办公软件学习技巧：excel表格里面一个人名的数据相加-一个工作表内有多个姓名,如何在excel中将同一姓名...

1、 excel表格里面一个人名的数据相加-一个工作表内有多个姓名,如何在excel中将同一姓名. 一个工作表内有多个姓名,如何在excel中将同一姓名. 这里列出的 Microsoft Excel version 2021 秘诀，都是由 Office XP秀秘诀送 T 恤比赛每月得奖人所供应，这项比赛已经在 2021 年 5 月 31 日结束。如需了解如何使用 Microsoft Excel 2000，请参访 Excel 2000 秘诀与诀窍网页。 依据多重条件计算 Excel 记录笔数 供应者：Nick Fusee，*马里兰州奥文斯米尔 您曾经想要在 Excel 工作表中快速计算符合一组条件的

2、记录笔数吗？您可以使用阵列公式。您可以像建立其他公式一样建立阵列公式，不过您必需按 CTRL SHIFT ENTER 来执行此公式。 我们来看一个范例。假设您负责管理产品部门，您盼望分析库存，找出哪些品项的成本高於 0.25 元，而且总库存量为两个。 您目前的库存状况如下。 A B C 香蕉 0.25 2梨 0.25 2柳橙 0.33 3葡萄 0.5 4西洋李 0.5 5苹果 0.25 3莱姆 0.33 2柠檬 0.5 4奇异果 0.5 4桃 0.25 3 A1 至 A10 是产品名称 B1 至 B10 是产品价格C1 至 C10 是在架上的数量 以下是您可以使用的阵列公式： 在您盼望呈现结果

3、的储存格中输入：=SUM(IF($B$1:$B$10 .25, IF($C$1:$C$10=2,1,0) 按 CTRL SHIFT ENTER。此公式会检查 B 栏的值是否大於 0.25，然后对於每一笔符合此条件的记录，再检查其 C 栏的值是否等於 2。然后它会加总符合上述两项条件的记录笔数。在此范例中，结果为 1。 在储存格中输入分行符号 供应者：Jill Baird，*纽约州奥威哥 您可以在 Excel 工作表中掌握多行标题或标签的分行符号，犹如您在 Microsoft Word 所做的一样。方法如下： 在您盼望呈现标签或标题的储存格上按一下。 输入第一行资讯。按 ALT ENTER。输入

4、第二行。假如您要输入更多行，请重复步骤 3。当您结束输入时，请按 ENTER。 在您的 Excel 资料上执行快速运算 供应者：Gregg Petruzzelli，*麻州波士顿市 您曾经想过在您的 Excel 资料上快速执行运算，而无须取代资料吗？例如，您或许有一些年度的数据，而您盼望了解单日的数据是多少。做法很简洁，只要使用 选择性贴上 指令即可。 在储存格中输入 =365。 按一下 复制。将您想要获得单日数据的资料反白。在 编辑 功能表中按一下 选择性贴上。在 选择性贴上 文字方块中按一下 除，然后按一下 确定。您反白的全部资料都将除以 365。假如您按一下其中一个储存格，您会在公式列上观

5、察刚才所执行的运算式。 汇入 Access 资料表至 Excel 供应者：Linda Short，*奥克拉荷马州奥克拉荷马市 您已经收集了资料，现在您想要分析资料。以下是快速复制 Access 资料表至 Excel 的方法。 在 Access 资料库视窗中，按一下您要汇出的资料表。 在 标准 工具列上按一下 Office 连结。按一下 使用 Excel 来分析。Excel 会自动在工作表中开启及显示您的资料表。 另一种复制 Access 资料至 Excel 的方法 供应者：Timothy E. MacKay，*纽约州艾姆赫斯 堪萨斯州阿肯色市的 L. J. Cook 供应了如何汇入 Micro

6、soft Access 资料至 Excel 的秘诀。有另一种替代方法，只需要复制及贴上即可完成。 在 Access 中开启包含您要复制的资料的资料表、查询或表单。 在 检视 功能表中按一下 资料工作表检视。选取您要复制的记录。或按 CTRL A 选取整个栏。在 档案 功能表中按一下 复制。开启 Excel 活页簿。在工作表区域左上角，也就是您要显示第一个栏位名称的位置上按一下。(为了避开复制的资料取代现有的记录，请确定工作表在您按一下的储存格的下方或右方都没有资料。)在 Excel 的 档案 功能表中按一下 贴上。 汇入 Access 资料至 Excel 供应者：L. J. Cook，*堪萨斯

