业主大会表决票送达与回收工作方案(示范范本)

1、业主大会表决票送达与回收工作方案一、送达与回收时间年月日时至年月日时二、送达与回收方式1、票箱的设置及管理：a）制作固定票箱个、流动票箱个（确保每组1个流动票箱），票箱应密封并贴上有（街道办/居委会/业委会）盖章的封条。b）固定票箱放置在有监控镜头的出入口、幸福驿站前台；流动票箱由上门送达与回收表决票的小组持有。票箱实行编号管理，责任到人，领用时由责任人在票箱领用登记表上签收。c）设置固定票箱的岗位均应放置业主大会表决票送达与回收登记表，并在固定票箱投票口张贴“投票请找值班员登记房号”标识，业主投票后由岗位值班人员在登记表备注栏打钩，并注明日期。d）出入口固定票箱每日22：00由安全班长在另一

2、名安全员陪同下存放到指挥中心，次日07：00点放回出入口岗；幸福驿站前台固定票箱每日20：00由安全班长在另一名安全员陪同下存放到指挥中心，次日09：00放回幸福驿站。流动票箱由各小组按编号领取，每天用完后存放到指挥中心。票箱存放位置应在监控镜头的覆盖范围内。指挥中心值班人员交接班时应作好交接记录。e）票箱使用过程要保护好封条，预防磨损。放置固定票箱及抱票箱上门时封条面应朝外，下雨天必须做好防雨措施，防止票箱被雨淋湿。f）放置了固定票箱的出入口，值班人员要时时高度注重，07：00-22：00期间必须保持2人在岗，预防票箱丢失或被破坏，班长查岗应随时提醒。2、对居住在小区的业主，表决票采用以下方

3、式送达与回收：a）上门送达与回收：由工作人员上门发放表决票，业主填写表决意见后，投入工作人员携带的流动票箱或小区的固定票箱中。b）投入业主信报箱或房屋内：与业主电话确认后，由工作人员在本物业两名及以上的其他业主或居民委员会工作人员见证下将表决票投入业主信报箱，业主填写表决意见后投入工作人员携帯的流动票箱或小区的固定票箱中。3、未居住在小区的业主，表决票采用以下方式送达与回收：a）邮寄：将表决票以挂号信或快递的方式寄送给业主，业主填写表决意见后,以同样方式寄回给筹备组或拍照后发送至（筹备组/业主委员会）指定的电话、微信号或电子邮箱。b）通讯投票：将表决票及投票模板以短信、微信、电子邮件等方式发送

4、至业主的通讯帐号，业主将表决意见发送至（筹备组/业主委员会）指定的电话、微信号或电子邮箱。（若当地政策法规有明确规定，应符合当地政策法规）c）为提高业主投票率，对于居住在本市内且态度积极、同意投票的业主，可提前预约统一安排上门送达和回收表决票。四、送达与回收人员1、表决票送达与回收应由筹备组具体负责实施，如需物业服务人员协助，应事先取得筹备组授权委托书并向全体业主公示。2、上门送达与回收表决票采取分组进行，每组2人（最好1男1女搭配）。送达与回收人员分工如下表：组别组员责任区域户数票箱号第一组XXX、XXXT1-T2栋213号箱第二组XXX、XXXT3-T4栋256号箱第三组XXX、XXXT5

5、-T6栋202号箱第四组XXX、XXXT7-T8栋198号箱第五组XXX、XXXT9-T10栋287号箱第六组XXX、XXXT11-T12栋230号箱注：1）上门送达与回收表决票时间为月日至月日的周六、日全天,周一至五晚上19：00-21：30；1）XXX负责统计每日工作进展，并发送日报（送达户数、回收户数、业主表决情况等）。四、上门送达与回收操作要点1、需携带的工具及资料：责任区域业主花名册、表决票、业主委托书、平板夹、票箱（已贴封条）、鞋套、笔、业主大会表决票送达与回收登记表、成立业主委员会常见问题统一口径。2、着装及礼仪要求a）着工装，佩戴有筹备组/居委会盖章的工作证。b）上门时先按门铃

