK l _Toc181260302 1.流程說明 PAGEREF _Toc181260302 h 11 HYPERLINK l _Toc181260303 2.範例及重點說明 PAGEREF _Toc181260303 h 12 HYPERLINK l _Toc181260304 二、請購資料維護 PAGEREF _Toc181260304 h 13 HYPERLINK l _Toc181260305 1.流程說

5、明 PAGEREF _Toc181260305 h 13 HYPERLINK l _Toc181260306 2範例及重點說明 PAGEREF _Toc181260306 h 14 HYPERLINK l _Toc181260307 3範例及重點說明 PAGEREF _Toc181260307 h 17 HYPERLINK l _Toc181260308 三、詢價及審核流程 PAGEREF _Toc181260308 h 18 HYPERLINK l _Toc181260309 1.流程說明 PAGEREF _Toc181260309 h 18 HYPERLINK l _Toc18126031

6、1 2.範例及重點說明 PAGEREF _Toc181260311 h 19 HYPERLINK l _Toc181260312 四、料件承認流程 PAGEREF _Toc181260312 h 26 HYPERLINK l _Toc181260313 1.流程說明 PAGEREF _Toc181260313 h 26 HYPERLINK l _Toc181260314 2.範例及重點說明 PAGEREF _Toc181260314 h 27 HYPERLINK l _Toc181260315 五、採購流程 PAGEREF _Toc181260315 h 29 HYPERLINK l _Toc

7、181260316 1.流程說明 PAGEREF _Toc181260316 h 29 HYPERLINK l _Toc181260317 2.範例及重點說明 PAGEREF _Toc181260317 h 30 HYPERLINK l _Toc181260318 六、採購變更流程 PAGEREF _Toc181260318 h 32 HYPERLINK l _Toc181260319 1.流程說明 PAGEREF _Toc181260319 h 32 HYPERLINK l _Toc181260320 2.範例及重點說明 PAGEREF _Toc181260320 h 33 HYPERLIN

8、K l _Toc181260321 七、進貨流程 PAGEREF _Toc181260321 h 35 HYPERLINK l _Toc181260322 1.流程圖 PAGEREF _Toc181260322 h 35 HYPERLINK l _Toc181260323 2.範例及重點說明 PAGEREF _Toc181260323 h 37 HYPERLINK l _Toc181260324 八、退貨/進貨折讓流程 PAGEREF _Toc181260324 h 39 HYPERLINK l _Toc181260325 1.流程說明 PAGEREF _Toc181260325 h 39 H

9、YPERLINK l _Toc181260326 2.範例及重點說明 PAGEREF _Toc181260326 h 40 HYPERLINK l _Toc181260327 九、進貨發票流程 PAGEREF _Toc181260327 h 42 HYPERLINK l _Toc181260328 1.流程說明 PAGEREF _Toc181260328 h 42 HYPERLINK l _Toc181260329 2.範例及重點說明 PAGEREF _Toc181260329 h 43 HYPERLINK l _Toc181260330 十、結帳流程（月結） PAGEREF _Toc1812

10、60330 h 44 HYPERLINK l _Toc181260331 1.流程說明 PAGEREF _Toc181260331 h 44 HYPERLINK l _Toc181260332 2.範例及重點說明 PAGEREF _Toc181260332 h 45 HYPERLINK l _Toc181260333 十一、預付流程 PAGEREF _Toc181260333 h 47 HYPERLINK l _Toc181260334 1.流程說明 PAGEREF _Toc181260334 h 47壹、課程大綱ERP整體流程說明採購職能必修之數位學習單元前置基本資料各流程說明核價流程請購資

11、料維護詢價及審核流程料件承認流程採購流程採購變更流程進貨流程退貨及進貨折讓流程進貨發票流程結帳流程預付流程貳、課程目標在課程結束時，您應該要了解：ERP之整體流程及採購職能別在企業所扮演之角色採購職能相關作業與各模組之關係採購職能應修習哪些數位課程單元採購職能別各作業流程及懂得如何操作各建立作業及列印憑證或報表。註：基礎操作請於鼎新ERP II企業學習網（ HYPERLINK ）研讀。課程系列課程名稱基礎操作基礎操作-簡易示範篇基礎操作-憑證列印篇基礎操作-報表列印篇參、ERP整體流程說明一、一般企業流程報價單合約訂單訂單銷貨單生產計劃製造命令領料單生產入庫單託外進貨單託外退貨單結帳單收款單應

12、收票據存款單應付憑單付款單應付票據提款單訂單變更銷退單庫存不足庫存不足(原物料)庫存不足 (成品/半成品)退料單BOMBOM變更庫存異動單轉撥單借入/出單會計傳票資產移轉單資產外送單資產收回單資產請購單資產採購單資產進貨單成本計算管理系統資產取得單資產改良單資產重估單資產報廢單資產出售單資產調整單資產折舊單資產減損單請購單採購單核價單進貨單採購變更退貨單合約採購詢價單各職能別之關聯說明：職能作業說明業務首先客戶會請業務人員報價。雙方會根據需求簽定合約訂單或直接下訂單。若庫存數量不足應付訂單數量，可執行生產計劃（詳生管/託外職能）。後續若雙方同意變更訂單內容可記錄訂單變更資料。於預交日出貨（銷貨

