采购管理制度(同名14271)

1、乐慈元（武汉）生物科技发展有限公司采购（非办公用品）管理制度第一章总则第一条 为规范乐慈元（武汉）生物科技发展有限公司（以下简称公司）的采购管理工作，制 定本制度。第二条本制度所指采购的对象，是指采购研发、生产用物料、低值易耗品、外协加工或自制 品、产品等一切以实物形态存在的资产，不包括办公用品。第三条 采购处目前由市场部负责监管，设“采购员”和“采购付款员”，以确保采购流程管理 的严谨规范，并保障公司的资金安全。采购付款员开设专门的银行账户，该账户只用于处理与公司 采购行为有关的账目往来，严禁其它业务。第四条对采购行为的审批权限分别为：1-9999元范围内的采购申请由董事长审批；10000元

2、 以上的采购申请由董事长和总裁共同审批。（1999元内总监）第五条如果采购需要涉及需向公司借支采购资金的，借款的审批权限为：1-9999元的借款由 董事长审批，10000元以上的借款由总裁和董事长共同审批。第六条所有单件物料价格超过5000元的采购，必须单独申请，严禁与其它小金额物料混合在 一起申报。第二章采购的几种形态第七条公司的采购行为基本存在以下几种形态：1、网上购买：指采购人员通过淘宝网、京东等网络平台与网络供应商进行议价等谈判，并通 过支付宝等网上支付渠道支付货款的情况。2、实体店购买：指采购人员在实体店（非网络虚拟店）与供应商进行议价等谈判，并通过现 金或刷卡等方式当面支付货款的情

3、况。3、对公账户支付：指采购与供应商议定各项供货条款后，签订采购合同，并通过由公司账户 向供应商账户划账的方式来支付货款的情况。第八条无论采用以上哪种方式进行采购，都必须在采购前事先履行采购申请的审批程序。没 有履行采购审批程序的，财务处一概不支持借款、报销、核帐等请求。第九条 无论采用以上哪种方式进行采购，所有为公司提供过物料的店铺、公司、厂家等都必 须进入公司的供应商名录，涉及采购工作的所有相关人员均有责任和义务把供应商的详细信息提交 公司采购议价员，以便其录入供应商库。第三章职责第十条 采购申请部门的职责1、首先，明确需要采购的物料，包括品名、规格、型号、数量和可供参考的市场价格等，并

4、认真如实地填写采购申请单，提交部门总监和董事长签字确认（采购价格超过一万元的还需由 总裁签字确认）。申请部门须对采购申请单中的物料信息（价格除外，申请部门可提供市场参 考价格）的准确性负责。2、在不同采购形态下，申请部门应承担的进一步的责任包括：1）针对网上采购，申请部门必须对采购议价员提交的物料采购借支统筹表中包含的品名、 规格、型号、数量和单价等信息再次进行严格认真的审核，确认无误的由部门总监在物料采购借 支统筹表上签字。经签字后，申请部门亦对物料采购借支统筹表中的物料信息准确性负责。2）针对实体店采购，申请部门必须指定专人与采购人员共同前往实体店实施采购，因为按公 司规定不允许单独一人前

5、往实体店采购。3）针对对公账户支付采购，申请部门必须对采购合同中的各项条款严格审核，如需修改合同 条款的，须及时告知采购议价员与供应商重新谈判；确认无误的则由申请部门总监签字。经签字后， 申请部门须对合同内容负责。3、对于在采购过程中出现的纠纷和问题，必须配合采购人员及公司其它相关部门澄清问题、 并落实和承担应承担的责任。4、参与、配合公司对供应商的评估工作。第十一条采购议价员的职责1、在不同采购形态下，采购议价员应承担的直接责任包括：1）针对网上采购，依据申请部门提交的经审批的采购申请单，采购议价员须从公司的供应 商名录中选择合适的若干家供应商，与其分别谈判、议价，从中择其优者。待各项条款议

6、定后，采 购议价员须据实填写物料采购借支统筹表，并在表上首先签字，然后提交至后续的审批流程。2）针对实体店采购，依据申请部门提交的经审批的采购申请单，采购议价员须和申请部门 的指定员工共同前往实体店实施采购；完成采购返回后，须填写付款申请单，按公司规定财务 流程履行审批手续后到财务处报销。此种情形下，采购议价员负责落实采购发票事宜。3）针对对公账户支付采购，采购议价员须与供应商谈判议定采购合同，并将合同提交申请部 门总监审核签字；之后填写付款申请单，按公司规定财务流程履行审批手续后提交财务处处理。 此种情形下，采购议价员还需负责落实采购发票事宜。2、供应商管理的责任：1）负责建立，并随时维护、

