、行政费用报销要求及模版-6年7月更新

1、行政费用报销要求及模板2016年7月、邮件题目要求：为方便搜索及查找费用审批邮件，请大家一定要在题目上标注出此次申报的费用总金额!XXX （区域/城市）XXX分公司/营业部XX费用报销/付款/借款申请XXX元举例如下：天津和平营业部*月份物业费付款申请 *元石家庄鹿泉分公司*月份日常行政费用报销申请*元山东济宁分公司2016年暖气费用借款申请 *元、日常行政费用报销：（一）模板：您好，*营业部申请报销*月份日常行政费用共计 *元，费用明细如下：1、办公用品费用*元（当月在职*人）;2、保洁费用*元；3、名片制作费用*元（*元/盒，*盒/人，*人）；制作名片人员名单：*、*、*、* （也可将名单

2、上传于附件）4、工牌制作费用*元（*元/盒，*盒/人，*人）；制作工牌人员名单：*、*、*、* （也可将名单上传于附件）5、打印纸费用*元（*包，平均*元/包）；6、快递费用*元；7、鼠标/键盘采贝费用*元：鼠标/键盘*元：*个，平均*元/个；8、员工生日福利费用 *元（*人，80元/人）：9、其他行政费用共计 *元：（1）企业文化墙费用共计 *元（均为品宣部下发样式模板）：KT板（长*宽）：*元/个，*个，*元；洗员工照片（用于照片墙）：*元/张，*张，*元；（2）维修费用共计*元：维修卷帘门*元；维修电脑（做系统/更换硬件）*元（二）注意事项：1、发票抬头及税号请见下文。无法开以微金总部名

3、称为抬头的合规发票的，需要在相应费用后注 明无法开票原因及准备了何类型票据作为抵票，邮件正文无此说明将不予报销。2、新成立营施寒揄去留福费建画微金藏领险（或速到亮限费用额度时一起申报（额度请见下文第八项 新成立营业崛限邮斓应填写纳税识别号：3、办公用品费用标准:10元/每人/月（每个营业部每月只可申报一次，不累计，建议于月底申报），需要在邮件正文中注明采购当月的在职员工人数，邮寄来时必须提供商家盖章的办公用品清单，也可在发票上直接打印出明细 。如在超市买的，开发票时超市收回小票，可以提前拍照，邮件上传照 片，邮寄时打印；如在文具小店购物没有发票的，请让商家提供收据并且写一个清单，然后附上抵 票

4、与报销单据一同邮寄。4、打印纸 费用标准:95元/箱，5包/箱，即均价不可超过 19元/包，此费用不计在 10元/人的办 公用品费用之内。5、俣注费用标准：300元/月（每个营业部每月只可申报一次，建议于月底申报）。6、快递费 报销、邮件正文要写清楚明细，寄来时在报销单后边要有发票及写有金额的快递单，两者必须能对得上且 缺一不可。快递费用自2016年1月起实行月报制度，每月只可申请报销一次， 申请时上传快递费用明细表。每月快递费用累计较多营业部可自行与快递公司签署协议，保留 好快递底单，并于快递费用明细表中作好记录，累计至月底统一结帐并开发票，此费用可申请 报销，亦可申请对公付款。7、名片_费

5、用标准：10元/盒（一线城市15元/盒），2盒/人/月，注明制作人员名单。8、工虬费用标准：10元/套，1套/人，注明制作人员名单。三、差旅费报销申请:（一）邮件题目及正文内容模板:题目：XXX分公司/营业部XXX （姓名）*月份出差* （地点）差旅费报销申请XXXX元正文内容格式:您好，XXX（区域及城市）XXX分公司/营业部* （职级）* （姓名）因* （事由）于2016.*至2016.*至ij* （地点）出差，现申请报销差旅费共计*元，费用明细如下，请领导审批。（如：您好，天津宝垠营业部经理郭文杰、业务主管杨光然、肖全共 3人因参加华北大区工作会议于2016.4.8至2016.4.10到

6、石家庄出差，现申请报销差旅费共计385元，费用明细如下，请领导审批。）1、车票费用共计*元：（1）火车票费用共计*元：16.*.* 至*火车票动车/高铁*等座*元/张*人共*元；16.*.* 至*火车票动车/高铁*等座*元/张*人共*元。（2）长途汽车（大巴车）费用共计*元：元；元；16.*.*16.*.*至 *元/张*人共*2、打车费用共计* 元:16.*.*至 *元;16.*.*至 *元。3、住宿费用共计* 元:16.*.*（城市）*（酒店）住宿*天*间*元/天共*元。4、餐饮费用共计*元：（二）注意事项：1、出差费用应先经由谁审核：如出差申请单及费用报销单上有出差人直属上级领导签字的，可

