采购管理程序 供应商管理 全面质量管理

1、XXXXXX 有限公司Q/ZHZ/G/01/03-2009采购管理程序（依据XXXX质量手册）第A版控制类别：文件分发号:发布日期：2009年8月20日2009年9月1日执彳亍XXXXX有限公司采购管理目的规范供应商选择、评定、采购流程和档案管理等要求与方法。适用范围本标准适用于XXXXX。职责3.1物控部职责3.1.1组织对新供应商的选择、评定。3.1.2负责物资价格核算。3.1.3组织供应商签订供货协议。3.1.4负责编制年度采购计划、月度采购计划并采购。3.1.5负责供应商日常业绩评定。3.1.6负责供应商信息反馈与整改跟踪。3.1.7负责终止合作供应商的资料回收和模具处理。3.1.8负

2、责建立供应商台帐，管理供应商档案。3.2技术部、品质部职责3.2. 1参与供应商的评定、审核。3.2.2负责供应商技术资料发放、沟通与处理。3.2.3负责采购物资的检测与报告。管理内容4.1新增、终止供应商4.1.1当企业管理和发展需新增供应商时，物控部应从市场上收集相关生产单位信息并 初步筛选，然后组织生产部、技术部、品质部对新单位进行现场考察，并填报“供应商 综合能力评定表”（见附件1）。不具备现场考察条件的，应多渠道了解其质量水平、生 产能力和信誉等信息。4.1.2对通过评定的单位，物控部通知其送样，关键原材料应提供质保书。样品由技术 部、品质部进行检测并出具检测报告，样品应留样，检测不

3、合格的，可再送样一次。 4.1.3物控部将上述资料报总经理审批，批准后按合格供应商进行管理。4.1.4物控部与供应商进行物资价格商谈、核算并报财务审核，总经理批准。4.1.5生产部编制“供应商加工清单”（见附件3）,并报总经理审批。加工清单未包含 的物资不得采购。4.1.6物控部组织与供应商签订“采购协议”并留档。4.1.7终止合作的供应商，物控部应根据技术资料发放记录，收回相关技术资料和模具。4.1.8当新增的供应商为原材料销售单位时，可对4.1.1-4.1.7条款适当简化操作。4.2采购管理4.2.1物控部根据年生产计划和月生产计划，及时编制“年/月采购计划单”（见附件4）， 报总经理批准

4、后发放给供应商。4.2.2仓库保管员申购物资时，填写“物资采购订单”（见附件5）报部门负责人批准后 交采购员采购。4.2.3采购员进行采购，重要物资“采购订单”应得到供应商书面确认，以确保交货期。4.2.4物资到货后，采购员应开送检单交技术部、品质部检验员检验，检验不合格的， 应退回供应商重新采购。4.2.5验收合格后，办理入库和付款手续。4.2.6采购员需将检验和生产过程中发现的质量问题，视严重性以电话或“供应商限期 整改通知单”（见附件8）形式及时通知供应商，并跟踪其改进，三次整改无效的，可取 消其供货资格。当供应商是原材料销售单位，不能整改的，物控部应及时在市场上重新 寻找合适的原材料。

5、4.2.7因客观原因导致不能在合格供应商采购的物资，根据生产需求，可从市场上应急 采购，但应由采购员填写“应急物资采购单”（见附件6），经物控部、技术部、品质部 审核，总经理批准后采购。4.3供应商评定4.3.1物控部每月对供应商供货和质量等情况进行评定，填写“供应商月度质量业绩评 定表”（见附件7），评定结果不达标的，物控部应以“供应商限期整改通知单”形式反 馈给供应商并跟踪改进。4.3.2物控部每年依据“供应商综合能力评定表”对供应商进行复评，复评未通过应发 放“供应商限期整改通知单”，并及时跟踪与再次复评，仍不达标的，应对其进行业务 调整或取消供货资格。4.4档案管理4.4.1物控部每年