7、及时更新公司的供应商名录，确保没有滞后信息；2）搜集所有关于供应商的信息，尤其是与违约、失信等有关的行为，并如实、及时地录入系 统，作为公司评估供应商的重要参考信息；3）直接参与供应商的评估工作。3、在采购实施过程中，如涉及签订采购合同的情形，须严格按照公司合同管理制度执行。4、在采购实施过程中，如有任何有关公司所订购的物料的疑问的，严禁擅做主张，必须第一 时间上报采购申请部门总监，和申请部门共同解决；无法解决的，则上报市场部总监。5、对于在采购和付款过程中出现或发现的任何经济问题，严禁隐瞒，必须第一时间向市场部 总监和行政部总监反馈，共同解决。6、对于在采购过程中出现的纠纷和问题，必须配合公

8、司相关部门澄清问题、并落实和承担应 承担的责任。第十二条采购付款员的职责1、采购付款员主要在网上采购的情形下发挥作用，其直接责任包括：1）在收到经审批无误的物料采购借支统筹表、以及财务处将采购借款划入专用采购账户后， 按照表中约定信息逐笔实施采购行为；2）负责按物料采购借支统筹表中的约定信息向供应商催要发票，对于承诺提供发票而违 约的，严禁在支付宝上立即付款，必须有效利用支付宝的第三方平台制约供应商，确保其不出现违 约行为；3）在物料送达并按照规定办理入库手续后，及时到财务处核帐。4）所有与供应商有关的情况，无论好坏，必须及时反馈给采购议价员，以便采购议价员及时 录入供应商系统；4、对于在付款

9、过程中出现的任何有关公司所订购的物料的疑问的，严禁擅做主张，必须第一时间向采购议价员反馈并合作解决；采购议价员也无法解决的，则必须上报采购申请部门总监；仍 无法解决的，则上报市场部总监。5、对于在采购和付款过程中出现或发现的任何经济问题，严禁隐瞒，必须第一时间向市场部 总监和行政部总监反馈，共同解决。6、对于在采购过程中出现的纠纷和问题，必须配合公司相关部门澄清问题、并落实和承担应 承担的责任。第十三条财务处的职责1、严格监控公司采购借款的执行情况和冲抵情况，同时严格按公司规定执行与采购相关的报 销、核帐工作。2、在审核采购借款时，须就之前采购借款的执行和冲抵情况提供书面意见，供上级领导在审

10、批时参考。3、每月25日对所有采购借款进行盘点，凡是账目有疑问或不清楚的，严格要求借款人先将借 支款项退还公司，待问题明朗且无疑义的情况下，履行正常审批程序后给借款人予以个别报销。4、对于在过程中出现或发现的任何经济问题，严禁隐瞒，必须第一时间向市场部总监和行政 部总监反馈，共同解决。5、由于财务人员的操作失误而导致付款错误的，由财务付款人员承担责任。第十四条市场部总监的职责1、市场部为采购处的上级主管部门，市场部总监负责采购议价员和采购付款员的日常管理。2、负责对采购管理过程中出现的问题和纠纷进行处理，无法处理的及时上报总裁和董事长。3、负责主持供应商评估工作。第十五条行政部总监的职责1、行

11、政部为财务处的上级主管部门，行政部总监负责会计的日常管理。2、对采购管理过程中出现的问题和纠纷，属于经济问题的，须协助市场部总监和公司其它部 门共同处理，无法处理的及时上报总裁和董事长。第十六条总裁和董事长的职责1、董事长负责审核所有物料的采购合理性，并在采购申请单、物料采购借支统筹表等 表单上签字。2、总裁和董事长根据第四-五条的规定在物料采购借支统筹表、付款申请单、借支申请 单等表单上签字，确认采购借款、货款支付的合规性。3、负责对采购管理过程中出现的问题和纠纷进行终裁。第四章 采购管理流程第十七条采购管理流程图参见附件1-3,分别描述了三种采购形态下的不同管理流程。第十八条采购过程中主要

12、涉及的需要审批的表单包括：1、采购申请表：由采购申请人填写，由申请人所在部门总监和董事长审核签字，金额超过 10000元的，还须经总裁签字确认。需要强调的是，采购申请表是公司采购行为的原始依据，将 作为最终所采购的物资准确与否的判断依据，因此采购申请人及其所在部门总监须对采购申请表 中的信息负责。2、物料采购借支统筹表：在网上采购的情形下，采购议价员根据经审批的采购申请单， 从公司的供应商名录中选择合适的若干家供应商，与其分别谈判、议价，从中择其优者。待议定后， 采购议价员据实填写物料采购借支统筹表，并在表上首先签字，然后提交至后续的审批流程（审 批流程参见附件1），注意审批时采购申请单同时作

