外国语团学会干部干事专业培训

1、 标题：黑体 二号 居中不加粗 标题的数字一律用阿拉伯数字 正文：宋体 五号不加粗 署名日期：右对齐日期一律用“日不 用“号 全文： “格式-“段落-“1.5倍行距； “文件-“页面设置-上，下，右2.5 厘米，左：3厘米文件处理格式 正文与标题之前要有间距，用标题的大小“黑 体二号按一次回车键 正文内容分点论述时都用分号，只有最后一点 用句号 正文开头要空四格即：两个字的大小写， 另起一段时也要空四格 一大点下面分小点论述时，一大点用 “一、“二、“三、依次标注，而下面 的小点用“1、“2、“3、依次标注， 而一小点要比一大点在格式上更推进一步。 一、扩大队伍，使团学会深入人心 1、与信息部

2、完成了?新生导读?的编写，并分发给各班班主任，助班班主任及新生； 2、开展招新工作，并成功地招收了两名新干事； 二、与新生共欢乐 1、开展新老生交流会； 2、走访新生寝室，解答了新生的各种问题，帮助他们尽快适应大学的新生活； 三、做好本职工作 1、统计好上学期的综合考评工作并张贴； 2、认真做好日常工作。举例 工作方案和总结上交的时间为每次例会后一周之内，上交后如发现有格式或字体错误的一律退回修改并重新打印上交，各部门要准备两份，一份上交办公室，一份自己部门存档，并保存电子稿。 封面 目录 活动筹划书 活动后总结 初赛、复赛、决赛名单 活动评分表 活动节目单 获奖名单 活动人员安排 选手荣誉证

3、书活动总结格式 封面的选图要清晰大方，要符合所办活动的主题，图片要大小适中，过大或过小都会影响美观，如果取适宜的图片整张做背景也可以封面上必须用醒目的字体标明活动的名称，如“台州学院外国语学院第七届外语节系列活动之英语演讲比赛分两行在封面的下方要标注举办部门和举办年月；一、封面 目录包含这份活动总结的所有内容，目录所标的次序必须与活动总结所有内容的次序相符目录中也要注明“封面、“目录.依次往下排，如下：封 面目 录第七届英语演讲比赛筹划书名称要完整把所需的工程依次下标；二、目录该筹划书的名称要完整，如：“外国语学院第七届外语节系列活动之英语演讲比赛筹划书，筹划的内容要包括“活动目的，赛前准备，

4、正式比赛，活动安排，会场布置，经费预算；其中赛前准备包括：宣传活动、报名方式、报名内容、召开选手会议、联系好评委及主持人等等；正式比赛包括初赛、复赛、决赛，每一个赛程的时间地点内容安排要尽可能地全面详细，特别是决赛的流程；活动安排可包括赛前的各种日程安排，工作人员的落位；经费预算条条目目要清晰；三、该活动的筹划书 总结出整一个活动的好的地方与缺乏之处，对整场晚会进行剖析,并在晚会举办后三天之内单独将此份总结上交主席团；四、该活动举办后总结 包括姓名、院系、班级、联系方式； 评分表各环节的评分标准要清晰，准 确，相应的比例要明确形式限；五、初赛、复赛、决赛名单六、活动评分表 决赛时在大教室或学生

5、活动中心的工作人员安排，要详细到位；七、活动节目单八、获奖名单九、活动人员安排 本卷须知：活动总结中每一份文字类的文件都要按照工作方案和总结的格式进行，不可以任意选用其他字体或其他形式，但封面、目录、节目单、人员安排的格式可以自己设定，美观大方即可；每一份活动总结必须涵盖以上十个工程，但各部门可根据自己部门不同需求，可以往其中放入更多详细资料，只要目录与该活动总结的顺序依次对应即可；每个部门要保存好自己部门所举办的活动资料，包括每个视频、音频、图片；纸质材料和电子资料一式两份，一份由本部门保存，一份上交办公室，这些材料一律在活动举办后两周内上交，各部切记要保存好选手荣誉证书的复印件。十、选手荣

6、誉证书外国语团学会纪检部1、签到 1在活动及或比赛会场布置和正式开始之前的开始和结束均需签到；2、活动或比赛的请假制度 1在活动或比赛前告知活动主办方请假原因并征求其同意； 2用台院纸写好请假条在活动或比赛前交与纪检部，假设有特殊原因也必须在活动或比赛后的两天内上交；3、大会请假 1向副主席叶瑾苑说明请假原因并征得其同意； 2用台院纸写好请假条，内容包括：请假详细原因 部门、署名及日期； 3本卷须知：请假条须在开会前上交给纪检部，假设有特殊原因也必须在会后的两天内上交；一、签到请假制度1、报销手续: 1在单周的周六周日，有报销工程的部门将报销具体内容上报给纪检部或生活部； 2由纪检部统计本次报

