第04章帐务处理子系统

1、1第四章 帐务处理子系统u本章要点本章要点 手工与IT环境下帐务处理的不同 帐务处理系统的基本原理和功能 帐务处理系统的数据文件设计和会计编码的设计方法 帐务处理系统的初始设置 凭证处理与记帐结帐 出纳管理 辅助核算和管理 帐簿输出和通用报表2第一节第一节 帐务处理概述帐务处理概述l帐务处理的概念帐务处理的概念l帐务处理系统与其他系统的功能划分帐务处理系统与其他系统的功能划分3帐务处理系统的基本特征规范性和通用性比较好规范性和通用性比较好综合性强综合性强集成性要求高集成性要求高控制要求严、正确性要求高控制要求严、正确性要求高4第二节第二节 帐务处理子系统数据处理流程帐务处理子系统数据处理流程手

2、工账务处理流程手工账务处理流程原始凭证原始凭证记帐凭证记帐凭证总帐总帐日记帐日记帐明细帐明细帐会计报表会计报表5手工会计下帐务处理形式的缺陷数据大量重复、数据的一致性差数据大量重复、数据的一致性差信息提供不及时信息提供不及时准确性差准确性差工作强度大工作强度大原始凭证原始凭证编制编制凭证凭证临时凭证文件临时凭证文件用户用户科目编码及余额表科目编码及余额表人员权限表人员权限表其他初始化表其他初始化表其他系统其他系统传入凭证传入凭证审核审核凭证凭证输出输出记账记账科目余额科目余额/ /发生额文件发生额文件部门部门/ /项目辅助文件项目辅助文件凭证主文件凭证主文件企业对账文件企业对账文件期末期末处理

3、处理编报编报输出输出银行对账单银行对账单输入或输入或传送传送基本账套参数表基本账套参数表银行对账文件银行对账文件银行银行对账对账输出输出记账凭证记账凭证已审核已审核记账凭证记账凭证记记账账凭凭证证及及汇汇总总情情况况自动转账凭证自动转账凭证会计报表会计报表帐务处理帐务处理明细账明细账日记账日记账辅助账表辅助账表余额调节表余额调节表已达账项已达账项未达账项未达账项初始化初始化IT环境帐务处理系统的基本数据流程图7账务处理主要计算机数据文件设计账务处理主要计算机数据文件设计 序号数据项目说明1凭证类型如：收、付、转2凭证号如：收001、收002等，要求分类连续3日期凭证填制的日期4摘要填制人员输入

4、的对经济业务的简单说明文字5科目编码在初始化设置中设置过的会计科目编码6借方金额对应的会计科目借方发生额，与贷方金额不能同时为07贷方金额对应的会计科目贷方发生额，与贷方金额不能同时为08附件张数可以为空或09制证凭证录入人员名字，由程序自动填入10审核审核人员名字，由程序自动填入，未审核为空11 记账记账人员名字，由程序自动填入，未记账为空凭证文件主要数据项目凭证文件主要数据项目8分月存储情况下的科目汇总文件的主要内容分月存储情况下的科目汇总文件的主要内容 序号序号数据项目数据项目说明说明1科目编码科目编码如如1001,1002012月末余额方向月末余额方向如借如借/贷贷3月初余额月初余额可

5、能分为金额、外币、数量、单价、汇率多个字段可能分为金额、外币、数量、单价、汇率多个字段4借方发生额借方发生额可能分为金额、外币、数量等多个字段可能分为金额、外币、数量等多个字段5贷方发生额贷方发生额可能分为金额、外币、数量等多个字段可能分为金额、外币、数量等多个字段6年累计借方年累计借方可能分为金额、外币、数量等多个字段可能分为金额、外币、数量等多个字段7年累计贷方年累计贷方可能分为金额、外币、数量等多个字段可能分为金额、外币、数量等多个字段9分年存储情况下的科目汇总文件的主要内容分年存储情况下的科目汇总文件的主要内容 序号序号字段名称字段名称说明说明1 科目编码科目编码如如1001,1002

6、012 余额方向余额方向如借如借/贷贷3 年初余额年初余额可能分为金额、外币、数量、单价、汇率多个字段可能分为金额、外币、数量、单价、汇率多个字段4 1月借方发生额月借方发生额可能分为金额、外币、数量等多个字段可能分为金额、外币、数量等多个字段5 1月贷方发生额月贷方发生额可能分为金额、外币、数量等多个字段可能分为金额、外币、数量等多个字段6 2月借方发生额月借方发生额可能分为金额、外币、数量等多个字段可能分为金额、外币、数量等多个字段7 2月贷方发生额月贷方发生额可能分为金额、外币、数量等多个字段可能分为金额、外币、数量等多个字段8 9 12月借方发生额月借方发生额可能分为金额、外币、数量等

