张克民公文写作：思考、表达和写作的逻辑

1、公文写作：思考、表达和写作的逻辑公文写作：思考、表达和写作的逻辑主讲：张克民主讲：张克华大学继续教育学院客座教授清华大学继续教育学院客座教授中国人力资源开发研究会特聘讲师中国人力资源开发研究会特聘讲师中国数字电视中国数字电视企管天下企管天下企管专家企管专家讲师简介讲师简介张克民张克民 公文写作基本规范公文写作基本规范课课 程程 设设 置置 公文写作方法技巧公文写作方法技巧 第一讲第一讲 公文写作基本规范公文写作基本规范一、公文及公文写作一、公文及公文写作 所称公文，是国寿投资公司实施领导、履行职能，开展所称公文，是国寿投资公司实施领导、履行职能，开展工作的具有特定效力

2、和规范体式的文书，是传达贯彻党和国工作的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布制度，指导、布置和商洽工作，请示和答家方针政策，公布制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告，通报和交流情况等的重要工具。复问题，报告，通报和交流情况等的重要工具。 根据根据党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例（中办发（中办发（2012）14号）和号）和中国人寿保险（集团）公司公文处理办法（国寿集团发（中国人寿保险（集团）公司公文处理办法（国寿集团发（2014）60号）相关规定，结合国寿公司实际，制定本办法。号）相关规定，结合国寿公司实际，制定本办法。即：即：国寿投资控股有

3、限公司公文处理办法国寿投资控股有限公司公文处理办法第一章第二条第一章第二条1、什么是公文、什么是公文 2、什么是公文写作、什么是公文写作 公文写作是指公文的起草与修改，撰写体现领导公文写作是指公文的起草与修改，撰写体现领导意图和愿望的写作活动。起草公文的任务可以由一人承意图和愿望的写作活动。起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重要程度担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重要程度和文书人员队和文书人员队 伍条件。伍条件。 3、公文处理坚持原则、公文处理坚持原则 （第一章第四条（第一章第四条） 4、写作者的素质要求、写作者的素质要求 负责公文处理工作的人员应当具有

4、较高的政治素质，负责公文处理工作的人员应当具有较高的政治素质，忠于职守，熟悉公文处理业务，具备有关专业知识。忠于职守，熟悉公文处理业务，具备有关专业知识。 （1）知识结构：专业理论与广博的知识；）知识结构：专业理论与广博的知识； （2）智能结构：观察能力；分析能力；语言表达能力）智能结构：观察能力；分析能力；语言表达能力 （3）素质结构：思想高度，政策水平，创新意识）素质结构：思想高度，政策水平，创新意识 （第一章第八条）（第一章第八条）观察能力观察能力力能解理力能解理语言表达能力语言表达能力 记忆力记忆力思考力思考力判断力判断力综合能力图解综合能力图解反应能力反应能力 （一）决议（一）决议

5、适用于会议讨论通过的重大决策事项。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 （二）决定（二）决定 适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位及人适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （三）（三） 公告公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）（四）通告通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 二、公文的种类二、公文的种类（第二章（第二章 第九条）第九条） （五）意见（五）意见 适用于对重要问题提

6、出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （六）通知（六）通知 适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。知或者执行的事项，批转、转发公文。 （七）通报（七）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。要情况。（八）报告（八）报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。单位的询问。 （九）请示（九）请示 适用于向上级单位请求指示、批准。适用于向上级单位请求指示、批准。 （十）批复

7、（十）批复 适用于答复下级单位的请示事项。适用于答复下级单位的请示事项。 （十一）函（十一）函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。请求批准和答复审批事项。 （十二）纪要（十二）纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。适用于记载会议主要情况和议定事项。 三、公文写作规范三、公文写作规范1、公文起草、公文起草 起草公文应当做到起草公文应当做到 第三章第十条（八）第三章第十条（八）标题标题 。一般由发文单位名称、事由和文种。一般由发文单位名称、事由和文种组成。标题应当准确、简要地概括公文内容，组成。标题应当准确、简

8、要地概括公文内容， （第三章第三十六条）（第三章第三十六条） （三）内容简洁、主题突出，观点鲜明，（三）内容简洁、主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，篇幅力求简短。结构严谨，表述准确，文字精炼，篇幅力求简短。 （第三章第三十六条）（第三章第三十六条） （四）文种正确，格式规范。（四）文种正确，格式规范。 （七）结构层次序数依次可以用（七）结构层次序数依次可以用 一、（一）一、（一） 1. （1）标注，）标注，一般第一层用黑体字，第二层用加黑楷体字，第三、四层一般第一层用黑体字，第二层用加黑楷体字，第三、四层用仿宋字标注，正文用用仿宋字标注，正文用3号仿宋体字。号仿宋体字。（十）公

