时间管理培训教材

1、1课程参加对象需要更好地控制压力和时间，提高工作和管理效率，平衡自己的工作和生活的人士。 2022-6-231时间管理培训教材2 让你了解你个人时间的使用状况 让你知道哪些时间是可以自己掌握的 依据有效性和紧急性确定多项任务的优先顺序 将你的工作重点转移到最重要、最有效的任务中 让你能够说出怎样最有效地利用个人可掌握的时间 让你能够说出怎样更有效地使用非个人可掌握的时间 学习运用多种工具和技巧，提升有效处理、安排多项任务的能力 学习压力舒解的方法（治标）和压力管理策略（治本）2022-6-23课程目标3 理解时间 时间管理的原则 规划成功 时间管理技巧 立即改变 运筹他人的时间 压力管理概述

2、制定活动计划2022-6-23课程大纲4 它是谁？有这样一家人人光顾的机构,因为它:一年365天都开门营业;每天营运24小时决不偷懒；每天均向每人发放86，400单位信用额度；没有透支；没有预支；没有结转余额；每人每天都有一个新户头。2022-6-23理解时间5一寸光阴一寸金-时间是我们最宝贵的财富。通过系统地分析时间的利用情况，你就会懂得如何有效利用时间，不管是在工作之中还是在工作之外。 每天留出点时间进行回顾，并在时间安排上优先考虑某些事情。 分析时间人们对时间的态度总是复杂多变的。如果你想高效率地完成所有需要在办公室或在家里完成的事情，你就必须首先意识到，是哪些习惯和态度在影响着你对时间

3、的利用。2022-6-23理解时间6 明智地使用时间每个人都越来越意识到时间的价值。个人和部门必须对时间负责：目标都是明确界定的，如果错过了时限将会遭到经济惩处。公司文化对雇员如何使用时间也有重要影响。在很多组织中，长时间的工作往往被等同于努力地工作：如果你准时下班，其他人会人为你没有竭尽全力。实际上，长时间工作往往会降低效率和产出。使用时间的方式会成为习惯，所以首先花时间进行反思改进这些习惯，将使你更能控制自己的工作负荷，有更多的时间去关注工作中更重要的问题。2022-6-23下属们在等经理的关注时浪费了时间。同事们需要来自经理的确认和授权。经理在处理职员们的询问时忽略了自己的任务。于是事情

4、就被搁置下来。通过计划和委派， 可在各个层面上最大限度地减少时间的浪费。7分析时间的利用及其步骤几乎没有人愿意承认，我们的大部分时间都被浪费掉了。为了更好地利用时间，必须对目前的时间利用情况进行分析，然后在考虑更有效率的方法。在上班的路上，大致计划一下当天的工作。步骤评估每一天计算时间的价值做时间日志检查时间日志细分各项事务寻找模式评估效率2022-6-238 评估每一天你的时间表总是被排的满满的。 在诸如阅读邮件等日常性事务上，很容易花费太多的时间，而那些极为重要并富有成效的任务被耽误了。 你现在是如何划分每一天的？ 是分清了工作的优先顺序，先处理重要和紧急的项目，还是更倾向于将喜欢的事情干

5、完？ 是经常被电话打扰还是有一套应付打扰的办法？ 你的时间是否被大量浪费了？2022-6-23理解时间9 时间的价值随时都应考虑可将工作委派给他人：由于你对公司的价值比较高，将日常性事务交给下级干，而不是亲自去做，通常是更有成效的。出租车司机（北京）销售经理副总经理时间价值每月份钱4500元假如每月绩效目标是销售额100万元每月绩效目标1,000万元每天价值司机不休周末，每天150元，加变动费用总计250元扣除每月8天的休息日，每天的绩效目标是4.545万元每天45.45万元每小时价值一天一般工作12小时，每小时21元以国家规定每天8小时上班计算,每小时5682元每小时5.682万元每10分钟

6、3.5元950元9500元2022-6-2310 时间的价值精确计算出时间的价值是一项严肃认真的训练。这样你才会知道不能有效使用时间的代价。用你身边的计算器算出工作中每小时和每分钟的价值，然后利用这些数据，分析有代表性的相对时间价值，比如组织会议。随时都应考虑可将工作委派给他人： 由于你对公司的价值比较高，将日常性事务交给下级干，而不是亲自去做，通常是更有成效的。2022-6-2311 计算时间的价值 要算出每分钟的价值，只需将你的年薪乘以1.5（算上你的间接管理费用），然后将总数除以一年的工作小时数（每周工作小时数乘以每年工作周数），再除以60即可。 年薪 1.5 每小时价值= 每年工作小时