13、單）。出貨後若客戶退貨或給予折讓，可記錄於銷退單。研發執行生產計劃前，設定好成品及半成品之用料資料。若不執行生產計劃，亦可於開立製造命令時展開BOM用料。後續若用料有改變，則可以BOM變更記錄之。 生管託外執行生產計劃後，若成品不足，可發放成製造命令（廠內自製/託外加工），若不執行生產計劃，亦可自行輸入至製造命令。正式生產時可於領/退料單（廠內自製/託外加工）記錄各製令用料。後續完工，若為廠內自製可利用生產入庫單記錄入庫資訊，若為託外加工則以託外進貨單記錄之。託外加工品入庫後仍有退貨需求，可以託外退貨單記錄之。採購執行生產計劃後，若原物料不足，可發放成請/採購單。若非生產性請購或不執行生產計劃

14、，亦可於請購單直接輸入。若與廠商確定產品的採購價格，可於核價單記錄該資訊。可根據採購狀況不同，決定是否另外找廠商或向廠商詢價，詢價資料可記錄於詢價單內。詢、比、議價結束後，可以雙方需求簽定合約採購單或直接下採購單。後續若雙方同意變更採購單內容可記錄採購變更資料。廠商於需求日進貨（進貨單）。進貨後若有退貨或廠商給予折讓，可記錄於退貨單。倉管倉管在供應廠商進貨及品管驗收後收貨（進貨單），若後續有退貨則將資料記錄於退貨單（參採購職能）。後續領料生產或退料，亦由倉庫負責記錄或點收（參生管/託外職能）。當生產入庫（或託外進貨）、品管檢驗完畢後，亦由倉庫點收入庫，若遇有託外加工件退回廠商，則以託外退貨單記

15、錄之（參生管/託外職能）。後續出貨給客戶或由客戶處收到退件，資料會記錄在銷貨/退單（參業務職能）。除上述單據會影響庫存帳外，倉管仍會依其他需求（如：緊急入庫）輸入庫存異動單、或將料品轉撥至其他倉庫（轉撥單），或向廠商借貨或借貨給客戶（借出/入單、借出/入歸還單）。職能作業說明財務此部份涵蓋業務職能之立帳、收款、採購職能之立帳、付款、生管/託外職能之託外加工費之立帳、付款、票據融資管理、總務職能中跟會計總帳有關的部份，以及後續彙總至會計總帳部份。總務與財務相關之部份有：資產之取得、改良、重估、報廢、出售、調整、折舊及減損。與財務無關之部份有：資產之移轉、外送及收回。二、採購職能作業與模組別關係採

16、購變更採購單合約採購變更合約採購單採購管理系統核價單(選)詢價單(選)進貨單品號廠商檔進貨庫存增加退貨庫存減少應付憑單退貨單付款單庫存相關資料表借入單驗退件退回請購單產品結構管理系統料件承認資料庫存管理系統應付管理系統肆、採購職能必修之數位學習單元註：須先修習基礎操作學習順序課程系列（模組別）課程名稱說明建議閱讀時點全程時間（分鐘）0採購管理系統採購管理系統學習地圖與引導了解與採購職能相關之其它模組說明*課前630應付管理系統應付管理系統學習地圖與引導課後371庫存管理系統品號(基本)資料建立作業了解與採購職能相關之品號基本資料*課前362品號(採購)資料建立作業*課前283庫存狀況查詢作業課

17、後394採購管理系統採購系統簡介了解採購職能別主要作業*課前125採購基本資料篇*課前276廠商資料新增與保留*課前387採購商品定價及核價篇*課前258請購管理篇*課前269詢價管理*課前2710採購單管理及採購變更篇*課前4011進貨與退貨作業篇*課前9012進貨發票管理*課前1513進貨記錄統計與分析篇課後3114廠商評核管理篇課後4615其他批次作業與查詢作業課後2116開帳導入篇課後717產品結構管理系統BOM用量資料與取替代建立篇了解與採購職能相關之產品結構基本資料課後4518料件承認管理篇課後1319BOM自動請購作業課後920應付管理系統應付系統之結帳作業了解採購職能別與結帳、

18、付款相關作業*課前5621應付系統之預付作業篇課後4122版更說明7.X線上版更說明-採購職能篇-*課前40建議：為達到更好的學習效果，我們建議您在上本課程前先於鼎新ERP II企業學習網（ HYPERLINK .tw/）研讀建議閱讀時點課前之數位學習單元。註：必修之數位學習課程共計(14小時17分)伍、前置基本資料一、編碼原則設定作業位址：基本資料管理系統 建立作業 編碼原則設定作業目的：可先於本作業設定廠商代號之編碼方式，後續於供應廠商資料建立作業新增廠商資料時，可開窗找到此作業的編碼方式編定新的代號。二、幣別匯率建立作業位址：基本資料管理系統 建立作業 幣別匯率建立作業目的：本系統所要使

19、用之幣別，皆需於本作業先行建立。三、付款條件建立作業位址：基本資料管理系統 建立作業 付款條件建立作業目的：對於廠商進貨後預計付款日及資金實現日等設定付款條件。四、新廠商申請建立作業位址：採購管理系統 基本資料管理 新廠商申請建立作業目的：對於新廠商可利用此作業先提出申請，後續確認後，即可產生正式的廠商資料。五、供應廠商資料建立作業位址：採購管理系統 基本資料管理 供應廠商資料建立作業目的：記錄供應廠商基本資料。六、單據性質設定作業位址：採購管理系統 基本資料管理 單據性質設定作業目的：設定採購管理系統須使用之單別及其性質。註：以上基本資料之欄位說明及操作詳參採購管理系統 採購基本資料篇、廠商

