电子邮件礼仪(OPT)

1、电子邮件礼仪OPT营销部.孟苗苗1324关于正文关于标题关于结尾签名关于主送、抄送和密送目录标题不要留空内容要简洁不要有错别字1、关于邮件标题标题反映真实邮件 的重要性一封邮件一个主题回复邮件要更改标题不要随意使用紧急标志关于邮件标题的思考？标题的作用之一：点睛标题的作用之一：点睛建议写邮件之前，先写标题，以免出现空白标题，忘记修改标题等疏漏；标题作用之二：识别标题作用之二：识别相信大家都有查找邮件的困惑，一个好的标题，可以节省别人更多的时间。例行性工作汇报，最好加备注：例：周生产工作汇报（例：周生产工作汇报（2015.06.01）01020403关于正文规则关于正文内容关于附件关于称呼与问候

2、2、关于邮件正文2.1关于邮件正文称呼与问候称呼与问候邮件问候邮件称呼开头开头：要称呼收件人方式方式：职务，或者先生，女士不要不要：直呼全名格式格式：称呼一般顶格写格式格式：称呼换行空两格写非常正式场合非常正式场合：应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写关于邮件称呼的思考？称呼的重要作用：老王和王老称呼的重要作用：老王和王老？1、邮件只是我们沟通的一种方式；2、不同场合/不同情境下，我们要用不同的称呼； 正式场合，请用尊称。3、邮件的称呼，也反映出你对别人的态度；中国是一个礼仪之邦，中国人很注重这点。请善用称呼语。ONETW

3、O1、邮件正文要简明扼要，行文通畅；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 多用简单词汇和短句，准确清晰的表达2、要注意情境/语气；根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、 a）之类的列表；如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。每个段落简短不冗长，4、一次邮件交待完整信息；最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很困惑。 2.2关于

4、邮件正文正文内容正文内容尊重对方，尊重对方，“请、谢谢请、谢谢”之类的语句要经常出现之类的语句要经常出现。THREEFOUR5、合理提示重要信息。如非必要不要使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多会让人抓不住重点。 6、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。7、不要使用“：)”之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。8、尽可能避免拼写错误和错别字，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开；如果是中文邮件，注意拼音输入法带给你的弱智同

5、音错别字。 2.2关于邮件正文正文内容正文内容在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。否有错误。谁该发出邮件谁该发出邮件？部门邮件是否应由部门主管/经理发出？邮件沟通也需注意“越级”问题。注意邮件沟通的语气（因不是当面沟通，更应注意措辞，以免误解）有一句话：你的微笑，我听得到选择便于阅度的字号和字体。中文用宋体或新宋体英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。2.3关于邮件正文正文规则正文规则1、如果如果邮件带邮件带有附件有附件，请在正文里面提示收件人查看附件；2、附件名字附件

6、名字：能够概括附件的内容2.4关于附件1、正文中应对正文中应对附件内容做简要附件内容做简要说明说明，特别是带有多个附件时；2、附件数目不附件数目不宜超过宜超过4 4个个，数目较多时应打包压缩成一个文件；1、特殊格式文特殊格式文件件，应注明打开方式，以免影响使用；2、附件附件过过大不大不宜宜超过超过2MB2MB，可分割成几个小文件分别发送；关于附件的思考？1、如果邮件附带说明，是否效果更好？2、不要忘记给你的附件命名。3、附件的格式也应注意（可修改模式、加密模式、PDF格式等）。 特殊格式，需要备注打开方式。你的细心，别人会感受到专业专业源于源于细节细节ABC签名字体规则可以设置多个签名档签名信

7、息不宜过多3、关于结尾签名电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。对内、对外、对私、对熟悉的客户等对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮件群体的邮件往来，往来，可设置多个签名档，灵活运用签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般字号一般应选择比正文应选择比正文字体字体小一些小一些。010203抄送密送主送3、关于主送、抄送、密送收件人是要受理这封邮件，理应对邮件予以

8、回应；抄送：则只是需要知道这回事，抄送的人无需回应，如果抄送人有建议，当然可以回复，记得抄送给你的上司；密送：即收信人是不知道你发送了密件，额外密送给别人了。这个可能用在非常规场合。主送，抄送 所有收件人都是可见的，密送其他人是看不见的收件人收件人的的排列排列应遵循应遵循一定的规则一定的规则比如按部门排列；按职位等级从高到低排列。适当地有规则有助于提升你的形象！只只给给需要信息需要信息的的人发送邮件人发送邮件不要占用他人的资源。不滥转、发邮件！关于主送、抄送、密送的思考？注：区分Reply和和Reply All（区分单独回复和回复全体）（区分单独回复和回复全体）单独单独回复：回复：只需要单独这个人知道的事，就单独回复给这个人就行了。回复回复全体：全体：大多数场合需要Reply All，以便 Invovle 所有相关人等都到这个 Email Loop 里面来。最后：邮件书写顺序邮件书写顺序1.1.先写邮件主题先写邮件主题;(;(避免空白主题）避免空白主题）2.2.再写邮件正文；再写邮