7、数 每小时价值每分钟价值= 602022-6-23122022-6-23时间的特点不可替代性- 时间是任何资源都替代不了的。不可逆转性- 时间是一维的，只能过去、现在、未 来的方向流逝。可变性- 时间是常数，又是变数。善用则长， 荒废则短。13 做时间日志坚持记录自己每天在具体事情上所花费的时间，对更有效地运筹时间是十分重要的。你可能会意外地发现，聊天竟占去了如此多的时间，而真正用于工作和制订计划的时间却很少。时间日志可以为你提供一个改进的起点。那么你需要做多久的时间日志呢？这取决于你的工作性质。如果你的工作周期是一个月，那么你就需要连续记录几个月。如果你的工作周期是一星期，那么做二三周的记录

8、就足够了。 测定每件事情所花费的时间以30分钟为单位，做一个简单的时间日志，精确记录你使用时间的情况。如此你就能发现自己用在有用的和不必要事务上的时间各是多少。2022-6-2314时间时间星期一星期一时间时间星期一星期一8：30乘火车上班看报纸，注视窗外。1：30继续与玛丽进午餐，不再讨论工作。9：00翻阅信件；与斯蒂夫边喝咖啡边聊天。2：00返回办公室。9：30收阅电子邮件。2：30整理办公桌，冲一杯咖啡；阅读电子邮件并回复亚力克。10：00星期一进度例会晚开始10分钟。3：0010：30会议继续进行；打电话给玛丽确定午餐。3：30就国际销售事宜打电话给安娜，用15分钟谈论她的家庭。11：

9、00着手列出要做的事情。4：00与比尔和埃玛讨论今天的进度例会。11：30阅读电子邮件，并回复其中的几封。4：30开始写进度报告，采用今天会议上的资料。12：00就有关延迟交货事宜打电话给供货商。5：00再次检查电子邮件，将屏幕上凌乱的文件重新归档。12：30去玛丽的办公室共进工作午餐；车晚点，浪费15分钟。5：30为明天与菲利帕的午餐预定餐厅。1：00与玛丽共进午餐，讨论她的提升前景；有事打扰。6：00乘火车回家，继续工作，睡觉。2022-6-23 以30分钟为单位，每一个简单的事件日志，精确记录你使用时间的情况。如此就能发现自己用在有用的和不必要的事务上的时间各是多少。15 检查时间日志将

10、时间日志上记录的所有30分钟时间段根据任务的性质归类，并计算出用在个事务上的时间，比如开会、阅读和回复信件、帮助同事、打电话等。这样就可以对时间的利用情况进行分析了。接着请计算出在各任务上的时间比例。这将更清晰地描绘出你的工作日，让你懂得可以如何更有效地分配时间。2022-6-2316 细分各项事务 查看你对各项事务的分类，并将他们分成以下几组：日常性事务、持续性项目，以及能够进一步拓展业务的项目。算出花在各组事务上的时间比例。 较为理想的时间分配比例：第一组：日常性事务 15%15%第二组：持续性项目 25%25%第三组：规划与发展 60%60%而实际上，大多数人的时间分配恰恰相反。2022

11、-6-2317寻找模式现在你可以自问一下，细分工作日之后得出的时间分配模式，是否与你的期望值吻合。你是否在第一组事务上花了太多的时间，而没有将精力集中与第三组工作？看看贯穿于你整个工作日的这些任务分配，是否有时忙碌有时闲散？如果是这样，那就尽量想办法重新安排你的工作日，以便能更连贯、更高效地工作，取得更大成就。 自我提问：1.我是否做了应该由别人来完成的工作？2.在我的时间日志里，是否存在经常重复的模式？在早晨，我是否总被卷入到第一组的事务中去？3.在各项任务上所花的时间，是否常常比我估计的更长？4.我是否有足够的时间进行创新与改革？2022-6-2318评估效率你的工作模式与前页所讲的理想的

12、60：25：15的时间分配比例有多大程度的接近？如果发现自己在某一组任务上花费了过多的时间，以致不利于其他各组工作的完成，就得想办法重新安排日常计划，更有效地分配时间。例如，你若发现你正做可由下属完成的工作，就委派下去，这样才能集中精力去做那些本来没有给足时间的事情。检查你对时间的利用1.短期分析自己利用时间的情况后，就会立即采用几条省时策略：将要做的事情列表，并在一天内更新几次查看时间日志中浪费掉的时间，想办法把这些时间段更好地利用起来2.长期如果发现存在长期性的问题，试着更彻底地改变你的工作模式：找出你不满意的工作模式，尤其是你已养成的那些坏习惯确认了问题后，留出时间来进行反思和改进202