7、直接提交报销邮件；如无法签字只能走邮件审批的， 需要将出差行程及费用明细都发给出差人的直属上级领导一同审批，如有需要分摊其他营业部的情况，也需要在邮件中注明，待其上级领导同意后再将邮件转发给行政对接人进行审批，否 则无领导同意邮件不予报销。如：营业部在职人员出差，则只要营业部经理在报销单上手签字即可；营业部经理出差，由于直属 上级领导为城市经理或区域经理，不在身边无法在报销单上签字，则必须先发邮件让领导审核费用。2、费用归属：题目与报销单右上角营业部名称应一致城市经理以上领导出差，到哪个营业部出差，差旅费就应归属到相应营业部，则报销单右上角亦应 填写此营业部，邮件题目上最前边亦应为此营业部，三

8、者必须一致；若是到自己管辖的上级区域或其他 区域出差，则费用为区域内营业部分摊，报销单右上角可写“*区域分摊”，请上传费用分摊表(出差领导本人签字)，并在邮件正文写明分摊费用详细(或正文放置分摊表截图)，一同交于其直属上级 审批。3、达飞-费用报销制度差旅费用标准审核对照程序：(1)先看第5页最上边的职级解释的表，从右边找到出差人员所属职务，对照左边的职级解释进 行标准定位；(2)第5页下边的表为交通工具标准，按照刚对应出的职级解释定位，查找出差人可乘坐的交通 工具；(3)查看第6页的城市列表，查询出差城市为几类城市；(4)再回到第4页，根据对应的职级解释，查看在出差的几类城市里出差的标准，费

9、用不可超出 此标准。4、开车自驾出差路费如何报销：开车自驾，易出事故且费用不好衡量，因此不建议开车自驾出差，行政亦不报销加油费。如因特殊情况只能开车出差，则须在邮件正文说明情况，费用采用“孰低原则”(即按火车票往返费用总合，与1.2元/公里费用相比较，以其较低费用为报销标准)，同时需要写明行车路线及每段公里 数，包括出差地市区内行车路线及公里数。城市经理以上领导区域内开车巡店，费用则按1.2元/公里报燃油费。5、住宿费用：住宿标准是根据出差人的职级进行评定的，集团要求一同出差的同性别人员必须住同一标间， 此标间的价格标准以职级较高一方人员的标准为准，但不可以两人标准相加后的金额作为其住宿标准。

10、如,营业部经理在一类城市的出差住宿标准为350元/间，则表示此营业部经理只能住宿单价标准在350元以内的房间，即使两位营业部经理同住此房间，也只能按照350元/间的标准进行审核；若是一位营业部经理与大区总监在一类城市出差同住一标间，则审核时将以大区总监500元/间作为二人住宿标准。请各位内勤转告营业部经理，并于出差前提醒。酒店住宿需要发票及盖章酒店水单（两者缺一不可，且两者印章上公司名称应相同 ）O住宿费水 单中若含有 其他附加小商品费用， 则不在差旅费用报销范围内；食品或餐费，请单独开具餐饮票及明细，不与住宿费混计，则可以差旅伙食标准报销。6、差旅发票问题:差旅相关发票日期应与出差区间对应。

11、如有票据丢失等特殊情况，请于邮件中说明情况，并用同类 型发票作为抵票，否则不予报销。四、团建费预算申请、报销申请:详见邮件审批流程图:您好，*营业部于*月*日已开展团建活动，实际花销金额为*元，附件已上传团建活动费用报销申请表、报销申请单、相关票据及活动照片，请批准报销，谢谢。（二）注意事项:1、团建活动不可为聚餐形式，且发票不可全为餐票，否则不予以报销；2、如无法提供发票需要用抵票的情况，请在团建活动费用报销申请表中写明;五、办公电器固定资产采购申请（一）模板：1、新营业部 采购电脑及其他办公电器设备等固定资产申请格式: 您好:*分公司为新成立营业部，目前在职人员共计*名，人数已经区域人事审

12、核通过：其中营业部经理1名、职能端内勤1名、业务端人员*名，目前部门业务人员扔在不断扩充。现按集团标准申请 在*公司采购营业部经理用笔记本电脑1台*元、台式电脑*台*元（均价*元/台，职能端内勤1人配置*台、业务端*人配置*台），其他办公电器设备 *元，费用共计*元，均在集 团标准范围内，现申请于法务审核通过的合同上盖章。我部准备先行垫付购买，待收到发票后邮寄进行 避良（或为：请向先商家支付采购款，待收到发票后邮寄进行冲抵），区域审核已通过，请领导批准采 购/付款。2、老营业部 采购电脑申请格式：您好：因*公司已由原在职*人增加至*人，人数已经区域人事审核通过：其中营业部经理1名、内勤1名、业

13、务人员*名，目前部门业务人员扔在不断扩充，原有电脑*台配备使用情况如下：（1）笔记本1台一一营业部经理1名，（2）台式电脑1台内勤人员1名（3）台式电脑*业务人员*名根据集团采购台式电脑业务端3:1的比例，*位业务人员应用*台电脑，现共用*台电脑，已无法满足工作需要，故现准备于*公司增加采购*台台式电脑*元（含税单价平均*元/台），均在集团标准范围内，现申请于法务审核通过的合同上盖章。我部准备先行垫付购买，待收到发票后邮 寄进行报销（或为:请向先商家支付采购款，待收到发票后邮寄进行冲抵），区域审核已通过，请领导 批准采购/付款。3、老营业部采购其他电器类固定资产申请格式：您好：*公司现因*原因