7、销的具体工程及费用，列好清单交于老师并给其过目，在其同意后领取学生经费； 3在双周四晚上6:30团学办公室各个部门派一个专门负责报销的同学来报销并带上相关收据； 4各部门领款后需由领款人签字； 5 由生活部开好单子，然后由纪检部进行记录和审核； 6报销结束后交与主席过目签字； 二、 活动报销制度7具体本卷须知： 各个部门假设是关于某一活动的具体事物的报销，需在整场活动或比赛彻底结束后将具体工程上报； 每个部门需确定一个专门负责报销的同学，个人所开收据都需事先在收据背后写好相关内容： A、具体用处需非常详细，假设有车票那么要包括车票起点与终点，出租车票根据情况给与报销 B、所属部门及上报者姓名及

8、开收据当日时间1、团学会内部物件由纪检部记录，并由生活部进行保管；2、各个部门在活动结束后将活动所用的可再次利用的东西进行回收，并到纪检部进行登记交与生活部保管；3、活动比赛举办时向外借的物件由纪检部登记，在活动过程中和活动后的回收以及保管工作，由借东西的部门负责，归还后该部门清点以及验收物品再归还。归还后由纪检部和生活部核对数量是否相符，生活部再保管；三、物件保存及情况登记工作4、登记内容： 本学院相关物件登记： A、所属部门； B、物件及其用途； C、物品数量具体数量：如打气筒几个； D、日期及登记人署名； 其他学院外借物件登记： A、学院名称； B、所借物件及详细用途； C、所借物品具体

9、数量，尤其是一些大的仪器 上附属的零件，比方：向数信借音响，有 两根线一长一短，两个话筒一个有 线，一个无线； D、外借者姓名、外借当日日期及归还日期； E、注意：借过来之前必须确定借的物品的使 用实效性；四、活动比赛举办的效果评分设计1每个部门需将本次活动所需要的物件的经费预算 分条详细列出，包括物件名称物件单件价格和数量；2经费预算完成后写入活动筹划；3将活动筹划交与主席团审核；4得到主席团允许前方可进行此活动具体事宜；5本卷须知： 各部门进行经费预算时要控制好适当的滑动区间，不能算的过于紧凑，也不可过宽； 各部门举办活动过程中要严格按照活动筹划中的经费预算不可超出预算；五、活动经费预算

10、1、值班签到 1每个人一星期均轮到一次值班，值班时需在值班签到簿上签到； 2值班时如有人询问相关事宜或者需求帮助需尽力帮助； 3值班结束时需清扫办公室，包括清扫地面，整理桌上物品，离开时假设没有人需关好电灯与门窗； 2、值班请假 1请假需在自己值班的时间之前将请假条贴于值班签到簿当周的那页； 2内容要求：请假原因； 请假人姓名及时间； 3缺勤者经过统计后会参加团学会办公室大扫除者名单；六、办公室值班制度外国语团学会文艺部前期准备一、前期准备二、比赛晚会当晚三、结束后本卷须知 确定晚会主题和宣传语：简洁、有力 确定节目类型：独唱、话剧、街舞、民族舞、乐队、健美操、音乐剧、歌舞、合唱、手语舞、武术

11、、小品等等。 活动宣传：主要有海报、传单、走访晨读班级等形式。 节目彩排：至少两次全场彩排以保证质量。 幻灯片、节目单：幻灯片制作要考虑字体、图片与灯光的搭配效果。幻灯片、节目单在晚会、比赛两天前全部到位。主持人：确定后尽早与主持人沟通晚会、比赛流程和本卷须知。如与音乐和PPT的配合。及时修正串词中有争议的局部。主持人、演员和选手的妆发、服装造型：确定造型和化装的人数。提前与外联部沟通。自行解决妆发的人排除在外。舞台造型搭配尽量有别于平时。音乐：主要有开场音乐、演唱伴奏、游戏音乐、颁奖音乐等。有PC-OUTPUT和DVD两种选择。各有优劣。分工:分工主要有音控室、幻灯片和全场三局部。要求清楚的

