物资管理手册

1、物资是支撑企业运行的重要资源，有效供给、合理使用、妥善保管和准 确盘核是企业管理的重要行为。实现高效率、高质量的系统化管理才有可能 使有限资源无限利用，实现资源价值最大化。建立一本实用性强、便于操作、 有广泛指导作用且适合于新奥集团艾力枫社酒店有限公司（以下简称酒店公 司）的物资管理手册是持续提升酒店公司综合经济效益的需要。经过对原有物资管理方面制度、流程的全面梳理，在征求各方意见的基 础上编制的这本物资管理手册，即可满足物资管理专业人员的业务需要, 也可支持酒店公司各经营板块物资申购、使用、销售和管理的需要，手册中 涉及到物资管理的各项工作既有制度流程，又有规范标准，是酒店公司全面 物资管理

2、的唯一依据，可谓是生正逢时，简便实用。任何一个规章、流程或标准都有它的时效性，这本手册也不例外。随着 管理理念的变革，管理方法的更新，管理手段的调整，这本手册的内容也会 相对处于动态之中，新的内容、方法会得到及时补充和完善，但新版本出炉 之前，这本手册就是唯一有效的。第一章总则第一节物资管理方针预算控制集权采购大宗招标货比三家 安全保管合理使用责任区分失责追究支持服务 指导监督第二节物资管理组织架构酒店公司物资供应部和财务部是物资管理、监督的职能部门，使用物资 的部门（部位）是该物资的管理部门。物资供应部是实施采购、存储和供应、 监督物资使用过程、分析物资利用效果的职能部门；财务部是预算内控制

3、， 预算外把关、审核和履行报销手续、监督物资盘核和使用过程的职能部门； 物资使用部门是所辖物资合理使用保管、加工销售、依规盘核和日常管理的 责任部门。职能部门和使用部门均需接受上级的指导与检查。物资管理组织架构图第二章基本职责第一节物资供应部职责物资供应部是酒店公司非工程性物资采购、存储、供应及客户关系维护及牵引、检查酒店公司各部门物资使用价值最大化的直接管理部门。其主要职责是：1. 负责酒店公司物资管理方向控制、体系建设，制度流程的实施与优化。2. 负责酒店公司物资采购计划的收集、汇总、审核与执行，计划外与紧急物资采购的实施；负责采购招投标的组织，采购合同的编制、会签、签订与履行；负责所采购

4、物资售后服务的联系与执行。3. 负责酒店公司采购物资的验收、办理出入库手续、存储管理、库存物资的盘点以及积压物资、过期物资的处置。4. 负责酒店公司经营性资产的集中管理，维护资产的完整，监督检查各资产使用部门对资产申购、调拨、使用、报废等过程的合理性，以及维护公司资产管理台帐，最大限度发挥资产的使用价值。5. 负责供应商的开发、评价及关系维护；负责处理采购票据、收集信息、登记帐款。6. 负责对物资使用部门物资管理、使用状况的监督；负责对经营站点商品物资的检查与处置；负责公司各部门废旧物资的统一处理。第二节 财务部职责财务部是指导、监督酒店公司各部门物资管理与使用情况的职能部门、是物资使用效率的

5、牵引部门。其主要职责是：1. 负责按照集团规定并结合公司的经营情况，与物资管理及使用部门共同制定并完善各类制度、流程。2. 负责组织编制、汇总、审核酒店公司年度预算；根据年度预算对月度采购计划进行审核。3. 负责审核物资的采购计划、发票、出入库等相关单据的合理、合法性进行相应的账务处理，保证帐帐相符4. 负责指导物资管理及使用部门按照公司规定建立帐薄、台帐、报表，规范其日常的基础管理。5. 牵头负责对物资的价格进行管理，制定统一的管理办法；负责审核销售物资的价格，并对执行情况进行检查。6. 负责对物资的管理情况进行检查，确保帐帐、帐实相符；对超储积压或过期物资提出处理意见，盘活资金，减少积压。

6、7. 负责对物资的使用或管理情况进行专项分析，上报总经理及相关部门，发挥参谋作用，提高物资的使用效率。第三节 物资使用部门职责物资使用部门是所管辖区域所有类型物资的日常管理、使用、销售等过程的直接责任部门，最大限度的提高物资的使用效率和使用价值。事业部总经理为物资管理的第一责任人，各物资使用终端单位负责人为物资管理的直接责任人。物资使用部门有义务配合物资供应部门完成物资的采购与供应，具体职责是：1. 负责明确所申请采购物资的用途、质量、功能、规格、到货时间及库存等指标；负责履行应有的物资申请审批程序。2. 配合物资供应部对采购过程中物资的成本（价格）进行控制；配合物资供应部草拟合同，提供专业技

