公司视频会议系统管理办法

1、XXXX 公司视频会议系统管理办法（试行）第一条为规范我司视频会议系统的治理，保证视频会议系统的正常运行，特制定本方法。第二条视频会议是提升工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各级部门和机构应主动利用视频会议系统（以下均简称“视频会议” ） 召开会议、面试人员、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。第三条 总公司综合治理部是全司视频会议的治理部门，也是总公司视频会议室的治理部门，总公司信息技术部是全司视频会议系统的技术保证部门。各视频会议系统的使用机构也应明确系统的具体治理部门及其职责，并指定两名以上系统治理员。第四条 各机构使用的视频会议软件和硬件系统均由总公司统一配发。各机构能够按照自

2、身情形本着适用即可的原则参考视频会议室的建设（见附件 1） 来建设视频会议室。视频会议系统的日常操作应按照 视频会议系统操作规范 （见附件 2）的要求进行。第五条 以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，需要在OA 系统上执行“视频会议申请流程” ，并经由有关领导审批通过之后方可召开；以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，由各机构提早告知总公司综合治理部，并将视频会议有关信息送总公司信息技术部备案。如与总公司视频会议冲突，应优先确保总公司视频会议。第六条 以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，须按以下程序办理：（一）关于有总经理室及以上人员参加

3、或涉及全司大部分机构参加的重要会议，会议发起者需提早 5 个以上工作日在OA 系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过OA 系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时刻及有关要求。并将有关信息告知总公司信息技术部。（二）关于一样性的有限数量机构间会议，会议发起者需提早 3 个以上工作日在OA 系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过 OA 系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时刻及有关要求。并将有关信息告知总公司信息技术部。（三）紧急情形下，会议发起者可先将视频会议有关信息告知总公司综合治理部和信息技术部。会后在 OA 系统上补走“视频会议申请流程” 。第七

4、条 以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，须按以下程序办理：（一）会议发起者应提早 3 个以上工作日填报视频会议申请表 （见附件3） ，打印并加盖公章后，传真至总公司综合治理部。得到确认后，发起者应提早 1 个以上工作日将会议通知（包括电子版）抄送总公司信息技术部备案。视频会议的联调工作由召开会议的机构自行负责，总公司信息技术部可提供必要的协助。（二）如会议需使用总公司视频会议室，发起方应在申请表中加以讲明，并按本方法第六条预订会议室。第八条有三级或以下级不机构参加总公司发起的视频会议应至少有一天的联调时刻。第九条缺省情形下，总公司视频会议室的会议登录密码固

5、定为123456。关于重要会议，该密码需要临时修改。总公司系统治理员会以OA 留言方式将新密码下发给各下级参会机构的系统治理员，并于机构间联调之前进行修改。此次会议终止以后，总公司系统治理员还原该密码。第十条 视频会议参加机构的组织和谐工作由会议发起者 （部门） 负责，同时会议发起者（部门）还应督促各参会机构做好与当地视频会议治理部门及人员的和谐工作。第十一条 会前联调规范：（一）各参会机构在接到会议通知后，应按照会议通知中的联调时刻及有关要求，准时参加联调。（二）联调前请先自行测试视、音频是否正常（具体操作按照视频会议系统操作规范的要求进行） 。（三）如果遇到无法自行解决的咨询题，请与上级机

6、构的系统治理员联系解决。（四）联调过程中如果机构较多，有时可能无法及时回应联调请求，请在会议室谈天窗口中向会议主持人发送“ XX 机构要求调试”的字样，等待会议治理员与您进行联调。（五）联调中与会议治理员进行通话，确认视、音频都正常后，才算联调成功并开始值机。（六）如召开紧急会议，各参会机构系统治理员应在接到通知后赶忙到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后赶忙开始值机。第十二条 会议期间注意事项：（一） 各参会机构应在会场的明显位置设置本机构的名称标牌 （名称标牌为蓝底白字，尺寸大小以能在视频窗口中明显显示且不阻碍会场人员为宜） ，要紧领导要设置桌签（桌签标准