7、州阿肯色市 您知道您可以从 Microsoft Access 资料库汇入资料至 Microsoft Excel 吗？以下是快速且简洁的方法： 开启您要用来汇入资料的 Excel 活页簿。 在 资料 功能表中指向 汇入外部资料，然后按一下 汇入资料。在 选取资料来源 对话方块中按一下 新来源。在 资料连接精灵 对话方块中按一下 ODBC DSN，然后按一下 下一步。按一下 MS Access Database，然后按一下 下一步。在 选取资料库 对话方块中扫瞄至您要汇入的资料库档案，然后按一下 确定。在 资料连接精灵 对话方块中，按一下包含您要汇入的资料的资料表名称，然后按一下 下一步。输入名称

8、及描述，然后按 完成。在 选取资料来源 对话方块中，按一下您刚建立的资料来源，然后按一下 开启。在 汇入资料 对话方块中，指定您要放置资料的位置，然后按一下 确定。(当 汇入资料 对话方块开启时，您可以在试算表中盼望呈现资料的资料列上按一下，然后 目前工作表的储存格 方块将会自动更新为正确的资讯。) 使来源活页簿的连结维持最新资料 供应者：Christian Avrillon，南非 Excel 的众多优点之一就是您可以在一个活页簿中建立公式，并且连结至储存於另一个 (来源) 活页簿的资料。但是，假如您的来源活页簿常常变更 (例如，每个月更新来源并以新的名称储存)，您将会耗费很多时间在於寻觅及更

9、新旧来源活页簿的连结。幸运的是，有一个简洁的方法可以完成此项工作： 开启包含连结的活页簿。 在 编辑 功能表中按一下 连结。在 来源 对话方块中，按一下您要变更的来源连结的名称。按一下 变更来源。在 变更来源 对话方块中，按一下您要参照的来源活页簿。编辑注解：若要成功变更来源活页簿，则新与旧的来源活页簿中的连结资料，必需存放於同一个储存格位置 (例如 A15、D24)。 在 Excel 中产生乱数 供应者：Ben Marshall，英国索立郡窝京 有些分析必需使用随机产生的数字。您也可以使用随机产生的数字，快速填入 Excel 试算表中。有一个简易的函数可以用来自动完成此项工作。以下是您可以利

10、用的几种方式： 在储存格中输入 =RAND() 以产生 0 与 1 之间的数字。 在储存格中输入 =RAND()*100 以产生 1 与 100 之间的数字。在输入函数之后，您可使用填满控点，将乱数快速填入全部您想要填入的储存格。若要使用填满控点，请按一下储存格，将您的指标移动至储存格的右下方，直到指标变成黑色加号，然后水平或垂直拖曳以涵盖您盼望填入的储存格。 编辑注解：若要变更乱数的数字格式 (例如，假如您盼望数字到小数点为止)，请在 格式 功能表中按一下 储存格。在 储存格格式 对话方块中按一下 数字 索引标签，然后在 类别 清单中按一下 数值。然后在 小数位数 方块中输入数字 0，然后按

11、一下 确定。 建立表单以简化资料输入 供应者：Rajesh Chintala，印度德里 在 Excel 试算表中输入大量资料是特别耗时的工作。使用资料输入表单将可以简化您的工作。资料入表单是一个对话方块，可让您轻松同时输入一整列的资讯。 若要使用资料输入表单来编辑清单： 在您要新增记录的标签列中按一下储存格。 在 资料 功能表中按一下 表单。按一下 确定。此时会消失资料输入对话方块，其中的栏位标签会对应您清单中的栏标签。若要加入新的记录 按一下 新增。 输入新记录的资讯。输入完资料之后，按 ENTER 以新增此记录。完成新增记录之后，按一下 关闭 以新增新记录并关闭资料表单。 保留结果、舍弃公

12、式 供应者：Ralph Hughes，*佛罗里达州西棕榈滩 我收到来自供应商的出货单，其中包含计算帐单资料的公式。在我能够使用这些帐单资料之前，我必需将公式的计算结果转换为一般数字。很幸运的，在 Excel 中只需复制、贴上，不需要公式。 选取包含您要复制的资料的储存格。 按 CTRL C 以复制储存格资料。按 CTRL V 将资料贴上新的位置。按一下 贴上选项 才智标签旁的箭头，然后按一下 只有值。 利用自动筛选功能像资料库一样使用您的试算表 供应者：Bob Brannen (地点未明) 您可以使用自动筛选功能，依据特定条件分析 Excel 试算表。例如，假设您是一位销售人员，拥有一份试算表