7、术支持；具有紧急物资实施采购的权力。3. 负责物资出库手续的办理，以及领出物资的日常管理，最大限度的发挥物资的使用价值，严禁出现遗失、责任损坏、浪费等现象的发生。4. 负责对本部门库房的日常管理，确保物资安全、帐实相符；负责对代销商品建立台帐，定时进行销售统计；提出对库房积压物资和过期物资处置意见。5. 负责部门实物资产的日常管理、台帐维护及报表管理。6. 接受公司物资管理部门的监督和检查。第三章物资采购操作细则物资采购实行预算管理，财务部是区分预算内、外的决定部门。预算内物资的采购由事业部总经理审批后，物资供应部实施采购；预算外（超预算）物资由使用部门向酒店公司总经理申请预算后，物资供应部实

8、施采购。年度预算内物资：是指年初通过酒店公司批准的年度预算内包含的各类物资。年度预算外物资：是指年度预算内不包含的物资和超出预算的各类物资月度计划内采购：是指物资使用部门根据下月物资使用计划，于本月25日之前将所需采购的物资明细上报酒店公司物资供应部实施审核并执行的采购。月度计划外采购：是指物资使用部门在月度计划内未包含的物资需求，需要经过相关部门领导审核批准后执行的采购。特殊物资采购：是指金额较小，使用频繁、固定消耗的物资，并且已经得到公司采购审批（例如赠送物资需要业务招待费审批），采购员可按月核对的采购。 （例如各部门用鲜花、水果、桶装水、各类活动条幅、背景板、易拉宝等物资；各部门可直接向

9、物资供应部指定供应商联系供货，由固定验收人 签字确认，凭各部门签字的验收单，物资供应部采购员按月与供应商核实结 算）紧急采购：是指月度计划外需求，并且情况紧急，必须立刻执行物资采购以保证公司的正常经营，同时，确保物资的采购金额不超过500元，种类不属于资产和员工福利劳保类物资的采购。第一节物资采购管理办法1总则1.1 目的为了明确新奥集团艾力枫社酒店有限公司（以下简称酒店公司）的采购 管理体制，规范采购程序，使酒店公司的采购管理达到透明化、可控化、数 据化，并最大程度的控制成本、提高效率、提升服务，特制定本办法。1.2 原则集中采购原则、计划采购原则、采购创收原则、成本控制原则、服务优 先原则

10、1.3 执行方针酒店公司采购工作执行以下“五适”方针：以适当的价位，在适当的时间，从最适合的地点，购置适当品质及适当数量的物资。1.4 适用范围本办法适用于符合酒店公司所有非工程性物资的采购行为。2管理体系及组织权责2.1 酒店公司物资采购的归口管理部门为物资供应部。2.2 酒店公司的物资采购管理主要集中在采购行为及过程管理、采购信息管理、采购资料管理及供应商关系管理四个方面。2.3 采购管理执行根据物资专业分类相对集中的原则，打破部门物资分类的 局限，真正实施集中、规模、专业化的采购。2.4 各业务部门以及物资供应部的组织权责如下表：部门权责1 .明确（质量、功能、时间等）需求 ；2 .配合

11、物资供应部对采购过程中物资的成本（价格）进行控制；业务部门3 .配合物资供应部草拟合同，提供专业技术支持；4 .负责有采购权限部分的物资采购（紧急采购）；6 .接受采购监督（紧急采购）；物资供应部1 .负责导入先进采购管理思想，制订、修订采购管理制度；2 .负责月度采购计划的汇总、申请的审批及采购合同的草拟；3 .负责酒店公司所有物资采购的执行及费用支出的成本控制；4 .负责供应商管理、价格信息管理和采购资料管理；5 .负责库房管理；6 .负责监督所有采购行为；说明：上表中由各业务部门直接执行的紧急采购是指月计划外500元以下日常消耗及维修配件（资产类物资除外）的采购行为，这类物资的审批在一定

12、程度上进行下放，并符合紧急采购的状况要求。3职业要求及罚则3.1 业务部门不得以化整为零的方式规避紧急采购的金额限制（500元）自行采购，否则采购行为无效，相关负责人承担责任。3.2 持续降低采购成本是采购行为的首要职责，酒店公司领导及物资供应部主 任应积极应用采购创收原则激励采购人员、提升其绩效。3.3 所有专职采购员不得以权利之便谋取任何私利， 不得有任何导致采购成本 上升、采购质量不佳的懈怠职责行为。3.4 严禁任何无权采购人员自行接洽供应商， 收取或使用非规定渠道采购的物 资。3.5 严禁所有面客人员私自与供应商互通、向客人推销而谋取私利。3.6 凡违反职业要求的，当事人及其主管领导承

