大型活动执行手册汇编

1、大型活动标准化执行手册流程安排是纲领 前期准备是基础 合作执行是关键 控制应变是保障 细节的把控决定效果 后期跟踪是超越的所在目录一、手册说明2二、活动环节一：信息沟通2三、活动环节二：方案制定4四、活动环节三：开会分工6五、活动环节四：活动筹备6六、活动环节五：全体排练9七、活动环节六：现场执行9八、活动环节七：会后跟进 11九、工作人员礼仪 13一、手册说明本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。本手册将活动执行

2、分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。 二、活动环节一：信息沟通信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信

3、息沟通表，再筹划下一步工作。活动信息沟通表活动名称活动时间活动地点举办单位协办/联办单位执行负责人活动规模执行单位执行单位负责人活动目的活动意义主要领导嘉宾邀请媒体邀请主要流程接待标准其它要求三、活动环节二：方案制定活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各处室讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。其整体流程如下：执行负责人信息沟通填写活动信息沟通表与各处室讨论（第二版）制定活动方案与执行方案将活动方案（第二版）提交给领导审阅

4、根据意见确定最终方案n 一般性活动简要方案基本要素：1、活动名称与目的；2、活动时间与地点；3、举办/联办/协办单位；4、与会领导、嘉宾、媒体与规模；5、简要流程。n 重大活动精细方案基本要素：1、活动名称、背景、目的、意义与口号；2、举办/承办/联办单位；3、活动时间地点；4、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模；5、活动详细流程；6、赞助机构与合作媒体；7、活动会务服务；8、其它事项。n 活动执行方案的基本要素：活动基本信息活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等执行团队分工A、执行总负责人；B、执行小组负责人；C、具体组员名单。前期筹备事宜A、筹备事宜列项;B、人员分工安排；C、

5、筹备日程安排。现场执行事宜A、现场布置说明；B、现场活动流程；C、现场任务列项。D、人员分工安排；活动后期工作A、后期事项明细；B、人员分工安排；C、完成时限要求。活动财务预算活动合同签订活动应急方案其它事项大型公开活动同时需制定招商赞助方案。四、活动环节三：开会分工活动前期，成立活动小组，由小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会，得

6、到更多的部分协助）工作安排会三个目的：1、讲述活动各项情况；2、明确人员分工安排；3、听取反馈意见。工作安排会环节：1、执行负责人主持会议，介绍活动基本情况；2、执行负责人介绍人员分工安排；3、工作人员重述自身职责与安排；4、听取反馈意见并及时协调；5、领导总结发言。分工管理方法：由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率，实施操作程序的管理。由项目负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细分工计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。项目负责人制。项目负责人的统一安排，团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备

7、前期到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。部门职能负责人执行方备注总指挥活动的总体策划、监督、协调、控制副总指挥项目的监督、协调、控制副总指挥会务协调1、 各处室协调2、 各部门协调3、 召开协调会组长：组员： 领导接待1、 领导邀请（名单）2、 领导餐宿、签到3、 领导用车、礼品4、 领导演讲稿5、 领导参会路线检查组长：组员： 对接：后勤嘉宾接待1、 嘉宾邀请（名单）2、 嘉宾餐宿3、 嘉宾用车、礼品组长：组员：媒体接待1、 媒体邀请（名单）2、 媒体餐宿3、 媒体签到、礼品组长：组员：舞美设计1、 舞美督促、检查2、 证件管理3、 各区域视觉管理

8、组长：组员：文字资料1、 新闻通稿2、 领导演讲稿3、 主持人串词4、 会务文字资料5、 通讯录组长：组员：后勤保障1、 生活用水2、 餐宿、用车、礼品3、 其他组长：组员：安保消防1、 证件检查2、 现场引导3、 现场管理组长：组员：摄影摄像1、 筹备前的影像2、 现场影像3、 活动资料收集信息管理其他1、 志愿者2、 礼仪3、 信息共享、通知五、活动环节四：活动筹备在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容：现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。1、来宾邀

