电子邮件礼仪专题教学课件

1、电子邮件礼仪Rev. 2021-10-102请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书的是谁？答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。3职场故事：女秘书PK老板事件4职场故事：女秘书PK老板事件5职场故事：女秘书PK老板事件6职场故事：女秘书PK老板事件 本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很

2、难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。7大纲243331电子邮件礼仪的目的电子邮件的收件人和主题电子邮件的内容、结尾、附件电子邮件的回复、转发8 你会很惊讶地发现在当今这个时代，一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要，许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复，或者回复邮件的时候并不是答复那些问到的问题。非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者，会使你的公司很有竞争力。Phillip Hunsaker?管理技能与方法?附录C9为什么需要电子邮件礼仪？电子邮件实施礼仪规那么重要性的原因有

3、如下3个：专业特性：通过使用适宜的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我很专业！ 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。效率:邮件组织得当、条理清晰，防止浪费他人时间严肃性商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务标准性本讲义整理了最常见的24项电子邮件根本礼仪，学会应用，必使您获益良多10主送事件负责人，主要阅读该邮件的人确定主送和抄送人员的方法： 发给其他部门的同事的邮件，应该抄送给本部门的主管和对方部门的主管，如有必要应该抄送给主管的主管。一般情况下，除非必要，不要抄送给主管的主管，可以由主管判断是否需要上报。如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向主管咨询。

4、抄送事件相关人（如需求方、产品经理、跟进助理、事件负责人的直接主管等）密送不希望TO/CC看到的收件名单，原则上不建议使用这件事你需要领导支持的，一定CC，一是出现偏差时领导能及时指正你，二是做了很多事情，也应该让领导知道11主送事件发起人，即该邮件的发出者抄送原邮件的事件相关人新增需知晓该事件的人删除不该CC的人密送不希望TO/CC看到的收件名单，原则上不建议使用注意：1、礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是不礼貌的；2、如果re：过多，请删除重复的，防止邮件标题过长。12主要阅读该邮件的人一般转发邮件只有主送人如果FW：过多，请删除重复的，避免邮件标

5、题过长。主送需要转发的情况：1、邮件内容未到达应收者2、邮件内容值得共享注意： 无论主发或者转发，请慎用群发全体邮件防止成为“垃圾邮件。131. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC)收件人(To List)需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人抄送( CC List)需要了解此邮件事项相关的人通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事密送BCC List)发件人想把此邮件发送给他她但又不想被TO&CC的人知道思考：你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管已经审核过了，而实际上你的主管并不知情142. 收件人、抄送和密送本卷须知出部

6、门邮件，必须抄送给部门主管;出公司邮件，必须抄送给分管副总或总经理公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。思考：内部讨论定价问题被客户知道了?邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人，以节省大家的时间非特殊情况下，不建议使用密送BCC BCC有可能看不到TO&CC的人，BCC的回复有可能让TO&CC的人看到回复邮件时注意要根据邮件内容修改“收件人和 “抄送名单，不要随便就回复给所有人，通常不使用“回复全部15我曾经收到客户SQE的邮件，里面收件人栏里面可以看到所有的明文邮件地址，从里面我很容易的就知道了该工程所有的公司的名称！163. 禁止使用“群发邮件因使用“群发邮件不当而造成公司内

7、部骚乱的例子屡见不鲜除了通知通告类邮件外，其他人禁止使用全体群发邮件通知通告类邮件只有人事行政部门可以发，如果只是针对部门内的通知，发给自己部门人员就好。03-7月-22174. 邮件主题主题一定要写，不能为空主题必须具体，不模糊，且有意义例如：“20210813 生产部周工作例会会议记录 当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容 邮件回复或转发屡次后，主题前面会自动添加“回复、“Re、“Fw等，你要适当删除，保存最多两个。这样的例子就没有意义，如：在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时，请删除主题中的“发送附件：，不要出现“发送附件：XXXXRe: Re: Re: Re: Re: 国庆节放假事宜

8、18不要使用“万金油邮件主题主题的含义要具体且有意义以下的主题不够具体，不方便收件人理解19汇报工作总结干了什么，因为你做了多少和别人觉得你做了多少某些时候不划等号提纲挈领的说明白，如果需要事无巨细，请写在附件里把输出物一起发过去，不要忘了附件请求批示写清楚是什么事，如果领导完全不知道的事，请补充背景资料切忌只提问题不提解决方案，都把自己往manager的方向培养超过10分钟才能汇报完毕的事情不要写邮件，请电话或者面谈转发资料写清主题20请求协助写清楚是什么事情，需要谁处理，解决时限是何时如有附件，如截图等，请附上，并注意将图片做成最小格式的如有标准模板，请填写，作为附件发送如属于跨部门（中心

