学校档案管理的培训课件

1、 本法所称的档案，是指过去和如今的本法所称的档案，是指过去和如今的国家机构、社会组织以及个人从事政治、国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。式的历史记录。 ?中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法? 22021/2/24二什么是中小学校档案 中小学校档案中小学校档案是指学校在各项活动中形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。32021/

2、2/24 中小学校档案，包括文书档案、教育教学档案、老师中小学校档案，包括文书档案、教育教学档案、老师业务档案、会计档案、科技档案、声像档案。业务档案、会计档案、科技档案、声像档案。 各门类档案，包括文书档案、教学档案、老师业务档案、各门类档案，包括文书档案、教学档案、老师业务档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、产品档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、产品档案、声像档案、荣誉档案等。声像档案、荣誉档案等。42021/2/24三档案与资料文件的区别1、同本单位理论活动关系不同。 但凡直接记叙和反映本单位活动并经归档保存的属档案；资料那么多是未经归档保存的，或为了工作参考的目的

3、而搜集、购置来的材料。2、对本单位的发挥作用不同。 档案是本单位活动的直接记录，因此具有历史的查考作用和凭证作用；而资料那么多是搜集或利用各种手段搜集来的各种材料，对本单位的活动不具有凭证作用。52021/2/24 档案由文件转化而来,文件办理完毕，经过鉴定、整理、归档后形成档案。 文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 62021/2/24二、学校档案管理的工作内容和根本原那么72021/2/24一学校档案管理的工作内容 档案工作包括：档案的搜集、整理、立卷、归档、保管和提供利用。82021/2/24 档案工作的主要环节收集整理立卷归档保管利用92021/2/24二 档案工作的根本原那么 搜集

4、齐全 分类合理 立卷科学 归档及时 保管平安 使用方便 102021/2/24三、 档案的搜集和整理 112021/2/24一归档范围是什么？ 按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构搜集齐全，并进展整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者回绝归档。122021/2/24 但凡在学校各项活动中形成的具有保存、查考、利用价值的各种文字、图表、声像材料，包括党组织、行政、工会、团队学生会组织以及教育、教学、科技活动、消费、基建、设备、人事、保卫、会计等工作中形成的各种材料均属于归档范围。132021/2/24一、文书

5、档案；二、教学档案；三、会计档案；四、科技档案；五、声像档案。 142021/2/24 “文书档案的范围文书档案的范围 涉及学校以下七个部门涉及学校以下七个部门 党支部党支部 校长室办公室校长室办公室 教导处教务处、政教处教导处教务处、政教处 总务处总务处 工会工会 团队学生会、教工团支部团队学生会、教工团支部152021/2/24 “教学档案的范围：教学档案的范围： 涉及学校工作的十个方面涉及学校工作的十个方面 教学管理综合类教学管理综合类 招生工作类招生工作类 教材类教材类 课堂教学类课堂教学类 实验实习类实验实习类 学籍管理类学籍管理类 体育保健类体育保健类 毕业分配类毕业分配类 老师队

6、伍建立类老师队伍建立类 老师业务档案老师业务档案 162021/2/24中、小学档案案卷类目及保管期限表一、文书档案 1、党支部 1-1 上级党委下发的关于学校开展党支部工作情况的通知、规定 长期 1-2 本校党支部年度或学年度工作方案、总结和重要工作报告、 汇报 永久 1-3 本校支委会会议记录 永久 1-4 本校党支部大会会议记录 长期 1-5 本校党员名册、党员、党组织统计年报表 永久 1-6 本校党支部改选工作意见及改选结果，上级党委批复 永久 1-7 本校党员教育，民主评议材料 重要的 长期 一般的 短期 172021/2/24 1-8 党组织开展党员工作的意见、报告，上级对开展党员

7、 的预审、批复、转正通知 重要的 永久 一般的 短期 1-9 本校党组织和党员评先创优活动材料 市级以上 永久 区县级以下 长期 1-10 本校党员违纪处分报告和上级党委或本机关批准 的批复 永久 1-11本校教职工复查，改正结论报告的上级党委批复 永久 1-12 党的纪检工作意见、报告及有关材料 长期 1-13 本校党员组织关系转移介绍信、存根 长期 1-14 本校党费收、缴、支出凭证材料 短期182021/2/242、校长室办公室、校长室办公室 2-1 本校编制年鉴、大事记本校编制年鉴、大事记 永久永久 2-2 本校校务日记本校校务日记 长期长期 2-3 本校校史、组织机构沿革本校校史、组