13、担损失，并处以通报批评、开 除直至移交司法机关之责任。4采购程序及规定4.1 月度计划内物资采购的申请及审批程序4.1.1 采购严格执行计划采购原则。以月度计划申请为主，填报月度计划内 采购申请单。原则上不发生计划外申购，遇到特殊情况，做特殊申请，财务 部、物资供应部对计划外采购有考核权，考核权重视具体工作情况和管理情 况而定。4.1.2 每月25日（不包括25日）之前（如遇到国家法定假日，则提前进行） 各部门应将部门负责人审批后月度采购计划报物资供应部，其月度采购计划 包括各部门所有的物资需求。以上各部门月度采购计划经物资供应部汇总后， 按照职能要求履行审批手续如下：各部门月 采购计划各部门

14、主管领导审核物资供应部审核汇总部分物资物资供应部执行采购公司总经理审批财务部审核综合管理部审核说明：属于新奥集团资产管理办法中规定的资产类物资，各部门更应提前作好月度计划, 直接填写到“月度计划内采购申请表”，物资供应部代各需求部门完成资产申购程序，各 部门不需要再直接填写资产申购单。4.2 月度计划外物资采购的申请及审批程序4.2.1 各部门所发生月度计划外的物资采购，由于具有突发性和重要性，物 资供应部不代为各部门完成审批手续，需求部门自行填写月度计划外采购 申请单，正常情况下的月度计划外物资采购的申请工作程序如下：各 部门二月、曲 各部门负责一 旨综合消?部说明：|丹叩杯话中的阴影部为如

15、/需破吗以小略直接进乂下一I作未酎入月 度采购计划的资产类物资，物资供应部视为计划外采购项目，由需求部门自行完成审批手500元时,各部门可直接实施采购，执行紧急采购的审批流程，具体如下:采购。（例如各部门用鲜花、水果、桶装水、各类活动条幅、h景板、易拉宝等物资）。一重新%成月度1计划外审批4.3.2特殊物资的采购可由各部门直接向物资供应部指定供屈裔靛系缺货，由物资供应部确认的固定验收人签字确认，凭各部门签字的验收单，物资供 应部采购员按月与供应商核实结算。4.4 采购资料的管理4.4.1 采购资料主要包括各部门 月度计划内采购申请单、物资供应部 酒 店公司月度采购计划汇总表、物资供应部酒店公司

16、月度采购计划任务分解 表、各部门月度计划外采购申请单、固定、低值资产申购单。4.4.2物 资供应部重点对固定、低值资产申购单实施编号管理，具体编号办法如 下：XAJD-WZ-GDZC/DZZC-2006-01-001 顺序编号 月份 年份 固定/低值资产部门编号 新奥酒店 酒店公司各部门编号如下：高球公司运营部一GQYY高球公司球场部一GQQC 物业公司一WY 酒店公司一JD人力资源部一RL文化行政部一XZ市场部一SC公关接待部一GG经营管理部一JG物资供应部一WZ财务部一CW4.5 采购信息的管理及分析物资供应部各专职采购员须对根据库房管理中的物资入库资料，集中公 司物资采购的原始信息，得到

17、酒店公司月采购总金额、各部门采购发生金额、 各部门采购资金使用效率（物资使用金额 /采购总金额）、各部门采购计划率 （计划内采购金额/采购发生总金额）、库存物资盘点食堂原材料采购成本的 监督与控制（纳入供应商管理）表、库存金额增减情况、采购创收评估、球 场保养成本分析、高球经营项目的物资成本分析，形成酒店公司“月度物资 供应分析报告”。4.6 采购的执行管理4.6.1 采购员须严格依据申购单采购，杜绝无申购程序的采购行为。4.6.2 采购员要做到货比三家，选择性价比最优的方案实施采购， 对供应商的 管理按艾力枫社酒店有限公司供应商管理办法（制度编号 JD/ZD1303A-2005）执行。4.6

18、.3 采用长期供应商供货的物资，采购员必须定期对价格进行对比考察，形成档案资料存档，作为对长期供应商考核的主要依据，便于长期供应商管理。4.6.4 采购员负责按申请部门的质量、功能、时间等要求确保准确到货。4.6.5 采购合同的签订严格按照公司合同管理程序审批，使用部门负责明确技 术、功能、规格、型号等要求。4.6.6 凡属大宗采购项目，由经营管理部组织招标，必须严格按照新奥置业 集团招标管理办法（制度编号：ZY/ZD0701B-2005中规定的程序实施。第二节物资采购操作细则1.月度计划内采购申请流程活动名 称活动 编P活动负 责人活动程序及工作标准相关资料提出月 度物资 需求计 划01经营

