初级财务会计与电算化管理知识操作手册

1、会计从业资格考试初级会计电算化实务操作手册采用财政厅配发金算盘软件一、实务操作真题二、软件安装步骤三、实务操作步骤石河子大学 徐晓鹏2012年3月目录一、实务操作真题4（一）建立账套4（二）设置操作员级权限4（三）增加会计科目4（四）应收、应付初始设置4（五）部门、职员初始设置4（六）增加固定资产4（七）录入科目起初并试算平衡4（八）录入会计凭证5（九）凭证记账、复核5（十）查询报表5（十一）会计报表5二、软件安装步骤6（一）运行环境6（二）系统安装6（三）启动与退出系统9三、实务操作步骤10（一）建立账套101、新建账套102、操作权限设置13（二）账务管理系统及流程161、系统初始化-会计

2、科目162、系统初始化-统计项目183、系统初始化-现金银行194、系统初始化-部门职员205、系统初始化-往来单位226、系统初始化-凭证类型237、系统初始化-科目期初238、凭证处理259、期末结账2810、账簿查询及输出30（三）会计报表处理系统331、账套注册332、报表设置333、重新计算364、任意制表36（四）工资管理系统381、系统初始化382、建立工资表383、工资录入424、工资凭证44（五）固定资产管理系统471、系统初始化472、固定资产增加473、固定资产减少494、固资凭证50一、实务操作真题（一）建立账套（操作：新建账套）1、账套名称：C：长春实达有限公司2、账

3、套启用日期：2012年1月1日3、行业性质（即会计制度）：企业单位（新会计准则）4、记账本位币：人民币（二）设置操作员级权限（操作：基础设置-操作权限）注册日期：2012年1月1日 操作员：系统主管1、操作员姓名：李刚2、口令：1234563、具有填制凭证、损益结转的权限（权限组：财务处理权限组）（三）增加会计科目（操作：基础设置-会计科目）注册日期：2012年1月1日 操作员：系统主管1、科目编码：1002-01 科目名称：中行存款2、科目编码：1405-01 科目名称：硬件 数量核算（单位：台）3、科目编码：6602-01 科目名称：工资 辅助核算：部门核算（四）应收、应付初始设置（操作：

4、基础设置-往来单位）注册日期：2012年1月1日 操作员：系统主管新增供应商1、单位性质：供应商 所属类型：经销商2、单位编码：1013、单位名称：长沙电子经销处（五）部门、职员初始设置（操作：基础设置-部门职员）注册日期：2012年1月1日 操作员：系统主管新增部门、职员1、部门编码：172、部门名称：信息部3、职员编码：17054、职员名称：张三5、职员类型：车间生产管理人员（新增职员类型002）（六）固定资产设置（操作：基础设置-固资期初）注册日期：2012年1月1日 操作员：系统主管新增固定资产1、固定资产类别：通用设备2、资产名称：运输车3、所在部门（使用部门）：采购部4、增加方式：

5、购入 使用状态：使用中5、开始使用日期：2011年12月31日6、使用年限：10 折旧费用科目：累计折旧7、原值：200000 累计折旧：60000 预计净残值：10008、折旧方法：平均年限法（七）录入科目期初余额并试算平衡（操作：基础设置-科目期初）注册日期：2012年1月1日 操作员：系统主管1、银行存款：3000002、实收资本：300000（八）录入会计凭证（操作：财务管理-填制凭证）注册日期：2012年1月20日 操作员：李刚1、出纳员小张1月20日，从企业银行提取现金2000员。填制并保存记账凭证。摘要：提现借：库存现金 2000 贷：银行存款 20002、销售部门招待客户，20

6、12年1月20日从，现金消费500元（附单据1张）。填制并保存记账凭证。摘要：招待客户借：销售费用 500 贷：现金 500（九）凭证复核、记账（操作：财务管理-损益结转）注册日期：2012年1月31日 操作员：系统主管1、将2012年1月份的凭证，复核、记账注册日期：2012年1月31日 操作员：李刚2、损益结转（本年利润科目：3131）注册日期：2012年1月31日 操作员：系统主管3、2012年1月31日进行结账处理（十）查询报表（操作：财务管理-常用报表）注册日期：2012年1月31日 操作员：系统主管1、查询2012年1月1日至1月31日，销售费用的总账。（操作：总账-常用报表-分类

7、账）2、查询工资汇总表（首先建立工资表， 3、查询固定资产清但（十一）会计报表（操作：桌面-金算盘电子表）注册日期：2012年1月31日 操作员：系统主管1、利用自动制表功能，自动生成“资产负债表”和“利润表”，保存在C盘根目录下。2、新建一张空白报表，在C4单元格设置取数公式，取2012年1月31日实收资本科目的期末余额，表名为：“实收资本科目的期末余额表.sbk”，保存在C盘根目录下。步骤：1、点fx；2、向导：财务取数；3、路径：C盘；4、科目：实收资本；5、数据：期末余额；6、点：加入公式二、软件安装步骤（一）运行环境金算盘 eERP-B 是一个纯 32 位的软件，运行环境要求如下。1