20、資料新增與保留及7.X線上版更說明 採購職能篇數位課程單元。陸、各流程說明一、核價單1.流程說明核價單建立作業核價單憑證核准品號廠商檔廠商端本公司要求報價報價單憑證正式報價採購人員聯絡人修改是否核價單憑證詢、比、議價註：詳參採購管理系統 採購商品定價及核價篇數位課程單元。2.範例及重點說明作業位址：採購管理系統 日常異動處理 核價單建立作業範例說明：針對INV1009合成皮，向廠商1001國內供應商詢、比、議價且核准後，採購人員申請核價程序，並將結果輸入至核價單建立作業。重點說明：新增一單據，須於單據性質設定作業設定一單據性質32.核價單單據之單別。輸入單據日期。輸入廠商代號（須先於供應廠商資

21、料建立作業輸入該廠商之基本資料）。輸入廠商報價之品號。輸入廠商報價之有效日期（即生效日及失效日）。輸入廠商對該品號之報價。單據存檔後執行簽核流程，核准後，該單據會出現紅色核字。本作業資料可作為後續採購單抓取參考單價順序之來源。練習題1：針對品號INV1001 SL足墊，向廠商1002 嘉嘉供應商詢、比、議價且核准後，採購人員申請核價程序，並將結果輸入至核價單建立作業，該品號單價為$25，該核價一個月內有效。二、請購資料維護1.流程說明請購單建立作業請購單憑證核准請購資料維護作業修改請購單憑證是否詢、比、議價需求單位提出請購需求時請購(分批)資料維護分批請購否是註：詳參採購管理系統 請購管理篇、

22、詢價管理及7.x線上版更說明 採購職能篇數位課程單元。2範例及重點說明作業位址：採購管理系統 請購資料管理 請購（分批）資料維護作業範例說明：採購單位接獲請購需求，品號分別為INV1009 合成皮及INV1001 SL足墊，需求中之INV1009合成皮須分批請購，採購人員於請購（分批）維護作業輸入分批請購資料。 重點說明：本作業主要目的在於審核請購單分批請購之需求，無須新增單別。以查詢方式找到部門別物管部門於上一單據輸入之請購單號，按一下修改鈕；進行分批請購資料維護。勾選分批採購。選擇分批方式。按下確認鈕，系統會依選擇的分批方式自動帶出分批請購相關資料。確認採購人員是否正確，可另修改。確認供應

23、廠商是否正確，可另修改。確認交貨庫別是否正確，可另修改。若有特別事項須註明，可輸入至備註欄位，執行請購資料更新作業時可選擇將此備註資料產生至採購單。採購單號不需輸入，執行請購資料更新作業產生對應採購單後由系統回寫採購單號，產生採購單後，結案碼會被更新成Y:自動結案。採購數量會依原始請購數量再依據選擇的分批方式帶出各廠商的請購數量，檢視是否應依採購批量、最低補量、補貨倍量等其它因素修改採購數量。確認後續發票課稅別是否正確，可另修改。確認交貨日是否正確，可另修改。確認採購單價是否正確，可另修改。若已確認此請購需求，可將鎖定碼打勾，以區分已經確認及未經確認需求之資料。3範例及重點說明作業位址：採購管

24、理系統 請購資料管理 請購資料維護作業範例說明：採購單位接獲的請購需求中之INV1001 SL足墊，無須分批請購，若亦無需詢價，則採購人員可於請購資料維護作業直接確認需求。重點說明：本作業主要目的在於審核請購單不須分批請購之需求，以同樣的方式檢視請購資料。若此筆請購需求不予認可（不需採購），可按工具列之指定結案鈕處理。練習題2：假設您是採購人員，請至採購管理系統 請購資料管理 請購（分批）資料維護查詢二筆資料：由10 物管部門於當月1日提出之需求，品號為INV1002 底座，數量1,000個，需求日為當月8日；此張請購單分別向1011 大同公司及1012 華夏公司採購700及300個。由70

25、倉管部門於當月1日提出之需求，品號為INV1004 一般輪，數量1,000個，需求日為當月9日。此品號因從未經核價程序，故查詢後請勿做任何維護資料，待流程三（詢價及審核）再繼續練習。於本作業查詢之目的，在於了解70 倉管部門之需求。三、詢價及審核流程請購資料維護作業1.流程說明詢價單建立作業詢價單審核作業請購資料更新作業採購單建立作業請購流程核價否是否請購資料維護作業請購（分批）資料維護分批請購=N註：詳參採購管理系統 詢價管理及7.x線上版更說明 採購職能篇數位課程單元。2.範例及重點說明作業位址：採購管理系統 詢價資料管理 詢價單建立作業範例說明：針對流程二第一筆請購需求，品號INV100

26、1 SL足墊，此品號因從未經核價程序，故採購人員向兩家廠商1001 國內供應商以及1002 嘉嘉供應商進行採購前的詢價並紀錄於系統中。輸入第一家供應廠商報價資料：重點說明：新增第一家供應商報價資料，點選新增後，於請購單別欄位開窗查詢並選取請購單號。輸入單據日期。選取供應廠商為1001 國內供應商。於請購序號欄位開窗選取請購單之原序號。系統會依該請購單明細帶出品號、規格、數量等資料。在廠商報價欄位輸入廠商報價6元。單據存檔後執行簽核流程，核准後，該單據會出現紅色核字。輸入第二家供應廠商報價資料：重點說明：向第二個廠商1002 嘉嘉供應商詢價，以同樣的方式新增第二筆廠商報價資料。輸入廠商報價。練習