6、更新“合格供应商汇总表”（见附件2）。4.4.2物控部对每个供应商建立档案，档案资料主要包括：供应商工商登记证；税务登 记证；银行开户许可证；供应商综合能力评定表；供应商月度质量业绩评定表；样品检 测报告（必要时可保留样品）；供货协议；SGS检测报告和RoHS指令相关协议以及供应 商质量改进资料等，以上资料应及时更新并长期保存。4.4.3供应商业务全部终止后，档案资料保存3年后方可作废。记录1供应商综合能力评定表2合格供应商汇总表3供应商供货清单4物资采购订单5供应商月度质量业绩评定表6供应商限期整改通知单7外加工质量保证协议书8外购件质量保证协议书9供应商供应合作协议书供应商管理流程图样品检

7、测并出具检测报告物资价格核算并报批建立供应商档案对供方进行月度、年度评价要求评价不达标的供应商整改供方送样样品送检组织各部门现场考察各部门评定，总经理审批建立加工清单组织与供应商签订协议从市场上收集相关供应 商信息并筛选业务调整 或取消组织对整改供应商再次复评对再次评价不达标的供应商业务调整或取消签订协议书供应商综合能力评定表初评复评NO:企业名称地址法人代表企业性质电话/传真TEL：FAX：联系人、电话评定记录：1、企业总体概况（负责人经 营理念、主要客户、地理位置、 技质人员素质和比例等）2、原材料米购（主要供应商、 定点采购、原材料符合性等）3、生产制造（生产能力、工 艺能力、模具制造能

8、力等）4、技术管理（产品标准及图 样、工艺文件的完整性、工艺 纪律等）5、质量管理（第三方认证、 体系运行、实物质量等）6、物流和交货（订单管理、交货周期等）7、综合管理（现场6S管理、 环境保护、售后服务等）主要生产设备主要检测设备物控部审核意见技术部审核意见品质部审核意见公司负责人批准意见XXXXXX有限公司合格供应商汇总表编制:审核:批准:XXXXX有限公司编制:审核:批准:-序号零部件名称图号单位数量要求交货 日期实际交货 日期备注XXXXX有限公司物资采购订单NO申请日期：申请人：审批:采购员:供应商确认:日期:XXXXXX有限公司供应商月度质量业绩评定表l=J注：1.质量响应、质量

9、整改每次能在整改期或提前完成为100分；一次未及时完成80分；二次60分，三次合格率=合格数/送检数；完成率=送检数/计划数。零部件评定结果得分=100X合格率X0.6+100X完成率X0.3+质量响应情况X0.1。供应商月度质量业绩考核得分/所加工零部件种数。评定结果小于80分，通知整改；连续三个月小于80分XXXXX有限公司供应商限期整改通知单NO：供应商名称联系人协作内容联系电话提出部门要求反馈日期提出人/提出日期联系电话质量问题描述：描述人/日期：质量改进要求：审核人/日期：处理者/日期：供应商反馈（原因分析和整改措施）（可附页）：供应商负责人/日期：需方评估（验证）意见：审核人/日期

10、：跟进人/日期：说明：1、请供应商在要求反馈日期之前反馈，原因要详细，措施要明确；2、反馈要求以书面形式反馈至本公司物控部；XXXX电气有限公司外协加工质量保证协议书甲方：XXXXX有限公司乙方：现公司因生产需要，乙方对甲方的外加工产品以承包形式完成 加工，并对甲方的产品质量总体负责，按时保质保量完成甲方交接的业务订单，按 甲方相关规定、制度协调好产品出库、入库工作，对每批产品的材料按有关程序 操作，不允许私自违规，如特殊情况必须先申请，经相关负责人同意才行。现经双方协商，同意签定本协议，并共同遵守执行，乙方对以下条约负责：一、生产要求：1、在甲方仓库管理员安排下，按照产品的交货期，及时安排落