7、多个字段可能分为金额、外币、数量等多个字段10 12月贷方发生额月贷方发生额可能分为金额、外币、数量等多个字段可能分为金额、外币、数量等多个字段10计算机方式与手工方式下帐务处理的差异计算机方式与手工方式下帐务处理的差异起点数据内容不同：起点数据内容不同：手工为原始凭证，手工为原始凭证，IT下可以是下可以是原始凭证、记账凭证（包括机制凭证）以记账凭证为主原始凭证、记账凭证（包括机制凭证）以记账凭证为主数据处理方式不同：数据处理方式不同：手工下不同凭证由多人登记到手工下不同凭证由多人登记到不同的帐簿不同的帐簿,而而IT下由计算机统一处理下由计算机统一处理数据存储方式不同：数据存储方式不同：手工下

8、每一帐簿都由纸质帐本手工下每一帐簿都由纸质帐本记录记录,IT下需要时由计算机产生数据文件并查询和打印下需要时由计算机产生数据文件并查询和打印对帐方式不同对帐方式不同会计信息的查询和统计方式不同会计信息的查询和统计方式不同11账务处理流程控制账务处理流程控制 一、控制要点一、控制要点1、作为会计记录依据的交易经过了授权、作为会计记录依据的交易经过了授权 2、业务职责分工合理、业务职责分工合理3、软件操作权限分工合理、软件操作权限分工合理4、保留审计线索、保留审计线索 5、独立复核、独立复核 二、主要控制环节二、主要控制环节 1、输入控制、输入控制 2、处理控制、处理控制 3、输出控制、输出控制

9、12第三节第三节 帐务处理系统会计科目编码和主要数据文件帐务处理系统会计科目编码和主要数据文件设计设计文字科目的缺点：文字科目的缺点：位数长准确性、唯一性、一致性差计算机分类不方便科目的数字编码优点：科目的数字编码优点：便于反映会计科目间的逻辑关系保证会计科目的唯一性便于计算机处理和分类节省存储空间提高处理速度13会计科目编码的设计编码原则：编码原则：规定性（一级科目及部分明细科目由财政部和主管部门统一规定）层次性：一致性（相同的内容需要用相同的编码来反映）简短性（某级科目长度够用即可）扩展性（未来够用）14会计科目编码设计方法会计科目编码设计方法科目编码体系的设计科目编码体系的设计定长定位：

10、定长定位：如确定会计科目的结构为4-2-2，多数软件采用不定长：不定长：除一级科目外，其他各级科目长度不固定（例P93）立体科目：立体科目：将大量重复的科目分离出来，建立动态链接，实质是科目编码+辅助核算，例见P94立体科目（或设置辅助核算）的好处：立体科目（或设置辅助核算）的好处：大大减少科目数量避免由于相关内容的变化而造成对科目的频繁修改15第四节第四节 帐务处理系统主要功能及帐务处理系统主要功能及初始设置初始设置账务处理系统账务处理系统系统设置系统设置会计科目外币汇率期初余额凭证类别结算方式凭证管理凭证管理填制凭证出纳签字审核凭证主管签字作废或删除凭证查询或打印凭证科目汇总记账常用摘要出

11、纳管理出纳管理现金日记账银行日记账资金日报支票登记簿银行对账长期未达账项帐表管理帐表管理各种帐表查询科目余额表辅助账期末处理期末处理转账定义转账生成对账结账16帐务处理系统初始设置的内容帐务处理系统初始设置的内容p建立帐套建立帐套: :帐套号、核算单位名称、企业性质、启用日期、会计主管等p操作人员及其权限：操作人员及其权限：操作人员代码、姓名、权限等p科目设置：科目设置：科目编码、科目名称、科目类型、科目属性p凭证类型设置：凭证类型设置：p余额录入：余额录入：起用日期的期初余额p外币核算的汇率管理：外币核算的汇率管理：（将相关科目设置为外币核算）p结算方式设置：结算方式设置： （将相关科目设置

12、为结算核算）支票汇票等p其他设置其他设置: : 输入的相关管理信息，如客户通讯录等17科目设置的主要内容科目编码：科目编码：一级会计科目一般由系统提供，只输入低级科目编码，在账套定义时一般就已经定义了科目编码的级数和级长。科目名称：科目名称：科目类型：科目类型：资产、负债、所有者权益、成本、损益科目属性：科目属性：是否按个人、部门、往来客户、往来供应商、项目进行辅助核算，是否核算数量、计量单位。18初始设置中的主要控制措施初始设置中的主要控制措施 编码参数的修改控制编码参数的修改控制 对核算类别的删除和修改要从底层往上逐层进行对核算类别的删除和修改要从底层往上逐层进行 已经使用过的对象不能删除

13、或修改已经使用过的对象不能删除或修改 余额平衡检验余额平衡检验 19第五节 凭证管理及其操作凭证录入凭证录入l基本内容基本内容: :凭证类型和凭证号,日期,附件,摘要,科目,金额l辅助核算资料辅助核算资料: :l辅助输入功能的使用：辅助输入功能的使用：科目查询、计算器、常用摘要输入凭证修改：凭证修改：“无痕迹”修改（未记帐审核、未审核 ）与“有痕迹”修改（已记帐）凭证审核：凭证审核：屏幕检查与二次输入，审核的程序控制查询打印：查询打印：凭证汇总：凭证汇总：2021凭证类型和编号：凭证类型和编号：凭证按月分类连续编号，由系统自动编号，用户不可以修改凭证号。制单日期：制单日期：只允许输入未结账月份