12、了解晚会、比赛的流程。邀请嘉宾：提前一周邀请比赛评委。提前一天邀请四楼办公室的老师、主席团和干部。并最后确认。确认：在晚会、比赛前一天最后确认所有的流程、串词、节目、道具、布置、妆发、节目单、音视频等细节。就当晚的流程从头到尾过一遍以减少意外情况的发生。活动中心下午1：30开门。但要与团委办公室值班的同学提前一天联系。以防意外。同时与外联部联系。带选手、演员去做造型。下午3：30之前做好所有的会场布置。开始安排选手、演员进行最后一遍彩排。重点是话筒。所有工作人员和选手、演员在晚会、比赛开始前半小时到场准备。开场前确认评委、嘉宾是否到场。如果有变动及时与主持人联系。 晚会、比赛开始后注意维持现场

13、秩序提前安排干事。 如果现场出现人力不可为的意外情况如话筒、灯光、舞台等方面的问题，保持镇定，尽快解决。 音视频、幻灯片应提前备份。如果电脑出现问题的话及时更换。 开场前和结束后记得播放音乐。开场前是最好的宣传，结束后是再次的邀请。这很重要。待观众退场后迅速组织干事整理会场以及道具和会场布置听取主席团意见后组织干事从头到尾总结晚会、比赛的流程。找出优缺点，总结成册，以便查阅。及时、如数归还借来的道具、设备。外国语学院新闻部 没有规矩，不成方圆。为了让干部干事了解举办晚会的本卷须知、开会制度及团学会各项事宜，增强整个团学会的办事效率，完善团学会内部的管理制度，提高干部、干事的办事能力，调动广阔团

14、学会成员工作的自觉性与积极性，严肃团学会纪律，标准团学会成员行为，进一步加强团学会内部管理，明确各部门职责，确保团学会工作标准、高效、有序的进行，因此特制定如上条例。诣在更好地发挥我院团学会的桥梁和纽带作用，为同学们奉献更好的活动及晚会，保证团学会各项工作的高效进行，更好地积累和保存团学会工作的各种资料，促使整个团学会朝着制度化、标准化、系统化、高效化的方向开展。一、宗旨及目的(一晚会比赛前期的准备工作确定晚会节目类型和比赛赛制，晚会节目类型包括：独唱、话剧、街舞、民族舞、乐队、健美操、音乐剧、歌舞、合唱、手语舞注意冷场、武术、小品等等；确定晚会比赛主题和宣传语：要求响亮、易懂；初、复赛评委由

15、干部、1-2名专业人员组成，至少有一名评委跟进比赛；评委、嘉宾、主持人等人选必须于活动前4天确定，与主席团沟通后通知；开始请节目一般是在晚会前一个月；幻灯片及节目单制作幻灯片制作要考虑字体、图片与灯光的搭配效果；幻灯片、节目单必须在晚会两天前全部到位；舞台布置的方案：要考虑到晚会现场的灯光，门口布置要考虑在夜色中的效果，尽量做到简单大方，防止浪费，凸显特色；二、比赛筹划工作及开展本卷须知加强宣传手段：海报在活动前一个星期必须摆出去；及时开班长会议；发放宣传单；走访寝室；发动其他兄弟学院及社团的力量；拓展新的宣传形式；主持人主持人必须跟干部、干事一起过几遍流程，充分了解比赛赛制，节目单，幻灯片播

16、放顺序，游戏流程及游戏规那么，可以考虑将游戏规那么做成小纸片交到主持人手中；嘉宾的名单及头衔也要提前一两天交到主持人手中；主持人对词必须有干事和干部全程听下来，将措辞及有争议的地方解释清楚，游戏必须配合幻灯片和主持人一起过一遍、玩一遍； 给主持人准备正式节目单，给他们准备好水，中途休息的椅子，派一个干事和他们做好临场的沟通，包括音响、话筒等方面 主控室现状的了解平常活动中心有活动时，多去看下舞台布置、幻灯片制作、主控室的灯光和音响的现状，需要话筒架时，提前算好数量； 找好开场音乐和结束音乐以及游戏音乐、颁奖音乐； 在晚会比赛前一天，演员、主持人、道具搬运人员、话筒传递人员、道具、音响、幻灯片一

17、一备齐，像晚会比赛)一样过一遍减少突发状况；晚会比赛前二天与新闻部联系好拍摄人员安排演员及工作人员留影由新闻部负责；二晚会比赛当天安排上午刻碟、节目单、幻灯片及道具的再次确认；下午1：30左右活动中心开门；主持人下午再在活动中心重新对词，注意发型、妆容与服饰的搭配安排工作人员和演员分批吃饭晚会比赛开始前再次确认演员及工作人员的到位情况，在舞台左边安排演员休息区要注意位置的安排：最前排中间位置坐评委，辅导员、外教、主席团人员坐两边；观众席要留23排嘉宾位置， 上一届老主席团成员、老干部的位置要安排在本届干部之前活动开始前安排老师就席的引导人员5：45确认迎宾的到位情况，迎宾人员必须穿裙子、化淡妆

