行政管理培训

1、1行政管理2 行政行政： 是指国家机能中立法和司法以外的全部机能的总称。 “行政”指的是一定的社会组织 ，在其活动过程中所进行的各种组织、控制、协调、监督 等活动的总称。3 行政管理：行政管理： 就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就 机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管 理。理。企业行政管理的内容企业行政管理的内容 企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议

2、管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等。45 包括机关、企事业、团体等包括机关、企事业、团体等内部负责管理、服务工作的行内部负责管理、服务工作的行政人员、后勤人员、文秘人员政人员、后勤人员、文秘人员等等日常事务管理会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容行政部门工作内容行政管理工作具有行政管理工作具有以下六大特点：以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强行政部门范围与特点行政工作主要管理对象行政工作主要管理对象行政主管文员、秘书行政职员工勤人员行政工作团队理行政管理的基本原则理行政管理的基本原则8法制原则

3、法制原则服务原则服务原则责任原则责任原则效率原则效率原则透明原则透明原则910男人适合做行政文秘工作吗？讨论：讨论：如何获取快速成长的能量 2：裂变式：学习，实践，反思能力能量获得模式 1：累加式：学习，学习，学习职位能量能力能量能量来源802050502080一般 优秀 卓越释放12 知识类型 内 容 专业知识 财务管理、资本运作、投资、风险、 金融知识、政策法规 管理知识 战略管理、公司治理、团队、沟通 相关知识 企业所处的行业知识、市场营销、 采购、供应链、库存管理、生产管理我们认识自己吗？我们认识自己吗？怎样利用了解之窗？不知道不知道知道知道知道知道不知道不知道别人别人相互尊重相互尊重

4、共同交流共同交流虚心听取虚心听取认真回应认真回应开诚布公开诚布公实话实说实话实说相互尊重相互尊重共同探讨共同探讨你的潜能都开发了吗你的潜能都开发了吗?18 测试题如下：测试题如下： 一个记事本和一支钢一个记事本和一支钢笔的总价格是笔的总价格是. .元，记元，记事本比钢笔贵元，请问钢事本比钢笔贵元，请问钢笔的价格是多少？笔的价格是多少？ 19 正确答案是钢笔价格为分钱，记事本价正确答案是钢笔价格为分钱，记事本价格为块。格为块。 研究人员发现，三分之一的人答对。研究人员发现，三分之一的人答对。那些答错的人给出的答案是那些答错的人给出的答案是“块钱块钱”。 研究人员把答对者归类为研究人员把答对者归类

5、为“思考型思考型”。这类人用左脑思考，思维深入、细腻且。这类人用左脑思考，思维深入、细腻且有逻辑，理财意识和能力较强。有逻辑，理财意识和能力较强。 答错者则属于答错者则属于“直觉型直觉型”。他们通常。他们通常用右脑思考，易冲动，信用卡经常欠账，用右脑思考，易冲动，信用卡经常欠账，较少能存钱，不关心也不擅长理财。较少能存钱，不关心也不擅长理财。20“三位一体”上司同事下属21是上级的窗口和桥梁完成目标同时实现自身的发展和提升是上级的辅助者和补充者是上级的执行者和推动者作为下属的四项职业准则下属同事上司22 下属同事上司内部内部客户客户是同事是配合者是竞争者23作为上司时的六大角色作为上司时的六大

6、角色业务骨干计划者执行者教练员团队领袖沟通者下属上司同事24角色定位与用人角色定位与用人 序号序号 关系关系 忠诚忠诚 才能才能 命命 名名 1 亲 忠 才 经营核心 2 亲 忠 庸 事业辅佐 3 亲 逆 才 恃才自傲 4 亲 逆 庸 不肖子弟 5 疏 忠 才 事业伙伴 6 疏 忠 庸 耳目眼线 7 疏 逆 才 防范对象 8 疏 逆 庸 边际人员2526角色定位与用人角色定位与用人 序号序号 关系关系 忠诚忠诚 才能才能 命命 名名 1 亲 忠 才 经营核心 2 亲 忠 庸 事业辅佐 3 亲 逆 才 恃才自傲 4 亲 逆 庸 不肖子弟 5 疏 忠 才 事业伙伴 6 疏 忠 庸 耳目眼线 7 疏