19、单 位主管活动程序部门计划 内采购申 请单1各经营单位提出下月度的物资需求计 划工作标准1填写部门计划内采购申请单，明确 填写品名、规格、用途、库存数量及到货 时间汇总部 门采购 计戈02部门采 购计划 汇总负 责人活动程序部门计划 内采购申 请单1汇总各部门月度计划内采购计划工作标准1将各经营单位的月度物资采购计划汇 总，核实库存数量，按照部门计划内采 购申请单填写审核03部门负 责人活动程序部门计划 内采购申 请单（各部 门自行存 档）1部门负责人根据本部门经营及管理状 况审核下月度物资采购计划工作标准1结合年度预算及经营状况，符合公司运 营现状审批本部门物资采购计划修改部 门采购 计戈0

20、4部门采 购计划 汇总负 责人活动程序经部门负 责人审批 后的部门 计划内采 购申请单1根据本部门主管领导意见修改部门月 度物资采购计划工作标准1向各经营单位反馈意见，在经营单位领 导确认的前提下，修改部门月度采购计划 汇总表审批05部门负 责人活动程序经部门负 责人审批 后的部门 计划内采 购申请单1对修改后的部门月度采购计划进行审 批工作标准1对本部门月度物资米购计划进行审批， 24日（法定节假日提前）下班之前将部门 月度计划的电子文档及纸文档报物资供应 部客户关系管理员收集06物资供活动程序月度采购部门采应部客1对公司各部门的月度物资采购计划进计划汇总购计划户关系行汇总表管理员工作标准1

21、按照月度物资采购计划汇总表格式进 行物资汇总2.月度计划外采购申请流程活动名称活 动 编 号活动负 责人活动程序及工作标准相关资料提出需求 负责人审 批01物资需 求部门活动程序计划外采 购申请单1提出物资需求，填写酒店公司计划外米 购申请单工作标准1按照计划外采购申请单格式填写相关 内容，部门负责人进行审核签字审核02物资供 应部活动程序1物资供应音B主任对计划外米购申请单 进行审核工作标准1根据需求部门所填写的用途及库存数 量进行审核审核03综合管 理部活动程序1综合管理部主任对计划外采购申请单 进行审核工作标准1属于员工福利、劳保及办公类物资由综 合管理部主任根据公司相关标准进行审核审核

22、04财务部活动程序1财务部主任对计划外采购申请单进行 审核工作标准1根据需求部门所填写的用途、库存数量 以及资金状况进行审核审批05公司总活动程序经理1公司总经理对计划外采购申请单进行 审批工作标准1根据公司状况及相关部门意见进行审 批采购执 行06物资供 应部活动程序1审批后的计划外申请单交物资供应部 执行采购工作标准1审批后的计划外申请单原件交物资供 应部，采购员立即实施计划外的申请物资 采购3.月度计划采购汇总表审批流程活动名称活 动 编 号活动负责人活动程序及工作标准相关资料物资供应部 客户关系管 理员活动程序经部门负责收集部门米011 对各部门月度采购计划进行收集人审批后的购计划工作

23、标准部门计划内1按照时间截点收集各部门月度采购米购申请单物资供应部 客户关系管 理员彳都独摩子文档及纨文档），审核填写汇总公司采021对公司各部门的月度物资采购计划月度采购计购计划关划汇总表1按照月度物资采购计划汇总表格式物资供应部与留筐惇汇总（采购员、库房审核）审核计划03主任、综合 管理部主 任、财务部 主任1采购员对各部门物资供应月度计划月度采购计£划汇总表1按照标准、物资使用情况及资金状1雷籍津资采购计划修改公司采04物资供应部 客户关系管 理员1对公司月度物资采购计划进行如实月度采购计 划汇总表 （修正稿）购计划里造标准1根据职能部门主管领导的审核情况修正月度物资采购计划0

24、5物资供应 部、综合管 理部、财务 部主任及公活动程序月度米购计 划汇总表 （修正稿）签字确认、061对修改后的公司月度采购计划进行审批07塞律标准08司总经理审1及时完成对公司月度采购计划的审物资供应部 客户关系管 理员幅动程序月度米购计 划任务分斛 表分解采购091按照采购员对公司月度采购计划进计戈纪律般准1将公司月度采购计划按照采购职能霜物资供应部 采购员1按照月度采购计划任务分解表采购执行10工作标准1将公司月度采购计划按照采购职能 进行分解4.合同采购工作流程活动名 称活动 编p活动负责 人活动程序及工作标准相关资料市场调 查形成 书面报 告01采购经办 人活动程序1根据物资使用部门