13、为附件。需要强调的是，经审批的物料采 购借支统筹表将直接作为财务处办理借款的凭据；另外，统筹表中所体现的已经是经与供应 商议定后所有落实下来的信息，因此采购议价员须对统筹表中的信息负责。3、采购申请表和物料采购借支统筹表是公司仓库和财务处清点物资、核销账目的必需 凭据。4、付款申请单：在实体店采购和对公账户支付采购的情形下，采购议价员须据实填写付 款申请单并按公司规定财务流程履行审批手续，经审批的付款申请单作为财务处办理借款、 报销或支付货款的凭据之一。第十九条采购过程中的其它相关财务管理规定如下：1、采购议价员在与供应商议价的过程中，必须向供应商提出提供正规发票的要求，并尽可能 确保公司获得

14、正规发票。供应商能否提供正规发票，将作为是否选择该供应商的重要条件之一。2、采购付款员必须在收到经审批的物料采购借支统筹表后才能实施采购行为；仅凭采 购申请单，严禁采购付款员实施付款采购。3、采购申请的最主要审核节点为采购申请部门，申请部门总监在审核采购申请时，必须注意 是否有重复采购的情况发生，以避免发生重复支付的后果。4、在采购行为需要向公司借支采购资金的情况下，财务处须进行严格审核并提供书面意见， 供上级领导审批时参考，审核内容包括：1）以往所有采购借款的实施和冲抵情况;2）账目收支不平的情况；3）对呆账坏账的评估。5、在不同的采购情形下，财务处必须凭以下凭据判断是否执行借款或付款：1）

15、针对网上采购时的借款，采购人员必须向财务处提交的表单包括：经审批的采购申请表、 和经审批的物料采购借支统筹表；2）针对实体店采购后的报销，采购人员必须向财务处提交的表单包括：经审批的采购申请 表、经审批的付款申请单、采购发票（如确实无正规发票的话，须提供收据）、以及入库单；3）针对对公账户支付采购时的付款申请，采购人员必须向财务处提交的表单包括：经审批的 采购申请表、经审批的付款申请单、采购合同的原价和复印件（财务处保留复印件，但需审核原件）。第二十条在凭据不齐全、或签字手续不齐备（电子审批可以作为临时性的签字依据，不过事 后必须补齐）的情况下，财务处有权拒付物料采购款项，任何员工不得因此而刁

16、难财务人员。第五章纠纷责任认定及处罚第二十一条可能产生的纠纷形态有以下几种：1、由于采购申请部门在填写采购申请单时，写错了所需采购物料的品名、或规格型号等 基本信息，而导致采购发生错误、并可能导致额外成本的产生；2、由于采购议价员的失误，而导致采购发生错误、并可能导致额外成本的产生；3、由于采购付款员的失误，而导致付款发生错误、并可能导致额外成本的产生；4、由于财务人员的操作失误，而导致付款发生错误、并可能导致额外成本的产生；5、由于供应商的失误，而导致发错货等情况；6、采购人员发生了公款私用、吃回扣、及其它可能的经济问题；7、其它可能产生的纠纷和问题.第二十二条责任认定和经济性处罚措施1、责

17、任认定和经济性处罚措施如下：问题描述责任认定认定依据处罚措施第二十一条第1点申请部门负责采购申请单由于退、换货或其它原因而导致的额外成本由申请人个人承担第二十一条第2点采购议价员负责采购申请单、物料采由于退、换货或其它原因而导致的额外成本购借支统筹表由采购议价员个人承担第二十一条第3点采购付款员负责物料采购借支统筹表由于退、换货或其它原因而导致的额外成本由采购付款员个人承担第二十一条第4点财务付款人员负责合同、付款申请单由于追讨款或其它原因而导致的额外成本由财务付款人员承担第二十一条第5点供应商负责合同、订货单等凭据采购议价员应确保由供应商承担由此而导致的额外成本第二十一条第6点牵涉经济问题的所有相关人员均负责员工手册1）挪用公款的必须将挪用款项在一周内无条 件全额退回公司。此外，挪用公款超过5000 元的，额外处罚1000元;挪用公款超过10000 元的，额外处罚3000元。2）吃回扣的，无论金额大小，处以经济罚款5000 元。第二十一条第7点就事论事，由采购申请部门、市场部、行政部合议解决；不能解决的，提交总裁和董事长终裁。2、所有经济性罚款，在处罚决定发布后，员工可以在两日内以现金形式向公司缴纳；如过期 不缴的，公司有权从员工工资中扣除。第二十三条非经济性处罚措施1、一旦公款私用、吃回扣、及其它可能的经济问题被