13、，其中列出您所负责区域内的全部客户，您可以使用自动筛选功能，依据特定区域排序，然后只扫瞄此区域内的客户资料。以下是此功能的使用方法： 在您要筛选的清单中的储存格上按一下。您应当选择消失在包含标题及相关资料的列中的储存格，例如一组客户名称或电话号码。 在 资料 功能表上指向 筛选，然后按一下 自动筛选。在每一个栏的标题上会消失箭头。按一下箭头，然后在下拉式功能表中选择您的筛选条件。(例如，您可以筛选大於或小於目标数值的数字。)只有符合条件的资料列会显示出来。特别适合制作报表！ 编辑注解：若要扫瞄自动筛选的实际范例，请莅临 Ed Viesturs 如何使用 Excel 网页，为您展现*的顶尖登山家

14、如何使用自动筛选功能，来排序其装备清单。 让您的 Excel 活页簿拥有一贯、专业的外观 供应者：Ken Leisey，*维吉尼亚州里奇蒙 我的公司为客户供应的服务大多是以 Microsoft Excel 完成的。为了使交付给客户的文件维持一贯、专业的外观，我们建立了一个巨集，可利用一些元素自动设定活页簿的格式。例如，我们的巨集可将页面配置设定为横式，指定页面边界，然后在页首及页尾加入标准元素，例如版权资讯及页数。 识别重复性质的工作，然后记录成巨集，可为我们节约很多时间，帮助维持一贯的风格，并削减错误。 以下步骤展现如何建立巨集，让您将自订的页尾插入文件。 若要建立此巨集： 开启新的 Exc

15、el 活页簿。 在 工具 功能表中指向 巨集，然后按一下 录制新巨集。在 巨集名称 文字方块中，输入巨集的名称，例如 FormatPage。在 将巨集储存在 清单中，选取 个人巨集活页簿。留意：您必需将巨集储存於 个人巨集活页簿，否则巨集将会遗失。)按一下 确定。在 检视 功能表中按一下 页首及页尾。按一下 自订页尾 按钮。在 左、中、或 右 区段方块中按一下，然后按一下各个按钮，在您盼望的区段中插入页首或页尾资讯，或输入您自己的资讯。按一下 字型 按钮 (有大写 A 字样的按钮) 以变更字型属性。按一下 确定。在 工具 功能表中指向 巨集，然后按一下 停止录制。 若要在新文件中使用此巨集：

16、开启文件。 在 工具 功能表中指向 巨集，然后按一下 巨集。在 巨集名称 文字方块中，按一下您要执行的巨集名称。按一下 执行。 若要检视结果，按一下 标准 工具列上的 预览列印。 编辑注解：若要使用 预览列印，您必需在活页簿中至少填入一个储存格。 在 Excel 2000 中扫瞄资料区块 供应者：Eladio Miguel Knipping，*加州厄文 在 Excel 2021 中扫瞄邻近资料区块的最简洁方法，是结合使用 END 键与方向键。若要在列或栏的资料区块之间移动，请按 END 及方向键。例如，若要移动至资料列最终 (或最右边) 的储存格，请按 END 向右键。 或是，若要移动至工作表

17、的最终一个储存格，也就是使用中的最右一栏最底下的储存格，请按 CTRL END。 在 Excel 工作表中绘制框线 供应者：Mark Cross，*佛罗里达州 多年来，Microsoft Word 使用者已经能够建立符合自己特别规格的表格。现在，Excel 2021 供应使用者相同的功能：绘制框线。使用方法如下： 在 格式 工具列上按一下 框线 旁边的箭头，然后在面板上按一下 绘制框线。 在 框线 工具列上按一下 绘制框线 或 绘制框线格线 旁边的箭头，然后在面板上按一下 绘制框线。操作下列一种或多种步骤：在储存格上绘制框线。按一下您盼望做为框线的线，或按一下并拖曳您要做为框线的线。在列的四周

18、绘制外侧框线。在储存格的按一下，然后拖曳越过资料列。在栏的四周绘制外侧框线。在储存格的按一下，然后拖曳越过资料栏。绘制完框线之后，请关闭 框线 工具列以离开框线模式。 有数种键盘快速键可与新的绘制框线功能搭配使用： 若要在列或栏内的储存格四周绘制框线，请在拖曳游标时按 CTRL 键。 若要清除您在列或栏四周所绘制的储存格，请在拖曳游标越过列或栏时，按 SHIFT 键。若要清除您在列或栏内的储存格四周所绘制的框线，请在拖曳游标越过列或栏时，按 CTRL SHIFT 键。 编辑注解：若要套用不同的线条样式至框线，按一下 线条样式 旁边的箭头，然后在面板上按一下您要套用的框线样式。若要套用不同的线条