9、请接待及接待方案：领导邀请和接待嘉宾邀请和接待媒体邀请和接待 邀请媒体名单 新闻夹内容 媒体签到 住宿登记表 媒介分工（活动现场位置） 接待物料 专访安排（名单、Q&A、）2活动进度制定严格的活动筹备各项内容的进度表：3物料准备4现场布置5应急预案AV部分 现场所有AV设备（包括笔记本电脑）均需在活动进场前、进场后进行多次检查，以确保所有设备的良好运转。 活动进行中对所有文件同时在两台笔记本上备份，以防现场一部出现问题马上可切换另一部天气变化安保事件 在活动区域周围及主要通道处安排工作人员及保安，防止中途发生突发事件，如发生意外变化及时疏导来宾。 如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪

10、迅速引领领导到安全区域，确保在场领导的安全。 同时负责人利用场内广播对场内的人员进行引导和疏散。6公安消防 活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式； 安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志； 场地建筑和设施的消防、安全情况； 入场票证的管理、查验措施； 场地人员的核定容量； 迅速疏散人员的预备措施。7后勤保障 安排专门工作人员负责用餐预订及送达 指定工作人员用车和司机 文件打印 资料装袋、运输和存放 物品领取登记 生活用水、礼品8财务预算9文件管理活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等，需及时整理，让文件在活

11、动的过程在各个需要文件的工作人员中及时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程，从而提高工作效率。10活动相关物资会议物资项目基本内容会务文具打印机、订书机、纸笔、胶带等会议电子材料演讲PPT、开场背景PPT、背景音乐、视频会议发放材料嘉宾签到簿、活动议程单、会议介绍、会务其它资料六、活动环节五：全体排练针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环节由于其中工作较多，需要多人的配合，通常需要进行多次排练。n 排练人员安排

12、排练总导演：执行负责人 排练人员：被排练环节的工作执行人员； 陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾； 问题纪录人员： 七、活动环节六：现场执行1、再次排查：于活动正式开始前，所有工作人员提前就位，执行负责人须结合排练情况，对现场工作进行全面排查，尤其排查涉及领导安排的重要环节。 人员分工：工作人员重述自己的工作职责，确保所有人员全部到位； 物品摆放：现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐； 房屋摆设：房屋内部摆设是否美观、干净、整洁； 电子设备：电子设备是否运行正常，所有音频、PPT等电子资料是否已完全到位； 领导礼品：检查礼品是否到位并摆放整齐，工作人员是否清楚不同领导的

13、礼品类别。2、领导接待：设立活动接待组，分设多个接待小组，每个小组由两人组成，由接待组组长负责小组间的协调，及时调配。当领导到场时，小组其中一名接待人员负责引导休息室，另一名于接待处迎接其它领导。重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。接待工作的通常流程： 联系领导或其部门领导，确认活动地址、交通路线图等信息，预先告诉迎接事宜； 领导即到时，接待小组须注意来往车辆，到迎接处准备好，车辆一到即主动上前迎接； 对于须由部门领导亲自迎接的领导，领导即到时接待小组负责人提前电话告知部门领导； 活动礼仪引导领导入休息室，并马上安排茶水。 活动开始接待人员负责引导至活动现场；3、现场配合：活动执行负

14、责人根据活动执行方案，列明现场需要执行的工作，并进行工作人员细致安排，以配合现场活动流程中的所有工作。4、活动用餐： 提前安排好用餐座次，于餐桌上预先整齐摆放桌牌； 及时引导领导至用餐地点，直至每位领导就座完成； 在至用餐地点路上，需注意提包、拿衣服和活动材料，并确认是否有领导物品遗落； 用餐现场至少有一名工作人员，及时调配服务员，服务现场。5、欢送领导及礼品发送 首先集体欢送国家领导人和省部级重要领导，再欢送其它领导或企业家； 对于有司机或部门领导的领导，提前将礼品给领导司机或部门领导； 对于未带司机的参与领导，活动结束后由专门工作人员负责跟进发送礼品。八、活动环节七：会后跟进会后跟进工作也