7、与单位名称标牌相同） ，重要会议还应在会场悬挂会标（会标要求按照会议通知要求制作） ，标牌、桌签及会标应保证图像成效清晰。（二）如视频会议室中使用暗色桌面的，在召开视频会议时要求铺设亮色的桌布，以提升会议室的亮度。同时尽量不要让摄像头对着室外窗户，或者使用遮光成效好的窗帘，以幸免视频专门。（三）系统治理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至显现不应有的画面。（四）不得随意播放与会议无关的音视频信息。（五）若需要分会场进行发言，请在会前做好预备，等待发言通知。（六）发言者不要手持麦克风讲话，最好把麦克风放在固定的地点，用平常一般讲话的声音讲话即可，距离麦克风0.2m 左右最佳，不要背对麦克

8、风讲话，不要把麦克风放到音箱邻近，幸免产生杂音。（七）分会场不发言时应主动关闭本端麦克风，幸免产生杂音，阻碍会议音频成效，主会场也要通过会议软件全部静音，以保证会议成效。（八）系统治理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应。（九）会议期间，除系统治理员之外，无关人员一律不得进入设 备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。（十）参会人员应严肃认真，保持坐姿端正，同时关闭手机或把手机 置于震动状态。（十一）会场内禁止吸烟、禁止食用水果零食等。第十三条 会议期间，如分会场系统显现故障，系统治理员应赶忙 与上级机构系统治理员联系，寻求解决方法。系统治理员在会后应详细记 录故障处理情形，并上报给上级机

9、构的系统治理员。第十四条 会议终止后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在 确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。第十五条会议的录音、录像资料应按照有关档案要求妥善储存和 处理。第十六条 各机构应定期对其视频会议系统进行自检，要求至少每 月开机一次。总公司信息技术部将定期组织对全司视频会议系统进行例行 检测，检测内容与联调内容相同。第十七条 各机构视频会议系统治理部门的领导和系统治理员的姓名 及其联系方式（包括办公电话、移动电话、电子邮箱等信息）如发生变更， 应及时通知总公司综合治理部和信息技术部。第十八条使用注意事项：（一）不得将视频会议主机作为其它用途。（二）严禁带电插拔任何连接线缆。（

10、三）严禁带电清洁和爱护设备。（四）严禁用手转动镜头。（五）严禁震动和挤压设备，专门是镜头。（六）设备应放置在固定位置，尽量幸免移动和插拔接线。（七）注意更换麦克风、遥控器电池，长期不用则应取出电池。（八）严禁随意更换设备的系统设置。第十九条本方法由总公司综合治理部负责讲明，总公司信息技术部提 供技术协助。第二十条 各机构可按照本方法制定实施细则。第二十一条本方法自公布之日起施行。视频会议室建设原则附件 1、.总体要求视频会议室既是会议召开的场所，又是视频会议设备的放置场所，因此视频会议室规划设计的合理性决定了视频会议的质量，进而阻碍着会议的整体成效。科学合理的视频会议室规划设计除了给与会人员提

11、供舒服的会议环境外，更为重要的是真实地反映会场的图像、声音以及其他各种会议要素，使与会者产生临场感受，达到视觉、语言和环境全程同步交流的良好成效。总之，通过视频会议传送的包括人物、声音、景象、图文在内的所有会议要素和信息应当清晰可辨。. 视频会议室的分类按照规模和功能的不同，视频会议室可分为三类：大型视频会议室：适用于总公司，能够召开全司范畴的大型会议。会议室内设置有大型会议终端，并配备智能化会议系统。要紧包括显示系统、多信号处理系统、图像采集系统、中央操纵系统、音频扩声记录系统等。中型视频会议室：适用于分公司，既能够作为分会场参加全司会议，也可作为本机构与下属机构召开视频会议的主会场，规模比

12、大型视频会议室小，设备配置与大型会议室差不多相同。小型（一般型）视频会议室：适用于各级机构的附属会议室或下级机构的主会议室。一样不设置智能会议系统，只需设置一体化的会议终端和显示系统。. 视频会议室的会场设计视频会议室的大小要紧取决于会议规模和视频会议设备。具体可按照通常参会人数， 按照人均 2-2.5m2 的占用空间来运算。 此外还需考虑第一排座位到前置的监视器之间的距离（该距离为摄像的必要取景距离）。天花板高 度应不小于3m。会议室及内部设施禁用白色和黑色等深色色调（白黑两种颜色会对人 物摄像产生“反光”及“夺光”的不良效应）。墙壁和桌椅宜采纳浅色色调, 如墙壁为米黄色或浅绿色，桌椅为浅咖

