外贸函电专业培训第一单元

1、学习目的学习外贸业务书信的标准格式了解通过哪些途径来开展新客户，开拓新市场，如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样灵活运用付款方式，如何做到重合同守信用，怎样去审查信用证，做到不出过失，在理赔和索赔中做到有理有利有节学会拟写信函和电传 的写作技巧。学习内容本课程主要学习信例，大量学习外贸实务根本环节中有代表性的信例。外贸实务根本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。学习方法?外贸函电?是一门实践操作性很强的课程。也就是说，要到达正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论是远远不够的，学员必须学习大量外贸实务中

2、有一定代表性的信函，深入体会何为七个“CS写作的根底理论知识，更重要的是通过学习信例，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而到达掌握并熟练使用的目的。根本学习方法：熟读、背诵信例范文 Unit One Business Letter Structure 1) 信头letterhead 2编号，日期3封内行名和地址 (inside address) (reference and date)4经办人(attention) 5称呼(salutation) 6事由标题(subject) 7正文(body) 8结尾敬词

3、(complimentary) 9签名(signature) 10附件 (enclosure) 11抄送(cc to XX) 12附言(postscript)1)Letterhead外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括 sender的公司名称、地址、 号码、 号、及E-mail等，有些会将经营工程 ，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，那么信头位于信笺上中央或右上方。信 头2)Reference and Date参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为防止混淆，最好标明Your ref: Our ref: 打印日期本卷须知：A. 年份应完全写出，不能用(94)代替(

4、1994)B. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，最好不用缩写。C. 日期可用基数字或序数字。 3rd November,2003 3 November,2003 November 3rd, 2003 November 3, 2003 编号，参考号3)Inside name and Address收信人(receiver)的行名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，防止放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读

5、信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函别离原信仍能保持完整，便于查阅。封内行名和地址4)Attention Line如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention 或Attention of例 Richard Thomas & Baldwins Ltd., 151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager or For the Attention

6、of Mr. Cave注意工程5)The Salutation这是写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear Mesdames, Gentlemen(不能用单数),Dear Mr.xxx称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号：称 呼6)Subject Line or Caption Line事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。标 题或事由7)Body of the Le

7、tter这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语(Opening Sentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合表达，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。正文Closing Sentences在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences), 一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如We hope to receive your early reply.结尾语8)Complime

8、ntary Close结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相照应，后面加逗号。如：Dear Sir(s), Yours faithfully,or Faithfully yours,Gentlemen: Truly yours,or Yours trully,Dear Mrxx, Yours sincerely or Sincerely yours,客套语9)The Signature结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。外国函件都必须由负责人亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视。签名10)

9、Enclosure如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下：Encls: 2 InvoicesEnc: 1 Photo 1 Certificate 附件11)The Carbon Copy Notation如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx or “CC xxx抄送12)Postscript信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S. 引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)。附言，附件2.Writing P

10、rinciples of business Letters7 “C Courtesy 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。 2) Consideration 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。礼貌体谅3) Completeness 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出模糊不清的信件。4) Clarity 意思表达明确，要注意： 一防止用词错误：二注意词语所放的位置：三注意句子的结构： 完整清楚5)Conciseness 一防止废话连篇二防止不必要的重复 三短句、单词的运用 6)Concreteness 7)

11、Correctness 简洁具体正确3. Form1) 缩行式： Indebted Style封内地址和其需要分行的后一行，都比前一行缩进二格或三格；信的正文，每段的开始一行都缩进假设干格。例见教材第7页格式2) 平头式：Full Block Form但凡用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打起。 例见教材第8页3) 混合式：封内地址及其他需要分行的局部，采用平头式，而第一段开始一行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之为混合式。 例见教材第9页4. Addressing EnvelopesReturn AddressStampAddressRem

12、arks贴邮票信封的格式写信人地址收信人地址附注信封地址与封内地址写法相同，可用缩行式或平头式，最好与信内所采用的格式一致。收信人名称地址一般打在信封中间偏左。邮票应贴于封面的右上角。Remarks1.Private 私人信2.Confidential机密信3.Registered 挂号邮件4.Express快递邮件5.Ordinary Mail平信6.Immediate(Urgent)急件7.Printed Matter印刷品8.Sample样品附注说明Exercises 1混和式： China National Import & Export Corp. Shanghai Branch S

13、hanghai ChinaRef. No.351/10578 22nd march, 2001Messes. Alfred & Co.Sherman OakCalifornia 91403U.S.A.Dear Sirs, * Yours faithfully China National Import & Export Corp. Shanghai branch James Smith信头：写信人地址与行名编号日期收信人地址正文结尾客套语签名完全平头式China National Import & Export Corp.Shanghai BranchShanghai ChinaRef. No

14、.351/10578 22nd march, 2001Messes. Alfred & Co.Sherman OakCalifornia 91403U.S.A.Dear Sirs,* Yours faithfullyChina National Import & Export Corp. Shanghai branch James Smith缩行式China National Import & Export Corp Shanghai Branch Shanghai ChinaRef. No.351/10578 22nd march, 2001Messes. Alfred & Co. Sherman Oak California 91403 U.S.A.Dear Sirs, * Yo