14、的凭证金额：金额：金额检查：借贷相等检查金额检查：借贷相等检查科目：科目：存在性检查：存在性检查：凭证类型符合性检查：凭证类型符合性检查：最底级科目检查：最底级科目检查：22关于用友U8中作废凭证的处理在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。账簿查询时，找不到作废凭证的数据。若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。作废凭证可以通过”制单-整理凭证”删除23凭证的审核和记账凭证的审核和记账凭证的审核和取消凭证的审核和取消l凭证审核的目的凭证审核的目的l凭证审核的方法：静态

15、屏幕审核；二次输入校验凭证审核的方法：静态屏幕审核；二次输入校验l凭证审核的控制功能：凭证审核的控制功能：审核和该张凭证填制不能为同一人审核和该张凭证填制不能为同一人审核后的凭证无法修改删除（可取消后修改删除）审核后的凭证无法修改删除（可取消后修改删除）只有审核人才能取消该张凭证的审核只有审核人才能取消该张凭证的审核24记帐的一般处理过程记帐功能启动记帐功能启动记帐凭证的记帐凭证的平衡检验平衡检验数据保护数据保护（备份数据）（备份数据）开始记帐处理开始记帐处理（打开相关数据文件）（打开相关数据文件）取一张已审核取一张已审核未记帐临时凭证未记帐临时凭证按科目编码关键字按科目编码关键字更新更新”发

16、生额发生额/ /余额文件余额文件”及其他辅助文件及其他辅助文件将上记录追加将上记录追加到流水帐文件到流水帐文件将上记录做将上记录做记帐标志记帐标志删除已有记帐删除已有记帐标志的记录标志的记录关闭文件关闭文件记帐结束记帐结束有已审核未有已审核未记帐凭证吗？记帐凭证吗？Y YN N25第六节 出纳管理出纳管理的功能出纳管理的功能输出日记帐输出日记帐: :如查询和打印现金日记帐和银行存款日记帐支票管理：支票管理：支票领用登记、支票报销登记、支票信息的修改与删除、支票统计银行对帐：银行对帐：26软件操作中需要出纳签字凭证的注意事项 出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。 已签字凭证仍有错误，则需单击“取

17、消”按钮，取消签字，再由制单人修改。 出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项；取消签字时，则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。 凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。 27银行对帐银行对帐：银行对帐：l初始化期初未达帐项的录入初始化期初未达帐项的录入l银行对帐单录入或导入银行对帐单录入或导入l自动对帐（对帐是将自动对帐（对帐是将“企业对帐文件企业对帐文件”和和“银行对帐单文件银行对帐单文件”按照按照“支票号支票号+ +金额金额”或或“结算方式结算方式+ +结算号结算号+ +金额金额”相同记录

18、勾相同记录勾对）对）l手工辅助对帐手工辅助对帐l输出输出“余额调节表余额调节表”和和“未达帐项情况表未达帐项情况表”l核销未达帐：删除核销未达帐：删除“企业对帐文件企业对帐文件”和和“银行对帐单文件银行对帐单文件”中中已勾对成功的记录，只保留未达账已勾对成功的记录，只保留未达账28第七节 期末处理一、关于会计分期一、关于会计分期二、期末会计处理的主要内容：二、期末会计处理的主要内容：l转帐与自动转帐l对帐与试算平衡l结帐l编制会计报表29三、自动转帐三、自动转帐1 1、自动转帐的特点：、自动转帐的特点：一般在会计期末进行会计部门内部编制,一般没有外来原始凭证主要从会计帐簿中提取数据转帐需要按顺

19、序进行302、自动转帐的种类费用的提取或摊销。如预提借款利息、计提工资等；费用的分摊或分配。如制造费用的分配；税金计算的结转。如计算所得税费用等；损益类账户发生额结转本年利润。如主营业务收入结转本年利润。313、实现自动转帐凭证的基本原理和步骤、实现自动转帐凭证的基本原理和步骤步骤：步骤：定义自动转帐分录定义自动转帐分录（摘要和借贷科目、定义金额计算公式定义金额计算公式）生成自动转帐凭证生成自动转帐凭证科目文件自动转账分录模板文件凭证文件1自动转账分录的定义其他编码文件2生成转账凭证科目汇总文件其他数据文件324、自动转帐、自动转帐自动转账的生成自动转账的生成: :转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。进行转账生成之前，先将相关经济业务的记账凭证登记进行转账生成之前，先将相关经济业务的记账凭证登记入账。入账。转账凭证每月只生成一次。转账凭证每月只生成一次。在在ERP环境下，有些转账需要其他系统中进行环境下，有些转账需要其他系统中进行（如