19、颜色至框线，按一下 线条颜色 旁边的箭头，然后在调色盘上按一下您要套用的颜色。 在 Excel 中使用简易但强大的函数建立时程表 供应者：Brian Nicholson，*威斯康辛州窝特镇 Excel 供应简易但强大的以收集员工的时程表资料：NOW() 函数。您可以使用此函数建立巨集，让员工只需按一下按钮即可记录上班时间或下班时间。 若要录制能够输入及更新 NOW() 函数的巨集： 在 工具 功能表中指向 巨集，然后按一下 录制新巨集。 在 巨集名称 文字方块中，输入巨集的名称，例如时程表。在 将巨集储存在 文字方块中，按一下您要储存此巨集的位置。假如您盼望在使用 Excel 时，随时都能使用

20、巨集，请选择 个人巨集活页簿。假如您盼望加入此巨集的描述，请在 描述 方块中输入。按一下 确定。在 Excel 工作表中，选择应显示员工上班时间的储存格，输入公式 =Now()，然后按 ENTER。复制此储存格。在同一个储存格上按一下滑鼠右键，然后按一下快显功能表上的 选择性贴上。在 贴上 下面选择 值，然后按一下 确定。这麼做可以冻结上班/下班时间，使员工无法更改。按 ENTER。在 停止录制 工具列上按一下 停止录制。 现在您已拥有一个巨集，可将选取的储存格更新为最新的时间。下一个步骤是指定此巨集至按钮，使这项记录动作仅需按一下滑鼠即可完成。 若要建立自订工具列按钮并指定新巨集： 在 工具

21、 功能表中按一下 自订，然后按一下 指令 索引标签。 在 类别 方块中按一下 巨集。将 自订按钮 图示从 指令 方块拖曳至工具列。保持 自订 对话方块开启，执行以下步骤：在新按钮上按一下滑鼠右键，然后在快显功能表上的 名称 方块中输入名称，例如 ClockInOut。在新按钮上按一下滑鼠右键，按一下 变更按钮图片，然后按一下您要使用的图片。或是，若要显示按钮名称，而不要显示图片，按一下 仅显示文字。在新按钮上按一下滑鼠右键，然后按一下 指定巨集。在 巨集名称 中按一下您刚才建立的巨集名称，然后按一下 确定。关闭 自订 对话方块。 现在全部员工所需要做的只是选取正确的储存格，然后按一下 Cloc

22、k In/Out 按钮。 在 Excel 中於肯定与相对储存格参照间来回切换 供应者：Rolando S. Jamilla，*德州开提 当您在 Excel 中建立公式时，公式可以使用相对储存格参照，也就是参照至相对於公式位置之储存格，或使用肯定参照，也就是参照至特定位置之储存格。公式可以同时包含相对与肯定参照。肯定参照是以 $ 符号表示的。例如，$B$1 是肯定参照至栏 B 列 1。 当您使用多个公式时，您可以轻松转变栏及列参照，从相对到肯定，或从肯定到相对，只需使用以下这个便利的方法： 选取包含公式的储存格。 在 公式列 中选取您要变更的参照。按 F4 切换不同的组合。 在 Excel 或

23、Access 中使用此便利的方法插入时间/日期 供应者：Kimberly Schenk，*田纳西州斯麦纳 这里有几种键盘快速键，可让您在 Microsoft Access 资料表或 Excel 试算表中插入目前的时间与日期。 目前日期：按 CTRL 分号 目前时间：按 CTRL SHIFT 分号目前日期与时间：按 CTRL 分号，然后按空白键，然后按 CTRL SHIFT 分号在 Access 中，此键盘快速键仅在资料工作表或表单检视中输入资料时适用。 编辑注解：当您使用此秘诀插入日期与时间时，此资讯会维持静态。若要自动更新此资讯，您必需使用 TODAY 及 NOW 函数。若要了解如何做到此功

24、能，请在 Excel 说明 中搜寻插入目前的日期和时间至储存格中，然后按一下 插入可更新之日期或时间。 在 Excel 中快速计算个人的年龄 供应者：Kimberly Schenk，*田纳西州斯麦纳 Excel 的 DATEDIF() 函数可计算两个日期之间的天数、月数或年数。因此，此函数可以轻易计算出个人年龄。若要尝试此秘诀： 在空白的工作表中，於储存格 A1 输入诞生日期，使用斜线来分隔日、月、年。 於储存格 A2 中输入 =DATEDIF(A1,TODAY(),y)，然后按 ENTER。 年龄 (以年为单位) 将会显示於储存格 A2。 编辑注解：如需使用 IF 工作表函数的正确语法的具体