6、或敲门（轻敲三声，然后退至离门正前方1米处，面向户门，等候业主应答；若无应答，应等候3-5秒钟左右进行第二次和第三次按门铃或敲门）。c）业主应门后，按照BI礼仪、统一说辞请业主对首次业主大会表决事项进行表决。3、统一说辞：a）情景一：（业主本人）工作人员：您好！我是物业的工作人员XXX,请问您是X栋X房号的业主XX先生/小姐吗？业主：我是。工作人员：XX先生/小姐，现在本物业正在召开首次业主大会会议，对管理规约、业主大会议事规则进行表决，并选举产生首届业主委员会，会议通知及相关资料此前已在小区主出入口、住这儿APP、作了公示。今天前来是受筹备组的委托，上门派发及回收表决票的（递上选票）。工作人

7、员：（给业主讲解表决票）本次表决主要有三个事项，前两个是表决管理规约和业主大会议事规则，请您在相对应的空格后面划勾，第三个是选举业委会委员，请您在您想选的候选人名字下面画勾。业主：选票上的人我都不熟悉，我怎么选呢？工作人员：参照业主大会筹备常见问题统一口径和候选人简历，详细介绍各候选人。（待业主填写完选票后要仔细检查，看看有无遗漏、错误的地方，再让业主投入投票箱）工作人员：感谢您对社区事务的支持，祝您生活愉快！b）情景二：（非业主本人）工作人员：您好！我是物业的工作人员XXX，请问您是X栋X房号的业主XX先生/小姐吗？住户：不是。工作人员：请问XX先生/小姐在家吗？住户：不在。工作人员：那请问

8、XX先生/小姐一般什么时候在家呢？住户：。（将业主家人提供的时间记录下来）工作人员：谢谢您，那我们到时候再来，打扰您了。c）情景三：（非业主本人）工作人员：您好！我是物业的工作人员XXX，请问您是X栋X房号的业主XX先生/小姐吗？住户：不是，请问您找她/他什么事呢？工作人员：是这样的，现在本物业正召开首次业主大会会议，今天前来是受筹备组的委托，上门向XX先生/小姐派发及回收表决票的。住户：那我能代他/她填写吗？工作人员：表决票需由业主亲自填写。当然，如果您有XX先生/小姐出具的书面委托书是能够代填写的。（如果业主家人出示了书面委托书，则按照情景1的步骤进行）五、邮寄方式送达与回收表决票操作要点

9、1、采用邮寄方式时，事先与业主电话确认收件地址，并按业主提供的地址以挂号信或快递方式将表决票寄送给业主，邮寄内容包含致业主的一封信、表决票及特别提醒，邮寄时应保留投递回执。2、若业主答复到小区现场来领票和投票，离投票截止日期15日业主还未来领票的，应以挂号信或快递方式寄送给业主，并打电话请业主查收，以免业主中途有事影响投票。3、业主通过邮寄方式寄回的表决票，应在筹备组成员、公证机构见证下拆封并投入投票箱中。4、若业主填写表决票后通过短信、微信、电子邮件等方式反馈，应请业主将表决票照片或扫描件发送到筹备组指定的电话、微信号、电子邮箱中，同时也要对业主反馈的电子表决记录进行截屏、打印，在筹备组、公

10、证机构见证下投入投票箱中。六、通讯、网络方式送达与回收表决票操作要点1、短信、微信、电子邮件等方式送达与回收表决票由负责,用于送达与回收表决票的电话、微信号或电了邮箱应由筹备组指定，指定的通讯帐号向业公示并在表决票中说明。2、釆用此种方式时，表决票应拍照或扫描后通过筹备组指定的电话、微信号、电子邮箱发送给业主（筹备组指定的通讯帐号应向业公示并在表决票中说明），并作好登记。表决票发送必须一户一票，不得将同一编号的表决票发送给不同的业主，不得给业主发送word.PDF等电子版的表决票，不得在未发送表决票的情况下要求业主回复表决意见。3、业主反馈表决意见时，应按照统一的表决模板、通过本人或代理人的电

