企业秘书工作实务培训

1、 企业秘书工作实务主讲：文晓玲一、会前准备二、会中服务三、会后扫尾第四章 会议管理（办会） 1.了解会议管理工作的主要内容 2.提高秘书会议管理能力教学目的 “办会”是秘书工作的重要组成部分。优秀的职业秘书必须熟练掌握会议管理的相关技能，学习组织会议的方法和注意事项，熟悉和了解会议活动的基本常识，提高自身的从业素质和技能。引 言企业文化的核心，反应。企业文化的中间层次，是一、会前准备张梅是绿野农机有限公司新来的办公室秘书，这几天她特别忙，因为经理交代张梅负责即将召开的重要客户接待会，张梅发现虽然只是开个会，可要做的准备很多，于是她及时成立了会议事务小组，安排了会议方案的筹划、会议的接待、会议材

2、料的准备、会议服务、内容记录、编发会议纪要等工作，尽管做了很周密的准备，可开会时还是出了很多措手不及的问题，来宾临时增加了几位，由于事先没有准备，所以会议材料不够又临时准备，招待食宿安排也很被动，会议开完后，有一份很重要的资料没有及时案例导入收回，有些客户开完会就要离开，张梅和其他的工作人员费了好大劲儿，挨着个的找，好不容易才收上来，还特别担心材料的泄密事后，张梅主动向领导做了会务工作的总结，指出了自己的失误，经理对张梅的努力给予了肯定，同时提醒她说：“会议工作很重要，有时一场会议就是一个机遇，关系着公司的发展。会议能否开好，还要看我们工作做得是不是够细致、扎实。”点评：会议管理是一个综合性极

3、强的工作，会前、会中、会后的每一个环节都要求秘书人员有认真严谨的工作态度、细致周密的工作能力和机敏灵活的应变能力，是一项看似简单，实则有着很高要求的工作。会议工作流程：会前准备：拟订会议计划书，选定会议议题，拟订会议议程、日程，准备会议文件，确定出席、列席人员，与会人员编组，选定、布置会场，制作会议证件，发会议通知，制定会议须知、申请会议经费。会中工作：负责会议报到，会议记录，会议简报，会议值班，处理突发事件，引导与会人员离开会场。会后工作：清理文件，安排离会，修订文件，撰写纪要，结算会议经费，评估会议效果。小知识一、实训目标掌握会议计划书的写作内容。二、实训背景吉林华桥外国语学院教务处、学工

4、处定于6月12日（星期三）下午1:30在行政楼3楼会议室召开毕业生座谈会，内容是了解学生大学四年的收获、体会，并征求毕业生的意见、建议。三、实训内容根据以上内容，拟写会议计划书。实训项目一：拟写会议计划书会议计划书（工作方案）一般包括：会议名称、会期、会议的规模、日程、议程、会议的组织领导、宣传报道、会议文件准备、经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。示例： 北京公司会议计划书一、会议日程安排 1.会议时间：2011年6月15日6月18日（三晚）。 2.会议日程：15日代表全天报到，16日全天会议，17日全天参观，18日返程（17日会有一些代表提前返程）。二、会议人数 共计约120150人。三

5、、会议各项收费标准 1.会议用房：标准间42间，豪华标间33间。 2.会议用餐：全天80元/人（中餐+海鲜火锅+酒水，菜单见附件A、B、C）三餐费用标准：早餐10元/人，中餐、晚餐35元/人。 3.会议室使用：可容纳200人的大型会议室，设施齐全。地点：海天大酒店三楼308。收费标准：2000元/天，含投影仪、音响设备、茶水及会议服务等。 4.会议条幅：共2个条幅，主楼配欢迎条幅，会场配会议条幅。条幅制作由宣传部完成，制作周期3天。 5.会议摄影：安排在16日上午会议结束后进行。和美摄影协会的吴敏为会议代表摄影，收费标准为1元/寸。 6.用车安排：55座金龙客车三辆。 7.参观计划：17日参观

6、（全天）。四、接待工作 1.报到接待：宾馆在总服务台设4人台作为报到服务用桌，并在报到时协助安排住宿。17日晚如有退房，负责安排合房工作，避免出现空余床位。 2.订票工作：负责给与会人员预定返程火车票。 3.会议提示：住宿楼门口均设置会议地点、就餐地点等提示。 4.领导接待：会议期间，宾馆提供会场就近套间1间，作为专家临时休息场所（房间配有水果、茶水、矿泉水、饮料等）。 5.联欢会：16日晚餐结束后，安排一次联欢会，以游戏、唱歌为主，原则上不产生任何费用。 会议筹备组 年月日一、实训目标掌握会议通知的一般写作方法。二、实训背景大成公司公关部定于7月11日（星期二）下午2:30在公司会议室召开会

7、议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。能否参加，要于7月10日（星期一）之前打电话通知秘书李丽，电话61325643。会议将研究公关部工作下一季度的目标以及人员的招聘、公关二部经理人选等问题，在会上，还将进行南部地区市场公关工作情况的总结、公关一部要就内部沟通问题进行发言。三、实训内容根据以上内容，编写会议通知。实训项目二：制作并发送会议通知四、相关知识会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者沟通的重要渠道。（一）会议通知的类型1.口头通知优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。2.电话（传真）通知大多数会议都采取这种方式