9、）要求协助的工作，请通过部门经理或者接口人发起跟进处理事件描述要清晰，时间点要明确，跟进及解决人名单及联系方式要齐全提醒：如果重要或者紧急时间，邮件发出后要电话跟进，时间点前未收到反馈结果要跟进，避免不能按时完成转发资料原则上所有资料都需保密，尤其机密文档不得随意转发如部门外的同事索取文档，需请其向部门经理或者接口人提出请求如获权对外发资料，请将资料转成PDF等不可修改格式21225. 回复邮件时注意：主题与内容相符主题要与邮件内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮件时，要根据邮件内容修改主题。以下例子不应是回复邮件，而是要新建邮件236. 主题不是正文不要把邮件正文内容写在主题中, 除非只有

10、简单的一句话以下是不恰当的邮件主题03-7月-22247. 称呼邮件要有称呼称呼要和收件人清单一致，不含抄送人当收件人为多人时，称呼可用：各位：各位领导：各位同事：Dear all,(如为英文邮件，要用逗号)258. 邮件正文正文要从“称呼下另起一行，不要从“称呼在同一行开始。按逻辑顺序安排邮件内容 首先：开门见山，点明问题其次：细节描述，背景说明 接着：提供支持性材料或附件 留意：原邮件先前的邮件加在回复内容之后6W1H: Who, What, Where, When, Why, How人事地，时因法清楚表达你的观点 每个工程都需要有一个责任人和截止日期 注意邮件正文也许很短，但不要写在“主

11、题中269. 防止错别字邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，客户由此判断一个团队做事不认真。因此，一个有错别字的邮件可能导致几百万上千万订单的损失如果使用outlook等写英文邮件，那么每次使用“拼写检查。如果写中文邮件，那么自己要会检查。或者贴到word中进行中文语法检查特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对方。2710. 使用正确的标点符号正确的标点符号给人的感觉是“你很专业。以下的标点符号是不正确的，你知道吗？(1)、会议时间：9：0010 ：00(2)、日期：2021、7、122.3.1.2.3.2.一、要注意不要出现错别字；二、要注意标点符号要正确。2810. 使用

12、正确的标点符号-错在哪里正确的标点符号给人的感觉是“你很专业。以下的标点符号是不正确的，你知道吗？(1)、会议时间：9：0010 ：00(2)、日期：2021、7、122.3.1.2.3.2.一、要注意不要出现错别字；二、要注意标点符号要正确。2910. 使用正确的标点符号-正确的标点正确的标点符号给人的感觉是“你很专业。以下是修改后正确的标点符号，你知道吗？(1) 会议时间：9:0010:00(2) 日期：一. 要注意不要出现错别字；二. 要注意标点符号要正确。30英文邮件中的标点符号PunctuationPeriod (.), comma (,), colon (:), semicolon

13、 (;), question mark (?), exclamation mark (!): no space before, one space after (Exception: no space after if followed by the ending parenthesis.)ParenthesesNo space on either side of the text within the parentheses, one space on either side before and after. (Exception: no space after the ending pa

14、renthesis if followed by a punctuation.)3111. 特别注意不要使用感慨号除了“您好！、“谢谢！之外，都不要使用感慨号。在书面沟通和电子邮件沟通中，使用感慨号就表示拍桌子、大声吼叫、挥舞拳头、用中指指人有的人甚至用一个感慨号还觉得不够，还用三个！，这是非常强烈的语气。感慨号：主要用在感慨句的句末，表示强烈的感情。感慨句是以抒发感情为主的句子，它所抒发的感情有赞颂、喜悦、愤怒、叹息、惊讶、伤悼等，句末都要用感慨号。?百度百科? 3212. 结尾Best Regards.祝 工作顺利，身体健康！注意：尽量不要用花花绿绿的各种图案做结尾，这显得不严肃。如：33

15、13. 落款签名让别人知道您是谁或如何找到您 包括: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室 、 、 (紧急时别人可以联系你)、电子邮件地址。对外联系的人员，也可以加上公司地址。签名，要进行公司标准化，所有的人格式一致3413. 落款签名发到国外的邮件 用英语写: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室 、 、 、电子邮件地址、公司地址。注意： 、 前加86，且书写要正确。 Alice LiuSales EngineerMarketing and Sales DepartmentShenzhen Deren Electronic Co., Ltd.Address: Deren Ind. P

16、ark, No.9, Road 33, Guangming Street, Guangming District, Shenzhen, GuangDong, China, 518107Tel: +86-755-3326 0000 ext 8016, Fax: +86-755-3326 0333,Email: Alice.liuderen 3513. 落款签名思考：你发给对方一个邮件，但没有署名。对方收到时，不知道是谁发的邮件，还要去猜“这是谁啊对方收到你的邮件，你却没有留联系 ，对方想打 给你，还要去翻通讯录，多麻烦啊。甚至还没有你的通讯录落款位置电子化邮件，落款签名直接居左对齐，不必靠右特别

17、注意，当你使用别人的邮箱时，要写上发件人(你自己)的姓名，防止收件人误会。3614. 日期和时间格式防止：09/05/11, 09-05-11 (究竟是哪年哪月哪日呢) 美国、台湾：2021年9月5日英国、香港：2021年5月9日防止：5/611, 5/611, 5/62021虽然说明是2021年，却不清楚是5月6日还是6月5日防止：5/6, 6/5您谁能说清这是哪一天？正确的写法：2021年4月7日，2021-03-25 或用英文：April 21st, 20212021、3、252011.3.2537日期和时间格式时间格式 12小时格式: 上午9:00，下午 2:00；9:00am，2:0

