华天动力协同OA系统8.0说明书--内部邮件v1.0

1、华天动力协同OA系统Office Automation说明书内部邮件大连华天软件有限公司版本控制版本号内容修改人修改日期1.0拟稿胡月珠2018-05-22 华天动力OA系统的内部邮件模块以电子邮件的形式及功能为基础，在OA系统中实现了OA使用人员之间的信件、图片及文件等内容的传递，其中包括写信、收件箱、已发送、草稿箱、垃圾箱、星标邮件、我的文件夹、邮件设置等功能，使得内部邮件功能更加完善，沟通交流更加顺畅。邮件设置用户在使用内部邮件之前，需要自己先到邮件设置中根据需要设置下基本设置，如邮件模板、邮件规则、文件夹维护、自动回复等内容。邮件模板邮件模板处可以设置邮件发送的模板格式，方便在写信时调

2、用邮件模板。此处可以进行新建、保存排序、修改、删除等操作。点击【新建】按钮，打开新建邮件模板画面，此处可以填写模板名称、说明以及在内容中编辑模板的格式，设置后点击【保存】即可。【修改】：可修改已有的邮件模板内容。【删除】：可删除已有的邮件模板。【保存排序】：可在已有的邮件模板顺序号处填写模板序号，点击【保存排序】按钮，完成邮件模板的排序操作。邮件规则邮件规则处可以根据需要创建收信条件，方便对满足收信条件的邮件进行分类或处理。此处可进行规则的创建、修改、删除、停用或启用等操作。点击【创建规则】按钮，可以打开创建规则的画面，此处可以设置的规则如下：条件设置如下：【如果发件人】：可设置是否勾选【如果

3、发件人】，如勾选后可设置发件人包含或是不包含指定的人员；【如果收件人】：可设置是否勾选【如果收件人】，如勾选后可设置收件人包含或是不包含指定的人员；【如果主题中】：可设置是否勾选【如果主题中】，如勾选后可设置主题中包含或是不包含哪些内容。当满足以上条件时，可执行的设置如下：【邮件移动到文件夹】：可设置是否启用【邮件移动到文件夹】，如启用则需要选择移动的文件夹。此处的文件夹是在【文件夹维护】中进行维护创建的。【邮件转发给】：可设置是否启用【邮件转发给】，如启用则可以选择转给哪些人。【自动回复】：可设置是否启用【自动回复】，如启用则在下面设置自动回复的内容。以上规则创建完毕后，可点击【立即创建】按

4、钮，完成规则的创建工作。在规则创建完毕后，对应的邮件规则页签中就会出现此条规则信息，点击【修改】按钮，可以修改规则的设置；点击【删除】按钮，可以删除此条规则；点击【状态】按钮，可以启用或停用此条规则。此处支持创建多条规则。文件夹维护文件夹维护处可以新建文件夹，便于用户在不同的文件夹中分类存放内部邮件；此处还可以显示每个文件夹内的邮件总数和未读邮件数，以及所占用的空间；支持文件夹的修改、清空、删除等操作。点击【新建】按钮，弹出新建文件夹画面，输入文件夹名称后，点击【保存】按钮，完成文件夹的创建。【修改】：勾选文件夹，点击【修改】按钮，进行文件夹名称的修改。【删除】：勾选文件夹，点击【删除】按钮，

5、进行文件夹的删除。【清空】：勾选文件夹，点击【清空】按钮，清空此文件夹中的内部邮件。自动回复自动回复处可以设置收到邮件以后系统自动回复给发件人的回复内容，并且可以设置是否启用自动回复功能。用户可以在【回复内容】中填写自动回复的语句，点击【保存】按钮，保存自动回复内容。如开启或停用自动回复功能，可以在【是否开启】按钮中进行切换。邮件使用用户在邮件设置中完成了基本设置后，方可进行邮件的使用了。写信用户如果想发送信息给他人，则可以通过“写信”功能进行发送。点击“写信”菜单，即可打开写信画面，此处可以根据实际情况填写主题、邮件内容等对收件人进行内部邮件的发送。写信画面的具体操作如下：【发件人】：此处发