8、通知。优点是快捷、准确、到位，一般情况下成本不高。当然，会务人员必须做通知情况书面记载。3.书面通知是传统的形式，适合大型会议。由于其传递需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时补救。4.电子邮件通知是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势，而且内容清楚，一目了然。目前采用得越来越多。会议通知的主要内容一般包括：会议名称、主办单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及相关要求、会议相关材料、住宿地点、交通工具路线。制发带回执的会议通知一般有以下五大部分：1.标题 一般有两种：（1）主办单位名称+会议名称+通知（一般用于重要会

9、议）（2）只写“会议通知”或“通知”（一般用于事务性或行政性会议）2.通知对象可以是单位也可以是个人。（二）会议通知的写法和格式3.正文内容包括：会议的目的和主题，会议时间，包括报到时间和结束时间；会议地点，包括报到地点、会议地点、住宿地点、路名、门牌号等，必要时可以附上简要地图；参加对象，如发给单位，要写明参加人员的基本职务、性别，参加会议的人数；其他事项，包括费用、联系方式、报名方式等。4.落款和日期5.回执 厂关于召开安全生产工作会议的通知所属各单位： 为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市安全生产工作会议精神，做好今年的安全生产工作，经研究决定召开安全工作会议。现将

10、有关事项通知如下： 一、会议内容 二、参加人员 三、会议时间、地点 四、要求 联系人：王 电话： 厂 年月日示例 会议通知尊敬的客户： 为了加强与贵公司的合作关系，听取客户对我公司产品和售后服务的意见和建议，我公司定于年月日上午9：00至下午5：00在和家宾馆召开客户联谊会，敬请回复及光临。 附：会议日程及路线图 公司 年月日带回执的会议通知回执请于月日前将回执寄至 公司 部小钟收，邮编：100100，电话：1234567. 我公司参加此次会议，参加人数 。 我公司不参加此次会议。 公司 年月日1.确定会议通知的发送对象是会务工作中比较困难而又重要的工作，是会议成功的重要因素之一。秘书人员应根

11、据领导的指示和要求，综合考虑，查对后提出与会人员名单，并请领导审定。确定与会者的要点有以下方面：（1）参加对象的职务或级别。（2）参加对象的身份，即明确一个对象是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身份的哪一种来参加会议。（3）参加对象的代表性。（4）参加会议的总人数。（三）会议通知的发送2.会议通知的发送方式邮局挂号信、邮局特快专递、快递公司快递；传真、电子邮件发送会议通知扫描文本。3.发送会议通知的注意事项（1）人员名单拟定后，交上级审阅确定后再发通知。（2）书面通知的地址、邮编等要填写正确。（3）装信封和贴邮票时不要装错或漏装，信封上写明“会议通知” 。（4）落实发送的回复环

12、节（可通过电话、口头询问、电子邮件等方式检查通知是否落实）。（5）会前最好和所有发出通知的人员联系，进一步确认是否到会，以便安排食宿、代购返程车票等。（6）对经常参加会议的客户信息应用电脑打印出来，制作成名条，以便下次发通知时利用。（三）会议通知的发送一、实训目标掌握会议议程的拟定方法。二、实训背景吉林华桥外国语学院教务处、学工处定于6月12日（星期三）下午1:30在行政楼3楼会议室召开毕业生座谈会，内容是了解学生大学四年的收获、体会，并征求毕业生的意见、建议。三、实训内容根据以上内容，制订会议议程表。实训项目三（1）：拟定会议议程和日程四、相关知识（一）拟订会议议程1.会议议程会议议程是为完

13、成议题而作出的顺序计划，即会议各项议题按照一定的原则和顺序编排起来并以文书的形式确定下来的大致安排。会议主持人要根据议程主持会议。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。2.编制会议议程的原则（1）缓急轻重原则（2）明确时间原则假如议程中明示几点几分到几点几分被分配于探讨某一议案，则秘书可以故意让某些人迟到（即令某些人在涉及他们的议案被讨论之前几分钟才进入会场），也可以故意让某些人早退（即令某些人再涉及他们的议案被讨论过之后离开会场），以节省与会者的时间。3.会议议程的结构和写法会议议程由标题、题注、正文

14、、落款和制定日期组成。（1）标题 会议全称+议程 如“华荣公司2012年年终表彰大会议程” （2）题注法定性会议应当在标题下方说明会议通过的日期、会议名称，一般企业或单位会议议程可以没有题注。（3）正文简要说明每项议题和活动的顺序，并冠以序首，将其清晰地表达出来，一般不用标点符号。（4）落款由会议组织机构确定的议程应当标明制订机构的名称，如“秘书处”。由会议通过的议程不用标明落款。（5）制订日期 公司销售团队会议将于6月16日星期一上午9:00在公司总部的3号会议室举行。会议议程如下： 1.宣布议程 2.说明有关人员缺席情况 3.宣读并通过上次会议记录 4.通信联系情况 5.东部地区销售活动的