25、要求实施米购前的 市场调查工作标准1原则上选择3家以上供应商，符合使用 部门要求确认米 购供应 商02物资供应 部负责人活动程序1根据调查报告情况进行审批，确认米购 供应周，同时参与最终的米购谈判工作标准1对书面市场调查报告进行审批，确认最 终的采购对象谈判并 编写合 同03采购经办 人活动程序1根据主管领导要求实施谈判，经领导同 意后编写采购合同工作标准1严格按照公司米购合同的要求实施谈 判，合同编写严谨、无错误乙方进 行初步 确认04合同乙方活动程序1将合同初稿交于乙方进行初步确认工作标准1合同会签前必须得到乙方的初步确认填写合 同会签 单05采购经办 人活动程序合同会签 单1根据合同类型

26、填写相应的合同会签单工作标准1按照采购合同的金额限制填写相应的 合同会签单合同会 签06相关领导活动程序1米购经办人负责按照会签单内容交相 关领导进行合同审核会签工作标准1 “业务谈判人”由采购员及物资使用人 共同签字，严格按照会签顺序进行审核签 字形成合 同文稿07采购经办 人活动程序采购合同1将会签后合同交乙方确认后打印文稿6份工作标准1严格按照相关领导的会签结果对合同 进行修改并征求乙方确认后形成最终合同 文稿6份乙方签子蛊早08合同乙方活动程序1合同乙方进行合同的签字盖章工作标准1盖章符合公司要求，必须写明开户行及 帐号审核后 报总经 理签字 蛊草09合同管理 员活动程序1乙方签字盖章

27、后的合同审核，并进行我 方的总经理签字盖章程序工作标准1采购经办人将合同会签单、合同底稿、乙方盖章后的6份合同全部交于合同管理员；合同管理员审核后及时完成我方签字 盖章的程序转交乙 方合同10采购经办 人活动程序合同复印 件1将双方签字盖章后的合同2份转交乙方工作标准1及时转交合同，同时将复印件进行部门 内部存档5.特殊物资采购工作流程活动名 称活动 编r活动负责 人活动程序及工作标准相关资料提出物 资要求01需求部门活动程序1向物资供应吾附旨定供应商提出物资需 求工作标准1符合特殊物资范畴，需求吾B门自行控制 质量数量进行物 资供应02指定供应 商活动程序1按照需求部门的要求及时供应物资工作

28、标准1达到物资需求部门的时间、质量要求验收物 资签字 确认03物资供应 部指定验 收人活动程序物资验收 单1物资到达后需求部门验收合格后在验 收单上签字确认工作标准1按照需求进行验收，指定验收人在验收 单上签字确认，必须明确物资的使用用途。保存验 收单04指定供应 商活动程序1将指定验收人签字确认的验收单保存工作标准1按照部门区别分类保存核对米 购物资05物资供应 部采购员活动程序1按月核对特殊物资的采购数量及金额工作标准1每月月底与供应商核对帐目，开具合法 发票办理物 资出入 库手续06库房管理贝活动程序1根据采购员核实后的物资明细单及发 票办理物资出入库手续工作标准1完成特殊物资的入库及出

29、库手续票据 报销07物资供应 部采购员活动程序1凭发票、物资明细及入库单履行票据报 销手续工作标准1符合公司财务制度要求6.紧急采购工作流程活动名 称活动 编t活动负责 人活动程序及工作标准相关资料提出物 资需求01存在紧急 物资需求 员工活动程序紧急采购 申请单1在符合紧急米购条件的基础上，提出需 求工作标准1填写公司统一格式紧急米购申请单部门负 责人审 核02部门贝戈 人活动程序紧急采购 申请单1审核紧急米购需求工作标准1按照紧急采购条件标准进行审核审批物资供 应部主 任审核0304物资供应 部主任活动程序1审核紧急米购单，判断是否属于紧急米 购，如果是，进行审批执行，如不是，履 行计划外

30、审批程序工作标准1根据紧急采购的情况进行审批，明确结 果采购执 行05需求部门活动程序1根据紧急米购需求直接执行米购任务工作标准1确保物资供应，保证公司的正常运营； 采购程序符合公司要求办理 物资出 入库手06物资供应 部库房管 理员活动程序紧急采购 申请单1为需求部门米购的物资办理出入库手 续续工作标准1凭审批后的紧急采购申请单或计 划外申购单办理入库，由实际采购人员 签字入库单，申请单由库房保存物资 使用08需求部门活动程序1需求旁B门将物资办理出库手续后进行 使用工作标准1紧急采购后的物资必须办理出入库手 续后才可以使用采购 票据的 报销09实际采购 人员活动程序1将采购票据及入库单粘贴