15、是活动的重要环节。于活动结束之后，需及时对活动进行跟进整理，具体包括如下几个方面：1、感谢短信发送于活动结束后，需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。2、会议/活动纪要于活动结束后，工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录，撰写会议/活动纪要，针对重要活动，需要形成活动记录，甚至形成会议/活动成果书籍。3、活动新闻稿活动结束的当天晚上，工作人员整理活动新闻稿，保证第二天及时进行新闻发布。4、音像资料整理活动结束后及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑，重要活动的视频和图片还须进行刻盘，连同其它活动成果资料、洗印照片等5、活动文件归档在会后跟进的基本工作完成之后，对活动文件进行归档整

16、理。九、工作人员礼仪1、着装礼仪：n 男士着装礼仪：男士须穿正装（深色套装、领带、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；n 女士着装礼仪：女士宜穿正装（套装、丝袜、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；2、仪态仪容：在整个活动过程中，工作人员都要以最饱满的精神状态提供服务，注意自己的仪态仪容。保持微笑，热情大方。3、迎接礼仪：4、现场礼仪：目 录第一章前言3一、编制目的3二、使用说明3第二章联盟活动操作总体标准4一、联盟活动4二、主办方与承办方职责4三、活动操作总体要求4四、活动会务组织架构与职能分工5第三章活动前操作内容9一、合作商家选择9二、酒店9三、旅行社9四、会务公

17、司10五、物料公司10六、合作商寻找及沟通时间节点控制11七、活动邀约11第四章活动中操作内容15一、接待环节15二、接机部分16三、签到部分17四、返程送机19五、课程环节19六、项目推介环节21七、商务环节24八、旅游环节25九、晚宴部分26第五章活动后期工作30一、活动清理30二、活动结算30三、活动总结30四、下期活动准备31第六章联盟主体活动差异化操作说明32第七章附件33第一章前言一、编制目的本手册为智慧中国企业发展联盟总部编制，旨在为活动的主办方及承办方提供联盟会务活动操作范本。本手册制定的联盟活动总体会务操作标准适用于各项活动。同时，本手册亦对各项活动的差异化操作加以说明。由于

18、地域性的差异，本手册内容暂时不适用于海外活动的操作指引，同时根据境内的具体活动开展内容情况将在本手册基础上进行微调。二、使用说明本手册作为联盟各项会务活动的工具指南，供总部工作人员和城市服务中心工作人员使用。不能保证在今后的活动中会出现与之相悖的问题，如问题产生时将直接根据问题现场进行方式方法的改善，本手册仅作为活动举办的参考性文件，此版本为内容经过深化的最新版本，如发现问题请与方案制定方联系，我们将不断进行活动内容形式的添加、修改以及完善。第二章联盟活动操作总体标准“智慧中国企业发展联盟”总部全年固定举办3项活动。每项活动性质、举办形式及举办频率等虽有不同，但作为“联盟”旗下主体活动，联盟总

19、部对每项活动的执行与操作均制定了统一标准。一、联盟活动新商界·益友汇智慧中国·智慧城市“智慧中国”高峰论坛上述3项活动均由联盟总部主办或与政府联合主办；承办方可由联盟总部担任，或由活动承办商担任。二、主办方与承办方职责2.1主办方职责制定活动策划方案及设计案全程指挥和指导活动的组织与实施协助承办方邀请参会嘉宾协助承办方邀请参会企业家通过联盟自身宣传渠道对活动进行同步及后期宣传2.2地方主办方的职责筹备与组建活动组委会活动前期筹备活动（会议会场、住宿、餐饮的预定安排；所有物资的制作）当地参会企业家组织及邀约参会嘉宾及企业家的接待；全体参会人员及会务人员的财务和人身安全保障活动