9、文中的数字，除部分结构层次序数和在词和词组、（十）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉子外，应当使用阿拉伯数字。须使用汉子外，应当使用阿拉伯数字。（第三章第四十四条）（第三章第四十四条）校对校对 拟稿人须对公文进行校对，并对公文的准确性负责。拟稿人须对公文进行校对，并对公文的准确性负责。2、公文格式、公文格式 （1）公文用纸幅面尺寸）公文用纸幅面尺寸公文用纸采取公文用纸采取A4型纸，其成品幅面尺寸为型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm。（2）公文页边与版心尺寸）公文页边与

10、版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）（不含页码）（3）公文中文字的颜色）公文中文字的颜色 未作特殊说明公文中文字的颜色均为黑色。未作特殊说明公文中文字的颜色均为黑色。式样式样（4）排版规格：正文用）排版规格：正文用 3号仿宋体字号仿宋体字 ，一般每面排，一般每面排22行，每行，每行排行排 28个字个字 并撑满版心。特定情况可以作适当调整。并撑满版心。特定情况可以作适当调整。（5）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。）装订要求：公文应

11、左侧装订，不掉页。3、行文规则、行文规则下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。 如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如：报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。 如：决议、决定、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如：函是最典型的平行文。上行文上行文下行文下行文平行文平行文（第五章）行文规则（第五章）行文规则第二十条第二十条 ：部门发文一般采用函笺形式，用于各所属企业及：部门

12、发文一般采用函笺形式，用于各所属企业及其相关职能部门间商洽工作，询问一般性、日常性问题，其相关职能部门间商洽工作，询问一般性、日常性问题，通知一般性工作事项等，通知一般性工作事项等，第二十七条第二十七条 ：各所属企业向国寿投资公司报送的公文，文种：各所属企业向国寿投资公司报送的公文，文种应当采用应当采用“请示请示”或者或者“报告报告”，不得使用函。，不得使用函。 第二讲第二讲 公文写作方法技巧公文写作方法技巧文学文体文学文体叙事文学叙事文学抒情文学抒情文学戏剧文学戏剧文学（一）文章与文体（一）文章与文体文文 章章实用文体实用文体应用类应用类记叙类记叙类论说类论说类公公文文一、公文的写作特点一、

13、公文的写作特点（二）公文的文体特征（二）公文的文体特征实用实用 是区别于其他文章的本质属性。是区别于其他文章的本质属性。处理事务，内容单一、时效性强。处理事务，内容单一、时效性强。模式性模式性 说明事由、解释事理、陈述办法言说明事由、解释事理、陈述办法言简意赅，以高效处理事务为目的。简意赅，以高效处理事务为目的。 统一的文面要求，布局和写法大致相同统一的文面要求，布局和写法大致相同或相似，写作简便快捷、阅读一目了然。或相似，写作简便快捷、阅读一目了然。简约性简约性 1、公文写作是一种替代性思维、公文写作是一种替代性思维 （1）被动思维）被动思维 根据领导或领导机关的指令或授权，要求能准确传根据

14、领导或领导机关的指令或授权，要求能准确传达领导或领导机关的意图。达领导或领导机关的意图。 （2）限制思维）限制思维 思维的目的、方向、内容，都不是作者的主动选思维的目的、方向、内容，都不是作者的主动选择。在内容上，公文作者的思维必须无条件地循着领择。在内容上，公文作者的思维必须无条件地循着领导意图或领导机关的规定进行。导意图或领导机关的规定进行。 （三）公文写作的思维特征（三）公文写作的思维特征2、公文写作是一种对象化思维、公文写作是一种对象化思维 对象化思维是作对象化思维是作者围绕想要处理的那一事件，或想者围绕想要处理的那一事件，或想要解决的那一问题而展开的思维。要解决的那一问题而展开的思维

15、。 （1）文学创作称为主体化思维。思维的最终目的）文学创作称为主体化思维。思维的最终目的是抒发感情、创造美的形式，以审美为目的是抒发感情、创造美的形式，以审美为目的 。 （2）对象化思维的最终目的是认识事物、处理事）对象化思维的最终目的是认识事物、处理事件、解决问题，以实用性为目的。件、解决问题，以实用性为目的。 （1）文学写作的主要思维方式是形象思维，思维的）文学写作的主要思维方式是形象思维，思维的形态呈现高度的创造性特征。形态呈现高度的创造性特征。 （2）公文写作是一种创造性较弱的写作行为。）公文写作是一种创造性较弱的写作行为。 在结构、表达、语言、风格等方面，要求按照既定的在结构、表达、