31、、审批、报销工作标准1符合公司财务制度的要求7 .计划内采购申请单艾力枫社酒店公司 部计划内采购申请单一年月厅P品名规格单位数量预计单价预计金额到货时间用途库存数量申请人不加 大库数 量金额合计部门领导审核:制表人：（注：此月计划采购申请单中包括资产类物资的申购，请将资产类物资集中靠前填写）8 .计划外采购申请单艾力枫社酒店公司 部门计划外采购申请单月日厅P品名规格单位数量预计单价预计金额到货时间用途库存数量申请人金额合计总经理审定：物资供应部审核：财务部审核：综合办公室审核：部门领导审核：制表人：综合管理部：（注：如发生福利、劳保、办公等计划外申购物资，请申请人通过综合管理部审核）9 .月采

32、购计划汇总表酒店公司年 月采购计划汇总表类 型品名规格-单位数量预计单 价预计金 额到 货 时 间用途现有 数量申请部 门资产小计福利小计办公 用 品小计综合管理部审批匕：物资供应部审批：制表人：库房高尔夫库 房备 货贵宾楼库 房总部物业 库房小计高球公司12小计酒店公司12小计物业公司12小计其他部门121小计非采购支出项目小计金额合计财务部审核：物资供应部审核：总经理审定：制表人：年月日厅P品名规格单位数量预计单价预计金额到货时间用途库存数量申请人金额合计10.紧急物资采购申请表艾力枫社酒店公司部门紧急采购申请单物资供应部主任:部门领导:（事前入库验收）第四章实物资产管理实物资产：是指使用

33、期限较长，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产。分为固定资产和低值资产两类。固定资产：使用年限在一年以上，单位价值1000 元以上的各种生产经营用家具、备品和设备；使用年限在两年以上，单位价值在2000元以上的各种非生产经营用设备、各种房屋、建筑物、构筑物，称为固定资产。低值资产 ：单位价值在50 元以上 1000 元以下的各种生产经营用品或单位价值在100 元以上2000元及以下的各种非生产经营用品称为低值资产。第一节 实物资产管理办法1 总则1.1 目的为确保酒店公司实物资产运转安全，在经营管理过程中发挥最大经济效益，根据酒店拥有土地面积大，经营场所分散、资产布局分散的特点，按固定资产结

34、构、属性分类管理。1.2 适用范围本办法适用于酒店公司拥有、使用的所有实物资产管理。2 释义2.1 定义及标准2.1.1 实物资产是指使用期限较长，并且在使用过程中保持原有实务形态的资产。分固定资产和低值资产两类。2.1.2 固定资产是指同时具有下列特征的有形资产：为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；使用寿命超过一个会计年度。2.1.3 使用年限在一年以上，单位价值1000元以上的各种生产经营用家具、备品和设备；使用年限在两年以上，单位价值在2000 元以上的各种非生产经营用设备、各种房屋、建筑物、构筑物，作为固定资产管理。2.1.4 单位价值在50元以上 1000元以下的各种生产经

35、营用品或单位价值在 100元以上 2000元及以下的各种非生产经营用品作为低值资产管理。2.2 资产类别(1) 房屋、建筑物(2) 球场(3) 机器设备(4) 运输设备(5) 家具设备(6) 办公设备(7) 安防设备(8) 动力设备(9) 其他设备3 实物资产管理体系及职能酒店公司资产管理体系参照集团实物资产管理制度建立，设立二级管理体系。3.1 资产归口管理部门和财务部门为实物资产的一级管理部门。生产经营用实物资产的一级归口管理部门为物资供应部门；安防、办公类等非经营用实物资产和计算机类实物资产的一级归口管理部门为综合管理部。物资供应部门设置专职资产管理员，综合管理部设置专人负责公司所管实物

36、资产的新增与报废审核、资产编号、出入库的办理、资产台账的登记、及时维护、定期组织盘点、检查资产的完好情况和其他日常管理工作，对二级管理部门上报的资产增、减变动月报进行审核，并及时进行台帐维护，保证帐帐、帐实相符，于次月十日前将各部门审核无误后的资产增、减变动月报表上报财务部门。3.2 酒店公司职能部门和各事业部为使用实物资产的二级管理部门，设立兼职的二级资产管理员，负责本部门实物资产明细帐的台帐登记、及时维护、调动等日常管理工作，并于次月八日前向资产归口部门上报本部门资产增、减变动月报。3.3 各归口管理部门应对各项资产的使用状态及完好率进行跟踪管理，建立、完善所在部门的资产台帐，要求做到帐帐