20、期间各项活动的全程实施、执行负责地方性媒体联系、报道等工作三、活动操作总体要求3.1活动策划及设计要求：在符合联盟理念和精神的前提下，策划方案需突出当期活动主题，根据该主题展开写作；将主题与企业家诉求进行结合，具备一定的高度和深度；措词优美，文风精炼，简要介绍下活动所要参观的旅游景点；设计方案要紧扣策划案的思想，并在其形式上做更大的延伸。3.2会务工作人员要求：服从组织的调度；全程保持通讯工具畅通；明晰任务分工并按质按量完成任务，临时调度须确保原有职责不受影响；对待联盟会员要热情耐心，展现活力；会务期间会务人员统一着正装，主持人着专业服装，礼仪人员着礼仪服装；严禁活动期间擅自离岗。四、活动会务

21、组织架构与职能分工：为保证每次活动顺利圆满完成，联盟总部结合自身活动的需求，特制定会务组织架构，同时对组织架构中每个岗位分工和职能加以详细说明。每次活动均可根据该会务组织架构和职能分工，迅速组织会务小组，开展会务工作。4.1活动会务组织架构如图所示，会务组织架构共分3层11组。联盟活动会务组织架构图4.2活动职能部门分工：总指挥： 1、负责整个活动内容的统筹、规划、协调、安排、监控与执行2、负责协调、处理活动期间出现的各种应急事项应急处理人： 负责处理活动中一切突发情况总策划： 1、统筹策划组、设计组、影视制作组工作，协调承办方确定最终活动方案2、负责协助指挥组的工作，完善、跟进各小组工作方案

22、3、负责配合总指挥在活动期间的工作协调与配合活动秘书长： 1、接受地方城市服务中心活动举办申请，资质审核；2、统筹协调公关、后勤、交通、会务接待等各组工作3、负责活动期间节目内容的确定、节目资料的收集4、负责活动期间文档资料（包括活动文件、讲义文件）的收集、确认5、确定主讲嘉宾，保持与主讲嘉宾的协调沟通6、负责活动期间各种对应资料的传达、送达会场总监： 1、负责会场的整体流程统筹、控制、秩序维护2、负责摄影、摄像、音响、场务等人员的管理统筹财务总监：1、根据组委会各小组提供的物料制定会务预算表单2、管理整个会务中的财务支出、财务管理、财务统计主持人： 1、负责会务执行环节全程主持及引荐嘉宾事宜

23、，衔接好会务活动的各个环节2、负责晚会现场全程主持，衔接好活动的各个环节 策 划 组：1、负责活动整体创意构思2、负责活动简案、详案的编写3、负责活动相关的文字资料的编写，表单文档的制作设 计 组：负责活动所需物料的设计，包括:背景板、易拉宝、宣传条幅、欢迎条幅、参会人员胸牌、工作人员工作证、签到册、活动手册等物料的设计影 视 组：1、负责活动宣传片、影视资料片的制作；2、负责活动现场全程的摄影、摄像工作3、负责后期活动纪录片的制作网络推广组：1、负责活动网络推广，即时更新活动相关信息；2、负责中创联官方网站及官方微博的维护客服组：1、负责会前酒店、会场预定事宜；2、联系各游玩景点，确定导游；

24、3、负责活动前所有参会嘉宾/联盟会员的邀约，告知参会人员活动内容、发送相关电子文件；4、负责确认参会企业家人数（包括:家属）的确认及对个人信息的收集、确认；5、负责提前告知参会嘉宾/企业家赶往活动报到地点的路线、地址，对前往报到地的指导；6、负责活动相关演讲嘉宾的邀约事宜及到场服务事宜；7、负责嘉宾/企业家的回程沟通、提示、指导后勤组：1、负责活动前所需表单、文件打印及物料制作事宜，如:背景板、易拉宝、宣传条幅、欢迎条幅、参会胸牌、工作证、签到册、活动手册等物料的制作。2、负责所有嘉宾、与会人员、会务组工作人员的用餐事项；3、确认用餐时间、餐单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作；4