8、、硬件环境工作站：586/166 以上微机，128M 以上内存，VGA 以上显示器， 500M 以上硬盘剩余空间。服务器：Intel P4 微机或专用服务器，256M 以上内存，VGA 以上显示器，1G 以上硬盘剩余空间。打印机：中、英文 Windows9XNT2000XP 操作系统支持的各种打印机。2、软件环境中、英文 Windows 9X 及以上操作系统，IE6.0 及以上浏览器。（二）系统安装将光盘放入驱动器，安装程序自动运行（也可运行光盘根目录下的 Setup.bat 文件），出现“安装金算盘软件”窗口。窗口中有六个选项，单击这些选项可安装软件、查看光盘、访问 WEB 站点、联系金算盘

9、、查看其它产品，以及退出安装窗口。安装软件：选择此项安装光盘上的金算盘企业管理软件 eERP-B。查看光盘：选择此项查看光盘上的内容。查看 Web：选择此项可立即进入金算盘公司的 Web 站点。联系金算盘：选择此项可查看金算盘软件有限公司的联系地址、电话、传真、电子邮件等信息。其它产品：选择此项可查看金算盘公司的其它产品信息。选择“安装软件”后，系统提供了各个模块的安装选择，每个模块都有相应说明。选择要安装的模块后，开始安装。您可以查看光盘根目录下的 Readme.txt 文件，以便了解关于软件安装的更详细说明。安装详细步骤：1、在安装窗口中，单击“软件安装”选项，出现“欢迎”对话框，单击“下

10、一个”按钮，出现“软件许可证协议”对话框。请用户仔细阅读本软件许可协议，若不同意，请选择“我不接受许可证协议中的条款”，退出安装；若同意本软件许可协议，请选择“我接受许可证协议中的条款”按钮继续安装。2、单击“下一步”按钮，出现“填写客户信息”对话框。3、单击“下一步”按钮，出现“选择安装类型”对话框。系统提供“全部”、“定制”两种类型。全部：系统默认安装并安装所有程序功能。定制：选择要安装的程序功能。4、若要更换安装的路径，则选择“定制”。单击“下一步”，选择要安装的目的地位置。5、单击“安装”按钮，开始复制系统文件，直到完成全部安装。（三）启动与退出系统1、启动金算盘软件与启动其它 Win

11、dows 应用软件一样，您可以选择多种方法。最直接的方法是双击屏幕上的金算盘 eERP-B 标准版快捷方式图标（如下图）。通常，您也可在“开始”菜单中单击“金算盘软件”（或在安装过程中确定的其它名称）子菜单来启动金算盘 eERP-B。当然，您还可以在“我的电脑”或“资源管理器”中启动金算盘软件。系统启动后，选择账套，进入账套注册对话框。只有以合法的日期、操作员和口令注册，才能进入系统。首次使用本系统默认注册日期是系统当前时间，操作员只有系统主管一个，且没有口令。因此，单击“确定”按钮即可正确注册。2、退出有多种方式退出金算盘企业管理软件 eERP-B 系统。1、单击主窗口标题栏右边的窗口关闭按

12、钮；2、单击主窗口标题栏左边的图标，选择“关闭”菜单项；3、按 Alt+F4 键；4、双击主窗口标题栏左边的图标；5、打开主窗口中的“文件”菜单，选择“退出”菜单项。需要特别注意的是，在关掉计算机之前，一定要确保金算盘 eERP-B 已经正常退出，否则可能会破坏或丢失一些尚未保存的数据。三、实务操作步骤（一）建立账套1、新建账套尽管本系统提供了一个演示账套，但在正式启用时，您仍然需要根据单位的具体情况建立一个新的账套来处理日常的财务核算和管理工作。如果需要，您还可以创建多个账套。（1）输入账套名称启动本系统，在“文件”菜单中选择“新建账套”菜单项，出现“新建账套”对话框。输入账套名称（一般以单

13、位名称命名）即可。注意：eERP-B新建账套的名称不能与已有的账套名称重复，如果重复，系统将询问是否覆盖以前同名账套；用户可以单击账套名称输入框右侧的按钮进入详细设置，如新建账套的存放路径等；账套名称不能超过60个字符。（2）选择会计制度在“新建账套”对话框中单击“下一步”按钮（或单击对话框顶部的“会计制度”标签），即可选择本账套所适应的会计制度。当选择“企业单位”或“采用企业会计制度的单位”时，可勾选“采用新会计准则”选项。（3）选择行业在“新建账套”对话框中单击“下一步”按钮（或单击对话框顶部的“行业”标签），可选择行业。选择本账套的所属行业。您可以使用“行业”栏中的滚动条来查阅所有的行业

14、，然后用鼠标单击您需要的行业。（4）科目设置在“新建账套”对话框中单击“下一步”按钮（或单击对话框顶部的“科目设置”标签），可以进行系统预置科目的设置。注意：“生成预设科目”的意思是：系统根据您所选择的行业生成标准一级科目及部分明细科目。您可以单击“详细信息”按钮来查看生成的科目。如果您不选择“生成预设科目”，则不生成该行业标准科目。（5）确定记账本位币在“新建账套” 对话框中单击“下一步”按钮（或单击“本位币”标签），可确定记账本位币。设置本位币的编码及名称。系统默认本位币编码为 RMB，名称为人民币。如果人民币不是记账本位币，请重新输入正确的记账本位币。（6）确定会计期间在“新建账套” 对