14、急需采购以下电器类固定资产，准备于*公司采购，费用共计*元，采购明细如下，均在集团标准范围内，现申请于法务审核通过的合同上盖章。我部准备先行垫付购买，待收到发票后邮寄进行报销（或为:请总部先向商家支付采购款，待收到发票后邮寄进行冲抵），区域审核已通过，请领导批准采购/付款。（二）注意事项:1、固定资产采购，须先申请后执行，如未经同意擅自采购，则不予报销2、采购空调请写明营业部放置空调的空间面积、空调的适用面积，以作为采购空调数量的参考;3、电脑米购申请表 例子:4、财务电器类固定资产清单 必须填写SN码？，每台电器SN码均不同，故一台电器对应填写一个SN码；“使用人”填写应按“责任到人”、“谁

15、使用就写谁、“谁保管就写谁”等原则填写，如公 用则请写营业部经理姓名（注意一定要写姓名）；5、行政固定资产申请单 需要在名称处粘贴实物图片。6、采购电脑必须写明在职总人数、内勤及业务人员详细人数，根据集团职能端1:1比例、业务端3:1比例写明申请明细，营业部经理审核通过后，交由区域人事对所写人数进行审核，再经区域经理、 大区总监层级审核后再向行政部报审。7、如有合同约定分批次付款的情况 ，则需要在最初就写明付款总额及每批次付款比例及金额，经 层级审核后再到行政，否则在申请第二付款时还需要重新进行层级审核。六、房租及税费：房租原则上要求必须开具发票 （具体比例等情况可与财务沟通后确定），如需后期

16、到税务局代开, 则需要在房租申请邮件中说明如开票金额、发票抬头等情况，还需说明是否拆分合同，其产生的税费可 单独走费用付款或报销流程。七、水电、物业费：如果是物业代缴的，不能开具总公司抬头的发票的，需要提供盖有物业公章或财务章的收据、缴费通知书和物业缴费总发票的复印件；如可由物业开具发票的，发票抬头实在开不了公司的名字，就开房东的名字或者门牌号（需要证明与营业部店面相对应），但需要邮件正文说明情况；如果房东不是物业 而是个人，无法盖章，则需要房东出具按手印的收据/收条，及其身份证复印件，并在邮件正文说明情况。八、新成立营业部开业费用要求：【开业经费标准】：费用 包括前期开业采购办公用品、保洁用

17、品、礼仪费用等，合作加盟营业部开业经费额度：10000元公司直营营业部开业经费额度：3000元【开业招待费用标准】：开业招待费用标准为20桌以内（含20桌），直接发给行政对接人审核;如超出标准桌数则按照营销费用管理办法，报销时需同时发给行政对接人与营销费对接人，营业部按照 计划外费用报销流程进行上报逐级审批，每月业务管理部根据相应费用金额冲抵超出部分，由营业部营 销费用先行扣减。报销开业招待费时， 需提供开业活动照片，邀请客户数量、桌数及用餐照片。一、二线城市：1800元/桌（含酒水）三、四线城市：1300元/桌（含酒水）（一）模板：您好：*区域/城市*营业部为新成立直营 /加盟营业部，职场位

18、于 *市（为*类城市），现申请 报销于*年*月*日开业经费*元、招待费用*元（平均*元/桌，共*桌），共计*元, 费用明细如下，采购明细、相关单据及开业照片均已上传至附件，请领导批准报销。一、开业经费共计 *元：1、开业当天布置及礼仪费用 *元；2、开业前期办公用品费用 *元；3、开业前期保洁用品费用 *元；二、开业当天招待费用 *元：共计*桌，平均*元/桌（含酒水）。邀请人员共计 * 人，名单：？*、*、*、*、*、*、*、*、*。（二）注意事项：1、申报开业费用前，不可单独申请报销办公用品及保洁用品费用，开业费用只可申报一次；2、因费用额度标准不同，请说明是直营还是加盟营业部；3、请说明营业部 所在城市，以便于审核招待费用标准。4、注意所有采购物品，若发票上无明细的，则需要商家盖章明细；九、备用金借款的申请及冲抵：（一）模板：1、申请格式：您好，*区域/城市*营业部上月备用金结余 *元，现申请*月备用金借款*元，则 可用额度共计2000元，本月备用金预算费用明细如下，请领导批准支付：（请插入备用金预算表截图）2、冲抵格式：（请参照日常行政费用报销内容模板）（二）注意事项：1、新营业部 未申报开业费用的，不予申请备用金借款；2、备用金仅限于支付可开出以“达飞微金商务咨询（北京）有限公司”为抬头合规发票的日常行 政费用，特殊费用、无合