18、0pm 24小时格式: 9:00，14:00; 注意：12:00am指午夜；12:00pm指中午，所以不要写：“会议时间：2/6, 11:00-12:00am2月6日 还是 6月2日？是半夜还是上午？(有时候与美国客户开会，中国是晚上，对方正好是白天)3815. 语气使用“请求的语气以示尊重，不要用“命令的语气。不好请各事业部将XX表于明天报上来，谢谢。（你认为很客气？，其实存在着严重官僚）好请各事业部将XX表于明天发给我，谢谢。不好附件是XXX文件，请查收！（除了“你好！”“谢谢！”再不要用感叹号）好附件是XXX文件，请查收，谢谢！3916. 字体、颜色、缩进商务邮件具有其严肃性 不要采用不

19、同的字体，除非很必要不要使用不同的颜色，除非你想用不同的颜色强调某些东西 电子邮件软件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook例如“删除线，在另一邮件系统中可能不显示 在邮件中不要使用“缩进式和“制表符(Tab)，因为用另一软件翻开它们可能导致文本不对齐发给公司外部的邮件，防止使用上述不兼容的格式4017. 附件-1在邮件的正文中要提及所加附件的名称 杀毒软件可能删除带病毒的附件在邮件的正文中要强调附件中的重点节省收件人时间压缩文档，文档通常不要大于5MB 加快传输速度附件大于5MB时要压缩压缩格式使用ZIP格式，Win7可以直接翻开发送邮件前应翻开附件进行检查 确保所加附件是正确的文

20、件和版本4117. 附件-2文件名称 (Filename)文件名要易于理解，并且有唯一性，例如“2021wk40生产会议记录.doc 不要把相同的文件名用在不同的版本中 遵循文件命名规那么 文件内容 文件标题(Title)要清楚 总是显示作者姓名及日期(注:不要使用自动更新日期). 如果超过1页，要设置“页码/总页数预览文档，尤其是Excel文档(有时所见非所得) 保存前，先将光标移到想让收件人阅读的位置。4217. 附件-3如果附件是图形文件： 不要使用bmp格式，要转换成jpg或pdf格式，以减小空间长或宽的分辨率调整到1200像素以下，除非要印成照片图形文件要正向，不要让阅读者把脑袋横过

21、来看或倒过来看。如果原图是横向或倒向，请先进行图像旋转后再加上附件。 如果Office文档中包含图形： 贴上图形之前先把图形另存为jpg文件后再插入。 不要直接贴上bmp文件你知道吗？ 现在常见的数码相机的像素为800万，1000万，1200万。用这样的相机拍的照片，每张照片文件的大小是多大？这样的照片，一个邮件能发几个？4318. 回复(Re)或转发(Fw) “收件人 和 “抄送回复或转发时，检查 “收件人、“抄送内的名单，加上那些必须包括的，删除那些不需要抄送的礼节性回复 如果你是主要的信息接收者(即说明你的名字在“收件人中)，收到邮件时总是答复“谢谢、“我明白以确认你收到邮件对于礼节性回

22、复，你可仅仅回复给发送者 (不要回复给所有人)删除不必要的先前的邮件和/或附件4418. 回复(Re)或转发(Fw) 删除不必要的先前的邮件和/或附件部门助理或联络窗口转发邮件及时转发给相关人员。如不清楚，请示主管一定抄送给原发件人和自己的主管，以便跟进回复错发的邮件由于邮箱地址类似等原因，发件人可能会错发邮件。如果收到别人错发的邮件，请回复发件人“我是XXX，你是否错发邮件？当然，附上原邮件。4519. 如何更新邮件(update)邮件发出后，发现内容有错，或情况有变化，那么需更新邮件。用原邮件转发，原主题后加update 或更新, 说明这是更新的邮件转发的内容中说明原邮件中哪里有错，更新为

23、新的内容4620. 邮件沟通原那么跟进对于紧急或重要的事情，应打 给相关人员，以确定其已收到邮件并明白要做的事防止做邮递员“我发邮件了，他没看(把责任推给别人)“我收到他的邮件回执，说明他收到邮件了要确认收件人收到邮件并了解要做什么事情，什么时候要完成，不要只做邮递员4721. 缩略语 当邮件是发给客户时，请使用标准的缩略语可以使用: ASAP, FYI, FYR, 等.不要使用:pls pleaseref referAttn attentionqty quantity or qtyper as perBR, BstRdgs, Best RegardsThks thanks or thank

24、you4822. Confidentiality NoteConfidentiality note:The information in this email and any attachment may contain confidential and proprietary information of ABC Company and/or its affiliates may be privileged or otherwise protected from disclosure. If you are not the intended recipient, you are hereby notified that any review, reliance or distribution by others or forwarding without express permission is strictly prohibited and