13、2-6-23192022-6-23时间管理的原则一 以终为始 20农夫早上起来，对妻子说要去耕地了。可是当他走到要耕的那片地时，发现耕地的机器（耕耘机）需要加油了，农夫就准备去加油。可是刚想到机器加油，就想起家里 的四五头猪早上还没喂。这机器没油就是不工作，猪没喂，也就是没吃饱可是要饿瘦了。农夫决定回家先喂猪。当他经过仓库的时候，农夫看到几只土豆，一下子想到自家的土豆可能要发芽了，应该去看看。农夫就朝土豆地走去。半路经过了木柴堆，想起来妻子提醒了几次，家里的木柴要用完了，需要抱一些木柴回去。当他刚走近木柴堆，农夫发现有只鸡躺在地下，他认出来这是自己的鸡，原来是脚受伤了就这样，农夫一大早就出门了

14、，直到太阳落山才回来，忙了一天，晕头转向，结果呢？猪也没喂，油也没加，最重要的是，地也没耕。2022-6-232021 毛毛虫的故事2022-6-2322 具体（Specific） 需要完成哪些具体任务或行动？实现目标后有何观察的结果？ 可衡量（Measurable） 如何知道自己是否实现了目标？实现程度？ 可实现（Achievable） 是否需要付出努力才可以实现？能否得到相应的资源和支持？ 相关性（Relevant） 是否与部门目标和个人的主要职责相关？ 有时限（Time-Based）实现日期是什么？如何在实现过程中对进展进行追踪？2022-6-23绩效与发展目标应坚持的原则2022-6-

15、23组组织织目目标标个人个人绩效绩效目标目标岗岗位位职职责责2022-6-23设定目标的重要性 曾有人做过一个实验：组织三组人，让他们分别沿着十公里以外的三个村子步行。第一组的人不知道村庄的名字，也不知道路程有多远，只告诉他们跟着向导走就是。刚走了两、三公里就有人叫苦，走了一半时有人几乎愤怒了，他们抱怨为什么要走这么远，何时才能走到一半时有人甚至坐在路边不愿走了，越往后走他们的情绪越低。 第二组的人知道村庄的名字和路段，但路边没有里程碑，他们只能凭经验估计行程时间和距离。走到一半的时候大多数人就想知道他们已经走了多远，比较有经验的人说：“大概走了一半的路程。”于是大家又簇拥着向前走，当走到全程

16、的四分之三时，大家情绪低落，觉得疲惫不堪，而路程似乎还很长，当有人说：“快到了！”大家又振作起来加快了步伐。 第三组的人不仅知道村子的名字、路程，而且公路上每一公里就有一块里程碑，人们边走边看里程碑，每缩短一公里大家便有一小阵的快乐。行程中他们用歌声和笑声来消除疲劳，情绪一直很高涨，所以很快就到达了目的地。当人们的行动有明确的目标，并且把自己的行动与目标不断加以对照，清楚地知道自己的进行速度和与目标相距的距离时，行动的动机就会得到维持和加强，人就会自觉地克服一切困难，努力达到目标。2022-6-23其实目标对个人同样重要？耶鲁大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不

17、多的年轻人，调查发现 ：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标2022-6-23其实目标对个人同样重要？25年后调查发现 ：27%的人没有目标 社会的最底层，抱怨整个世界60目标模糊 社会的中下层面安稳地生活与工作10有清晰但较短期的目标成为各行业的专业人士3有清晰且长期的目标成为社会各界的顶尖人士27 有个黑人男人到沙漠做冒险之旅，由于迷路而且准备的水己用完，口干舌燥已多日，行将渴死之际，他幸运的捡到一个神灯，怀着一丝希望，他有气无力地搓揉着神灯，果然出现了一位灯神。 灯神就告诉他：“主人，你把我从灯中救出，为了回报你的恩德，你可以提出三个愿望，我一定让你

18、如愿以偿。” 黑人喜出望外，迫不及待地提出他的三个愿望：一、希望每天都有水喝。二、希望皮肤变白，不再黝黑。三、希望能够每天都看的到女人的臀部。马桶。马桶。启示：目标要明确，决不可模糊暧昧启示：目标要明确，决不可模糊暧昧2022-6-23幽默笑话：黑人的愿望28要事第一2022-6-2329紧急事件的专制性你有没有想过在一天中拥有30个小时？如果真有这些额外的时间，我们目前所感受的压力将会减轻许多。我们总会发现有做不完的事：没拜访的朋友、没恢复的信件、未完成的文章，我们甚至无法找到安静的一刻可供自己思考。我们如果能从繁忙的头绪中抽身出来仔细思考一下就会发现时间短缺的问题所在，这实际上是一个。几年

19、前，一位经验丰富的经理对我说：“你最大的危机在于将紧急的事件积累起来而未及时处理。”在听的时候并未意识到他的话对我有多大的冲击，后来这句话经常萦绕我心头，并促使我对重要问题的处理进行有限排序。平时我们会遇到一些看似重要的事情发生，但当时限临近时我们才发现有一些被搁置一旁的事情才是最重要的。在这种情况下，我们会感到2022-6-23302022-6-23时间管理图312022-6-23我们做事通常按照这样的顺序：(1)先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。(2)先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。(3)先做容易做的事，然后再做难做的事。(4)先做简单的事，再做复杂的事。(5)先做紧迫的事，然后再做