8、织机构沿革 永久永久 2-4 本校学年度工作方案、总结和重要的工作报告本校学年度工作方案、总结和重要的工作报告 永久永久 2-5 本校行政会议或校务会议记录本校行政会议或校务会议记录 永久永久 2-6 本校制定的管理制度、条例、岗位责任制等材料本校制定的管理制度、条例、岗位责任制等材料 长期长期 2-7 本校重大活动材料校庆、校友会、校运会、校艺术节等本校重大活动材料校庆、校友会、校运会、校艺术节等 永久永久 2-8 本校庆贺老师节活动形成材料本校庆贺老师节活动形成材料 重要的重要的 长期长期 一般的一般的 短期短期 2-9 市、区县教育局有关人事、工资、福利问题的规定、方法、通知市、区县教育

9、局有关人事、工资、福利问题的规定、方法、通知 重要的重要的 长期长期 一般的一般的 短期短期 2-10 本校向上级的报告、请示及批复本校向上级的报告、请示及批复 重要的重要的 永久永久 一般的一般的 短期短期192021/2/242-11 本校专项工作的调查、检查、普查材料 重要的 永久 一般的 长期2-12 本校外事接待工作形成的有关材料 重要的 长期 一般的 短期2-13 各类报登载载有关本校情况的通讯报道和上级指导对本校的重要题词 重要的 永久 一般的 长期2-14 本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用 印信等请示、批复和报告 永久2-15 本校教职工名册、履历表及

10、劳开工资年报表 永久2-16 本校中层干部、年级组长、教研组长名册 长期2-17 本校评选各种先进集体、先进个人材料 市级以上 永久 区县级以下 长期2-18 反映本校成绩的荣誉证书、有纪念凭证作用的实物、校刊资料 市级以上 永久 区县级以下 长期2-19 本校教职工犯错误处分材料 长期2-20 本校发生各种事故报告和有关材料 重要的 永久 一般的 长期202021/2/242-21 本校老师工作情况登记表、记录册、考核表 长期2-22 本校教职工工资调整和评定工资方案、总结、审批表、统计表及新老师转正、定级有关材料 长期2-23 本校教职工调动介绍信、存根及有关审批表 长期2-24 本校教职

11、工离退休名册和改变待遇审批表 长期2-25 本校教职工三十年教龄荣誉证书名册 长期2-26 本校教职工申请出国、出境材料 长期2-27 本校教职工申请离任、辞职材料 长期2-28 本校老师支援外省市及郊县等有关材料 短期2-29 本校职改指导小组、评审小组建立请示、批复、评审会议记录、方案、总结等 长期2-30 本校教职工职称申请表 长期212021/2/242-31 各系列专业技术职务评审结果的批复、名册 永久2-32 发放专业技术职务资格证书名册、聘任名册 长期2-33 有关职改工作中形成的有查考、利用价值的文件材料 长期2-34 本校有关平安、保卫工作材料 短期2-35 本校聘用退休工人

12、、代课老师审批表及有关材料 短期2-36 本校教职工困难补助材料 短期2-37 本校教职工考勤记录 短期2-38 本校教职工住房情况及分房记录 短期2-39 本校教职工献血名单 短期2-40 本校教职工独生子女名单 长期2-41 本校死亡人员抚恤记录 短期2-42 本校关于处理人民来信来访材料重要的一般的长期 短期2-43 本校关于人代会代表推荐材料 长期2-44 本校各民主党派、少数民族名册、统计表及港、澳、台、国外亲属名册 长期222021/2/24二、教学档案二、教学档案 1、教学管理综合类、教学管理综合类 1-1 市、区县教育局颁发的有关教育、教学工作的文件市、区县教育局颁发的有关教育