37、相符、帐实相符，并按集团要求对实物资产进行编码和粘贴标签，落实实物资产日常管理责任制。3.4 财务部门在对固定资产、低值资产的变动情况进行审核与会计核算的同时，设立固定资产和低值资产台帐，与资产归口管理部门一起制定管理办法，督导使用部门进行管理，定期或不定期组织相关部门盘点资产，对实物资产动态管理实行财务监督，确保其保值、增值。3.5 各级实物资产管理员不得随意更换，但因工作需要或其他情况确需变动的，需办理所管实物资产的交接手续，填写工作移交清单，注明所管台帐期间、移交的各项资料、需说明的有关情况等。工作移交清单须经交接双方经办人及主管领导签认，实物资产归口管理部门、财务部门负责监交，同时将移

38、交清单报实物资产归口管理部门、财务部门备案。4 实物资产增加4.1 固定资产的增加4.1.1 年度预算内申购，单位价值在5000 元（含）以下或总价值在5万元（含）以下，使用部门填写固定资产购置申请单，由归口管理部门、财务部门负责人和酒店公司总经理审批；总价值超过5 万元时，需上报置业集团审批。4.1.2 年度预算外申购。使用部门填写固定资产购置申请单，单台价值在2000（含）元以下，总额在10000元以下的，由归口管理部门、财务部门负责人和酒店公司总经理审批；单台价值在2000元以上，总额超过10000元的，需上报置业集团审批。4.1.3 实物资产的改良。由使用部门提交固定资产改良申请及工程

39、支出预算，经批准后，交财务部门一份作为组织改良工程成本核算的依据；改良工程施工结束后，由使用部门组织技术人员及相关部门对工程进行验收，填写固定资产改良验收单，经办理有关签认手续后，实物资产管理部门和财务部门据此登记资产管理台帐，财务部门进行资产价值变动的帐务处理。4.2 低值资产的增加：年度预算内低值资产的增加，由低值资产使用部门填写低值资产购买申请单，报部门负责人、实物资产归口管理部门、财务部门、公司总经理审批；年度预算外低值资产的增加，总价值在 10000元以上的，需上报置业集团审批。4.3 计算机类实物资产的采购，由经营管理部门统一负责；其他类实物资产的采购由物资供应部门统一负责。5 .

40、 实物资产减少5.1 对已没有使用价值或使用不经济须淘汰的实物资产，由资产所属部门填写固定资产清理审批单或低值资产报损单，办理资产状况鉴定和报废审批手续，酒店公司财务部门据此进行相应的帐务处理。原值在 5 万元以下（包括5 万元）的经酒店总经理审批，并报置业集团备案；原值在5 万元以上100 万元以下的，经置业集团总经理审批；原值在 100 万元以上的经集团总裁审批；原值在200 万元以上的经集团董事局主席审批。5.2 非正常报废的审批权限同出售实物资产。资产报废应提供残骸，无残骸的一律作短少论处。5.3 实物资产的出售：出售实物资产原值在2万元以下的经酒店公司总经理审批，原值在2 万元以上5

41、0万元以下的经置业集团总经理审批，原值在 50 万元以上的经集团总裁审批，原值在100 万元以上的经集团董事局主席审批。5.4 报废实物资产的残骸出售，必须经物资供应部门和财务部门议定价格，上报总经理批准后，由物资供应部门统负责实施，任何部门和个人不得擅自作价处理。6 实物资产调拨6.1 酒店公司内部调拨。由资产调出部门填写固定资产调拨单、 低值资产调拨单，经调出部门主管、调入部门主管和实物资产归口管理部门负责人批准后，办理资产转移，并报实物资产归口管理部门和财务部门进行备案。手续由调出部门负责办理，调入部门配合。6.2 集团内部调拨。由资产调出部门填写固定资产调拨单、 低值资产调拨单。经调出

42、企业资产归口管理部门、财务部、企业总经理，调入企业资产归口管理部门、财务部、企业总经理批准后，办理实物资产的转移。6.3 实物资产封存。对暂时闲置不用的资产进行封存时，由资产使用部门提出申请，资产管理部门核实后办理封存，资产使用、管理部门负责封存资产的整洁、完好。6.4 物资供应部对已报废的实物资产单独建立台帐进行管理，负责统一回收、处理，所得款项作为公司收益。7 资产运行管理7.1 房屋建筑物类： 指营业用房、非营业用房、简易房及建筑物等，包括房屋及建筑物内的通风、通水、通电、及围墙、停车场等，均由物业公司进行维护保养等其它专业管理，各使用部门按维修程序提交物业公司（注：保修期限内的由物业公