15、话框中单击“下一步”按钮（或单击“会计年度”标签），可确定会计期间和会计年度。设置该账套的起始会计年度、会计期间及账套启用日期：系统提供了两种会计期间划分，一种是 12 个期间，另一种 13 个期间。选择前者，每个期间的起始日、结束日，默认为自然月的第一天和最后一天；选择后者，则每个期间都为 28 天（四周），系统依据本会计年度的起始日期和结束日期自动调整各个会计期间的起始和结束日期；会计年度以建账日所在年为准。其年度的起始日、结束日分别默认为本年的第一天和最后一天。需要注意的是，如果企业是按照每月的 25 日结账，26 日为下一个会计期间，其会计年度的起始日期和结束日期仍然为 1 月 1 日

16、和 12 月 31 日。账套启用日期指正式使用本系统的日期。需要注意的是，如果启用日期为本会计年度的第一个会计期间，在输入科目期初余额时，仅需要输入年初数据，如果是其它的会计期间，还需要输入账套启用前各科目的借贷方累计数（包括原币、本位币、数量等）。（7）确定是否使用控制科目在“新建账套” 对话框中单击“下一步”按钮（或单击“控制科目”标签），可确定是否使用控制科目。使用控制科目如果使用控制科目，系统对于具有现金、银行、应收、应付和存货性质（这些性质在科目设置中确定）的会计科目不能直接在凭证中输入，需要填制相关的业务单据（如收付款单、采购/销售发票等），然后由系统根据业务单据自动产生记账凭证。

17、使用控制科目后，系统区分了出纳和会计、财务和业务的不同工作重点，核算更加详细，控制更加严密，并且保证了财务数据和业务数据的一致性。使用控制科目后，系统的导航图中就有了“现金银行”、“应收”、“应付”等模块，同时，系统内部的数据组织也产生了变化。在查询现金、银行存款日记账，以及进行银行对账时，系统从收付款单上组织相应数据。应收、应付的有关账册和报表，以及往来核销的有关数据，也通过应收/应付模块中的单据自动产生。银行对账功能可以在现金银行模块或“财务”菜单下调用，往来核销工作在各个单据中进行。在各种单据生成记账凭证后，系统允许通过单据查询记账凭证，或通过记账凭证查询原始业务单据。不使用控制科目如果

18、不使用控制科目，系统允许在凭证中直接输入科目性质为现金、银行、应收、应付和存货的会计科目。需要注意的是，仍然需要将有关的科目设置为现金、银行、应收、应付、存货性质，只有进行设置后，系统才能自动通过科目性质组织相关数据，并产生有关的账册、报表，以及使用有关的功能（如进行银行对账、往来核销等）。不使用控制科目后，仍然可以录入业务单据，并由系统自动生成记账凭证。注意：通过应收应付模块输入的单据，只能在这些单据中进行往来核销；在凭证中直接输入应收应付性质的科目，只能在凭证中进行往来核销。（8）完成在“新建账套” 对话框中，单击“完成”按钮，则新建账套建立成功。注意：在单击“完成”按钮之前，您可以通“上

19、一步”、“下一步”按钮（或直接单击页标签）检查账套设置的每一个步骤。账套设置完成后，仍需重新注册方可进入系统。2、操作权限设置系统建立了完善的权限管理机制，对您的账套及数据进行有效的保护。软件中的权限管理是按照模块授权进行管理的。同时，权限的分配采取了更合理的措施。在本系统中，您可随时增加一个操作员，然后授予相应的权限。单击“工具”菜单中的“操作权限”菜单项，或双击树状菜单中“系统管理”下的“操作权限”菜单项，出现“操作员权限列表”窗口。用户可单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），修改操作员、新增操作员及删除操作员。一、新增操作员通常，首先在“新增操作员”窗口中增加操作员组和权限组（除非用户仅使

20、用系统默认的操作员组和权限组），然后再输入操作员的姓名，并选择操作员所属的操作员组和权限组，选择后还需要 “口令”处录入操作员口令，再次确认口令，该口令为该操作员系统登陆的口令。二、新增权限组在权限组设置框中，可以为新增加的权限组命名，并设置具体的操作权限，然后单击“保存”按钮即可。注意：同一功能模块内的不同权限组不能重名。设置好操作员组和权限组后，就可以新增新的操作员，设置进入系统的口令，并赋予相应的权限。在实际工作中，可能有的权限组的大部分权限相同。这时，只需将一个权限稍作修改，然后保存为另外一个权限，而不必重新进行设置。例如，总分类账模块中有一个权限组“会计权限”，现在需要一个权限组“出

21、纳权限”，该权限组的权限与“会计权限”基本相同，只是“出纳权限”中没有“全部凭证复核”权限。此时，您可以将会计权限修改为出纳权限。1、在总分类账模块中选中“会计权限”权限组，则权限设置栏列出的权限为“会计权限”权限组的权限。2、对列出的权限进行修改。单击“全部凭证复核”权限，取消该权限的标志。3、重新设置该修改后的权限组名称。在“名称”栏重新输入“出纳权限”。4、单击“保存”按钮，将新增的权限组及权限保存。（二）账务管理系统及流程1、系统初始化-会计科目（1）增加科目实际上，总账科目在系统建立账套时就已经预先设置好了。接下来，是规划和设置其明细科目（比如二级科目、三级科目等等）。在科目列表窗口