20、不紧要的事。(6)先做有趣的事，然后再做枯燥的事。(7)先做已发生的事，后做未发生的事。 以上各种准则，大致上都不符合有效的时间管理的要求。2022-6-2333紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓2022-6-23请排出正确的行事优先级?ABCD34紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st急2 nd2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓2022-6-23正确的行事优先级35象限法-排定Priority第一象限急迫又重要的事必须做第二象限重要但不急迫的事 应该做第三象限急迫但不重要的事可以做（亦可分派）第四象限不急迫又不重要的事何必做362022-6-23时

21、间的取舍技巧很重要很紧急立刻亲自处理很重要不紧急计划性处理不重要很紧急授权委任不重要不紧急当作没看见37紧迫的事不紧迫的事重要的事设备故障,生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨停电计划之研拟技能之提升公关之促进问题之调查健康检查不重要的事有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约有些交际应酬聊天废话处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沈迷2022-6-2338不合理的时间配置I.45%处理危机II5%IV15%III.35%39明智的时间配置1. 重要的事情着重在Plan Plan着重在Do Do着重在Check Check着重在Action2. 重要的事情要逐渐地

22、交给 信任的部属,这叫 “灌能”40合理的时间配置I.20%全力以赴全力以赴II 65%计划，并有条不紊地进行计划，并有条不紊地进行做到未雨绸缪做到未雨绸缪III. 15%花一点时间做，花一点时间做，请人代办，请人代办， 集中处理集中处理IV 1%有空再有空再做做或不做或不做41时间管理的基础时间管理与其他资源一样，其效益也来自于分析和计划工作。在此过程中，你不仅需要了解怎样使用时间，还要了解在合理使用时间中遇到的问题及产生问题的原因。在此基础上你才能学会有效管理时间，使你的工作更有效率和有效果。时间管理是一个个人过程，必须适合你自己的风格和环境。它须实行强制性的措施来改变以往形成的旧习惯。然

23、而，这种选择对于获取你所要的东西是非常有利的。2022-6-2342帕累托原则（又称重要的少数、微不足道的多数、80/20定律、犹太法则等） 这一原则是说在任何一组东西之中，最重要的通常只占其中的一小部分，因此对于重要但只占少数的部分必须分配更多的资源，更注重对它的管理。2022-6-23432022-6-23你只要花费20%的精力44 20%的人掌握着世界上80%的财富； 公司20%的员工创造了80%的利润； 20%的国家，总人口数不到世界人口的20%，却消耗了80%的能源； 我们80%的快乐集中在我们总时间的20%； 每天20%的时间完成了全天80%的个工作，而另外80%的时间，却只让我们

24、收获了20%的成果； 80%以上的人们为了获得20%的成功而努力奋斗，但只有不到20%的人掌握着80%的成果；2022-6-23惊人的发现45是什么在控制你的时间？没有人能完全控制一天的日程安排，总会因某些条件约束而不能供你个人自由支配某段时间。但至少每个人都能自由支配一段时间，而且这段时间往往比你预想的要多。一天中有相当一部分时间是惯例性的，是无法调配的。但从这部分时间的内在构成来看，我们也能对工作活动进行适当选择，并排出他们的优先顺序。正是这些具体而微小的选择使你有可能控制部分时间。2022-6-23462022-6-23时间管理的原则四养成习惯Watch your thoughtsWat

25、ch your thoughts 注意你的思想注意你的思想Watch your wordsWatch your words 注意你的话注意你的话they become wordsthey become words 它会成为你的话它会成为你的话they become actionsthey become actions 它会成为行动它会成为行动Watch your actionsWatch your actions 注意你的行动注意你的行动they become habitsthey become habits 它会成为习惯它会成为习惯Watch your habitsWatch your ha

26、bits 注意你的习惯注意你的习惯they become characterthey become character 它会成为你的个性它会成为你的个性Watch your CharacterWatch your Character 注意你的个性注意你的个性it become your destinyit become your destiny 它决定你的命运它决定你的命运47你无法决定今天该干什么，除非你知道明天想要达到的目标。任何对时间利用的改革方案，都取决于你对未来目标的明确性。2022-6-2348 分析目标 当你进行全面规划时，长期的个人目标和职业目标就显得尤为重要；但短期而言，像建