25、、准备活动所需要的物品,如:矿泉水、水果、笔、纸、投影仪、电源排插等物品；5、提供意外情况下的医疗保健服务；6、行李寄存、延住房办理和房间特殊服务（鲜花、水果、酒水、网线、笔记本电脑等）交通组：1、与公关组对接，负责参会嘉宾的交通接待（根据需要接待的嘉宾，安排车辆接待）；2、负责重要嘉宾/企业家机场接站；3、负责整个活动过程中的所有车辆租用、调度等事项等；会务接待组： 1、负责对与会人员和重要嘉宾的接送机事项（与交通组对接）；2、负责签到、物品分发、房间登记等事项；3、负责嘉宾接待和其他礼仪事项；4、配合后勤组对会员退房，行李寄存、延长住房办理的协调；招商组：1、活动前赞助支持单位的洽谈；2、

26、活动中招商签约的落单，组织、执行。协议组：1、招商方案的编写、打印；2、签约合作协议的编写、制作打印。安保组：1、确保本期活动（包括:会议、景点游玩、晚会）中所有人员安全；2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作，保障所有人员人财物等安全工作场地组：1、与公关组对接， 联系酒店相关人员，负责对会议厅的安排；2、负责活动前调试会议厅设备，及会场布置事宜会务执行组：1、负责活动现场的电脑、投影仪、电子设备、灯光和音响等设备的调试、衔接与运作，保证设备的正常使用；2、负责活动期间会场现场的布置，如:背景板、条幅、易拉宝、桌椅、矿泉水摆放、文件摆放等（协调会场方，布置好背景、易拉宝、条幅等）；3

27、、负责会场PPTWord文件与设备的衔接、播放，保证文件的正常使用；4、负责会场音乐、视频文件的衔接、播放执行，负责灯光和音乐的搭配、执行等，保证文件的活动现场的正确使用、对接；5、负责会务会场现场秩序的调控和管理（包括:主题演讲、论坛、洽谈签约等环节）。晚会组：1、配合会务执行组对欢迎晚宴、会员联欢、惜别晚宴整体内容、流程的制定、执行（包括:晚会的人员接待、入场安排、签到、合影、座位安排、节目表演环节的衔接等）；2、协助场地组完成晚会现场的布置，确保晚会现场环境装饰到位，以及晚会现场的音响、灯光等设备的调试、运行，确保现场运行无误；3、负责晚会中涉及到的道具、服装的制作，道具的布置摆放、服装

28、的安排；4、确认节目表演人员、表演节目内容，保持与节目表演人员的沟通协调；5、负责节目表演人员、主持人的化妆、催场工作；6、确认晚会主持人，保持与主持人的沟通；7、协助安保组对晚会现场秩序的维护与管理，确保现场所有人员的安全，落实安保、消防工作4.3活动各小组工作节点组别任务流程时间节点备注策划组会务整体流程策划，部分物料、表单制作与设计活动开始前20天前期进行策划工作，活动时进行新闻采集新闻采集，活动报道与回顾活动中即时发布活动组会务各环节形式制定、流程指导执行提前30天确定主讲嘉宾、演讲主题，与嘉宾进行沟通提前30天确定之后与策划组联系，以完成各项手册联系旅行社，确定旅游事宜提前10天客服

29、组邀约联盟会员，确认服务事宜活动开始前10天政府、媒体邀约活动开始前10天联系酒店，确定会员住宿事宜提前30天与策划组联系，提交酒店信息招商组活动前赞助支持的洽谈协商活动方案形成的同时与策划组核对招商方案推广组活动预告，活动新闻造势宣传活动开始前2个月全程参与，由新闻采集人员提供新闻稿件，借助官网平台以及微博平台宣传报道活动实时跟踪报道即时活动回顾性新闻宣传活动结束后1天内，持续2周回顾性宣传交通组负责会务车辆租用、调度提前7天场地组与酒店方进行联系，负责场地布置事宜，包括灯光音响的调试等工作提前2天完成布置与客服组进行交接，联系酒店方后勤组负责会前各小组所需物料统计，后勤组负责发包制作，到货