18、6：00准时播放开场音乐晚会或比赛开场前十分钟联系没到的嘉宾和评委等待开场三晚会比赛中幻灯片和一些突发状况的处理准备好多台电脑，以防幻灯片临时无法显现；每个活动主办部门干事手中做好活动记录；如果在晚会比赛中途发现有东西没做进幻灯片，应提前与主持人沟通，防止出现冷场；晚会比赛前几分钟有突发情况的，要镇定，动作要快，但要沉着，因为你的行为直接影响干部干事和观众的情绪；开场前和结束后记得播放音乐，开场前是最好的宣传，结束后是再次的邀请；四晚会比赛后感谢到场的观众，让新干事留下来收拾会场，注意道具的回收利用，送水果或礼品给主控室的工作人员，安排演员及工作人员留影，水果到一切收拾好后再分；做好总结工作；

19、活动书面总结包括封面封面包括标题、举办部门和时间、目录、活动筹划流程、初复决赛选手名单、评分表、奖状复印件及活动经验总结；听完主席团的意见后，干部带着干事从头到尾重新找优缺点，做好经验的总结，上交办公室活动材料；第二天归还好道具，做好收尾工作；一拍照拍照程序1 各部门提前一天通知本部门拍照任务；2 本部门干事向四楼办公室老师拿取相机并进行及时充电；3 干事现场拍取整体效果、嘉宾、精彩瞬间等各角度照片假设干。后期存档1 活动结束，照片由本部门直接带回；2 本部门根据各活动进行的先后顺序，进行有序的存放。具体内容如下：干事将对拍摄到的照片进行重重筛选，挑选出清晰、精彩、效果佳的照片，然后经过“光影

20、魔术手的处理此处理由本部门内定选出811张照片存入外国语团学会博客的相册中。三、相关工作本卷须知本卷须知1、拍照时必须选好角度，抓住瞬间；2、拍照时不得从评委席直接穿过；3、活动完成后必须做好及时存档工作，便于大家信息交流；4、一切完成后，务必要将之前的照片删除便于下次拍摄并进行充电，于次日将相机归还于四楼办公室。二PPT 完成程序1 各部门根据自己所举办的活动制作出符合该活动的PPT，如在制作过程中遇到技术方面的问题可与我部门讨论。制作完之后，如有需要，可以一起讨论修改；2 举办活动时，可有本部门的干事负责PPT的播放。后期存档活动结束后，由本部门的干事将该活动的PPT拷贝过来；本卷须知1

21、PPT尽量做到简单明了，背景与活动主题相一致；2 本部门干事要及时对各活动的PPT进行存档，以便大家及时的交流。三通讯稿完成程序1、各部门提前一天通知本部门写稿任务；2、新闻部成员全程活动，然后完成通讯稿的撰写；3、交由老师审核、上传到校网站或是由干部上传到院网站。后期存档所有写的稿子将放在校或院的网站上。本卷须知1、干事在找角度、选主题及活动细节方面要积极向主办部门询问；2、要及时完成稿子的撰写和上交工作，保证通讯稿的及时性；3、最终通讯稿以电子稿的形式上交，要注意书写格式；4、要及时更新院网站，让同学们第一时间了解学院动态。外国语学院团学会各项活动总结必须做成小册子，每本小册子需涉及以下根

22、本内容： 1、封面的选图要清晰大方，要符合所办活动的主题，图片要大小适中，过大或过小都会影响美观，如果取适宜的图片整张做背景也可以封面上必须用醒目的字体标明活动的名称，如“台州学院外国语学院第七届外语节系列活动之英语演讲比赛分两行在封面的下方要标注举办部门和举办年月； 2、目录包含这份活动总结的所有内容，目录所标的次序必须与活动总结所有内容的次序相符目录中也要注明“封面、“目录.依次往下排，如下：第七届英语演讲比赛筹划书名称要完整把所需的工程依次下标；该活动的筹划书四、各项活动总结格式该筹划书的名称要完整，如：“外国语学院第七届外语节系列活动之英语演讲比赛筹划书，筹划的内容要包括“活动目的，赛前准备，正式比赛，活动安排，会场布置，经费预算；其中赛前准备包括：宣传活动、报名方式、报名内容、召开选手会议、联系好评委及主持人等等；正式比赛包括初赛、复赛、决赛，每一个赛程的时间地点内容