7、 逆 才 防范对象 8 疏 逆 庸 边际人员不同层次人员的工作重点不同层次人员的工作重点类别类别基层基层中层中层高层高层例行工作例行工作70%70%20%20%10%10%遵守规定遵守规定对例行工作的验收对例行工作的验收检查终端的符合性检查终端的符合性问题工作问题工作20%20%60%60%20%20%发现，并报告发现，并报告分析、查找根源，提出解分析、查找根源，提出解决方案及需要的资源决方案及需要的资源批准方案批准方案提供资源提供资源创新工作创新工作10%10%20%20%70%70%在新的例行工在新的例行工作中创新方法作中创新方法不走样的复制创新工作，不走样的复制创新工作，并转化为可操作的

8、程序并转化为可操作的程序新的思路、方向、路新的思路、方向、路线，否定自己过去，线，否定自己过去，并试验并试验28A（态度）德（态度）德S（技能）才（技能）才你是属于什么样的人才？你是属于什么样的人才？29辅助决策工作辅助决策工作 信息工作信息工作文书工作文书工作 会务工作会务工作文书立卷和档案管理工作文书立卷和档案管理工作 查办工作查办工作行政事务工作行政事务工作 上司交办的其他工作上司交办的其他工作30行政人员的日常工作（表一）行政人员的日常工作（表一）工工 作作具具 体体 内内 容容辅助决策辅助决策决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，

9、但是在上司决策过程中，要发挥辅助作用。策过程中，要发挥辅助作用。信息工作信息工作行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。利用和储存。文书工作文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的经常性工作。也是行政管理重要的经常性工作。会务工作会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部

10、门承办。凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成为会务机构的组织者。为会务机构的组织者。公关工作公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。31工工 作作具具 体体 内内 容容档案工作档案工作 单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立

11、卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 行政事务工行政事务工作作包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。上司交办的上司交办的其他工作其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可

12、视为额外任务。时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政人员的日常工作（表二）行政人员的日常工作（表二）32行政管理人员日常工作的三大特征行政管理人员日常工作的三大特征33办公室管理办公室管理 气派个性舒适美观和谐便利环保健康实用、方便良好办公环境五大标准安全环境颜色环境绿化环境设备环境光线环境空气环境声音环境办公室布置的环境要求3536我国现行党政机关使用的文种我国现行党政机关使用的文种 我国现行党和各级领导机关使用的文件有我国现行党和各级领导机关使用的文件有1414个：个：u决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报

13、告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有国家行政机关使用的公文种类有13个个:u命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共上述文件共27个，其中个，其中9个是相同的，即：个是相同的，即：决定、意见决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有不同的有9个，其中属党的机关的有个，其中属党的机关的有5个，即：个，即：公报、指公报、指示、

14、决议、条例、规定；示、决议、条例、规定；属国家行政机关有属国家行政机关有4个，即：个，即：命令（令）、议案、通告、公告命令（令）、议案、通告、公告。由于这。由于这18个文件是党个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。种。 公文的分类公文的分类 按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。常规公文。按其密级要求，可分为绝密公文、机密公文、按其密级要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文

15、。秘密公文、普通公文。 394041公文的作用公文的作用42 领导和指导作用领导和指导作用 行为规范作用行为规范作用 宣传教育作用宣传教育作用 联系与知照作用联系与知照作用 依据与凭证作用依据与凭证作用4344 会议通知的时效性强，应提前发文，估计有足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时到会。会议原因要写得简短。会议内容、安排、要求要写得具体45通知通知*（发文机关名称）关于召开（发文机关名称）关于召开*的通知的通知 资讯部员工：资讯部员工： 鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练，决定星期六进行培鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练，决定星期六进行培训。详情请见下表：训。详情请见下表： 其他事项：