27、立家庭之类的个人计划，会暂时优先于诸如创办一家公司这样的长期目标。2022-6-23将长期计划细分为每周和每天的行动计划。将长期计划细分为每周和每天的行动计划。492022-6-23长期职业目标长期个人目标短期个人目标短期职业目标 权衡并确立目标写下你所有的目标，然后将它们按短期的与长期的、个人的与职业的进行分类。考虑一下你的目标是否现实：虽然你不能改变自己的生理特性，但你能够随时学习新的技能。想一想为了达到所确立的目标，需要去掌握何种技能。由于传统的终身职业观念正在消失，你或许应该更新某些技能以保持就业状况，这也意味着你将来职业目标的多样化。最后，制订一个时间表，定出实现各个目标的时间。50

28、 耶鲁大学的目标设定七步骤1. 先拟定出您期望达到的目标；2. 列出好处；3. 列出可能的障碍点；4. 列出所需的知识、协助、训练等咨讯；5. 列出寻求支持的对象；6. 拟定行动计划；7. 订定达成目标的期限。2022-6-232022-6-23522022-6-23 规划职业生涯 为了帮助你实现自己的目标，在订立 每天的时间安排表的同时，有必要制 订胸有成竹的长期和短期职业规划。 你会发现，把你的经历、技能和某些 资格证明写下来是很有帮助的。像工 作一样，你可能会在持家或照管兄弟 姐妹时获得宝贵的管理经验。查看所 有这些技能与经验，列出所有相关的 职业。做一张职业生涯流程图，计划好下一步的走

29、向。53开始第一份工作或实习在金融或财会部门工作加入公司做大的客户从事销售与市场工作获得国外工作经验创立和经营自己的事业上夜校接触在其他行业中工作的同学进修管理课程申请晋升建立家庭休产假拓宽视野建立有用的联系2022-6-2354确定工作的优先顺序分析你的工作对于你目前的工作状况应尽可能地坦率。你有多少时间被用在不恰当的时候做不恰当的事情上，而没有去完成你为自己今天定下的目标？如果今天你有十件事情去做，详细的分析十分重要。不管你的地位如何，细致地计划与组织每一天，将会使你的工作效率大为改观。同时你也会发现，你又在成功地向目标迈进。同时，你应该认识到你和上司在工作优先顺序上的冲突。分析工作任务

30、把你目前、将来和日常的目标与任务列成表格，然后将它们分成三种类型-A、B和C型：A型：重要并且紧急的任务B型：重要或紧急、但不是既重要又紧急的任务C型：既不重要又不紧急的日常任务如果你对某项任务的分类犹豫不决，就把它归入C类中，或取消。2022-6-2355优先顺序与工作委派列出要优先考虑的具体事项，在重新查看一下你的工作任务表。A、B和C类工作各做一表。从A型任务开始，在表中确定出哪些任务需要他人的合作，哪些是只有自己才能完成的，哪些是可以委派的。考虑一下有的工作是否必要，不然就取消；需要他人协作的工作，请别人帮助完成；可以委派的任务则立即移交。这样，三张表中就剩下只有你自己才能完成的任务，

31、你便能够进行下一步：计划你的一天。如果你的计划表中充满A型任务，那就进行委派或重新分类。平衡日常工作任务平衡日常工作任务2022-6-23A型任务你应该尝试完成几项紧急和有难度的任务一个工作日B型任务你的工作主要由这部分构成，这部分任务占去大部分工作时间。C型任务这些不紧急的事情在有时间时再做。56考虑一项任务的优先程度2022-6-23这项任务是否既重要又紧迫？ 否是是否今天就需要完成？ 否 是立即行动A型任务这项任务是否重要但不紧迫、或紧迫但不重要？ 否是这项任务是否是日常性的？ 否是这项任务是否有最后期限？ 否 是留出时间来完成制订可行的期限B型任务这项任务能否助你更有效？ 否 是这项任

32、务是否有必要？ 否 是不必做，取消它分出时间来完成留待有空时再做C型任务57平衡需求工作的优先顺序总是变化的，因为我们随时都在获取信息。新的信息可以改变一项任务的重要性和紧迫性，甚至可能将一项紧急的工作从你急需去办的任务表上去除。 为了适应各种变化和新信息，需要经常改变优先考虑的事项。要点：1.用于事先计划的时间决不是浪费-长期而言，这将节省你的时间。2.工作中有张有弛而不是只张不弛，可以避免精力透支。3.运筹时间意味着办事更有效，不只是快。4.食物对于健康状况和注意力水平至关重要-工间休息时吃些点心也很重要。5.在办公室里静处的时间，诸如在别人到达之前的时间，有助于发挥更大的效用。2022-

33、6-2358评估工作方式每个人的精力都有一定的节律性,它决定了人的体力和脑力状况有规律地出现高峰和低谷知道了自己的个体节律，就可以根据它来安排工作，否则它会妨碍你的工作。请记录你的体力和脑力的高峰时间，了解它们持续的时间长度。安排各类型任务的时间将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期。如果你习惯早起和晨跑，就应该将大部分A型任务在每天早些时候完成。另一方面，如果你很难在早晨9：00前起床，就应将A型任务放在午前或下午进行。效率最大化应尽量将C型任务安排在精力低谷期。2022-6-2359生物节律 体力周期性23天情绪周期性28天智力周期33天人的血压大约在深夜3点钟时降到最低点；早