27、題3：品號INV1004 一般輪因從未經核價程序，故採購人員您必須詢、比、議價，請將初步詢價結果輸入至採購管理系統 詢價資料管理 詢價單建立作業：供應廠商單價1011大同公司101012華夏公司11作業位址：採購管理系統 詢價資料管理 詢價單審核作業範例說明：採購人員已建立兩筆詢價資料，將初步議價及比價之結果呈交主管審核。重點說明：點選查詢按鈕，在請購單別欄位開窗選取已經詢好價的請購單號，不需新增單據。於單身核准欄位勾選最終選擇之供應廠商，如：1001 國內供應商。可在備註欄位紀錄選擇原因。核准後，該單據會出現紅色核字，系統亦會更新請購資料維護作業的詢價碼為已核准，表示整個詢價及審核程序已完成

28、，可繼續下一程序請購資料更新作業。工具列上提供兩個核准按鈕：單筆確認及整張確認；若同一請購單有兩筆資料，假設兩筆請購品號向兩家不同供應廠商採購，可利用單筆確認鈕處理，以避免因與另一家供應廠商詢、比、議價時間過長而延誤另一請購品之採購；假設兩筆請購品號向同一家供應廠商採購，可利用整張確認審核同一請購單資料。註：分批請購之品號不可走詢價流程。練習題4：承上一步驟（詢價單建立作業）練習題，採購人員已建立兩筆詢價資料，將初步議價及比價之結果呈交主管審核。假設您是該名主管，請至採購管理系統 詢價資料管理 詢價單審核作業做最後審核決定。作業位址：採購管理系統 請購資料管理 請購資料更新作業範例說明：將已審

29、核過的請購資料，批次拋轉成正式採購單。重點說明：篩選要拋轉成採購單之請購單號範圍。可選擇鎖定選項為已鎖定者，篩選需求確認（未執行詢價流程者）或已審核（有執行詢價流程者）之請購單。註：已鎖定/未鎖定者皆可更新成採購單。若有多個採購人員，則依所屬權責選擇採購人員。輸入要產生之採購日期及產生哪一個單別之單據。執行結果（由系統自動產生之採購單）：重點說明：依請購資料更新成採購明細。可依是否須緊急處理勾選急料，以提醒供應廠商急件處理。採購單明細也會將請購單別、單號、序號列出以作後續勾稽。練習題5：將已確認之請購單拋轉成正式採購單。請購部門品號數量需求日上一步驟10物管部門INV1002 底座1,000個

30、當月8日分批請購70倉管部門INV1004一般輪1,000個當月9日詢價審核四、料件承認流程1.流程說明產品結構管理系統請購資料維護作業詢價單建立作業詢價單審核作業請購資料更新作業採購單建立作業請購流程料件承認資料建立作業料件承認異動作業議價、比價確認品質規格核價否是否請購資料維護作業註：詳參產品結構管理系統 料件承認管理篇數位課程單元。2.範例及重點說明作業位址：產品結構管理系統 料件承認管理 料件承認資料建立作業範例說明：向供應廠商索取料件承認資料，並將此資料輸入於本作業，可作為後續購料時之管制。重點說明：以查詢方式找出品號，按下修改鈕輸入料件承認資料。料件承認碼打勾，表示後續採購單必須受

31、到控管，已承認之廠商才能發出採購單。開窗選取合格製造商代號。輸入廠商合格的承認型號，不可空白。主要來源打勾，表示此供應商可設定為該品號之主要供應商。註：可直接於料件承認資料建立作業裡輸入同一品號所有廠商之料件承認資料，亦可於料件承認異動作業將同一品號各別廠商之料件承認資料輸入。作業位址：產品結構管理系統 料件承認管理 料件承認異動作業範例說明：廠商提供變更之料件承認資料。重點說明：新增一筆資料，於品號欄位輸入要變更哪一個品號之料件承認資料。輸入製造商代號及其承認型號。修改次數會根據同一廠商、承認型號、品號之變更次數由系統自動帶出。可輸入變更原因，以作後續備查。輸入修改後之承認文號。單據存檔後資

32、料自動確認。五、採購流程1.流程說明廠商端本公司採購單建立作業採購單憑證核准進貨跟催廠商預計進貨表品號預計進貨表廠商採購交貨狀況表等.聯絡人一、傳送給廠商二、後續追蹤修改是否採購單憑證註：詳參採購管理系統 採購單管理及採購變更篇數位課程單元。2.範例及重點說明作業位址：採購管理系統 日常異動處理 採購單建立作業範例說明：遇有緊急採購需求（未執行請購流程），手動輸入向廠商1001 國內供應商購買INV1002 底座500 個。重點說明：以新增方式，輸入採購單別。須於單據性質設定作業設定一單據性質33.採購單之單別。輸入單據日期及廠商代號，廠商為1001 國內供應商，系統將會帶出廠商基本資料中所預

33、設的廠商資料，如：課稅別、交易幣別、付款條件等資訊，可視情況再自行修改。輸入廠別代號 (系統預設資料中的第一筆廠別)及交易幣別。輸入購買品號為INV1002 底座。輸入購買數量500。輸入採購單價，系統會依預設的取價原則抓取單價，可修改。輸入採購品之預交日。單據存檔後執行簽核流程，核准後，該單據會出現紅色核字，採購人員再將單據印出傳交廠商。練習題6：新增一張緊急採購單，向廠商1002 嘉嘉供應商購買INV1001 SL底座，數量600個，單價62元，預交日為當月20日。六、採購變更流程1.流程說明廠商端本公司採購變更單建立作業要求變更採購變更單憑證核准進貨跟催廠商預計進貨表品號預計進貨表廠商採