16、提供午餐其他事项：提供午餐 与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退， 需做好笔记需做好笔记 特此通知！特此通知！ *公司资讯部（公章）公司资讯部（公章） 2009年年3月月3日日 时间地点人员准备材料4647 通通 知知 经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款，经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款，情节严重，从情节严重，从2009年年3月月7日始，罢免其总经理职务。日始，罢免其总经理职务。 *公司董事会（签章）公司董事会（签章） 2009年年3月月7日日 48 通知的依据：为什么发此通知，然后一句话作过渡语，如“现通知如下”，转入主题内

17、容。 主题内容：具体事项 结尾部分：一般写执行要求“以上事项 望认真执行”。 49 通通 知知 由于近来公司员工不太注意形象，为优化由于近来公司员工不太注意形象，为优化公司形象，现通知如下：公司形象，现通知如下： 周一至周四，所有员工按周一至周四，所有员工按员工手册员工手册上的上的要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不得浓妆艳抹和奇装异服。得浓妆艳抹和奇装异服。 以上通知，望认真执行！以上通知，望认真执行！ *公司行政部（盖公章）公司行政部（盖公章） 2009年年3月月5日日 50练习练习 请找出下列哪一个成文日期标注是正确的请找出下列哪一个成文日

18、期标注是正确的? 二零零九年六月十二日 二00九年一月拾二日 0九年八月二十日 二00九年.伍月. 十二日 12/9/0951应用到公文写作中的数字表述下列哪应用到公文写作中的数字表述下列哪个是正确的个是正确的? 5万万6千人千人 97年年12月月 出席十人出席十人,缺席子缺席子6人人 56000人人52规范简称示例：规范简称示例：中共深圳市委员会中共深圳市委员会5354关于举办老年秧歌比赛事项关于举办老年秧歌比赛事项55*管理处关于举办端午节管理处关于举办端午节龙舟比赛的请示报告龙舟比赛的请示报告56公文签发人示例：胡锦涛主席公文签发人示例：胡锦涛主席57标题示例：*股份有限公司关于企业文化

19、建设的通知股份有限公司关于企业文化建设的通知5859 亲爱的： 亲密关系的私人之间 小张： 集体 资讯部所有员工： 上级 张经理： 同事 刘林： 下属60下行、平行公文首页格式61上报公文首页版式62公文处理方法和程序 三大环节：三大环节： 1、发文处理：拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发 2、收文处理：签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办-办复 3、公文管理： 制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁63文档管理与处理文档管理与处理一、是在本企业活动中直接形成的；二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的；三、是对企业具有长远的历史查考价值的。1、按问题组卷2、按名称组卷

20、3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后；二、来文和复文，复文在前，来文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。6566低投入高效能A高投入高效能B低投入低效能C高投入低效能D投入效能会议价值会议价值会议收益会议成本人力成本物料成本机会成本情感收益认识收益任务收益应当开什么样会议？如何提升会议价值？会议弊端与防治会议弊端与防治参加人员过多会议目的不明确简单问题复杂化议题讨论失控会议问题会议

21、问题控制会议规模简化会议程序缩短会议时间提升会议水准会议控制会议控制6970 明确参会人员明确参会人员 选择开会地点选择开会地点 选择会议时间选择会议时间 制定会议议事日程制定会议议事日程 会议现场布置会议现场布置 会议的通知会议的通知 会前的审核会前的审核 会议经费会议经费71 会议签到会议签到 会场服务会场服务 会议记录会议记录72 会议简报会议简报 会务总结会务总结 会议纪要会议纪要 会议文件资料的收退会议文件资料的收退 会后的检查催办会后的检查催办73面对面就座面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边持