22、中单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“新增”，或直接按键盘快捷键 Ctrl+N，或单击工具栏上的新增图标，都将出现“新增科目”对话框。输入科目编号、名称，并选择科目类别和科目性质；可根据核算和管理的要求，选择其他选项。如果要继续新增加，请单击“新增”按钮，如果确定新增加的科目并退出新增会计科目功能，请单击“确定”按钮。注意：您可以在已经使用的科目下增加明细科目，系统自动将原科目中的所有数据，转入新增加的明细科目中，包括科目的期初数据、已经填制的凭证中的有关数据、已经记账的有关数据等。科目编号：当前科目的编号，可以进行分级管理，级与级之间系统以连字符（-）作为分级标志，编号总长

23、度为 16 位（连字符包含在内）。对于级次数量和每一级编号的长度，系统没有统一限制，各个不同的科目可以单独进行设置。科目名称：科目的具体名称（比如 A 材料），允许输入 40 个字符（20 个汉字）。科目类别：根据选择的不同会计制度，系统默认的科目类别有所不同。当选择企业会计制度时，会计科目分为资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类五大类会计科目；为事业或行政单位会计制度时，会计科目分为资产类、负债类、净资产类、收入类、支出类等。科目性质：系统约定科目性质分为：现金、银行、应收、应付、其它五种属性。事实上，现金科目必须设为“现金”属性，才可能产生现金日记账。银行科目必须设为“银行”属性，

24、才可能产生银行日记账和进行银行对账。应收（应付）科目设置了应收（应付）属性，才可能对往来账进行核销。余额方向：当前科目的余额所登记的借贷方向。如科目余额方向为借方时，计算公式为：期末余额=期初余额本期借方发生额本期贷方发生额。科目余额方向为贷方时，计算公式为：期末余额=期初余额本期贷方发生额本期借方发生额。多币种核算：当企业的业务涉及非本位币核算时，需设置多币种属性和指定多币种核算方式。可选的方式有：核算所有币种（核算系统设置好的所有币种）；核算指定币种（即核算用户指定的币种）。如何设置指定币种，请参阅第七节“币种汇率”。期末调汇：选定期末调汇后，系统将在期末按照指定的汇率自动进行调整并产生汇

25、兑损益凭证。数量核算：如果需要账册上反映某个科目所涉及到的数量时，可以选择数量核算，并确定数量的计量单位。这样，凭证输入和账册查询时，就可以看到相应的数量及其变化。辅助核算：系统共设置了单位、部门、职员、统计、项目共五个辅助核算属性。合理使用这些属性，一方面可以简化科目体系，另一方面可以对同一个数据，提供多个分析入口、统计口径，还可实现多重关系下的数据查询。假设某个科目使用了单位、部门、职员三个属性，在凭证输入时，系统自动弹出单位、部门和职员栏目要求用户输入。凭证复核记账后，在进行账册查询时，无论您是按照具体的单位、部门或职员查询，都可以找到该数据。如果需要，您可以指定更详细的参数进行查询。比

26、如单位，还具有单位性质（客户、供应商等）、所属类型（用户自定义）、所属地区、信用额度、折扣率等众多的详细参数，在进行账册查询时，均可以利用上述条件进行筛选，以满足您的查询需要。因此，设置辅助核算属性，并不是简单地简化科目内容，而是从管理的角度来对数据进行深化和加工。停用：选择该属性，将使该科目暂停使用，当然您也可以恢复使用。现金或现金等价物：为方便现金流量表的编制，需要指定现金和现金等价物科目，凡是现金流量表所涉及到的科目必须预先设置该属性。计算利息：选中此标志后，系统可以自动按照余额积数进行利息计算，并自动生成凭证。（2）删除科目在科目列表中选择要删除的科目，然后单击“编辑”按钮（或单击鼠标

27、右键），在弹出菜单中选择“删除”，或直接按键盘快捷键 Ctrl+D，或单击工具栏上的删除图标，均可删除当前科目。注意：已经使用的科目不能被删除，只能修改或停用。（3）修改科目在科目列表中选择所需要修改的科目，然后单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“修改”，或直接按键盘快捷键 Ctrl+E，或直接用鼠标双击该科目，都可以进入修改科目窗口，然后根据需要修改。注意：系统具有极大的灵活性，对于已经使用的科目，可以修改其编码、名称等内容，系统将根据所做的修改自动调整已有的数据。（4）合并科目若需要将两个存在的科目合并，只需将一个科目的编号更改为另一个科目的编号即可。系统在合并前将提示用

28、户，并需要用户确认。合并之后，被合并科目的所有数据（包括期初数据、凭证数据和账册数据）将全部转到修改后的科目中。当遇到会计制度改革，需要更新某些科目时，科目合并功能便很有用。注意：科目合并后，不仅仅是数据的转移和合并，原有科目的核算属性也会转到合并后的科目中。科目之间的合并，仅限于最末级科目。（5）复制科目系统提供了对明细科目进行复制的功能，方便用户快速输入经常重复的明细科目。在科目列表中单击鼠标右键（或单击“编辑”按钮），出现“科目复制”对话框。确定来源科目（必须是非明细科目）和目标科目（可以是明细科目或非明细科目），并且可以指定复制的级次，然后选择是否复制科目性质、多币种核算、数量核算及辅