6、件人默认是用户自己。【收件人】：此处可以选择接收此内部邮件的人员。【添加抄送】：点击添加抄送，会出现抄送人员选择，此处可以选择此邮件的抄送人员。【添加密送】：点击添加密送，会出现密送人员选择，此处可以选择此邮件的密送人员。密送人员只有发送人可见到，被抄送人员看不到密送人员。【主题】：添加此邮件的主题内容。【添加附件】：上传此邮件的相关附件文件。【邮件内容】：编辑此邮件的具体内容。【重要】：显示此内部邮件的重要程度，不勾选则是一般邮件，勾选则是重要邮件。重要邮件的标题前会有红色叹号标记。【需要回执】：如果选择该项，则在收件人收到此邮件后，发送人会收到回执邮件。【定时发送】：勾选后可出现定时发送的

7、日期和时间的设置，设置后可在预定的时间发送邮件。【启用模板】：勾选后可以选择邮件模板，此处的邮件模板是在邮件设置邮件模板中进行的设置。【发送】：点击发送按钮即可发送此邮件。【存草稿】：点击存草稿按钮，可将此邮件存储在草稿箱中，可在草稿箱中打开再次编辑和发送。收件箱用户想要查看他人发给自己的内部邮件，可以到内部邮件收件箱中查找。收件箱中存放了自己收到的所有内部邮件，在此处可以点击邮件的标题进行查看，并可对邮件进行删除、永久删除、标记为、移动到、导出、标星、搜索等操作。【删除】：勾选邮件，点击【删除】按钮，可将此邮件从收件箱中删除，被删除的邮件会在垃圾箱中存在，如误删，可还原。【永久删除】：勾选邮

8、件，点击【永久删除】按钮，可将此邮件彻底删除。【标记为】：勾选邮件，可将此邮件标记为已读、未读、星标或是取消星标。【移动到】：勾选邮件，点击移动到，可以将所选邮件移动到指定文件夹中，此处还可以新建文件夹并移动到此文件夹中。【导出】：可以导出全部邮件或是导出指定的邮件。【搜索】：用户可以按照主题、正文、发送人、接收人、附件名、邮件状态、接收时间等内容进行搜索查询。【星标】：对于关注的邮件可以点击邮件列表后的“星”，将其标记，被标注星的邮件会在星标邮件中显示。点开收件箱其中一封的邮件主题，可以查看邮件的具体内容。此处可以对此邮件做如下操作：【查看】：用户可查看此邮件的标题、发件人、发送时间、收件人

9、，并能在正文区域可以查看此封邮件的具体内容。【回复】：可以针对此邮件，回复给发件人信息。【回复全部】：可以针对此邮件，回复给此邮件相关的全部人员。【转发】：可将此邮件转发给他人。【删除】：勾选邮件，点击【删除】按钮，可将此邮件从收件箱中删除，被删除的邮件会在垃圾箱中存在，如误删，可还原。【永久删除】：勾选邮件，点击【永久删除】按钮，可将此邮件彻底删除。【标记为】：勾选邮件，可将此邮件标记为星标或是取消星标。【移动到】：勾选邮件，点击移动到，可以将所选邮件移动到指定文件夹中，此处还可以新建文件夹并移动到此文件夹中。【打印邮件】：可以打印邮件内容。【快速回复】：可在邮件正文下方填写快速回复内容给邮

10、件的发件人。已发送所有自己已经发出的内部邮件，均可在已发送菜单下进行查找。点击邮件主题，可以打开此邮件查看详细内容；此处还可以进行删除、永久删除、标记为、移动到、导出、阅读记录、搜索、标星等操作。【删除】：勾选邮件，点击【删除】按钮，可将此邮件从已发送中删除，被删除的邮件会在垃圾箱中存在，如误删，可还原。【永久删除】：勾选邮件，点击【永久删除】按钮，可将此邮件彻底删除。【标记为】：勾选邮件，可将此邮件标记为星标或是取消星标。【移动到】：勾选邮件，点击移动到，可以将所选邮件移动到指定文件夹中，此处还可以新建文件夹并移动到此文件夹中。【导出】：可以导出全部邮件或是导出指定的邮件。【阅读记录】：勾选