13、、教学工作的文件 长期长期 1-2 本校关于督导工作的自评报告和上级对本校督导评估意本校关于督导工作的自评报告和上级对本校督导评估意见见 永久永久 1-3 本校关于督导工作形成的其它材料本校关于督导工作形成的其它材料 长期长期 1-4 本校教学管理、教育教学研究、教育教学改革工作，班本校教学管理、教育教学研究、教育教学改革工作，班主任工作主任工作 形成的方案、调查报告、典型材料等形成的方案、调查报告、典型材料等 重要的重要的 永久永久 一般的一般的 长期长期 1-5 本校教学考核、学期课程总表、老师任课一览表、教职本校教学考核、学期课程总表、老师任课一览表、教职工工作量工工作量 等材料等材料

14、长期长期 1-6 本校制订的教育常规、纪律制度本校制订的教育常规、纪律制度 长期长期232021/2/24 建议：建议： 在不违犯文件精神的前提下，学校可在不违犯文件精神的前提下，学校可以拟定一份以拟定一份 ?学校幼儿园档案学校幼儿园档案 案卷类目及保管期限表案卷类目及保管期限表? 242021/2/24 学校应建立、健全档案工作各项管理制度，包括归档、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度，各类文件材料(包括文书、教学、科研、老师业务、会计、基建、设备、产品、声像、荣誉等)的归档范围和保管期限表。252021/2/24二做好预立卷工作 学校各部门应负责本部门形成的各种文件材料的搜集、整理

15、，按规定时间向学校档案室移交，并将此工作列入各部门的职责范围和有关人员的岗位职责，定期进展检查、总结、考评。学校工作人员要增强档案意识，树立档案工作人人有责的观念，自觉做好与本岗位工作有关的档案工作。262021/2/24 学校应推行预立卷制度，各部门兼职档案干部根据本部门预立卷类目，做好平时归卷工作。272021/2/24 预立卷工作是各类文件材料随时搜集、预立卷工作是各类文件材料随时搜集、积累的有效形式，它是指工程责任者或业务积累的有效形式，它是指工程责任者或业务部门立卷人员，随时将有关活动施行前和施部门立卷人员，随时将有关活动施行前和施行中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条行中办理完毕的

16、文件材料按照所编的归卷条款，归入相应的卷盒，预见性做好平时文件款，归入相应的卷盒，预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。材料暂存管理的工作。 282021/2/24 要做好预立卷工作，应做到如下几点：要做好预立卷工作，应做到如下几点： 1拟定指导性文件拟定指导性文件 2明确部门负责人明确部门负责人 3设置预立卷盒袋设置预立卷盒袋 4及时归档及时归档 292021/2/24 预立卷工作的要点是：分类明确，材料齐全。分类明确，材料齐全。 302021/2/24 ?档案法?： “国家规定不得归档的材料，制止擅自归档。第十条 312021/2/24 机关文件材料不归档范围是：机关文件材料不归档范围是：

17、 一上级机关的文件材料中，普发性一上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；抄件等；322021/2/24 机关文件材料不归档范围是：机关文件材料不归档范围是： 二本机关文件材料中的重份文件，二本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信

18、、来信、 记录，机关内部互相抄送的文件材记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；件材料；332021/2/24 机关文件材料不归档范围是：机关文件材料不归档范围是： 三同级机关的文件材料中，不需三同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；材料； 四下级机关的文件材料中，供参阅四下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材

19、料。材料。342021/2/24四、档案的立卷和归档352021/2/24 学校应归档的各种材料，要搜集齐全完好，并进展分类立卷。案卷应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联络，要求做到分类合理，保管期限划分准确，标题简明确切，装订结实，编制目录明晰，档案装具整齐划一，便于保管和利用。362021/2/24一档案整理的根本方法 1、以件为单位整理。 2、以案卷为单位整理。 372021/2/24 二档案文本的要求 归档的文件材料力求做到字迹清楚，书写工整，签署完备，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸等不标准的书写材料，以利于延长档案寿命。382021/2/24 档案要素档案要素 题名