30、确认、保存等提前2天各项物资到位负责会务期间工作人员及联盟会员的就餐事宜提前2天会务接待组负责与会人员及嘉宾的接送机事宜提前2天确定联盟会员及嘉宾抵达信息，以便安排接机事宜与客服组和交通组进行协调第三章活动前操作内容一、合作商家选择合作商家承担活动中重要的后勤工作，故选择上应当严格谨慎。以下各项为合作商家选择要求及操作规范，其中旅行社为境外活动时使用，境内活动用会务公司即可。1.1酒店A、选择标准þ 第一选择为五星级酒店，有特殊情况则选择其他星级酒店，标准住宿条件为标准双人间（酒店可灵活更换房型）þ 根据活动预定人数，酒店能够有80 100的空余标准间并且在酒店房间调整调配

31、上有灵活性方案以方便联盟会员对于房间需求的不同þ 酒店地址以交通方便为主要选择标准，靠近活动所要参观的旅游景点，离景点车程不超过1小时B. 协调事宜þ 活动期间，酒店自有物资、媒介的相关使用权及各布置地点、内容的沟通与支持þ 酒店大堂、会议室外公共区域的使用区域及使用范围沟通þ 联盟会员的入住、退房手续办理的协助与流程；叫早服务及具体时间1.2旅行社A、选择标准l 当地旅行社中有口碑和实力的正规单位作为首选，以5A、4A级旅行社为首选；l 旅行社的规模和经营管理模式。核实旅行社的注册资金及证件是否齐全；在当地或景区有无一定的出票及提供特殊服务能力；尤其应

32、当注意旅行社的经营管理模式，在管理上实行负责制；l 商誉。考虑旅行社的商誉对于旅行社而言十分重要。旅行社应当有可靠的偿付能力和履行合同的信誉。这方面的情况一般可从有关的银行机构或通过特别调查进行了解；B. 协调事宜l 接机/送机、接站/送站车辆安排，包括车辆类型、车辆数量、发车时间等；l 旅游景点的确定，旅游路线的制定及时间节点安排；l 旅游行程中的用餐方式确定及安排；l 其他与旅游、交通有关的应特别注意事项。1.3会务公司A、选择标准l 查看会务公司的应用案例，只有经常成功的做大型会议策划、会议服务、会议接待的公司，才会得心应手，才更值得信赖；l 因为会议策划的准备，要涉及到很多项目的筹备，

33、看会议公司列出的单子是否清晰明确，报价是否合理，各个项目都要清晰合乎标准。a) 拥有高素质的礼仪人员，精通礼仪接待服务b) 能够提供机动性车辆，以便于不时之需c) 整体收费合理，服务态度良好1.4物料公司l 物料提供方（易拉宝、横幅等活动布置宣传物资制作）以靠近酒店为第一选择l 选择制作速度快，质量优异并且具有一定的机动性以备在活动各阶段需要临时添加物资时可以进行紧急周转1.5 合作商寻找及沟通时间节点控制二、活动邀约活动邀约对象主要为参会嘉宾和参会企业家。参会嘉宾由主办方负责或协助承办方共同邀约。参会嘉宾包括演讲讲师、社会名士及政府部门领导。参会企业家由主办方及承办方共同负责邀约。2.1活动

34、嘉宾邀约A 嘉宾标准l 该嘉宾的研究领域符合本次活动的主题；l 能够给企业家带来新的理念和知识，能够让到场企业家有收益；l 具备一定的知名度，所讲内容与企业发展有关；l 在前三项的前提下，根据活动预算进行邀约。B 嘉宾沟通事宜l 将活动的相关时间、地点、主题、活动行程以邀请函的形式告知欲邀请嘉宾，与嘉宾确定能否出席；l 与活动嘉宾沟通宣传资料：高清晰个人照一张；高清晰工作照/演讲活动照2-4张；确切个人职位/身份详细介绍文字150-300字；上台发言或授课的主题；l 与活动嘉宾沟通相关行程安排，并沟通是否需要进行针对性的安排，方便组委会进行相应的接待安排；C嘉宾准备物料l 嘉宾介绍易拉宝/X架