13、啡色等，如此形成的视频电平近似 于0.35V。一样而言，南方宜用冷色，北方宜用暖色。摄像背景（如被摄对象背后的墙壁等）不宜有山水字画等复杂景物,否则会增加视频的信息量, 不利于提升图像质量和降低传输速度。室内能够摆放花卉、盆景等清新淡 雅的物件，使会议室显得高雅、爽朗和融洽，对提升会议成效会有主动的胸隹机 关心。从视觉戡效来讲,据树消7提便机区域监视器应放置在最前端近着丞宇与会者中心的/、, rm位置,距地高度大约1Tm吊等 人与监视器的距离大约犷 46倍屏幕高度，各与会者到监视器的水平视角应不大于 60。议的数据速君当会人数、会议整积书I议室，一样采纳29英寸至34笃第辞|德款鼠中型会议室可

14、划分多个区域后采纳多台29英寸至34英寸监视器；大型视频会议室应以投影、监视器屏幕的大小应按照视频会断合而定。关于小型理龌会液晶或等离子体电视为主，界公例选择议监视瑞或停量好应置于视频会 议室最前面正对与会者的适日位置。1m。个大摄像机的放置与监视器建哪哆柚礴扬声器应置于会议室弱盟用户训墙壁3间的距离许多于3.1.大中型会场的发视频会议室应严格按照规范嬖求，结合实除进行布局。下图 中型视频会议室的会场设计图范例O大中型视频会议骞攀型的设备接线图如下：小型会场设计下图是一个小型视频会议室的会场设计图范例h程机小型视频会议室典睡胞巡备接翎如下：,.室内环境室内温度应保持在18-22C之间，湿度范畴

15、为50%-60%。为保证室内空气新奇，人均换气量不小于 18 m3/h。会议室的环境噪声级要求为40dB （A）。过大的室内噪声会极大的阻碍 音频系统的性能，使得其它会场难以听清该会场的发言。.视频会议室的灯光照度灯光照度是实现视频会议的必要条件。现代摄像机均设计有自动彩色 均衡电路，能够提供真正自然的色彩。自然光（色温约为5800K）比日光灯（3500K）或三基色灯（3200K）高，如室 内存在自然光和人工光源两种光线，视频图像会产生蓝色投射和红色阴影 区域，质量将无法保证。鉴于会议召开的时刻是连续且随机的，自然光的 照度与色温也随时刻持续变化，因此视频会议室应幸免采纳自然光源，而 应用人工

16、光源。人工光源应选择冷光源，其中以“三基色灯”（R、G、B）成效最佳。切忌使用热光源，如高照度的碘鸨灯等。应保证视频会议室不同区域的照度，摄像区内人脸部的照度应为500LUX,为防止脸部光线不平均（眼部鼻子和全面下阴影），三基色灯应旋转至 适当位置。监视器及投影电视机周围的照度应在 5080LUX之间，但不能 高于80LUX ,图像文字区域的照度应不大于 700LUX ,否则将阻碍视频观 看的成效。视频会议室的所有窗户都应用深色窗帘遮挡。.视频会议室的音响成效为保证声音绝缘与吸声成效，视频会议室内应铺设地毯，天花板及四 周墙壁内夹装隔音毯，窗户采纳双层玻璃，进出门应考虑隔音装置。按照声学原理：

17、一定容积的会议室具有一定的混响时刻，混响时刻过 短则声音枯燥发干，而混音时刻过长则声音又混淆不清。因此，应采取相应的措施保证会议室的混响时刻，并通过合适的混响时刻来美化发言人的声音，掩盖噪声，增加会议的成效。. 图像的显示方式视频会议室内的摄像场面分全景和讲演人两种模式。这两种模式的选择可由本地会场操纵，也可由其它会场操纵。视频会议室画面的显示方式可分为单、双、三监视器三种，不同的显示方式其终端设备略有区不。单监视器显示方式：由SVGA 显示会议系统的图像和数据资料。双监视器显示方式：由TV 的大画面显示所接收到的对端场面或人物，它的小窗口（即画中画PIP）显示本会场的图像，SVGA显示图表、