29、助核算，再单击“确定”按钮。科目性质：选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的科目性质同来源科目的科目性质保持一致。多币种核算：选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的多币种核算属性同来源科目的多币种核算属性保持一致。否则，复制后的科目将没有多币种核算属性。数量核算：选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的数量核算属性同来源科目的数量核算属性保持一致。否则，复制后的科目将没有数量核算属性。辅助核算：选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的辅助核算属性同来源科目的辅助核算属性保持一致。否则，复制后的科目将没有辅助核算属性。注意：除了以上的选择外，对于科目的类别（资产、负债等）系统会自动判断，科目

30、性质（如现金、银行、应收、应付、其它）和“现金或现金等价物”属性将同源科目保持一致。2、系统初始化-统计项目（1）统计核算统计作为科目的辅助核算，其用途十分广泛。凡是需要统计的数据均可通过统计辅助核算来完成，而且可以简化科目设置。比如：工业企业中，“生产成本”科目设置一般较复杂。首先需分部门，然后在部门中设置各种产品，在产品下设置成本项目：“直接材料”、“直接人工”、“制造费用”。完整的“生产成本”目结构为：生产成本二车间产品直接人工。如果您利用统计核算项目，把“产品”设为统计项目，即可简化生产成本科目为“生产成本二车间直接人工”，且同样能达到详细核算工厂成本的目的。选择流程图菜单中的“统计项

31、目”或双击树状菜单中“管理模式”下的“统计”菜单项，出现“统计项目列表”窗口。（2）项目核算项目也是科目的辅助核算项，可根据企业具体需要进行设置。它与统计的作用大致相同，可以简化科目体系并增加查询数据的口径。比如，在工业企业中，可以把项目设为“制造费用”科目的费用项目，“制造费用”便只按部门设明细，如“405-01，二车间”。而制造费用中的折旧费、修理费、工资和福利费等，设为项目来进行核算。在“统计项目列表”窗口中，单击“项目核算”标签，出现“项目核算”页。3、系统初始化-现金银行现金项目用于现金流量的分配和现金流量表的制作，在树状菜单中的“管理模式”下双击“现金项目”，系统进入现金流量项目列

32、表窗口：这里的现金流量项目与规定的现金流量表的报表栏目类似，但其作用不同。系统提供了两种方式来制作现金流量表：在制作凭证时就对现金流入流出进行指定，这样在期末系统进行累加就形成了现金流量表的具体内容。对于在输入凭证时没有进行分配的有关科目，可以通过电子报表的现金流量表向导定义相应的取数公式来生成现金流量表。如果通过定义公式来生成现金流量表时，根据现金流量的不同项目及凭证制作是否规范等情况，可能公式的定义非常复杂。为了简化定义公式的各个环节，系统在凭证分录与现金流量表报表项目之间，加入了现金流量项目这一中间环节，即用户可以根据需要自由设置现金流量项目，这些项目数量可以大于具体的现金流量表的报表栏

33、目，即对报表栏目进行拆分和细化，然后再针对各个现金流量项目来定义取数公式，这样就降低了定义公式的复杂性。最后，再对现金流量项目进行组合后最终形成现金流量表的各个报表项目。因此，现金流量项目是凭证分录与报表之间的桥梁。4、系统初始化-部门职员（1）设置部门选择流程图菜单下的“部门职员”，或双击树状菜单中“管理模式”下的“部门”或“职员”菜单项，系统将进入部门职员列表窗口。选择“部门”页标签，即可增加、删除、修改及合并部门。新增部门在“部门列表”中单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“新增”，或按键盘快捷键 Ctrl+N，出现“新增部门”对话框。修改部门在“部门列表”中选择要修改的

34、部门，单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“修改”（或双击需要修改的部门），或按键盘快捷键 Ctrl+E，或单击工具栏上的修改图标，系统都将进入修改当前部门对话框，修改完毕后按“确定”返回即可。删除部门在“部门列表”中选择要删除的部门，单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中择“删除”，或按键盘快捷键 Ctrl+D，或单击工具栏上的删除图标，就可以删除当前部门。注意：已经使用的部门不允许被删除，只能修改或停用。合并部门根据单位机构的调整和行政部门的变化，有时需要对现有的部门进行合并，包括已有的各部门的相关数据都需要进行合并，系统提供了非常简单的操作来完成所有的工作。只需

35、将一个部门的编号更改为另一个部门的编号即可完成部门的合并。系统在合并前将提示用户，并需要用户确认。合并之后，被合并部门的所有数据（包括期初数据、凭证数据和账册数据）将全部转到合并后的部门中。（2）设置职员在“部门职员列表”中单击“职员”标签，出现“职员”页。新增职员单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“新增”，或直接按键盘快捷键Ctrl+N，或单击工具栏上的新增图标，出现“增加职员”对话框。在“基本信息”窗口中，您可以根据需要输入有关的内容，其中“职员编号”、“姓名”、“性别”、“所属部门”、“职员类型”是必须要录入的。职员编号：是区分不同职员的唯一标识，不允许重复。所属部门：