34、晨曦5点钟又开始回升。2022-6-2360生物节律的识别：计算方法1.计算总天数-就是：从您的生日到所要计算的那一天的总天数。公式为：T=（365周岁数+闰年数）+-X生日在计算日前用加号，在计算日后用减号；“X”表示除周岁数以外的计算年的生日到计算日的天数（如算日在前即代表算日到生日的天数）。2、计算余数就是：体力余数：N1=T/23 - 23情绪余数：N2=T/28 - 28智力余数：N3=T/33 - 33 3、解释这三者都有周期性变化，可以用曲线来表示。均从生日算起，起点在中线，进入高潮期，再经临界期，而后转入低潮期，周而复始。和中线相交的那一天就是临界期，高与中线的是高潮期，低于中

35、线的是低潮期。高潮期和低潮期的天数是相等的。2022-6-23612022-6-23n高峰、低谷表 5 4 3 2 1 0 -1 -2 -3 -4 -5 9:00 11:00 13:00 15:00 17:00上午高峰期：A型任务的最佳时间下午高峰期：B型任务的最佳时间临近工作日结束，精力水平开始下降午饭后的低谷：C型任务的最佳时间一个工作日62使用记事簿认真、精确记录将来的事件、约会和任务，对时间的有效管理十分关键。挑选一本你喜欢的美观的记事簿使用始终放一支笔在记事簿里，用以记录信息和日期练习使用记事簿2022-6-232022-6-23用记事薄来计划 使用记事薄需要训练，你首先要习惯的是，

36、计划好了事件和会晤之后，花些时间把它们记录下来，记下你为一个会议做前期准备所花费的时间，还要记住为会晤之前必要的准备和赶路以及后续工作与汇报留出一些时间。 18 三月 9 整理文件格10 要紧的电话11 制订预算12 准备预算会议 1 1点10分与约翰在尼古拉 咖啡店见面 2 不紧急的电话 3 预算会议 4 5 就预算事宜向约翰作简要 汇报 6 通信 晚上7点30分与简小饮A型任务应在精力高峰期处理休息时应离开办公桌B型任务应安排在每天的第二个精力高峰期C型任务可留待精力低谷期再做用彩色笔标出不同重要程度的各项任务。有效地使用记事薄看一看记事薄中每天任务的安排，务必使各项任务保持平衡，并实际地

37、评估自己的脑力和体力模式。64制作一览表你在列出A、B、C型任务后，有必要花几分钟来做一份一览表，将你所有的任务不论大小都写下来，再加上各自完成的期限。这样能减轻你的心理负担。即时更新记住：一有新任务就加到一览表上，并把已经完成或委派的任务划掉。有效地使用一览表每天一上班就查看一览表当任务完成时，应从一览表中划掉。看到一份表变短，是很有成就感的每天工作结束，评估新加到表中的事项，按A、B、C分类一览表能使你将相关任务联系起来当为一览表中的任务分配时间时，要为未计划到的事项留出时间应制作一份需在家中完成的任务一览表，以及一份与工作相关事务的一览表2022-6-2365做正确的事“鹅与金蛋”的启示

38、:一个人只顾眼前利益,得到的终将是短暂的欢愉；志存高远者，也必须要面对现实的生活。只有把理想和现实有机结合，才有可能使成功永续、欢乐长久。2022-6-2366正确的做事方式“丁谓巧复皇命”的启示：充实人生，并不全在所遭遇的事与事实，而全在于思想的风暴，永远横扫过我们的脑际。 （美：马克 吐温）2022-6-232022-6-23 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。你属于那种类型，主要取决于你的态度。借助积极思维的力量使你的计划成功吧，即使最令人厌恶的工作也会变得轻而易举。务必每天至少做一件自己喜欢的事情。享受生活 人们享受生活的方式各异，但如果你不花些时间做你真正喜欢的事

39、，你的观念将会受到负面影响。找出工作中特别能给你带来愉悦的事项，将它们均匀地安排在你的计划中。安排定期休闲的时间去电影院、音乐厅或者去看赛车。即使没有令你特别愉悦的事情可做，也要试着培养积极的观念。每天入睡前读一段你最心仪的作者的文章。过好你的每一天每个工作日的开始和结束，都是特别重要的时间。从一顿营养丰富，从从容容的早餐开始。坐下来边吃边让自己放松和享受。准备足够的时间去上班而不感忙乱。下班时以积极的心境离开办公室，不要把白天工作中的不愉快带入到个人生活中。在入睡的两小时前，有意识地努力放松自己，别再去想工作。健康的饮食仔细想想你每天吃些什么，什么时候吃。理想的饮食应是早晨吃新鲜水果、麦片或