43、司与各施工单位联系，由各施工单位负责维修并承担相关费用）。7.2 交通工具类：参照集团车辆使用管理规定执行。7.3 机械及设备类：球场部机修班负责高球部球场机械、球车等运营设备、工程设备等实物资产的维修及保养，保障所有设备能正常运转；酒店部工程班负责酒店部所有实物资产的维修及保养，保障所有设备能正常运转。各资产使用部门做好日常保护、保养工作。对需技术操作的设备各部门应具体落实到每个班组和个人身上，实行定机、定人、定岗、定责任。对使用保管中玩忽职守而造成损失的人员，公司追究个人经济责任；造成重大经济损失的，依法追究当事人法律责任；造成人员伤亡的，报司法机关处理。设备运转发生人为的或非人为事故，应

44、编写设备事故报告。工程技术部门应鉴定事故发生的严重程度，设备损坏程度、经济损失等情况，列出事故发生技术等级对照表。球场部机修班、酒店部工程班负责制定固定资产使用、维修、保养制度，监督各使用单位和个人遵照执行。各部门在使用、维修、保养过程中发生的修理费列入各部门费用，月底由维修部门将统计金额交财务部进行核算。7.4 动力、办公、通讯等设备, 由物业公司统一负责维护保养，各使用部门按物品维修程序提交维修单交物业部，期间产生的费用记入各使用部门。在检修过程中发现人为损坏的，应先书面或电话报告部门，追究当事人责任。7.5 安防设备：由综合管理部门负责日常巡视检查，保障安防设施的完好；安防设备的小型维修

45、由物业部负责，酒店公司不能自行维修的由综合管理部门聘请专业人士维修。8 罚则8.1 实物资产归口管理部门、财务部门是资产管理的职能部门，主要职责是维护资产的完整，各资产使用部门需积极配合做好资产的日常管理工作，健全部门台帐，落实实物资产责任人。任何部门、任何人不 得阻碍或以不合作的态度对待职能部门的资产检查，一经发现按集团 公司和酒店制度处罚部门负责人和相关当事人。8.2 部门负责人对本部门的资产负管理责任，离职、调岗必须将部门资产与接任人办理移交手续，移交清单交实物资产归口管理部门、财务 部门备案；员工离职或调岗必须将自已保管的资产进行移交，由部门 督办，移交手续存部门，未移交或移交不清由部

46、门负责人承担责任。8.3 未征得资产所属部门的同意，私自搬用其他部门资产，追究搬用部 门管理责任。8.4 因资产监护不力，资产已转移而本部门无手续，追究部门管理者的 监护责任。8.5 因管理不严，台帐不全，造成资产短缺、损坏，落实责任人，照价 赔偿，无责任人的，由部门负责人赔偿。第二节实物资产操作细则1 .月度计划内实物资产采购申请工作流程及标准活动名 称活动 编P活动负责 人活动程序及工作标准相关资料月度计 划内申 请采购 资产01需求部门活动程序部门计划 内米购申 请单1在月度计划内申请中上报资产类物资 需求工作标准1明确规格、价格及用途，集中填写2年度预算外购置，需详细说明原因1审核购置

47、申请工作标准1跟据现有资产的使用状态，与需求部门 进行沟通填写资 产申请 单，履行 审批程02物资供应 部客户关 系管理员活动程序资广申购 单1按照审批后的月度计划申请单填写资 产申购单，并完成审批程序工作标准序1跟据管理办法中的规定标准，确定审批 流程。2月度计划审批后5个工作日内完成资产 申购单的审批，进行采购程序需求部 门审批 资产申 购单03资产需求 部门活动程序1需求部门审批资产申购单，如代替已报 废资产则附审批完成的资产报废单工作标准1按照资产申购单格式注明用途、资产品 牌规格、价格等，主管领导进行审批，时 间不超过半个工作日资产管 理员审 批04物资供应 部资产管 理员活动程序1资产管理员根据公司资产整体状况进 行审批，并标明是否属于年度预算内资产工作标准1根据公司资产状况进行审核，提出合理 化建议物资 供应部 主任审 核审批05物资供应 部主任活动程序1根据资产管理员建议进行审核审批工作标准1确保物资供应部对资产申购单的审批 时间不超过一个工作日财务 部资产 管理会 计审核 审批06财务部资 产管理会 计活动程序1资产管理会计根据公司资产状况进行 审批工作标准