11、邮件，点击【阅读记录】，可以查看此邮件的未阅读人员列表和已阅读人员列表，并能显示出已阅读人员的阅读日期和时间。【搜索】：用户可以按照主题、正文、发送人、接收人、附件名、接收时间等内容进行搜索查询。【星标】：对于关注的邮件可以点击邮件列表后的“星”，将其标记，被标注星的邮件会在星标邮件中显示。点开已发送其中一封的邮件主题，可以查看邮件的具体内容。此处可以对此邮件做如下操作：【查看】：用户可查看此邮件的标题、发件人、发送时间、收件人，并能在正文区域可以查看此封邮件的具体内容。【再次编辑】：点击【再次编辑】按钮可以进入到此邮件的编辑画面，编辑后可再次发送给收件人。【转发】：可将此邮件转发给他人。【删

12、除】：勾选邮件，点击【删除】按钮，可将此邮件从收件箱中删除，被删除的邮件会在垃圾箱中存在，如误删，可还原。【永久删除】：勾选邮件，点击【永久删除】按钮，可将此邮件彻底删除。【标记为】：勾选邮件，可将此邮件标记为星标或是取消星标。【移动到】：勾选邮件，点击移动到，可以将所选邮件移动到指定文件夹中，此处还可以新建文件夹并移动到此文件夹中。【打印邮件】：可以打印邮件内容。草稿箱草稿箱中存放所有自己【存草稿】的邮件信息。此处可以点开邮件的主题进行再次编辑并将其发送，还可以对草稿箱中的邮件进行删除、永久删除、导出、搜索等操作。【删除】：勾选邮件，点击【删除】按钮，可将此邮件从草稿箱中删除，被删除的邮件会

13、在垃圾箱中存在，如误删，可还原。【永久删除】：勾选邮件，点击【永久删除】按钮，可将此邮件彻底删除。【导出】：可以导出全部邮件或是导出指定的邮件。【搜索】：用户可以按照主题、正文、附件名、接收时间等内容进行搜索查询。垃圾箱垃圾箱中存放所有【删除】的内部邮件，在此处可以进行永久删除、还原、导出、搜索等操作。如果选择是永久删除，该内部邮件会在垃圾箱中消失，不能再进行还原操作。其他页面中的永久删除按钮删除的内部邮件，也不会在垃圾箱中找到。【永久删除】：勾选邮件，点击【永久删除】按钮，可将此邮件彻底删除。【还原】：勾选邮件，点击【还原】按钮，可将此邮件还原至执行删除操作的文件夹或菜单中。【导出】：可以导

14、出全部邮件或是导出指定的邮件。【搜索】：用户可以按照主题、正文、发送人、接收人、附件名、接收时间等内容进行搜索查询。星标邮件星标邮件中存放所有在其他画面中标记为星标的内部邮件，用户可以在星标邮件菜单下进行统一查看。此处还可对星标邮件进行查看、删除、永久删除、标记为、导出、搜索等操作。【删除】：勾选邮件，点击【删除】按钮，可将此邮件从收件箱中删除，被删除的邮件会在垃圾箱中存在，如误删，可还原。【永久删除】：勾选邮件，点击【永久删除】按钮，可将此邮件彻底删除。【标记为】：勾选邮件，可将此邮件标记为已读、未读、星标或是取消星标。【导出】：可以导出全部邮件或是导出指定的邮件。【搜索】：用户可以按照主题、正文、发送人、接收人、附件名、接收时间等内容进行搜索查询。【查看】：点击邮件标题可以对邮件的具体内容进行查看。我的文件夹我的文件夹中可以查看用户在邮件设置文件夹维护中所建立的文件夹，点击文件夹名称可查看存放在此文件夹中的邮件情况。注意：此处的文件夹维护，同邮件设置文件夹维护中的操作。点击其中一个文件夹，可查看里面存放的邮件。点击邮件标题可查看具体内容，此处还可对邮件进行删除、永久删除、标记为、移动到、导出、返回、搜索、标星等操作。【删除】：勾选邮件，点击【删除】按钮，可将此邮件从文件夹中删除，被删除的邮件会在垃圾箱中存在，如误删，可还原。【永久删除】：勾选邮件，点击【