40、面包，晚上宜吃清淡的晚餐。夜间吃太多油腻的食物会导致失眠、疲劳和烦躁不安。2022-6-23处理问题 怀着积极的生活态度，就能十分轻松（和快捷）地运筹时间、解决工作中的问题。从对自我的生活感觉良好开始，你就不大会将别人的问题看作是自己的了。这将有助于你客观而富有建设性地提出各种方案，来应对紧急的限期，解决预算和冲突。看重同事和客户的积极方面。实例分析 安东尼，一位销售人员，被要求去参加一个压力比较大的会议，与会者包括其它部门的人员。 会议前一星期，安东尼意识到自己已抱定该会不可能成功的成见。于是他下定决心，趁此机会将消极思维专为积极思维。 首先，他采用各种优先安排重要工作的技巧来保证有关资料的

41、充分准备；然后，他积极地设想这次会议及其结果：他“看到”自己站了起来，清了清嗓子，宣读自己准备的工作汇报；随后，他想象自己成功地回答了其它与会者提出的问题；最后，他想像到了同事们赞许的表情，特别是那些平时让他有威胁感的人。 那天，会议果然进行得如同安东尼想象的一般 - 这也大大增加了他的自信。采取积极的措施 安东尼曾一度陷入消极思维导致消极结果的怪圈。他决心有意识地将消极的一面变为积极的一面，但开始时似乎收效不大。然而，每一次成功都使这种改变更加容易，最终积极思维的习惯就自然而然地形成了。使用记事薄列出自己的弱点，然后有计划地逐个客服。避免压力 忙人看起来似乎没有时间计划将来。从忙碌的时间表中

42、找出时间，考虑一下如何高效地利用随后的几小时，是需要毅力的。然而从心理学的角度讲，计划你的活动是个好习惯，因为这样能使你控制自己的时间，回到时局“驾驶员”的位置上去调控那些看似要失控的事情。在花时间作计划时，你会有意识地积极起来这有助于避免压力和实现目标。69计划制订计划可以对你规划个人生活产生两方面积极影响：1.它可以告诉你该如何从现状走向未来；2.它能明确告诉你该用哪些资源帮助你实现目标，制订计划可以使你有一个明确的工作进程和结束日程安排，而且也能更精确地进行成本估算。一般而言，计划分为短期和长期二种。长期计划是指你希望在未来3个月内完成的事务以及任何一个超过一周的项目。短期计划则指你希望

43、在本周或当天完成的任务，包括为完成长期计划而进行的工作。2022-6-2370制订长期计划的辅助工具1. 活动计划表2. 阶段性成果示意图3. PERT示意图4. 主管者日志2022-6-2371制订长期计划的辅助工具活动计划表可以变化多端，最简单的一种只需列示完成目标所需的各个步骤，其他内容则还可以包括起始日期、目标完成日期、成本估计及项目负责人等。2022-6-23722022-6-23n制订长期计划的辅助工具阶段性成果示意图以图示的方式显示了项目内各步骤间的关系。制作示意图时，需先列出完成项目需完成的步骤以及估计的时间，然后将其在图的左侧由上至下列出，下方则列出日期、时间。然后在每个步骤

44、中从预计开始时间到预计结束时间划出一个线段。示意图全部画完后，你就可以清楚地看到活动步骤的流程和先后顺序。阶段性成果示意图还可以用于实际进程的控制，只要以不同颜色的线在阶段中标示，就可以知道每一个步骤的起讫时间。732022-6-23n制订长期计划的辅助工具 PERT示意图表体现了在计划制订过程中的复杂程度。PERT是指：计划Program评估Evaluation综合评价 Review技巧Technique742022-6-23n制订短期计划的辅助工具1.周计划2.每日计划3.会议安排者752022-6-23n优秀计划制订者的特征l利用两个时间标准来确认和操作是必要的，它可以保证事情通过完成近

45、期事务而臻至长期目标l一份不断更新的主要日程安排表将是你最有用的计划制订工具。然而，在把具体事务列入主要安排表前，详细的项目计划也必须妥善制定完毕。l当事务越来越繁忙时，“今日需要完成事务”之类的计划清单有助你将注意力投放在最优先的事务上。l合理使用工作计划表、阶段成果示意图、PERT示意图等方法，都是十分有效的计划制定工具。l与同事、员工进行联络有助于减少干扰他们工作安排的可能，使用“会议安排者”是一个较好的方法。l能够满足个人需求的方法才是最有效进行计划制订的方法。所有的概念、过程、表格都只是为适应个人因素而可以进行调整的选项。762022-6-23n常见的时间浪费行为：自我因素混乱、拖延