18、文件的数 据资料。三监视器显示方式：该显示方式由一台终端设备的两台监视器显示会议的两个画面。如一台监视器显示对方发言人图像，另一台监视器显示本端会场状态， SVGA 显示对端送来的图文或文件等。. 视频会议室供电系统为了确保视频会议室供电系统的安全可靠，减少经电源途径带来的电气串扰，应采纳三套供电系统。第一套供电系统作为视频会议室照明用电；第二套供电系统作为整个终端设备、操纵室设备的供电，并采纳不间断电源系统（UPS） ；第三套供电系统用于空调设备的供电。接地是电源系统中比较重要的咨询题。操纵室或机房、视频会议室所需的地线，宜在操纵室或机房设置的接地汇流排上引接。如果是单独设置接地体，接地电阻

19、不应大于 4 欧姆。设置单独接地体有困难时，也可与其它接地系统合用接地体， 接地电阻不应大于 0.3 欧姆。 须强调的是采纳联合接地点式，爱护地线必须采纳三相五线制中的第五根线，与交流电阻的零线必须严格分开，否则零线不平稳电源将会对图像产生严峻的干扰。附件二、XXXX公司视频会议申请表（分公司用）请需要利用总公司视频会议系统发起召开视频会议的机构或部门提早3天填写下表，并交与总公司综合治理部。申请机构：开始时刻:终止时刻:主会场：使用总公司主视频会议室:M1?与会机构及人员:会议议题:本机构综合治理部审批:总公司综合治理部审批:请申请机构加盖公章。附件三、视频会议系统操作规范名目： TOC o

20、 1-5 h z 视频会议室登陆及调试讲明10视频面试模式13主会场将文档共享给分会场14主会场与分会场桌面同步15主会场视频轮循模式17主会场视频排列模式18主会场主席将演讲席的操作共享给分会场203 才？，前.W* 餐娱点源.军加IfWfilflf fxfilfiftr占）C曲 bA Mfiw FSrtteslIp0 pMi * G -忖m由户小f仁 .”l心|Q *同jfl I1 Iicjj 1 .1.?. Sr I* 8 II呢皿/怖凶师 由l i b“ 03V2 Conference Video Confwence S/slemfl速看调二ET住华文M普工罚工职导名住醐i尸单或蜗&

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22、限期口0卷曲打日 . 207-06*12 14 30；光一第B4九建1+ 30 DO注意：如果该插件家装不成功，请将 http:/10.1216设置为安全站点。任的站点、站点、将该网站添加j”挈依次进入工具、Internet选项、安全”受信f用口书到区域中（注意不要选择https验证）。添加完该站点后，在受信任的站点的自卜义级不中接亶妄全级不为低,ActiveX控件和插件设置为启* HhtT图三荀点击麦克因朋那懒篙级渊域为 shannxi音调控制这里建置控带信频声音的音调口 N司用于对音频进行微i胤缺省情形下该密码为123456。关于重要会议该密码 在会前临时修改，会后 重新复原为123456

23、。打开音后操纵畀面（见图四O查看是否有日二区麦克风平得.力工属性/I翟Ialtek .WCQ7 Audi调节音量-OuJ：点击进入会议，如果首次登陆会提示安装一个客户端，点击下一步,安装过程自动进行，安装完成后会自动进入会议室。用。WtSfrEE 515 Co71CMyZMS 上 ElllisToirki 哈 nv.】ne. Ali 中中出 鱼的白 ngai（用户名为各省市的全拼一密嗯为123456音魂设置:XXXX公司分公ost”（见图五）司府麟犒级操纵中没有勾选“ Mic Bo苴他（0）v组五是耒下列音量控制: SFDIFA辅助4l修觥纵（见图四）中没有麦克风选卜，能够依次点击选项、1性，

24、：高级刊音量的播放项中勾选麦克风（见图六）Wb),同时在选项中勾选组六j三口5。片匹 1|丁丹IKS/F1 WUdH*即r 业_AllB_lBl_l.llll禁用加速物能：如果计算机经常停止胴应或发生其它严重l可 题番使用此设置。回启用写入合并G三、显示设置： 鼠标右键点击桌面，依次进入属性、设置、高级、疑难解答，然后将硬件口速调为无（见图八）图八确定注意：如果硬件加速设置为无，有可能会阻碍播放视频图象、动画 f rlrt fill.r 4 尸&，ff ir - n、2戏家熔汨lechn ahop0m口承诺通行。注息：户端有防火墙，请临时禁用，或对进入连接的程序或端点击为橙 黄色申请点击申请操