36、必须指定到最末一级部门。职员类别：除了对职员进行分类管理外，系统将按职员类别计提工资。比如，职员分为管理人员和生产人员两类，那么，管理人员的工资记入“管理费用”科目，生产人员工资记入“生产成本”科目。若要增加职员类别，请在选择职员类别时单击“新增”，出现“新增职员类型”对话框。输入职员类型编码和名称即可。如果要详细记载某个职员的信息，以及该职员涉及个人所得税及银行代发，还应在“辅助信息”页确定更多的信息。修改职员在“职员列表”中选择需要修改的职员，单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“修改”，或直接双击该职员，或按键盘快捷键 Ctrl+E，或单击工具栏上的修改图标，即可修改当前

37、职员。删除职员在职员列表中定位到需要删除的职员上，单击“编辑”按钮或鼠标右键，在弹出菜单中选择“删除”，或按键盘快捷键 Ctrl+D，就可以删除当前职员。合并职员如果把一个已使用职员的编码，修改为另一个职员的编码，那么这个职员所发生的所有业务，都将转为另一个职员。注意：合并到另一个职员后，原职员便被删掉，他所发生的各种业务数据，包括其工资，都将被另一个职员取代。5、系统初始化-往来单位（1）新增往来单位在“往来单位列表”的“往来单位”页中，单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“新增”，或按键盘快捷键 Ctrl+N，系统进入新增往来单位对话框。修改往来单位在“往来单位列表”的“往

38、来单位”页中选择要修改的往来单位，单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“修改”，或直接双击该往来单位，或按键盘快捷键 Ctrl+E，都可以修改当前往来单位。删除往来单位在“往来单位列表”的“往来单位”页中选择要删除的往来单位，单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“删除”，或按键盘快捷键 Ctrl+D，都可以删除当前往来单位。注意：已经使用的往来单位不能被删除，只能修改或停用。合并往来单位如果将某个往来单位的编码更改为已有的编码，系统会询问是否合并这两个往来单位，用户确认后，系统将保留已有的编码及其单位，并将更改前的单位所涉及到的所有数据转入新的往来单位。6、系统

39、初始化-凭证类型对凭证进行分类管理是一种良好的习惯，也是会计电算化的基本要求。本系统预设了 4 种常见的类型供用户选择，当然，用户也可根据自身的需要定义。第一次填制凭证时，若没有设置凭证类型，系统将智能地检测到，并会弹出“记账凭证类型”对话框。借方必有科目：该类凭证借方必须有的科目。一旦指定，系统将在凭证录入时自动进行检查，如果借方没有输入指定的必有科目，系统将视该凭证为非法。贷方必有科目：该类凭证贷方必须有的科目。一旦指定，系统将在凭证录入时自动进行检查，如果贷方没有输入指定的必有科目，系统将视该凭证为非法。凭证必有科目：该类凭证中必须具有的科目（无借贷方限制）。一旦指定后，系统将进行检查。

40、凭证必无科目：该类凭证中无论借贷方都不应该有的科目。一旦指定，系统在输入凭证时自动进行检查。7、系统初始化-科目期初（1）录入科目期初数据建立一套完整的账务体系，录入科目期初数据是必不可少的。选择流程图菜单下的“科目期初”，或在树状菜单中的“系统初始化”下双击“科目期初”，出现“科目期初余额”窗口。窗口中的黄色、蓝色和白色代表着不同的意义。白色：为末级且没有辅助核算性质的科目所显示出的颜色，您可在该行中直接录入数据；注意：如果某个科目所在行为白色，但是没有外币和数量核算，在原币和数量栏内就有一短横线，表明不能输入数据。黄色：有辅助核算性质的科目所显示出来的颜色，其中的数据，您不能直接填入，双击

41、该行，系统弹出新的输入窗口，按照辅助核算项目进行期初数据输入；蓝色：非末级科目，其数据由系统自动汇总计算填写。在科目期初数据输入时，对于没有辅助核算属性的科目，您只需要输入最末级科目的有关数据（原币、本位币、数量），系统自动汇总到上级各汇总科目中。将光标定位到该项目后，直接输入有关数据。对于有辅助核算属性的科目，系统不允许直接输入期初数据，需要在该科目上双击鼠标，待出现“科目期初明细”窗口后录入明细数据。单击“插入”按钮，新增一个单位的年初余额。用“删除”和“删除全部”按钮，可删除当前数据或所有数据。需要注意的是，对于应收应付性质的科目，在上述窗口中输入的仅仅是某个往来单位的总的往来账数据，还

42、需要通过“列表”菜单下的“往来期初”功能输入各个单位的每一笔往来明细账。按照辅助核算属性将期初数据输入完毕返回后，系统自动将所有的明细数据汇总到一级科目中。在期初数据录入过程中，您可以使用筛选功能，将所有的科目分组分别输入数据。如果账套建立时确定的启用日期是当年 1 月启用，在科目期初数据输入时仅有年初余额一栏，如果启用日期大于 1 月，除年初余额外，系统还要求输入期初借方累计、期初贷方累计。年初余额：启用账套时，所在年份各个科目的 1 月份的期初余额。期初借方累计：启用账套时，从起始日期开始，到账套启用日期截止，科目的借方累计发生额。期初贷方累计：启用账套时，从起始日期开始，到账套启用日期截