15、总结 6.销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言 7.公司销售人员的招聘和重组 8.销售二部经理的人选 9.下季度销售目标 宏达公司 二一三年五月三十日示例： 宏达公司销售团队会议议程主题：表彰先进，总结过去，展望未来参加人：全体员工时间：上午9:0011:30地点：新华大厦四楼一号报告厅会议内容：一、主持人 经理宣布会议开始，介绍来宾二、总经理致辞三、管理委员会主任宣布年度受表彰人员名单四、颁奖仪式五、 代表受表彰人员发言六、 董事长总结发言七、会议聚餐 示例： 公司年终总结大会会议议程一、实训目标掌握拟定会议议程和日程的方法。二、实训背景宏达公司经理办公会决定于12月22-24日召开公司中

16、层管理人员会议，要求各地区分公司经理和总公司各部门主管参加，主要内容是总结2012年度工作，制定2013年公司工作目标和计划。总经理要求秘书王晨抓紧时间拟定会议议程和日程。三、实训内容根据情境，拟定会议日程。实训项目三（2）：拟定会议议程和日程（二）拟订会议日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，一般情况下在会前发给与会者。1.会议日程的格式会议活动日程多以表格形式出现，会议日程的要素包括：时间、地点、内容、参加人、负责人等栏目。将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。2.会议日程编排的原则一般要遵循两个原则：一是要精简、高效、科学、合理二是要

17、松弛有度，劳逸结合，符合人体的生理和心理规律 公司新产品销售展示会 会议日程示例上午下午 时间：2010年8月8日 参加人员：销售主管和所有工作人员 地点：员工餐厅和公司会议厅 目的：使员工对公司新产品有所了解8:30 报到 地点 参加人员 备注9:00 销售主管作介绍 员工餐厅门厅 所有员工9:50 休息 公司会议厅 所有员工10:00 新产品展示技术总监主讲演示 公司会议厅 所有员工11:00 销售活动录像 员工餐厅三层 自由参加12:00 自助午餐 员工餐厅三层 所有员工13：30 员工自由观看和动手操作新产品 员工餐厅三层 所有员工14:30 销售部人员讲解广告宣传单 公司会议厅 所有

18、员工15:30 分小组讨论与咨询员工 员工餐厅三层 自由参加16:30 散会 博鳌亚洲论坛2010年会议日程（节选）4月8日（星期四）07:00 - 09:00 注册（海口美兰机场）10:30 - 11:30 博鳌眼周论坛理事会会议（国际会议中心一层孔雀4厅）14:00 - 16:30 博鳌亚洲论坛会员大会（国际会议中心一层东屿宴会大厅A）17:30 - 19:00 博鳌亚洲论坛会员和赞助商欢迎晚宴（索菲特酒店一层中 餐厅）3.拟订会议日程应和注意的问题（1）会议日程安排秘书人员只能根据实际情况草拟，草拟以后报请主管上司审查，审查通过后可以正式印发；（2）在草拟会议日程安排时，秘书人员要有得体

19、谦虚的态度，多向办公室其他同志请教。企业文化的核心，反应。企业文化的中间层次，是完成前面的实训题小知识领导讲话稿的写作 领会领导意图 把握受众心理 为什么要讲？ 我能知道什么？ 要讲什么？ 与我有什么关系？ 想怎样讲？ 下一步该怎么办？一、实训目标掌握布置会场的方式方法。二、实训背景公司即将召开客户联谊会，开会之前，总经理王宏让秘书王晨对会场进行布置和整理，以便会议正常进行。如果你是秘书王晨，应该如何去布置会场？三、实训内容按照要求演练布置会场和选择会场布局的过程。实训项目四：会场布局和会场布置四、相关知识布置会议场所也是会议前期准备的重要工作。布置会场主要包括会场布局、座次排列、会场装饰等。

20、会场布置是否合理，对于会议的成功与否具有很重要的作用。（一）会场布局会场布局有多种形式，要根据会议的性质、规模、需要等来选择和安排。1.礼堂式也叫剧院式，即面向房间前方拜访一排排座椅，中间留有较宽的过道。特点是在留有过道的情况下，最大限度地摆放座椅；但观众没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。2.教室式是指房间内将桌椅端正摆放或成“V”型摆放，按教室式布置房间根据桌子的大小而有所不同。特点是可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。3.弦月式是指房间内放置一些圆形或椭圆形桌子，椅子只放在桌子的一面，以便所有观众都面向屋子的前方。4.方形中空式是指将会议室里的桌子摆放方形中空，前后不

21、留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会围上桌布，中间通常会放置较矮的绿色植物，投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前面设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言；此种布局方式容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。5. “U”形将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰；不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围；多摆设几个麦克风以便自由发言。（二）会场布置1.会场环境布置会场环境布置的基本要求是庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。会场的环境布置包括整个会场色调的选择、会场的装饰、会场内座位的布置。2.主席台布置（1）主席台布置一般情况下，大中型会议的会场应设主席台，主席台与代表席成面对面形式。主席台要精心布置，一般情况下主席台前或者正中央要摆放鲜花，桌上摆放话筒、水杯或者矿泉水等。（2）主席台座位安