11、实并督促生产， 及时完成甲方外加工计划，并按时交货。2、对甲方生产配合方面，应及时到位，如有特殊原因应及时与甲方沟通，不能 缓慢不理。3、在甲方生产区内，外加工物流程序，乙方必须按甲方的相关规定，配合相关 人员工作。二、产品质量1、对产品质量按甲方技术要求保证质量，其 标准定为：标准数值为正值，经检验发现不合格产品，公司按退货处理，多次不合格退货造成产 品损坏，原因属乙方责任，乙方将承担损坏产品的全部损失费用。2、对不合格的产品送至第三方（外协单位），抽检不合格，如原因属乙方责任， 乙方将负责承但外协对甲方罚款费用和返修全部损失费用。三、赔偿出现不配合影响生产相关事例，按相关制度罚款乙方100

12、.00500.00元，情节严重的质量问题，按不合格数量的成本价格的100%罚偿。XXXXX有限公司外购件质量保证协议书甲方：XXXXX有限公司乙方：现公司因生产需要，乙方对甲方的外购件提供加工，并对公司的产品质量总 体负责，按时保质保量完成甲方交接的业务订单，按甲方相关规定、制度协调好 入库工作，对每批产品的材料过称、入库，按有关程序操作，不允许私自违规， 如特殊情况必须先申请，经相关负责人同意才行。现经双方协商，同意签定本协议，并共同遵守执行，乙方对以下条约负责：一、生产要求：1、在公司采购人员安排下，按照产品采购的型号、规格确认后回传甲方，乙方 及时安排落实并督促生产，并按时交货。2、对甲

13、方采购报单配合方面，应及时到位，如有特殊原因应及时与甲方沟通， 不能缓慢不理。3、在甲方生产区内，外协送货入库流程，乙方必须按甲方的相关规定，配合相 关人员工作。二、产品质量1、对产品质量按甲方技术标准要求保证质量，经甲方检验发现产品不符合标准 要求时，甲方按退货处理；甲方已加工好的半成品及成品，原因属乙方责任， 乙方将承担损坏产品的全部损失费用。2、对不合格的产品送至第三方（外协单位），抽检不合格，如原因属乙方责任， 乙方将负责承但外协对甲方罚款费用和返修全部损失费用。三、赔偿出现不配合影响生产相关事例，按相关制度罚款乙方100.00500.00元， 情节严重的质量问题，按不合格数量的成本价

14、格的100%罚偿。XXXXX有限公司供应商供应合作协议书供方：需方：浙江正惠电气有限公司合同编- 号：ZHZ-20090820供需双方根据平等的原则，经过充分协商一致，达成以下协议。、供货清单1、供货内容详见供应商供货清单。二、质量及管理要求1、控制要求1）需方自行确定其需要重点控制的关键件、主要件等零部件；应需方的要求，供方应向需 方提供关键件、主要件生产合格的材料质保书；需方认为必要时，供方生产所需的原材料在需 方指定的原料生产厂家购买，并提供相应的发票证明。2）对于原材料的关键质量特性，供方应根据需方要求进行质量的特殊控制，必要时应向需 方提供原始检验记录。3）需方有权在供方的原材料库存

15、现场取样进行验证和试验，如试验结果不合格，则其试验 费、差旅费等由供方承担。若试验结果表明供方降低了原材料质量等级标准或未按指定的要求 选用，需方有权按降低的材料差价比率结算货款，如因此造成的质量事故，其损失由供方全部 承担。2、材料委托加工控制由需方提供原材料的零部件加工，供方不得擅自改变原材料的原有性质，不得擅自改动加 工工艺，不得混用非需方提出供的原材料。3、技术参数和性能更改供方如需对零部件的材料、尺寸、加工精度、加工工艺等技术参数和性能作出调整，须以 书面形式报告需方技术部门，需方确认后，方可实施；更改后的零部件经过试用合格，需方技 术部门出具书面通知，可按新参数、性能投入批量生产。