35、；嘉宾介绍PPT（简单）；l 对于确定嘉宾，如有条件，官方网站进行相应介绍，DM单及活动手册上给予介绍、宣传。D 活动嘉宾介绍实例樊登著名主持人毕业于西安交通大学材料系，获得了西安交通大学材料系获工学学士学位和西安交通大学管理学院获管理学硕士学位，在大学期间获得过全国名校辩论邀请赛冠军，全国大专辩论会冠军等荣誉称号，曾主持过湖北卫视财智时代，安徽卫视金点子行动等地方台栏目，2002年后在央视主持节目至今，是中央电视台最优秀的节目主持人之一。E嘉宾邀约稿写作要求：l 务必得体大方，言辞恳切，明白清晰l 交代清楚活动的主题内容，及希望嘉宾所演讲的主题，会员邀请函需清楚交待课程时间安排、内容等活动大

36、致流程l 说明活动的意义，活动能够给会员带来的收获F邀请函范例：活动主题邀请函尊敬的 （先生/女士） 中国先进的企业家组织智慧中国企业发展联盟（以下简称联盟）将于20年月日 至 20年月日期间在举行第届大型活动，届时将有名来自海内外的会员参加，集众思，阔心境，交会员，悟天下。在联盟数千名会员中，众多会员希望能够通过您的加入，为所有企业家带来新的思想和新的进步。在此，联盟特邀请您能够出席本届活动，给我们带来关于 方向的知识与思想的课程/演讲，同时对联盟的工作进行指导。 活动信息：时间：20年月日 至 20年月日地点：省市 酒店 主题：活动主题及完整活动名称活动日程 ：日期时间点活动环节活动内容具

37、体日期具体时间活动环节名称对本环节的内进行相应的简略介绍再次诚挚的邀请您能够担任活动嘉宾，为我们带来全新视野、更大进步 ！ 智慧中国企业发展联盟XXXX活动组委会2.2媒体选择l 以活动举办地媒体为主要选择对象，扩大在当地的联盟品牌知名度；l 提前联系网络媒体，由联盟主办方提供新闻稿件；l 对于到场媒体记者按照级别的不同准备好相应的红包；l 在时效性上对于电视媒体、报纸媒体以及杂志媒体的选择比例按照2:2:1的比例进行选择2.3政府邀约l 提前与活动举办地相关部门进行联系、邀约，确定到场嘉宾l 具体联系可由当地企业家会员负责出面协调及接待l 由于政府领导出席活动的特殊性，在活动邀约的抬头上尽量

38、以公益性活动为主2.4会员邀约2.4.1会前通知l 方式：电话、邮件或书面通知；l 内容：时间、地点、参加人员范围、行程内容、会期、报到地点、注意事宜等；l 注意：所发活动资料需落实有关负责人是否收到且已阅，并及时跟踪、记录进度。l 统计制作参会人员名单，包括参会人员所属区域、姓名、性别、企业、职务，并最后按照其职务统计分类l 统计交通路线，到达时间与方式，安排接送，详细写清楚参会人员所述航班号、姓名、电话2.4.2包装文案制作标准þ 邀请函l 阐明活动相关信息：时间、地点、主题l 文案简洁流畅，突出举办此次联盟的目的与参会价值，呼应主题l 文案与企业发展相结合，具有一定的高度与深度

39、l 适当对活动举办地的名胜古迹，进行文案描绘þ 传真函l 阐明活动相关信息：时间、地点、主题l 文字言简意赅，突出举办此次联盟的目的与参会价值þ 活动收益l 告诉联盟会员通过联盟，能得到的最大收获是什么，明确收获的具体指向。l 根据当期活动的特点，呼应当期活动的主题，对联盟会员进行活动受益的阐述。l 通过联盟当期活动设置的各个环节（如总裁游学团、共享汇、座谈会、实地考察等）阐明联盟会员从中得到的具体受益。l 结合当地特色风景名胜，阐述活动受益。2.4.3参会收费l 明确收费人群及收费标准l 细化收费用途、收费开支l 会务费用尽量在活动开始前收取2.4.4参会企业展示信息采集