25、资讯，请在 Excel 说明 中搜寻 IF 工作表函数。 快速清除全部试算表格式 供应者：Thomas Nilsson，瑞典马尔摩 有一个简易的方法可以快速清除 Excel 试算表中的全部格式。 在 Excel 2021 中： 在试算表中按一下任何储存格，然后按 CTRL A 以选取工作表中的储存格。 在 编辑 功能表上指向 清除，然后按一下 格式。 在 Excel 中隐蔽整个工作表 供应者：Mike Figueroa，*纽约州西斯科山 您可以隐蔽 Excel 工作表，以削减画面上的工作表数量，并避开不慎变更资料。当您隐蔽部分活页簿时，您将不会看到其中的资料，但是并不会删除活页簿中的资料。 选

26、取您要隐蔽的工作表。 在 格式 功能表中指向 工作表，然后按一下 隐蔽。 请记住，假如活页簿已被爱护，您将无法隐蔽工作表。 Web 查询可使 Excel 工作表保持最新状态 供应者：Brian Lema加拿大安大略省纳皮恩 网页中通常包含特别适合在 Excel 进行分析的资讯。例如，您可以使用 Excel 来分析由网页直接复制而得的股价。但是假如您必需常常取代这些资讯以保持最新的数据呢？Excel 2021 供应的可更新的Web 查询功能，使这项工作变得更简单。 若要建立新的可更新的 Web 查询： 在您的扫瞄器中，扫瞄至您要查询资料的网页 (例如 MSN MoneyCentral 的最新股价

27、)。 复制资料并贴上 Excel 工作表。在您贴上的资料下方会消失 贴上选项 才智标签。按一下 贴上选项 才智标签右侧的箭头，然后按一下 建立可更新的 Web 查询。在 新增 Web 查询 对话方块中，按一下您盼望加入 Web 查询的资料表旁边的黄色箭头。按一下 汇入。 在 Excel 中可手动或自动更新此资料。若要手动更新： 在 检视 功能表上指向 工具列，然后按一下 外部资料。 然后按一下 外部资料 工具列上的 更新资料 按钮。若要在档案开启时，定时或在背景自动更新资料： 按一下 外部资料 工具列上的 资料范围属性 按钮。 然后在 更新 掌握项下选取您要使用的选项的核取方块。 编辑注解：当

28、您从网站撷取资料时，可能会流失一些格式或内容，例如指令码、.gif 图片或单一储存格内的资料清单。 利用文字转换语音功能让您的眼睛休息 供应者：Fran Weaver，*加州亨丁顿滩 校对试算表是一项耗时、使眼睛疲惫的工作，特殊是在您比对试算表与另一份文件的资料时。但是 Excel 2021 的文字转换语音新功能可为您读出选取的资料，帮助您提高此项作业的速度。当储存格中的数值被读出时，该储存格将会反白，当您听到错误时，可以停止以修正储存格中的错误。 若要播放一群储存格： 在 工具 功能表中指向 语音，然后按一下 显示文字转换语音工具列。 选取要读出的一群储存格。在 文字转换语音 工具列上按一下

29、 循列 或 循栏，以选择电脑读出的方式。假如您盼望电脑读出您所选取的每一个储存格，请按一下 读出储存格。若要修正错误，按一下 停止读出，然后使用您的滑鼠与键盘进行必要的变更。按一下 读出储存格 连续。 若要在输入每个储存格之后读出： 在 文字转换语音 工具列上按一下 按 ENTER 后读出。 在储存格中输入资料。在您按下 ENTER 之后，电脑将会读出储存格内的资料。 您也可以指定男性或女性的声音，以及播放的速度。 编辑注解：若要使用 文字转换语音，您的电脑必需安装音效卡并连接喇叭。可用的声音是依据您安装的预设语言、以及任何您已安装的语言套件而定。文字转换语音 并非 Excel 标准安装的一部

30、份，因此您必需备妥安装光碟。 为您的 Excel 工作表 索引标签加上颜色 供应者：Jessica Kovalik，*科罗拉多州利特顿 在 Excel 2021 中，您可以为工作表的索引标签加上颜色，以利识别或将相关的工作表分组。方法如下： 按住 CTRL 键并按一下工作表的索引标签，以选取您想要加上颜色的工作表。 在 公式 功能表上指向工作表，然后按一下 索引标签颜色。您也可以工作表上按一下滑鼠右键，然后按一下 索引标签颜色。按一下您想要使用的颜色，然后按一下 确定。 轻松使用新的自动加总功能 供应者：Leanne Rasmussen，纽西兰奥克兰欧瑞提亚 在旧版的 Excel 中，自动加总功能虽然很便利，但仍有其限制。在 Excel 2021 中，自动加总按钮是连结至较长的公式