25、 纵权，操纵 共享文档点击切换 布局方式 能够直截了当调整输入/输出的音量点击相应用户名，在右侧区域会显示相应 的视频图像。（灰色表示摄像头设置有咨 询题），再次点击则关闭视频图像。切换文 字交流 区位置J选为用户列表方或取消掉。女3用本地列图像上方的名称 最好将本地麦克京等操作面的加主将其中|1屿3*m5 中口姑 鬻炳040I3|Q I为了易事浴理,具有技术优势的一方能够主席身份登陆会议室。在视频面试模式】在该模式下I只将两点通过视频会议系统进行交流。方都需2、点击左脚?根列表调频明，并点击已显现置于中间位1、进入会议室以怙，点击申请发言按钮来发言，将柳视频模式。同时可按照情形点击左下方的“

26、 T”同标将图像下方的xxxx公司1；醐配S酬下:I ；!V;，南看舲I乔安*1旅/修力爱J蚓 FiMiri 5审声主摩看注dT .*3投十1七 -1一XXXX 4司的配置方法同XXXX公司1的配置t/ CtfULn *离於n丽网如介金+1/i s int in 国口 n Wb n主会场将文档共享给分会荡UMU耻 吊主令流 的过程 中需要共章某个文件ord 花；1 ”能够采纳2档共享的方式。，门AJ上r击出*仁T J理，主会场能够主席身份登陆会议室。在下文件XXX中落中铲公司作为主会场，而XXXX公司1是分会场一方。主会场的配置如下：的范例需图标1、进入会议室以后，点击申请发言按钮来发言。点击

27、左下方的“交流区调到左侧用户列表下方，并调整好位置,文字上言如果仲田木确舍箱播前对3T”III到中间的位置上。同时点击左侧的用户列表调出视频图像。c? J 由 Am 11 屿）IHtiXi m r WbU入 依次点击左下方圈.申请操作、申请操纵权按钮。3、在显现出来的选项中点击“开始文档共享”宙福安6距A,弹通过1即可。点击4、共享的文档会显现在中间的数搪区。如果文件较小“扫瞄”找到需要共享的文档，最后点击“开始共享”能够右键点该文档，然后选择“适应窗，调整适度大小。营享成效，能够点击.“同步桌面”.按钮本实现。收 C*f4rs CZ2渤海保险r-t-r 际 tFD /VA： 3rl -L 上

28、八R “，口THiiWl服6、如果不需要看到视频图像，也能够选择纯数据方式的模版。分会场的1、分会场一进入会议室就会显示主会场同步过来的数据，例如赶看到丰会场打开的言，如果使用本地音箱播殳言能够点击申请发言按专等本地麦克调剂杆滑到中Ax_czz主会场与分会场桌面同步如果主会场与分会场在交流的过程中需要共享多份文件或进行有关软件操作的时候，能够采纳桌面共享并同步的方式，如此操作比较方便。为了易于治理，主会场能够主席身份登陆会议室。在下面的范例中， XXXX公司作为主会场，而其它均为分会场。XXXX公司的配置如下：步给各分会场步按班将此后主会场人员能够任意扫瞄文档或操作7*#申布跖:/la int

29、n 0VbeTTt iHT种$勒Um纪，匚讲螃IGF ,革，是距ITTR iti第叶由fc1 t is CvHU tlrjs ,百”.，名称将其置于中2、如果需要发言，能够点击申请发言按钮。如果使用本地音箱播放对 方的声音，最好将本地麦克调剂杆滑到中间的位置上。同时可按照情形点下方的T图标将图像下方的文字交流区调到左侧用户列表下方或取 消。主会场视频排列模式二遇媪 nt hi 二iw rirni在该视频会议XXX1!1,3电击左下;此户列表下方或fflaw 和图像，不存在I 用于.惠寿司的划匕Y匕 U M/I & 箕|山乐|上句一tto1河aDUu分士却-上由 0 k 极需要注意的yX.nFr-r nHfri4IVK 矗k&Q半片竹用品IlI事。|至尾:第iC IB I由1中3、如果却专门重要、主会 如此任会场而J员就能够点一 一 所有分会场的发JIPSQ申请口,，以保说、J 百场的安静。8对全司讲话，不需要分期笏发言, flL面上面也成杳则分会