如何有效的做好工程采购、分包及合同管理？

1、如何有效的做好工程采购、分包及合同管理？一、 采购管理的重要性工程行业的采购，狭义的采购是指建筑工程材料、工程设备的采购； 广义上还包括工程（建设）项目实施单位的采购、工程项目服务等的采购。目前很多管理规范的企业都设置了专业的采购管理部门，有些企业的采购管理部门既做狭义的采购、也做广义的采购。有些企业将工程（建设） 项目实施单位的采购、工程项目服务等放在工程（项目）管理部门里面。不管其采购的组织机构如何设置，其管理的职能是一样的。本文站在广义的工程采购的视角，和大家探讨有关工程采购。采购是工程项目成本控制的源头，工程项目大部分的成本是在采购阶段确定和实际消耗掉的。二、 采购的方式一般来说，所有

2、的采购都采取公开招标、邀请招标（招投标法规定的招标形式）的方式确定。当然也有采取非招标形式采购的，包括： 1. 谈判采购；2.询比采购；3.竞价采购；4.直接采购；5.框架协议采购。（招标采购代理服务规范规定的非招标形式）。为什么采购要以招投标的方式进行呢？ 而不是直接指定对应的单位呢？首先，这是基于我国的建筑市场法制化、规范化管理的要求。最新的中华人民共和国招标投标法（2017 年 12 月 28 日起施行） 第三条明确规定：在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标：（一） 大型基础设施、公用事业等关系社

3、会公共利益、公众安全的项 目；（二）全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；（三）使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。前款所列项目的具体范围和规模标准， 由国务院发展改革部门会同国务院有关部门制订，报国务院批准。法律或者国务院对必须进行招标的其他项目的范围有规定的，依照其规定。其次， 通过招标，可以使工程造价更加趋于合理、便于发包方有效控制；第三，从发包方视角看，可以选择到合适的或自己想要的合作单位； 第四，招投标制有利于规范价格行为，遵循公开、公平、公正的原则，有利于采购从业人员的廉政廉洁，可以有效遏制建筑领域中的腐败现象。业主在选择对工程项目进行发包的时候，一般采取公开招

4、标的方式；工程总承包方在选择工程分包单位时（施工单位、设备材料供应商）， 一般会根据采购金额大小采取邀请招标或非招标形式。当然还有些特定的具有唯一性、专利性的供应商采购还可采取单一来源采购等方式确定分包单位。三、 采购的管理采购的管理分两个层面：一是公司管理层面，二是实施操作层面。1、公司管理层面首先要建立采购管理体系，作为指导采购工作的规范性文件，其中涉及到采购的流程、职责分工、合格供应商库的建立、长名单的选择、短名单的确定、招投标程序等内容。企业层面要需要构建合格供应商库。为什么要建立采购合格供应商库？合格供应商库的建立是工程采购管理的基础性工作，是为了保证采购行为的合法、合理性。以工程总

5、承包项目采购为例，在实际操作中，大多会选择邀请招标的方式。我国招标投标法第十七条规定：招标人采用邀请招标方式的， 应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。而在选择投标方的时候，为了避免暗箱操作、符合国家的相关审计要求，同时也为了保障发包方的利益。在选择的时候， 需要对投标方的制造能力、装备、人力、业绩、信誉等进行审核，而这些工作可以通过建立合格供应商库解决，从而提高快速选择合适、合格供应商的工作效率。合格供应商库的建立， 必须严格进行资格预审、考察等，如遇发包方指定的和/或首次合作的，也要严格进行资格预审、考察，审核合格的方可纳入。合格供应商的管理

6、是动态的， 有配套的淘汰机制，在业务活动实践中发现有新的适宜的合格供应商，应及时补充，每个工程项目结束后， 要对施工单位、设备材料供应商进行评价；发现有信誉、能力下降的原合格供应商，应从合格供应商名单中删除。“长名单”的选择。合格供应商库建立后，在实施某一项施工分包、设备材料采购工作时，可以快速的在库里面选择对应的合格供应商。邀请招标的对象，也即俗称的“短名单”，必须来源于“长名单”，供应商长名单通常可能达到十几或几十个，而短名单一般为三到五家。通过以上合格供应商库的管理，可以减少不必要的支出和采购管理部门的工作量，提高采购效率。招标的程序一定要合法。在采购过程中公司的招投标委员会、纪委等还需

7、要全过程参与监督，以保证整个招投标过程的合法性，同时也规避了公司的风险。该走的程序、该有的资料，必须要有对应的文字记录， 避免低级错误的出现，这也是审计规范的需要。2、实施操作层面设备材料采购在采购工作实施过程中，采购人员除了要熟悉整个招投标流程外，还要适当的了解设备材料规格、技术要求、行业规范等等，否则他很难将技术要求传达给供应商。）对于重大设备材料，采购人员还要做好现场的监造及检查工作，以保证质量、到货期。材料到场后，要做好四方（分别是业主方、监理方、总包方、分包方）签证交接等工作。关键设备的安装、调试。采购人员与技术人员要做好与设备厂家的沟通问题，必要时应要求设备厂家免费上门指导维护；过

8、程中，现场施工经理要配合做好设备的复核及监督工作。施工分包采购重点做好分包招标标底价的编制。工程经济人员要熟悉和了解项目所在地的工程建设标准定额。工程分包招标标底属于公司机密，要做好保密工作。招标文件编制完成后，必须组织进行评审，以便于准确的把握相关技术和商务招标条件，避免错漏项。笔者参加过很多项目的招标、评标工作，很多招标文件漏洞百出，导致分包方报价不均衡、不合理，也不利于准确的通过评标选择合适的分包商。确定合适的合同计价方式。是采用固定总价、固定单价还是混合计价方式等。需要根据自身的管控能力以及项目的特点来选择。四、 采购合同的管理比较成熟的公司，都会形成标准化的合同文本， 一般按照标准合

9、同文本来进行合同的签约。1、合同谈判要注意分技术谈判和商务谈判，要注意双赢、合理的工期、合理的费用等原则。2、合同评审要注意各个部门都要参与，市场经营、工程（项目）管理、技术、质量安全、财务、法务等，都应该站在各自的视角进行评审，并提出意见。3、合同实施要注意变更、签证和索赔管理。所有的变更、签证一定要走公司的审批流程；合同索赔分为工期索赔、款项索赔，索赔也有很多技巧，有句话叫“索而不赔”，后续有机会再和大家深入探讨。4、注意在合同中约定进度里程碑节点，根据节点付款。同时设立对分包商奖罚的条款，一般奖罚对等，如提前一天奖励多少、延迟一天处罚多少，最多多少金额封顶。在实施过程中项目部要注意文档资料的收集整理， 为奖罚做好资