43、止，科目的贷方累计发生额。期初余额：账套启用日期时的期初数据。如果启用日期是 1 月份，则期初余额年初余额。如果启用日期不是 1 月份，则系统自动按以下公式计算得出期初余额。如果科目余额方向为借方：期初余额=年初余额期初借方累计发生额期初贷方累计发生额。如果科目余额方向为贷方：期初余额=年初余额期初贷方累计发生额期初借方累计发生额。注意：除了在“科目期初余额”窗口中输入期初数据外，还应该通过“列表”菜单下的“往来期初”、“商品期初”录入相应的往来账明细数据和商品账的明细数据。为方便用户快速录入期初各项数据，系统提供了“编辑列锁定”选择。如果选择“编辑列锁定”，则按回车键时光标向下移动（表示在一

44、个列中连续录入）；否则，按回车键时光标向右移动（表示在一个行中连续录入）。（2）试算平衡输入完期初余额后，可单击“试算平衡”按纽，来检查录入的数据是否平衡。如果系统显示期初余额不平衡，需要重新修改。理论上，结账以前均可修改期初余额。8、凭证处理（1）增加凭证单击树状菜单中“财务管理”下的“凭证填制”菜单项（或在流程图中单击“账务管理凭证填制”），出现“记账凭证”窗口。（2）快速录入记账凭证在日常账务处理中，通常会有很多重复的工作，分录的对应科目相同，只是金额不同而已，对此情况，系统提供了“复制分录”和“复制凭证”功能。复制、粘贴分录选定要复制的分录，单击鼠标右键，选择“复制分录”；选定需要输入

45、分录的栏目，单击鼠标右键，并在编辑菜单中选择“粘贴分录”即可。复制、粘贴凭证在凭证头内，单击鼠标右键，选择“复制凭证”菜单项；在一张空白凭证的凭证头内单击鼠标右键，选择 “粘贴凭证”即可。凭证头：是指凭证摘要、科目、金额以上的部分。（3）修改凭证单击流程图中的“财务管理凭证填制”（或选择“账务管理”菜单下的“日常业务”中的“凭证填制”），在“记账凭证”表单头单击鼠标右键，选择进入凭证列表，选择需要修改的凭证，单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），选择“修改”菜单项，进入凭证填制窗口，将光标移至需修改处，直接修改即可。（4）删除凭证单击流程图中的“记账凭证”（或选择“财务”菜单下的“记账凭证”），

46、进入凭证列表，选择需要删除的凭证，单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），选择“删除”菜单项即可。注意：只能修改或删除自己填制的凭证,而不能修改或删除他人填制的凭证。已复核的凭证不允许修改或删除。确需修改或删除时，必须由复核人取消复核后，制单人才可修改或删除。（5）冲销记账凭证通常情况下，在填制凭证时可以随意修改凭证。但复核、记账或结账之后，要修改凭证应当逐一取消结账、记账和复核方可修改。系统提供冲销记账凭证的功能，自动生成指定记账凭证的红字凭证。在凭证输入窗口中单击“冲销”按钮，出现“冲销凭证”对话框。用户可以指定需要冲销的已记账凭证（包括确定会计年度、会计期间、凭证类型和凭证编号），单击“确定

47、”后，系统在当前会计期间自动生成一张与所指定记账凭证对应的红字冲销凭证。注意：只能冲销手工录入、并且已经记账的凭证。（6）作废记账凭证在填制凭证的过程中，难免会出错，对于错误的凭证，系统提供“作废”功能。单击流程图中的“记账凭证”（或选择“财务”菜单下的“记账凭证”），进入凭证列表，选择需要作废的凭证，进入该凭证的修改状态，在“作废”处做上标志（）即可，见下图：（7）复核在“账务管理”菜单中单击“记账凭证”，在凭证窗口中找到需要复核的凭证，单击“复核”按钮复核当前凭证。或双击树状菜单中“账务管理日常业务”下的“凭证复核”菜单项（或者，单击导航图中的“复核”），出现“记账凭证列表”，选择需要复核

48、的凭证，单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），选择“复核”菜单项即可复核该张凭证。若要多张复核，请按以下方法操作。（8）标记错误凭证在复核时，对错误的凭证可注明错误信息。待填制凭证的操作员修改凭证后，可清除错误标记，使之成为正确的凭证。在凭证中单击“错误”按钮，系统进入“记账凭证错误信息”对话框。（9）记账凭证复核后，用户可将记账凭证登记到相关账册。操作方法与复核凭证的方法类似，请参阅“凭证复核”。注意：如果记账后发现凭证有误，您可以在凭证列表中单击“编辑”按钮，选择“多张取消”来取消记账，待将凭证修改后再重新记账。9、期末结账（1）损益结转会计期间末，损益类科目的余额应全部结转到“本年利润”科

49、目中，结转后，损益类科目的余额为零。系统可以自动进行损益结转并生成相关的凭证。在“账务管理”菜单中单击“损益结转”菜单项，或双击树状菜单中“账务管理期末业务”下的“损益结转”菜单项（或者，单击导航图中的“损益结转”功能项），出现结转损益向导。在“结转科目”页标签中指定本年利润科目后，选择转出科目（即需要结转的科目），系统自动将指定的本年利润科目填入转入科目栏内。注意：本年利润科目只需要第一次使用时指定，以后进行损益结转时系统自动记忆上次指定的本年利润科目。单击“下一步”或“凭证选项”页标签，选择损益结转凭证的凭证模板和凭证类型；单击“下一步”或“生成方式”页标签，选择是否生成一张凭证还是多张凭