16、否则需方有权全部退货，并要求供方 承担由此造成的停工损失和其它经济损失。4、包装1）供方应按照需方规范的要求，使用统一周转箱。2）供方应按照需方的要求进行包装，供方的包装应符合零部件的特性要求，保证在发运 过程中不造成碰伤及污染；否则造成的损失由供方自行承担。5过程监督需方有权对供方的生产加工现场，工艺流程，原材料的使用、标识、运行等进行检查与监 控；当供方质保系统出现严重管理漏洞时，需方有权令其限期整改；限期整改无效者，需方有 权终止合同。三、产品验收具体见质量协议四、交货1、米购需方根据不同情况以周、旬、月计划等多种形式向供方下达书面采购订单和临时调整计划 订单。供方应按照订单规定的时间和

17、数量要求交货，若因故延误，应在出现影响交货因素 的当天及时通知需方，并商协变更的交货期，以协商后的交货期为准；否则，供货逾期须赔偿需方由此造成的经济损失，若类似情况三次以上，需方有权终止合同。2、采购提前时间特殊情况下，需方以电话的形式追加订单和催货。供需双方根据不同零部件的加工工艺要 求分别协商确定提前周期，超过期限交货，按违约处理。需方紧急采购的供货时间，由供 需双方即时协商确定。3、供货能力供需双方根据供方不同零部件的加工条件分别商定其供货能力，在约定的供货能力下，供方 不能完成需方的订单要求，按违约处理。五、结算1、零部件价格指经需方验收合格，并经需方主管部门核准的到厂价格，末经双方协

18、商自行 变价无效。2、供方合格的零部件入库后，并开除入库单做为在此以后的结算赁单。3、需方的付款方式：赁供方入库结算单时间第3个月底最后一天付款。4、供方领款时必须提供相应的领款额增值税发票。5、供需双方因故终止供销合同，双方按原价格、周期结算，需方保留供方在此期间20% 的货款作为质量保证金，在结算终止期后3个月作为供方的质量保证期。质量保证期内若无产 品质量问题，则予以全部结清；若因供方的质量造成退货，则用质量保证金进行赔偿，结算余 额；保证金不足部分，由需方向供方追偿。6、如原材料价格发生异常变化时，供需双方应协商一致，并由需方统一调整零部件的执行 价格、执行日期。六、责任界定1、在成品

19、使用过程中，发生因零部件缺陷引起的质量事故投诉，按照产品质量法，所造成 的损失由供方承担。2、需方更改图纸、技术参数和检验标准，以更改通知和电话到达供方时截至，之前生产的 产品按原有的检验标准验收；之后的产品按更改后的检验标准验收。3、供方应熟悉生产的零部件的专利内容、范围等、因供方生产的零部件因专利、知识产权 等引起的纠纷，由供方承担相应责任和经济赔偿。七、协调1、在抽检验收时末发现，而在生产加工过程中发现供方不合格的零部件，由供方负责三包 （包修、包换、包退），对批量不合格所造成的损失由供方承担。2、供方发生生产设备、模具及其它故障影响供货时，须在事故当天及时通知需方供应部门， 商定更改供

20、货时期，按商定的期限延期供货，由供应部门按合同的违约责任进行处罚。3、供方生产的零部件因质量不合格退货而导致不能按时送货，致使需方生产停顿的按违约 责任处理。八、处理1、供方在约定的生产能力或采购提前时间下不能完成订单任务，按每延误1天或每次货一 次罚款300元以上1000元以下处理。2、若供方不积极配合，在规定的整改期内未完成整改，则由需方采取罚款500元以上1000 元以下，或暂停供货的方式处理；若导致需方生产停顿，供方同时承担由此造成的误工损失费。3、需方若发现供方将已判为不合格的零部件再次送检或混入下一批送检批次中，需方有权 对供方予以每次300元以上1000元以下的罚款，并降低其供货量，3次以上则终止供货。4、供方为需方生产的产品须全部供应需方，不得外流。如发现有“ZHZ”标记的产品外流， 罚款1000元，甚至取消供货合同。5、供方送货经检验判定后需要再处理的零部件，供方应在1天内派人，在需方指定的待处理区进行配合处理，或当即退回供方处理。不能在约定的时间内处理，每拖延一天罚款100元； 拖延时间超过7天的，作为供方放弃该批零部件所有权，需方可自行处理该批零部件