20、标题；题名标题； 文件的责任者部门或人员；文件的责任者部门或人员； 文件制定的日期；文件制定的日期； 页码；页码； 签署完备。签署完备。 392021/2/24档案文本行文的标准性档案文本行文的标准性 标题中标点符号的用法标题中标点符号的用法 构造层次序数中标点符号的用法构造层次序数中标点符号的用法 402021/2/24三档案文本的装订 保管期限划分准确 标题简明确切 装订结实 编页码412021/2/24 关于“档案封面的填写422021/2/24自自 年年 月月 至至 年年 月月保管期限保管期限本本 卷卷 共共 件件 页页归归 档档 号号 区 幼 儿 园工 会五届六次教代会 200620

21、06 4 4 20062006 7 7 永久 16 4816 48432021/2/24全宗号目录号案卷号 165 001 【注】目录号 “165 1：文书档案； 6：工会； 5：教代会 案卷号 “001 流水号442021/2/24关于关于“卷内文件目录卷内文件目录的填写的填写452021/2/24 卷 内 文 件 目 录 1 工会 关于召开教代会的 2006-04 1 报告和批复 2 工会 教代会代表名单 2006-04 2 6 园长室 开展规划 决议稿 2006-07 8顺序号文号责任者题 名日期页号备注462021/2/24关于关于“卷内备考表卷内备考表的填写的填写472021/2/2

22、4卷 内 备 考 表 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。 本卷情况说明： 立 卷 人 ： 检 查 人 ： 立卷时间： 482021/2/24归档号归档号档案号档案号责任者责任者案案 卷卷 题题 名名保管期限保管期限备注备注 归档号序号：年归档号序号：年 份流水号如份流水号如 06-001；X06-001 档案号档号：目录号案卷号档案号档号：目录号案卷号 如如 165-01学校档案总目录学校档案总目录2006 年度年度492021/2/24四各类材料归档的时间四各类材料归档的时间文书档案按年度进展整理立卷，在次年

23、的文书档案按年度进展整理立卷，在次年的六月份以前完成。六月份以前完成。教学档案、老师业务档案按学年度整理立教学档案、老师业务档案按学年度整理立卷，在次学年的寒假前归档。卷，在次学年的寒假前归档。 502021/2/24五、档案的保管和利用512021/2/24一档案的保管一档案的保管 机关、团体、企业事业单位机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实案，并对所属机构的档案工作实行监视和指导。行监视和指导。 ?中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法?522021/2/24档

24、案的保管工作主要是指： 归档、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等。532021/2/241上上 架架档案的上架，要做好档案的上架，要做好“分类。分类。机构问题机构问题 保管期限保管期限 年度学年度年度学年度年度学年度年度学年度 机构问题机构问题 保管期限保管期限保管期限保管期限 年度学年度年度学年度 机构问题机构问题年度学年度年度学年度 保管期限保管期限 保管期限保管期限 年度学年度年度学年度 542021/2/242移移 交交 区、县档案局指定向档案馆移交档案的学校，应按规定向档案馆移交。552021/2/243鉴定销毁鉴定销毁 档案干部应根据档案干部应根据?档案法档案法?和档案保管期限

25、和档案保管期限表，定期做好档案的鉴定工作，对超过保管表，定期做好档案的鉴定工作，对超过保管期限而失去保管价值的档案提出销毁意见，期限而失去保管价值的档案提出销毁意见，编制销毁清册，报校长批准后编制销毁清册，报校长批准后(会计档案还需会计档案还需报主管单位财务部门核准、盖章报主管单位财务部门核准、盖章)，送指定的，送指定的保密厂销毁。未经鉴定和批准，任何人不得保密厂销毁。未经鉴定和批准，任何人不得擅自销毁档案。擅自销毁档案。562021/2/24二档案的利用二档案的利用 ?档案法档案法?所称档案的利用所称档案的利用 ，是，是指对档案的阅览、复制和摘录。指对档案的阅览、复制和摘录。 中华人民共和国

26、公民和组织，中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的等合法证明，可以利用已开放的档案。档案。572021/2/24 利用档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁、丧失档案。582021/2/24六、完善学校档案工作592021/2/24 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的指导，保障档案工作依法开展。?中华人民共和国档案法施行方法? 各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的平安；采用先进技术，实现档案管理的现代化。 ?中华人民共和国档案法? 602021/2/24一软件建立 1组织建立 指导重视 档案人员的装备612021/2/24 学校要加强对档案工作的指导和管理， 应确定一名校级指导分管档案工作，并明确落实档案工作的部门一