22、相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边 主席坐在团队成员之间 74显示等级显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐按资历递降顺序就坐 主席坐在长桌主席坐在长桌的顶端的顶端 资历最浅者资历最浅者坐在离主席坐在离主席最远处最远处 75自由讨论自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌在会议中用一张圆桌 主席可坐主席可坐在任何一在任何一个位置上个位置上 76小组讨论小组讨论 设计会议记录表格设计会议记录表格77 会议名称会议名称

23、 时间时间 主席主席 会议目的会议目的 出席人数出席人数 缺席人数缺席人数 缺席理由缺席理由 会议内容会议内容和决议事项和决议事项 决议事项决议事项 的实施的实施 实施项目实施项目 负责人负责人 或部门或部门 完成期限完成期限 出席人出席人 盖盖 章章 特别事项特别事项 78 有效能集思广益，达成目标； 和谐信任、认同、畅所欲言； 参与参与的人全神贯注； 效率能在预定的时间内达成会议的目的； 学习参与者有更多的学习机会；80 沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情解信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、见解和

24、价值观的一种双向的途径感、见解和价值观的一种双向的途径81沟通是一种管理沟通是一种态度沟通也就是通沟沟通的理解沟通的理解管理沟通的要诀管理沟通的要诀工作沟通要诀工作沟通要诀： 上行：理解为主 下行：说服为先 横向：协调为上 斜向：借权为用83沟通的五大原则沟通的五大原则( (基础基础) ) 真诚真诚：信任：信任： 理解理解： 自制自制： 宽容宽容： 沟通基础真诚真诚宽容宽容信任信任自制自制理解理解84信息发送信息发送听众听众目的目的渠道渠道环境环境信息接收信息接收信息反馈信息反馈沟通七要素沟通七要素85地位差异地位差异语语义义无反馈无反馈认知认知情绪情绪性格性格86沟通的三个方式沟通的三个方式

25、口头语言、书面语言、口头语言、书面语言、图片或者图形图片或者图形 动作、表情、动作、表情、眼神眼神 距离、持物距离、持物 87 沟通三要素的比例沟通三要素的比例美国心理学家阿尔皮特美国心理学家阿尔皮特 888990沟通的漏斗沟通的漏斗指令不能有效执行的真正原因！沟通的漏斗沟通的漏斗91绿色性格黄色蓝色红色四色人格与管理风格四色人格与管理风格92红色特质红色特质活泼型活泼型特点特点:真心诚意，好客，乐观，喜欢交友，真心诚意，好客，乐观，喜欢交友，口才流畅，热心，喜社交。口才流畅，热心，喜社交。需要需要:公开赞扬，名望，朋友和友情回馈，公开赞扬，名望，朋友和友情回馈，金钱回馈。金钱回馈。害怕害怕:

26、失去朋友，严肃的，神秘的，缜密思失去朋友，严肃的，神秘的，缜密思考者。考者。93黄色特质黄色特质特点特点:有自信的，不怕竞争，果断，组织者，有自信的，不怕竞争，果断，组织者，权威的，擅于分析，目标性强。权威的，擅于分析，目标性强。需要需要:挑战及高报酬，实干，结果，喜欢能挑战及高报酬，实干，结果，喜欢能力强的人，说话讲重点。力强的人，说话讲重点。害怕害怕:犹豫不决，顺从的，多虑的，温和的犹豫不决，顺从的，多虑的，温和的。力量型力量型94蓝色特质蓝色特质特点特点:注意细节，尊重制度，完美主义，条注意细节，尊重制度，完美主义，条理分明，忠心耿耿，批判，关心的。理分明，忠心耿耿，批判，关心的。需要需