34、購交貨狀況表等.採購變更單憑證一、傳送給廠商二、後續追蹤採購人員聯絡人同意變更修改是否註：詳參採購管理系統 採購單管理及採購變更篇數位課程單元。2.範例及重點說明作業位址：採購管理系統 日常異動處理 採購變更單建立作業範例說明：將流程五輸入的採購單變更，追加數量100個，因為緊急追加，廠 商要求價格調漲，單價修正為62元。重點說明：本作業主要目的在於將原始的採購單變更，無須新增一張單別，而是新增一個變更版次，按下新增鈕後，於採購單別開窗查詢原始採購單號。選好採購單號後，由系統自動帶出變更版次，不可修改，表示變更次數 (一張採購單最多可變更9,999次)。輸入單據日期。選取採購單原序號。系統會依

35、該採購單序號帶出明細資料，如：品號、規格等資料。若為增加採購品項，可於本欄位輸入該採購單據不存在之序號。修改原採購數量500個為600個。修改原採購單價60元為62元。輸入變更原因，以作後續原因追查。單據存檔後將自動確認，該單據會出現紅色核字。本作業更改的資料將會回寫至原採購單中。練習題7：承練習題6，發出採購單後，物控單位通知必需要考量損耗率，因此追加數量至650個，並將預交日改為22日。七、進貨流程1.流程圖A.不含本系統之進口流程庫存管理系統採購單建立作業進貨單建立作業進貨單憑證隨貨附發票月結(詳應付憑單流程)廠商評核管理廠商ABC分析表廠商進貨統計表廠商進貨異常表等.合格庫存增加進貨單

36、驗收作業驗退件退回作業檢驗不合格廠商送貨借入單建立作業採購管理系統庫存管理系統前置資料來源進貨單憑證註：詳參採購管理系統 進貨與退貨作業篇數位課程單元。B.含本系統之進口流程採購單建立作業進貨單建立作業報關/贖單建立作業進貨單與費用產生作業自 動產 生採購管理系統進口作業管理系統報關/贖單關稅費用產生進口費用建立作業庫存管理系統進貨單憑證廠商評核管理廠商ABC分析表廠商進貨統計表廠商進貨異常表等.合格庫存增加進貨單驗收作業檢驗進貨單憑證驗退件退回作業不合格2.範例及重點說明作業位址：採購管理系統 日常異動處理 進貨單建立作業範例說明：請模擬倉管人員將前一流程的採購單做進貨入庫的動作。 重點說明

37、：新增一單據，輸入進貨單別（須先於單據性質設定作業設定一單據性質34.進貨單之單別）。輸入單據日期。輸入供應廠商代號。利用單頭的複製前置單的功能鈕，可將日前的採購單資料複置過來。輸入此次進貨是依據哪一張採購單而來的，輸入完後，請按下確認鈕。由系統自動帶出前置採購單的相關單別、單號、序號、品號、數量等資料，倉管人員需要再確認所點收的數量後，將正確的進貨數量輸入進貨數量欄位，若該產品不需經品管驗收即可入庫，驗收數量等於進貨數量。數量核好後，即可將單據確認，單據確認後，庫存數量增加。八、退貨/進貨折讓流程1.流程說明進貨單建立作業本公司廠商端廠商送貨退貨單建立作業可以進貨單為前置單據退貨：輸入數量、

38、單價及金額折讓：輸入金額庫存管理系統庫存減少若為退貨要求退貨/折讓聯絡人同意退貨/折讓進貨折讓單憑證列印作業退貨單憑證核准修改是否進貨折讓單憑證列印作業退貨單憑證註：詳參採購管理系統 進貨與退貨作業篇數位課程單元。2.範例及重點說明作業位址：採購管理系統 日常異動處理 退貨單建立作業範例說明：發現已進貨入庫之INV1002 底座有不良品50個，與廠商協商後可退回並扣款。重點說明：新增一單據，輸入退貨單別（須先於單據性質設定作業設定一單據性質35.退貨單之單別）。輸入單據日期。若要退貨或折讓之對應進貨單已有輸入發票資料，可先輸入要退的貨是退哪一張發票資料，再於單身帶出其它資料。確認廠別及幣別是否

39、與對應之進貨單相同。輸入退貨品號，亦可按F4查詢退貨對應之進貨單資料，選取進貨單後，品號、進貨單號及採購單號會由系統自動帶出。選擇退貨類型，若為1.退貨就必須輸入數量及單價，單據確認後庫存數量會減少；若為2.折讓則只要輸入金額，兩者皆會減少應付帳款。本範例為退貨，故輸入退貨數量50。單據存檔後執行簽核流程，倉管點交出庫後確認單據。可於採購單建立作業檢查退貨數量是否有更新至採購單之已交數量，並檢查結案碼狀況，若退貨後仍要繼續進貨，可重複進貨流程，若否可利用採購變更單建立作業或採購指定結案作業指定不繼續進貨。補充說明退貨與驗退之差異：退貨：若檢驗方式採抽檢，且商品經雙方協商後可退回，則此種情況稱之