50、证；完成了以上操作后，就可以预览按您的要求生成的凭证了；（2）结账处理单击“账务管理”菜单中的“期末结账”菜单项，或双击树状菜单中“账务管理期末业务”下的“期末结账”菜单项，出现结账向导窗口；将光标移至需结账的期间，选定待结账的月份。单击“下一步”（或单击“结账报告”页标签），进入结账报告窗口。从结账报告中，可查询到本期为止您的资产总数，负债及权益总数，还可及时看到您在本期的经营结果是盈利还是亏损。除此之外，报告中还统计本期凭证的总张数。如果出现以下情况，系统会自动给予提示：本期损益类科目没有转平；期末未计提折旧；期末未进行期末调汇（有外币核算时）；凭证编号不连续；在本期有未执行的通用转账凭证

51、；注意：除非是在年末，否则，即使系统给予提示，您也可自行选择是否继续执行结账。从系统启用日期算起，上月未结账，本月不允许结账；本期有未记账凭证，本月不允许结账；结账后，在本会计期间内不允许再填制凭证；期初余额未平衡，不允许结账；本期有错误凭证未修改,不允许结账；如有固定资产变动卡片未生成相应凭证（在固定资产增加窗口中没有选择“不生成凭证”选项时除外），不允许结账；如果当期固定资产未计提折旧，不允许结账；如果您确信当前会计期间内的经济业务已处理完毕，请单击“下一步”（或单击“执行结账”页标签），然后单击“完成”按钮完成结账工作，并根据系统提示进行数据备份。注意：系统提供压缩备份功能，可缩小该套账

52、所占用的磁盘空间。（3）取消结账如果要取消结账，请单击“账务管理”菜单中的“取消结账”菜单项，或双击树状菜单中“总账期末业务”下的“取消结账”菜单项，出现“取消结账”对话框。单击需要取消结账的月份，然后单击“下一步”按钮，系统提示是否继续取消结账操作，单击“完成”即可取消指定月份的结账状态。10、账簿查询及输出（1）在列表中查询本系统的很多列表中都有报表查询按钮，用户可单击“报表”按钮查询与该列表相关的报表。以凭证列表为例，用户可单击“报表”按钮，查询“科目汇总表”及“凭证汇总表”。在账务菜单中选择“记账凭证”菜单项，出现“凭证列表”窗口。单击“报表”按钮，并选择要查询的报表即可。（2）在业务

53、流程图中查询在树状菜单中，每一个模块的“账册报表”下都有自己的常见账表，用户可直接双击账表名称查询和打印各种相关账表。或者，在导航图中选择“账务管理”模块，出现“账务管理”模块的业务流程图。直接单击账表栏中的账表名称即可查询及打印相关账表。（3）在账表资源管理器中查询在“账表”菜单中选择“我的报表”菜单项，或者，还可以在业务流程图中单击常用报表旁的图标，出现“账表资源管理器”窗口。账表资源管理器左边是由账表文件夹组成的账表树，有“”号的文件夹可以展开。账表资源管理器右边是账表文件，双击账表名称即可打开相应的账表。（三）会计报表处理系统1、账套注册“利润表生成向导”窗默认首页为“账套注册”，如上

54、图。请您在相应的文本框中输入账套、日期、操作员及口令。其中：账 套：指报表数据来源的套账名称，您可以使用右边的浏览按钮进行选择；注意：如果用户使用的是金算盘6f高级版或8eeERP，在第一次进入金算盘电子表系统选择账套时，单击浏览按钮，系统将弹出下图所示的“SQLServer连接”或“Oracle连接”窗口，在正确连接数据库之后，才能在账套列表中选择需要的账套。日 期：指报表表头上所显示的日期，系统默认为计算机当前日期，您可以根据实际情况进行修改；操作员：指由谁来生成这张报表，操作员只能与前面指定账套中所注册的操作员相对应；口 令：指操作员的口令。2、报表设置设置完以上各项，单击“下一步”按钮

55、，进入“报表项目”页面，如下图：该页面包含有报表项目、行次和数据来源三列数据。所有这些数据都是根据相应标准而预先设置的，一般情况下可不需要修改。注意：如果是自动生成的资产负债表，页面内显示的是报表项目、行次、取数公式和取数类型四列数据。如果在“报表项目”页面中您发现贵单位利润表的格式和系统提供的格式不一样，还需要进行调整，您可在“报表项目”页中，进行如下操作：插入一行移动光标到需要插入行的下面一行，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中，选择“插入行”功能即可。删除一行移动光标到需要删除的行，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中，选择“删除行”功能即可。修改报表项目或行次移动光标到需要修改的报表项目或行次处，双击鼠标左键，当该处颜色发生变化时，即可修改报表项目或行次。修改数据来源移动光标到需要修改的数据来源处，双击鼠标左键，当该处颜色发生变化时，单击右面的参照按钮，系统弹出如下窗口：注意：如果是自动生成资产负债表，该窗口的“科目取数方式”中还可选择取数类型，包括科目余额、借方余额和贷方余额。在“科目取数”页，您可根据具体情况