16、语言、风格等方面，要求按照既定的模式来展开。需要概念准确、大量运用推理和判断。模式来展开。需要概念准确、大量运用推理和判断。 3、公文写作的主要思维方式是逻辑思维、公文写作的主要思维方式是逻辑思维二、公文写作技巧二、公文写作技巧明主题明主题 搭结构搭结构 理顺序理顺序 填细节填细节（一）文章构思方法（一）文章构思方法垂直往下分类概括垂直往上一堆未经分类的资料（问题/现象/事实/资料彼此独立互无遗漏水平关系精华结论形成上一层的主题金字塔原理金字塔原理当你以逻辑相关的方法来分类物品的时候当你以逻辑相关的方法来分类物品的时候, 你会发现更容易理解和记忆你会发现更容易理解和记忆衣服衣服短裤短裤T恤衫恤

17、衫牛仔裤牛仔裤袜子袜子运动装备运动装备高尔夫球高尔夫球具具网球拍网球拍跑鞋跑鞋旅行文件旅行文件护照护照飞机票飞机票旅行支票旅行支票因此，清晰写作的关键是把你的思想构建到金字塔结构中信息信息主线主线主线主线金字塔结构报报告摘要分类及概括分类及概括从上往下展开从上往下展开章节组群段落组群句子组群整篇报告的思想精华所有水平关系都具有逻辑相关性撰写的方向是撰写的方向是从下往上组织从下往上组织思想思想章节章节段段落落句句子子金字塔结构金字塔结构 思维顺序从最思维顺序从最底部的层次开始，底部的层次开始，间按某种逻辑间按某种逻辑顺序组织成顺序组织成，将段落组织成将段落组织成，将章节组织成将章节组织成，金字塔

18、最顶部是全金字塔最顶部是全文的文的。 v 时间序列时间序列v 结构序列结构序列v 程度序列程度序列（二）文章逻辑表达（二）文章逻辑表达表达逻辑细化表达逻辑细化 时间顺序时间顺序 空间顺序空间顺序 因果顺序因果顺序 主题顺序主题顺序 题解顺序题解顺序 言之有理（主题集中）；言之有物（材料充实）；言之有理（主题集中）；言之有物（材料充实）；言之有序（结构合理）；言之有情（感染情绪）言之有序（结构合理）；言之有情（感染情绪）言之有趣（生动有趣）；言之有文（语言流畅）。言之有趣（生动有趣）；言之有文（语言流畅）。文章修改的方法：文章修改的方法： 一是静思默改法。一是静思默改法。就是初稿写成后，平心静气

19、地坐下来，文稿从就是初稿写成后，平心静气地坐下来，文稿从头至尾、从大到小在头脑中过头至尾、从大到小在头脑中过“电影电影”，细细品味，从中发现毛病。，细细品味，从中发现毛病。 二是边读边改法二是边读边改法。写成的文稿，从头至尾读上一遍甚至几遍，边。写成的文稿，从头至尾读上一遍甚至几遍，边读边思考，边读边修改。读边思考，边读边修改。 三是冷却修改法。三是冷却修改法。就是把写成的文稿先放一放，自己则先读一就是把写成的文稿先放一放，自己则先读一些有关的文章，翻一些相关的资料，开阔一下思路，冷静一下头脑，些有关的文章，翻一些相关的资料，开阔一下思路，冷静一下头脑，然后回过头来再对文稿进行思考和修改。然后

20、回过头来再对文稿进行思考和修改。 （一）签报（一）签报 签报是请示、报告的简化。签报是请示、报告的简化。 简单的说就是需要领导签字的报告。简单的说就是需要领导签字的报告。 对于一些不是太重要、不便采用报告或请示形式的问题对于一些不是太重要、不便采用报告或请示形式的问题为了简化流程，提高工作效率，可以采用签报的形式。为了简化流程，提高工作效率，可以采用签报的形式。 签报是供企业内部使用的一种工作文书形式，主要用签报是供企业内部使用的一种工作文书形式，主要用于公司内部下级向上级请示工作，按其行文关系属上行文于公司内部下级向上级请示工作，按其行文关系属上行文范围。范围。（二）签报的结构（二）签报的结