27、要:对所有变化希望有完整报告，程序化对所有变化希望有完整报告，程序化制度化，小心的，事必躬亲。制度化，小心的，事必躬亲。害怕害怕:不拘小节，自由主义，弹性处事，直不拘小节，自由主义，弹性处事，直言不讳。言不讳。完美型完美型95绿色特质绿色特质特点特点:柔顺，持续性，有规律有节奏的，避柔顺，持续性，有规律有节奏的，避免冲突，亲切，可依靠的，艺术的。免冲突，亲切，可依靠的，艺术的。需要需要:愉快和谐，充足的时间计划，经过公愉快和谐，充足的时间计划，经过公正认可的，稳定和可预测的环境。正认可的，稳定和可预测的环境。害怕害怕:快节奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈快节奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈冲突，变化多

28、端。冲突，变化多端。和平型和平型邓煜克瑞希穆快速识人法克瑞希穆快速识人法 瘦高：不善交际、安静、腼腆、认真瘦高：不善交际、安静、腼腆、认真 肥胖：善交际、善良、亲切、热情肥胖：善交际、善良、亲切、热情 肌肉：诚实、规矩、忍耐、顽固、易怒肌肉：诚实、规矩、忍耐、顽固、易怒99100101102 列单 组织 册除 习惯103时间管理的象限紧迫紧迫不重要不重要重要重要不紧迫不紧迫IIIIII IV104不求有功、不求有功、但求无过但求无过三心二意、三心二意、敷衍了事敷衍了事AB职场常见心态职场常见心态一味抱怨、不思解决D明哲保身、明哲保身、怕负责任怕负责任C110影响力与职

29、业影响力与职业 影响力是一种不运用权力就使他人或下属做事的能力什么是影响力？什么是影响力？关注圈关注圈影响圈影响圈114影响圈的影响圈的不断扩大不断扩大全世界最牛的秘书全世界最牛的秘书世界上最昂贵的按摩世界上最昂贵的按摩我们是否该给上司一个我们是否该给上司一个“惊喜惊喜”119120目标统一 权责一致指挥统一 分工协作利益原则 精干高效121 食堂管理的特点 食堂管理的内容 食堂的计划管理 食堂的财务管理 食堂原材料管理 食堂服务质量管理122 宿舍分类 单身、倒班、家属 宿舍管理的内容 宿舍的管理方法、宿舍设备物品、宿舍服务、宿舍安全123 文体场馆的建设管理 切合实际、量力而行、适当满足、

30、专人负责、 文体活动的组织管理 积极、及时、有效、有计划、结合本企业特性、124 车辆的使用管理（车辆的使用、车辆的调度、制定使用和管理制定） 车辆的保养与维修管理（车辆的保养、车辆的维修） 车辆的油料与材料管理125 改进服务态度，提高业务水平 保养、节油、安全教育、职业道德教育、遵章守纪教育 严守交通规则，确保行车安全 加强车辆道路管理126衬衫放西裤外衬衫放西裤外过短过短不扣衬衫扣不扣衬衫扣西服配便鞋西服配便鞋西服及裤子口袋西服及裤子口袋西服袖长过衬衫西服袖长过衬衫扣子全扣上扣子全扣上男人着西服的八忌男人着西服的八忌单击此处添加标题不许不穿不许不穿衬裙衬裙不随意搭配不随意搭配不乱配鞋不乱

31、配鞋过大或过小过大或过小衣扣不到衣扣不到位位不内衣外穿不内衣外穿 女士着女士着西装的六不西装的六不128坐姿坐姿行姿行姿站姿站姿仪态礼仪仪态礼仪手势手势蹲姿蹲姿电话礼仪三要素电话礼仪三要素声音态度言词1时间时间2空间空间3内容内容同事家同事家里电话里电话迟到、迟到、请假请假外出办事外出办事延误拜访延误拜访用传真机用传真机机传文件机传文件借用他人或借用他人或单位电话单位电话让工作更顺让工作更顺利的电话术利的电话术你是如何鼓掌的?你会握手吗？ 握 手 礼 仪 禁 忌握手时，左手拿着东西或插在兜里不按顺序，争先恐后男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套）男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套）戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外）戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外）用左手或用双手与异性握手交叉握手（与西方人握手视为十字架，