46、、社会交往、社会接受度、完美度、风险规避环境因素访客、电话、邮件、等候、会议、危机772022-6-23n当事情出错时你经常会发现无法避免最糟糕情况的发生，譬如说错过了最后期限或者未能达到质量标准。在此提供一些方法以供参考：1.重新谈判2.在以后进度中加快速度一弥补损失的时间3.缩小项目范围4.挖掘更多资源潜力5.接受替补品6.寻找另类资源7.接受部分货物输送8.提供激励9.需求配合性782022-6-23n清理办公室工作空间的安排非同小可。从你的办公桌开始，建立一个系统来保证日益增多的文件不会有任何遗失，然后整理文档柜、书架及整体环境。n在你的办公桌上，只摆放目前手头需要处理的文件。n注意即

47、时贴，它很容易丢失。n每天都清理，不要把烂摊子留到明天。n该办的事情：尽可能保持桌面整洁。整理抽屉，使里面的物品井然有序。将钢笔、铅笔、胶水和直尺一起放入伸手可及的容器内。电脑键盘不用时要收起来。792022-6-23n清理办公室安排日常文书工作，突出文书工作中的关键点来加速再处理。记录你要 处理、存档 扔掉其余做的事项 或委派 的材料n电脑屏幕上只打开正在使用的文件n文件都是最近的n来函文件格只保留当前的文书n发函文件格经常清理n常用的文档靠近办公桌存放n无用的东西被清除n最频繁使用的文档极易拿到n办公室里装一个时钟，让自己和来访者都能看见n至少每隔几个月要整理一次文档802022-6-23

48、n怎样建立一个个人的文件系统这是你个人的专用系统，因此不必设置的严密性很强，只要对你有用就足够了，一般分为以下5类：1.项目：该类里包括了所有你正在进展过程中的工作与各不同项目相关的信息和个人文件。2.即时任务：这是你可以在时间间隙中加以完成的工作，这些事务也许是低优先级的信函回复，阅读一般性的文章等。3.自我发展：与培训有关的书籍、文章。4.创意：包括那些你认为有必要深入了解以提高工作绩效的事项。5.背景信息：包括与你有关的多项事务，请按标题将有关文件，如统计数据、个案、公式等分门别类归置。在每一个分类内按优先顺序，用不同颜色标示各事项，以便引起自己对重要事项的关注。请注意随时更新文件系统，

49、以免在寻找文件时浪费时间。此外，你也需周期性地进行文件清理工作，以保证系统内文本存在的必要性，这也会减少你寻找文件的时间。812022-6-23n避免打断列出打断者：l那些会随时打断你的人，比如上司或客户l那些在你不太忙的时候打断你的人，比如同事l那些根本不会打扰你的人n请你的秘书或同事帮你筛选打进来的电话n拿起话筒暗示会晤的结束n用消极的身体语言抵挡不希望有的打断n如果你被人跟进办公室，不要坐下n如果你的门开着，不要让人看到你的椅子 822022-6-23n筛选信息丢掉你认为不再需要的信息用站立的方式使所有的偶然碰面变得简短-这样可以尽快脱身信息随时都会来，不让其干扰工作流程应速读信息，掌握

50、其主要内容如果某条信息需采用对应措施，就记录下来并加到一览表上为便于归档，打印出来的一条信息可以立即用一个文件夹名来编号信息一旦被处理，就清除掉只为需要信息的人复印信息停止订阅你不再看的杂志把你想保留的杂志和报纸作为参考资料归档只将关键、重要的书面材料放在桌上随时更新并根据对现有项目的适用性来评判每则信息 2022-6-23报纸和杂志备忘录和报告外部邮件和传真电子邮件和内联网委派速读细读添入阅读文件夹复印和传阅留出时间细读丢弃采取措施归档、委派或传阅842022-6-23n与别人一道工作评估工作角色检查你的推测分析动机处理会议852022-6-23n打电话打电话前做一个放松的深呼吸打电话时避免

51、干扰，集中精力注意对方在说什么打电话时，手头可以做另外一件事，以免空等n一定要选择打电话的时间保持在“预定”轨道上使用录音电话系统862022-6-23n接电话想确定要不要让对方再打回电，只需先问：“谈话要多长时间？”如果你想要对方回电，让其在你方便的时候打过来，并记在记事簿上。直线号码可以给那些你希望可以立即找到你的人，其他电话可通过转接。872022-6-23n阅读和写作学会速读评估资料消除写作障碍减少文书工作882022-6-23n利用科技每月将电脑中不要的文件清除一次仔细考虑对电脑的要求使你的电子邮件内容简短、地址准确892022-6-23n举行会议个别会谈控制个别会谈的时间安排大型会议准备议程避免浪费时间按