21、构 签报由标题，主送领导，正文和落款等四部分组成。签报由标题，主送领导，正文和落款等四部分组成。 1.标题：一般为标题：一般为“关于关于的请示的请示”。 2.主送领导：署于正文上方第一行，主送领导：署于正文上方第一行，顶格书写顶格书写。 3.正文：由请示事项、理由、请求三部分组成。正文：由请示事项、理由、请求三部分组成。 要求一文一事，并尽可能简洁、准确、明白地将请示事要求一文一事，并尽可能简洁、准确、明白地将请示事项表达清楚。结尾用语一般用项表达清楚。结尾用语一般用“以上请示妥否以上请示妥否,请批示请批示”等字样。等字样。 4.落款：写上科室名称，同时由拟稿人及其科室负责人签落款：写上科室名

22、称，同时由拟稿人及其科室负责人签署姓名并注明日期。署姓名并注明日期。（三）签报的写法与流程（三）签报的写法与流程 1、参照请示，由下级单位拟文，格式一般、参照请示，由下级单位拟文，格式一般A4纸上方空纸上方空1/3（留给领导批示的），（留给领导批示的）， 2、大标题为、大标题为“签报签报”，二级标题为，二级标题为“关于关于的请的请示（报告）示（报告）”，下面是正文。同时，签报也应该象请示一，下面是正文。同时，签报也应该象请示一样由下级单位的责任领导进行样由下级单位的责任领导进行“签发签发”，签发的位置一般，签发的位置一般在大标题和二级标题之间。在大标题和二级标题之间。 3、签报上一般要提出问题

23、，说明原因，同时提出建议解、签报上一般要提出问题，说明原因，同时提出建议解决方案以供领导参考，这样处理起来才快。决方案以供领导参考，这样处理起来才快。 4、签报流程一般为下级单位工作人员拟文、签报流程一般为下级单位工作人员拟文-核对核对-下级单下级单位领导签发位领导签发-上报上级单位办公室或相关部门上报上级单位办公室或相关部门领导签领导签署意见。署意见。 （二）通知（二）通知 1、通知的涵义通知的涵义 适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。或者执行的事项，批转、转发公文。 2、通知的类型、通知的类型 （1）指

24、示性通知：是上级对所属部门的工作指示，部）指示性通知：是上级对所属部门的工作指示，部署任务，阐明原则，交代方法的通知。署任务，阐明原则，交代方法的通知。 （2）转发性通知：转发上级单位、批转下级单位公文转发上级单位、批转下级单位公文的通知。的通知。 （3）会议通知：具备十个要素：会议名称）会议通知：具备十个要素：会议名称 开会时间、开会时间、地点、会议议题、参加会议人员范围、数量、入场凭证、地点、会议议题、参加会议人员范围、数量、入场凭证、报到时间及地点、开会人员携带文件及物品、其他注意报到时间及地点、开会人员携带文件及物品、其他注意事项。事项。 （4）事务性通知：以此次培训为题撰写一篇通知以

25、此次培训为题撰写一篇通知而后讲授： 1、撰写通知常见问题 2、通知的结构与写法 先放后收先放后收 先规后巧先规后巧 先易后难先易后难 1、照猫画虎、照猫画虎 （三）公文写作能力培养（三）公文写作能力培养2、循序渐进、循序渐进3、勤于总结、勤于总结（1）爱）爱 常言道，干一行，爱一行。公文写作也不例外，要想写好常言道，干一行，爱一行。公文写作也不例外，要想写好公文，首先要热爱公文写作公文，首先要热爱公文写作.从事公文写作，有利于增强学习的自觉性从事公文写作，有利于增强学习的自觉性;从事公文写作，有利于增强观察问题、分析问题的能力从事公文写作，有利于增强观察问题、分析问题的能力; 从事公文写作，有

26、利于增强全局观念和把握形势的能力。从事公文写作，有利于增强全局观念和把握形势的能力。 4、坚持三个原则、坚持三个原则（2）巧）巧 1）写作前首先要确定好文章的种类。公文种类很多，往往）写作前首先要确定好文章的种类。公文种类很多，往往因用途不同、目的不同而不同不同类型文章要求不同，写因用途不同、目的不同而不同不同类型文章要求不同，写法各异。法各异。 2）准确把握好领导意图。）准确把握好领导意图。 3）正确分析听众、读者的身份、阅历、文化及知识构成，）正确分析听众、读者的身份、阅历、文化及知识构成，要因受众的不同而选择不同的写作方式和写作风格。要因受众的不同而选择不同的写作方式和写作风格。 4）文风及文章的特点要因场所、时机的不同而不同。）文风及文章的特点要