40、為退貨。商品必須為已入庫後退回廠商者，退貨單確認時，庫存及應付帳款會減少，若為折讓單，則只有應付帳款會減少。驗退：指於檢驗過程即發現不良，商品尚未入庫，並不會影響庫存，故視同尚未收到商品，並不需要支付貨款給廠商，驗退件可透過驗退件退回作業記錄處理。練習題8：本月4 日向供應廠商1012華夏公司進貨一批，其中品號INV1011 普通泡棉共5,000個，抽檢後已全數入庫。次日領料發現有瑕疵品但仍堪用，經協商後不須退回給廠商，但廠商願意給予折讓$1,000，請利用退貨單建立作業記錄之。九、進貨發票流程 1.流程說明採購管理系統進貨單時點一：隨貨附發票應付憑單時點二：月結應付憑單自動結帳作業依統一結帳

41、日依廠商結帳日若進貨單已確認，於結帳前，可按進貨單建立作業工具列發票資料修改鈕補入發票資料。若單據已確認，於產生會計分錄前要修改應付憑單上之發票資料，可按應付憑單建立作業工具列之發票付款資料修改鈕處理。若為隨貨附發票則可於進貨單建立作業輸入發票資料，後續執行應付憑單自動結帳作業（依統一/廠商結帳日）可將發票資料直接產生至應付憑單，不須再另外輸入。若不為隨貨附發票，亦可執行應付憑單自動結帳作業（依統一/廠商結帳日）結帳至應付憑單，後續再補入發票資料。若採月結開立發票，則可於應付憑單建立作業輸入發票資料。註：詳參採購管理系統 進貨發票管理數位課程單元。2.範例及重點說明作業位址：採購管理系統 日常

42、異動處理 進貨單建立作業範例說明：廠商進貨時並無隨貨附發票，為後補發票，發票號碼為CP23592395。重點說明：以查詢方式找出對應進貨單，按下工具列之發票資料修改鈕補入發票資料；輸入完畢後按下確定鈕將資料儲存。十、結帳流程（月結）1.流程說明進貨單應付憑單建立作業退貨單整批結帳應付憑單自動結帳作業結帳方式：1.依統一結帳日2.依廠商結帳日是否自動產生確認後應付帳款增加付款單建立作業確認後應付帳款減少應付帳款明細表未結案應付明細表模擬付款明細表.等應付憑單之產生方式：1.直接結帳：於進/退貨單之單據性質設定作業設定於單據確認時直接產生應付憑單。2.自行輸入：於應付憑單建立作業直接輸入要納入結帳

43、的進/退貨單。3.自動結帳：可利用應付憑單自動結帳作業，依公司統一或廠商結帳日自動產生應付憑單。註：詳參應付管理系統 應付系統之結帳作業數位課程單元。2.範例及重點說明作業位址：應付管理系統 日常異動處理 應付憑單建立作業範例說明：執行月底結帳程序，將流程七之進貨單及流程八之退貨單納入結帳。重點說明：財務單位會先於應付管理系統 基本資料管理 單據性質設定作業設定一單據性質71.應付憑單之單別，可根據財務單位指示使用該單別，新增一單據。輸入單據日期。輸入供應廠商代號。確認帳款之所屬廠別及幣別是否正確。輸入收到廠商的發票資料。選擇來源為1.進貨及2.退貨。可於憑證單別欄位按F2（單選）或F3（複選

44、）選取憑證單別、單號、序號。選取單號後，系統會自動帶出其餘資料，如：憑證日期、應付金額等。將資料存檔後，交由財務單位確認及處理後續付款程序。練習題9：將本月四日向1012華夏公司進貨及五日進貨折讓單，成立應付帳款。十一、預付流程1.流程說明A.單次預付-記錄採購訂金發票資料採購單建立作業採購管理系統應付管理系統應付憑單建立作業單據性質74.預付結帳單輸入訂金%付款單建立作業(訂金)進貨單建立作業應付憑單建立作業單據性質71.應付憑單單據餘款=總貨款-預付待抵金額付款單建立作業(餘款)應付憑單建立作業單據性質75.預付待抵（由系統自動產生）註：詳參應付管理系統 應付系統之預付作業篇數位課程單元。

45、B.多次預付-記錄採購訂金發票資料採購單建立作業採購管理系統應付管理系統應付憑單建立作業(第一次訂金)單據性質74.預付結帳單輸入多次訂金%付款單建立作業(第一次訂金)進貨單建立作業應付憑單建立作業單據性質71.應付憑單單據餘款=總貨款-預付待抵金額付款單建立作業(餘款)應付憑單建立作業單據性質75.預付待抵（由系統自動產生）應付憑單建立作業(第二次訂金)單據性質74.預付結帳單應付憑單建立作業單據性質75.預付待抵（由系統自動產生）付款單建立作業(第二次訂金)註：詳參7.X線上版更說明 財務職能篇數位課程單元。C.溢付流程-採購單訂金不開立發票採購單建立作業採購管理系統應付管理系統付款單建立

46、作業(付訂金)進貨單建立作業應付憑單建立作業(總貨款)單據性質71.應付憑單單據付款單建立作業付款金額=總貨款-訂金應付憑單建立作業(付訂金)單據性質72.溢付待抵憑單（由系統自動產生） 沒有輸入訂金% 不開立訂金發票註：詳參7.X線上版更說明 財務職能篇數位課程單元。附录资料：不需要的可以自行删除ERP中的成本管理图文详解 点评: 上一篇我们介绍了ERP中的财务会计。从会计理论的角度来说，财务会计是负责公司对外报表的需求的，因此又称为外部会计。外部方可能是所有者，政府机构，证券交易所等等。ERP中的财务会计模块不仅仅是对外报表的工具，它更是一种使业务处理和帐务处理相统一，加强企业财务管理的强