11、话、微信号、电子邮箱反馈，并发送到筹备组指定的电话、微信号、电子邮箱中。短信、微信、电子邮件表决模板本人是小区苑/栋房业主,对本次业主大会会议的表决事项意见如下：表决事项1：同意不同意（说明：选择一个，删掉一个）；表决事项2：同意不同意（说明：选择一个，删掉一个）；表决事项3：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX（说明：删掉不选的，保留要选的；若另选他人，应写明另选的业主姓名）。4、应对业主反馈的电子表决记录进行截屏、打印，在筹备组、公证机构见证下投入投票箱中。5、统一说辞：a）情景一：工作人员：您好！我是物业的工作人员XXX,现在本物业正在召开首次业主大会会议对有关事项进行

12、表决，可能需要占用您几分钟的时间，请问您是否方便？（如果有预约或认识，能够灵活掌握）业主：方便工作人员：请问您是否为小区苑/栋房的业主XXX先生/小姐？（确认业主身份，认识的能够灵活处理）业主：是工作人员：本次业主大会会议主要是对管理规约、业主大会议事规则进行表决，并选举产生首届业主委员会，会议通知及相关资料此前已在小区主出入口、住这儿APP、作了公示，现在我是受筹备组的委托，打电话邀请您进行投票表决业主：怎么投票？工作人员：我们将通过短信/微信/电子邮件向您发送表决票和投票表决模板，请您按照模板提示编辑好表决模板后发回到我给您发送信息的电话/微信号/电子邮箱即可。请注意，前两个是表决管理规约

13、和业主大会议事规则，请您表决同意或者不同意，比如你同意管理规约，就把“不同意”删掉，保留“同意。第三个是选举业委会委员，请您在模板中删掉你不选的人，留下你想选的人的名字，所选人数不要过个，否则此项表决无效。此外，发回表决模板时请您通过本人的电话、微信号、电子邮箱发送。业主：那你把表决资料发给我吧工作人员：好的，我马上发给您，祝您生活愉快！b）情景二：工作人员：您好！我是物业的工作人员XXX,现在本物业正在召开首次业主大会会议对有关事项进行表决，可能需要占用您几分钟的时间，请问您是否方便？（如果有预约或认识，能够灵活掌握）业主：不方便工作人员：那好，我们改天再打电话，请问您近期什么时候有空？（将

14、业主提供的时间记录下来）工作人员：谢谢您，祝您生活愉快！c）情景三：工作人员：您好！我是物业的工作人员XXX,现在本物业正在召开首次业主大会会议对有关事项进行表决，可能需要占用您几分钟的时间，请问您是否方便？（如果有预约或认识，能够灵活掌握）业主：方便。工作人员：请问您是否为小区苑/栋房的业主XXX先生/小姐？（确认业主身份，认识的能够灵活处理）业主：不是。工作人员：请问该房屋的业主现在是否方便呢？（业主方便：按情景一步骤进行；业主不方便：按情景二步骤进行）d）情景四：业主：我没看过管理规约、业主大会议事规则，也不了解候选人的资料，怎么选择啊？工作人员：业主大会议事规则为了规范业主大会的活动，

15、维护业主的合法权益,根据物业管理相关法规制定的，其主要内容包括业主大会会议召开的形式、时间、议事方式、表决程序及业主委员会的职责、议事规则等。通俗地说，业主大会议事规则是用来规范业主大会、业主委员会的日常运作的，会议怎么开、由谁主持、怎样形成决定、业主委员会如何开展工作、经费来源及支出范围等一系列具体问题都由业主大会议事规则来约定。管理规约是由全体业主共同制定的，规定业主在物业管理区域内有关物业使用、维护、管理等涉及业主共同利益事项的，对全体业主具有普遍约束力的自律性规范，若业主不遵守管理规约造成其他业主利益受到侵害，将依法承担相对应的责任。管理规约、业主大会议事规则的具体内容、业主委员会候选人的资料此前已在小区主出入口、住这儿APP、作了公示，您能够详细了解，这些表决事项及其具体内容都是经过业主大会筹备组事先商议确定的，符合法律法规规定，请您放心!业主：我还是再了解一下再投票表决吧。工作人员：那好吧，如果您还不放心，您也能够打电话咨询社区居民委员会。业主：好的。工作人员：打扰了，祝您生活愉快！e）情景五：业主：我不想选选票上面的人，能够选其他人吗？工作人员：选票上的候选人都是热心业主自愿报名或业主联名推荐的，且筹备组对其资格条件都作了认真审核。如果另选其他