时间管理与工作计划 (2)ppt课件

1、時間管理與任务計劃今天的大綱 一.什麼是時間管理二.擬定任务計劃三.強化執行才干四.掌握本人的目標 在開始之前.他的快樂是您的胜利是關心您的人及您所關心的人是請閉目一分鐘思索這個問題找出他心中的優先順序他最關心的人是誰? 他認為胜利是應該完成什麼階段性任務? 他的胜利和他最關心的人有關嗎? 他胜利了他就快樂嗎?可是平時當他掉到“忙碌的圈套時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?You delay but timedoes not ! - Benjamin Franklin人, 為何安於現狀?為何他我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀?1.無奈2.因為現狀是他我最熟习的3.不確定改變之後會更好我們明

2、明時間管理不好, 卻不想要去改善它. 因為忙得沒有時間做時間管理嗎? 因為更忙, 所以才更要花時間做時間管理.時間管理從那裡開始時間管理不是聽了這堂課就會時間管理, 也不是看了時間管理的書就會了, 而是從他不滿足於現狀, 或者是想要有更好的時間管理開始.沒有人可教他時間管理, 除了他本人覺得需求再來是他需求一個新的思索方式. 什麼是新的思索方式呢?他可知道為何會想不出來?因為他跳不出原來的思維習慣但是假設他已想出來了. 祝贺他, 他可以用新的角度去思索一個舊有的問題. 而CF的時間管理方法論就是一個新的思索方法, 他只需了解它, 接受它, 執行它. 他就會得到一個良好的時間管理.時間管理是什麼

3、?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣, 讓本人更有績效, 更具效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對地做完, 叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃時間管理不是什麼?時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是普通地多所以時間管理的問題本身不在於時間多少, 而是在於本人如何善用及分配他本人的時間.時間管理的架構緊急性重要性立刻處理定下期限處理 D B A C敢於拒絶委託他人緊急性重要性 D B A C緩重急輕計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的

4、沈迷有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約重要性緊急性案例研討檢視李經理時間管理上的問題點為何?假设他是李經理，他會如何改善？擬定任务計劃完成任务的三大要素Time 交期Quality 品質Cost 本钱PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是最節省時間的作法耗用時間目標的訂定目標的訂定必須具挑戰性。目標訂定要考慮優先順序, 重要的話就多花一些資源及時間, 目標跟投入的資源成正比。目標要分階段性目標, 不要一下子把目標訂得太高。m448中国最大的资料库下载每個計劃如何給予評分要執行的計劃由 80/20 法則決定先將一切計劃列出來, 分成短中長期 (自行定義)分成三

5、個項目(也可依本人的價值觀調整), 按照: 重要性, 急迫性及胜利機會來給分數. 最好給 5 分, 最不好給 1 分將三個分數相乘, 分數最高者為最優先執行的計劃擬定計劃留意事項(一)1.要從結果來思索要有什麼樣的做法, 結果只需一個, 做法卻有無窮多種組合, 只需花最少力氣及資源, 就是最好的做法2.要多聽其他人的意見, 特別是專家或者是曾經做過人的意見, 切忌閉門造車3.做法的骨架就是計劃的主軸, 一件專案的成敗, 在這裡已經決定了擬定計劃留意事項(二)4.計劃中也有 80/20 的重要事項, 這些事情是要最花心思去做的, 因為這 20% 重要事情做完, 專案進度也完成 80% 了. 5.

6、計劃要有系統面的思索 由上而下思索, 思索如何不遺漏, 不重疊. 如何做最節省資源執行力如何展開任务計劃一日之計在昨天睡覺前一週之計在於星期天一月之計在於月底一日之計在於昨天睡覺前每天睡覺前把今天完成的事情寫下來, 他會很有成就感的每天睡覺前把今天應完成未完成的事, 或者是明天做的事情應調整方向的寫下來, 這是明天的計劃隨身準備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化為明天的行動, 他將是最有創意最有行動力的人每日任务計劃分配原則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放鬆(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax,

7、 人文, Thinking1.發e-mail2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向/ 畫架構4.執行進行中專案1.面對面作追蹤2.到現場走動3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr)3.Update/Modify 進行中專案1.花 1 小時寫作一週之計在於禮拜天在每個禮拜天要檢視目前專案的進度視情況調整計劃的目標或者是計劃的做法將下個禮拜這些計劃的應完成事項列表出來. 這就是週計劃寫出下個禮拜七天的備忘錄. 每天一張備忘錄. 將週計劃安排在適當執行的行程每週任务性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思

8、考遲頓, 放鬆, 溝通(Check)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.Follow Up 一二所丟的球2.調整, Update 計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼? 意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/ 規劃良好任务習慣的養成兵貴速戰速決養成做備忘錄的習慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情, 特別是在任务情緒低潮時运用記事簿記事簿是時間管理最重要的工具之一最適當的方式四大部份 通訊錄、每週行程、每日計畫、備忘錄本人發展適合他的記事簿

9、一切資料記在記事簿上隨身攜帶查閱、記錄備忘錄時間管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.任务計劃2.人生規劃3.家庭,安康,財富Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀念日Routine Work1.日常任务2.定期約會善用 顏色管理的功能紅色字體為重要一定完成的部份黑色字體為應執行事項藍色字體為 Routine Schedule綠色字體為私人事情執行不是一成不變的经常想事情的合理性 表示對事情有用心靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經被解體要懂得變通, 要有耐性, 要能夠把事情看清楚Buffer 緩衝區並不是每件事情都那麼的急假设我們每件事情都要即時地處理掉, 置信我們會變得神經兮兮的所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不用馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提示我們個人習慣的養成當他了解了某一個觀念, 如時間法則, 進而接受它執行它時, 經過廿一天之後他就可以把這個觀念內化, 並且將這種做法化為生活中的習慣這就是習慣養成法則當他覺得需求時間管理, 去做時間管理, 得到實質的好處, 更強化本人時間管理的動機, 成為一良好的正向循環掌握本人的目標人生與事業目標終身的事業目標屬於本人的人生目標、配合本人的專長和興趣發掘並堅持本人的專