47、大平台。但是毕竟这一模块仍然是在财务会计理论的框架之下的，很多基于内部管理的需求仍然得不到满足。这篇我们将介绍ERP中的管理会计，这是一个基于各种管理会计理论的大模块。其中体现企业内部价值链的成本流和成本对象概念是其核心部分，我们将在本章介绍。会计核算软件虽然ERP历史发展的主要源头是在物流领域，但是如今的ERP软件是涵盖物（物流），财（财务），人（人力资源）等企业管理领域的大型平台，因此从会计核算软件的角度来看看ERP中的财务，会使我们更容易进入ERP管理会计这一对大多数读者来说既熟悉又陌生的世界。根据会计核算软件的功能和思路，我们将其大致划分成三个阶段。第一阶段 手工记帐的电算化这是会计核

48、算软件发展的初级阶段，电算化的目的是替代原来烦琐和易错的手工记帐。所以从各方面看，它都竭力地接近手工记帐的习惯。如图一所示，财会人员在类似手工会计记帐凭证的系统界面里输入凭证的内容，保存后系统更新相应的数据库表，可能会有各种汇总表，但一定会有会计凭证行项目表，在这个表里存储了记帐凭证行的相关字段内容。系统根据数据库可以提供规定格式的各种对外报表，比如资产负债表，损益表和试算平衡表等等。当然系统还会提供各种常用功能，比如帐户的查询等等，不作赘述。在本阶段的系统设计中，使用的是财务会计的通行规则或理论。比如每张凭证都必须“有借必有贷，借贷必相等”。再比如从流程的角度，审核人必须和制单人分开，审核后

49、才能过帐，等等。手工记帐的电算化软件满足了会计核算的最初要求，但是渐渐的对于会计信息分析的要求迫使其向第二阶段发展。第二阶段 增强型会计核算软件从会计理论应用的角度来说，第二阶段和第一阶段并无本质的不同。它的增强来自于在记帐凭证输入时，除了传统手工帐要求的借贷标志，科目，金额，摘要以外，允许财会人员输入一些附加字段。这些附加字段或者出现在主屏幕，或者另外使用附加字段屏幕用于输入。而附加字段的内容本身可以在别的操作中专门维护（就象维护会计科目一样），在凭证输入时可以通过查找输入。系统的数据库结构也和第一阶段没有本质上的区别，只是在行项目表中增加了附加字段，同时可能增加了和附加字段相关的汇总表。视

50、软件产品的不同，有些软件可能和物流模块有了一定的集成，可以部分实现第一篇中所描述的业务处理和帐务处理的统一，这时凭证不是手工录入的，而是根据业务自动生成的。有了附加字段，系统就可以胜任一些汇总类的简单报表了。为什么称之为“汇总类的简单报表”？主要是因为：系统不提供财务分析的的理论支持。在多数情况下这一阶段的系统提供的是类似EXCEL数据透视表那样的分析工具。这种工具背后并没有相关的管理会计理论作为依托，因此分析更多的是采取汇总，筛选等简单的数据分析手段，而不是财务分析手段。数据的输入和处理是平面的，或者说集中在一个层面（即财务会计凭证输入）上，这样数据的处理始终跳不出财务会计的条条框框，而且往

51、往无法描述现实中立体（多层面）的信息。关于立体的信息我们会在本章成本流的案例中看到。因此这一阶段的系统显然不能实现象成本的结转，预算，营销分析，资金管理，流动性预测，现金流量表，合并会计报表等等的功能。同时，如果仅仅是可以增加附加字段，但是字段间的逻辑关系却没有很好的定义，或者不和物流模块集成。往往最终的结果是出于工作负荷和信息质量的原因，很多附加字段形同虚设。第三阶段 分模块集成管理软件会计核算软件和物流管理软件的发展最终指向ERP软件。上一篇我们介绍了ERP财务会计模块丰富的功能，以及财务会计模块和物流的集成。而ERP中的财务模块本身更是发展成了一个真正的财务管理软件。如图三，在本阶段财务

52、会计的数据进入系统后，通过集成进入了其他崭新的财务子模块中，这种集成体现在系统自动生成了其他子模块的凭证。图三中红色的双向箭头代表了这种集成。在这些子模块（比如管理会计）的设计中，ERP软件应用了各种现代管理理论，同时提供了客户化配置的灵活性。比如在管理会计中允许客户定义自己的成本分摊规则，再比如在合并模块中允许客户定义合并抵销分录规则等等。通过这些理论和规则，系统自动地对原始数据进行加工和处理，而这种加工的结果往往也是以其他子模块凭证（比如管理会计凭证）的形式保存在系统中。当然也可以在这些模块中手工对数据进行处理而不影响财务会计。图三中三色的圆箭头代表了自动和手工结合的处理过程。最终，在ER

53、P财务的其他子模块中，我们可以得到各种功能报表，这些报表更准确，运行也更快，最重要的是有更强的理论支撑，这使得我们可以做真正的财务分析，而不仅仅是第二阶段的数据分析。同时这些子模块还提供了适合本身特点的报表工具。本篇“管理会计”是第一个我们将要介绍的这样的子模块。成本流和成本对象成本流和成本对象是管理会计的基本概念。成本流描述了企业内部的价值流，象是流淌在企业内部的河流。而成本对象则象是湖泊。ERP系统使得成本对象和成本流变得透明，从而使管理者可以更加客观和科学地 控制成本。 考评绩效。 分析市场 和支持决策。抽象地解释这两个概念实在没有太大的意义，我们只需看一个案例就能够很清楚的理解它们了。

54、由于制造行业的成本流和成本对象我们将在本篇生产成本章节中有很详细的介绍，所以本章中我们的案例使用航运业这一较特殊的行业。案例ABC船运公司是一家主要从事远洋集装箱运输业务的公司。它的主要营运方式是班轮运输。班轮运输（Liner Shipping）又称定期船运输。是指船舶按事先制定的船期表（时间表）在特定的航线上，以既定的挂靠港口顺序，经常地从事航线上各港口间的船舶运输。船舶在航线上的一次航行称为一个航次。托运单（国内有时用“委托申请书”代替）是指由托运人根据买卖合同和信用证的有关内容向承运人或他的代理人办理货物运输的书面凭证。经承运人或其代理人对该单的签认，即表示已接受这一托运，承运人与托运人

55、之间对货物运输的相互关系即告建立。ABC公司的损益主要由航运收入和各种使费与间接费用组成。其中船运收入（包括净海运费和附加费）可以认定到各托运单，航次费用（包括燃油费，港口费，货物费，中转费，垫仓入料费，货损海损费等）可以认定到航次的各航段和港口。而船舶费用（包括人员工资费用，船舶设备折旧费，物料修理费，保险费，租金费用，非营运期费用等等）只可以认定到各艘船舶）。还有一些费用是船舶公共的（包括后备人员工资费，差旅费，通讯费，业务单证费，海图资料费等等），不能直接认定到个别船舶上。由于集装箱数量大，流动性强，而且虽然个体有差异，但是使用上认为是无差异的。因此集装箱费用（包括折旧费，租金费用，冷箱

56、备件修理费，堆存费用，底盘费用等等）也不能直接认定到个别船舶或航次上。其他的象管理费用，只能认定到部门或科室。根据ABC公司的行业特点，我们认为它的成本流和成本对象的总体结构如图四所示。图四中最左侧代表财务会计模块，它构成了ERP管理会计模块的主要数据来源。而图四的其它部分是管理会计模块。图四中红色的箭头代表了成本流，而其他部分比如公司组织结构，航次（包括航段和港口），托运单和市场细分（图中用魔方表示）则是成本对象。下面我们将简要介绍五种形式的成本流，分别对应图四中的-：收入，成本和费用的凭证入帐当财务人员手工录入会计分录，或者系统自动生成会计分录（如固定资产记提折旧）时，如果这些分录和收入成

57、本或费用相关，那么系统除了生成相应的财务会计记帐凭证外，还将生成管理会计凭证，记录下成本流归集到相应的成本对象。比如航次费用归集到各航次（港口和航段）中，船舶费用归集到各船舶成本中心，航运收入归集到托运单里。从其他成本中心分摊到各船舶成本中心根据预先设定的分摊标准，将成本从其他成本中心分摊到船舶成本中心，比如将船舶公共成本中心归集的船舶共同费用根据事先设定的百分比分摊到所有的船舶成本中心。对于董事会，财务部等成本中心发生的间接费用也可以类似地分摊到船舶成本中心上。但是对于集装箱部发生的集装箱费用可能直接分摊到航次上更为合适。事实上判断的依据是我们认为各成本中心的工作是服务于船舶，还是航次。从船

58、舶成本中心分摊到各个航次对于ABC船运公司来说，船舶的价值体现在它们承载的各个航次中，因此将船舶成本中心的成本按一定的规则（如航程天数）分摊到相关的各个航次（港口和航段）中，是合理的。从航次结算到托运单集装箱船在一个航次装载了各个托运人的货物，要进行托运单的盈亏分析，必须将航次汇集的费用结算到相关的各托运单上，结算的标准可以是该航次（各港口和航段）上各个托运单占用的标准箱位（TEU）。从托运单结算到市场细分在盈利分析模块，我们从托运单的盈利出发，可以对市场及内部责任范围进行多维多层次的盈利分析。关于盈利分析我们在下文以及后面的章节将有详细介绍。成本要素成本流是一个抽象的概念。从技术的角度来看它

59、表现为管理会计凭证。管理会计凭证和我们熟悉的财务会计凭证是不同的。它记录了什么性质的成本（其实包括绝大多数的损益）从哪里流向哪里。它也借用了“借/贷”的概念，“借”是成本的流入，“贷”是成本的流出。因此在有些凭证里借贷是平衡的，如案例中的，它们表示的是成本流从一个成本对象流入另一个成本对象。有些凭证里借贷是不平衡的，如案例中的，它们的含义是成本流从财务会计模块流入了管理会计模块。那么，在回答“什么性质的成本”这个问题时，系统是怎么做的呢？一个直观的回答是用财务会计中的损益类科目，即各种收入，成本和费用科目。在图四财务会计的区域里对于这些科目的财务会计过帐以同样性质的成本流入了管理会计中。但是仅

60、仅这样做有一个主要的不足，即处理管理会计内部成本流转的时候意义上和灵活性上的缺陷。比如船舶费用的明细很多，当分摊到航次上时，从航次分析的角度来看可能这些明细已不很重要，我们所关心的只要知道哪些是从船舶上分摊过来的间接费用就可以了。因此一个灵活的解决方案是用一个独立的概念 - 成本要素 来描述管理会计中成本流的性质。而成本要素分两大类。一类是初级成本要素，它们实质上就是财务会计中的损益类科目。另一类是次级成本要素，它们可以用来描述管理会计内部各成本对象间成本流转时的成本性质。再举一个常用的例子：单位的食堂本身会发生很多费用，比如场地，人员，燃料，粮食副食品等等。当食堂的费用分摊到各部门时，我们不