40、l 联盟为更好的为企业宣传，活动现场设置企业展示环节，l 企业将有机会把公司的企业文化、最新产品及信息以某种形式展示给大家l2.4.5企业家信息采集：l 联盟为更好的为企业宣传，将免费为参会企业制作一本企业家风采展示录，企业将有机会把自身的优势、需求及产品信息免费制作在手册当中；l 参会企业活动前20日将完整的手册所需信息提交到承办方；l 提供企业家电子版清晰的个人照片，详细准确的个人文字介绍。电子版照片大小要求2M以上。参会企业家及企业风采展示手册信息统计表企业家姓名性 别企业家个人介绍（限定字数100字以内）办公电话手 机电子邮箱QQ / MSN企业名称所在地址企业网址所属行业企业简介（限

41、定字数200字以内）重点备注：l 请提供企业家电子版清晰的个人照片，电子版照片大小要求500K以上。l 手册目录按照交费先后顺序排名，印刷精美的手册将发给每一位参会企业家及政府官员，充分宣传您及您的企业联系人：XXX 联系电话： 186 XXXXXXXX Email:XXX2.4.6汇款信息l 开户名称l 开户银行2.4.7参会回执l 回执表单（如下为例）：姓名性别职务手机邮箱QQ / MSN抵达时间出发地交通方式离开时间抵达地交通方式单位名称单位地址住宿要求双人标准间单人房饮食要求代订返程票务需要不需要其他要求l 明确参加联盟活动的方式l 明确联盟外联信息（联系电话、联系方式、网址等）2.5

42、招商洽谈2.5.1会前筛选l 整理自有资源或其他可用资源；l 从资源中选出适合当次活动的企业或单位；l 确认是否认同创新联盟平台且有能力支持。2.5.2洽谈l 方式：电话、邮件或书面通知；l 内容：时间、地点、招商方案；l 注意：所洽谈事宜必须在活动前5个工作日确认，并及时跟踪、记录进度，以免影响到后续宣传制作；l 统计支持单位名册备案。第四章活动中操作内容一、接待环节1.1会务接待整体要求A会务人员形象要求l 妆容男士：利落短发，发质过软者须用啫喱定型女士：淡妆、盘发l 站姿男士：两脚打开与肩同宽，两手靠背，右手握住左手手腕，左手轻轻握拳。收腹，昂首女士：丁字步，双手放于肚几处，右手放于左手

43、上，双肩打开，收腹，颔首l 坐姿男士：坐于椅子2/3处，双膝并拢（脚尖不可对着客户），立腰挺胸，上体自然挺直女士：坐于椅子1/2处，双膝并拢并侧倾（脚尖不可对着客户），立腰挺胸，上体自然挺直l 表情保持8颗牙齿的标准式笑脸B会务人员礼貌用语要求l 问候：即直截了当的向对方问候。如：“您好！”“ xxx小姐您好！”“xxx先生您好！”l 欢迎：欢迎您的到来”、“见到您很高兴”、“恭候您的来临”等。l 主动征询：多用于工作人员主动向宾客提供服务时。如：“xxx女士您需要帮助么？”、“xxx先生有什么需要的？”等。l 肯定应答：用来答复顾客的请求。例如：“好的，我知道您的意思”。C交流：l 指引：在

44、明确宾客要去的地点后，站在宾客的右前方，以标准的指引手势为宾客进行指引：右手掌心自然伸直，掌心向上，五指并拢，手腕伸直，使手与小臂连成一直线，肘关节自然弯曲，大小臂的弯度以140度为宜。l 交谈：双方的距离70cm左右为宜，语言准确、精炼、使用礼貌用语，保持微笑。1.2嘉宾接待A 接待要求l 及时确定和落实嘉宾、讲师的个人基本信息、出行信息、食宿需求等相关必要信息；l 跟踪、制作欢迎牌、胸牌、绶带，准备接送车辆、鲜花等物资；l 会程中，指派专人全程贴身服务；时刻关注、解决嘉宾提出的合理要求及问题；l 保持良好的服务态度，男女均着职业装，女士化淡妆，服务人员全程微笑服务；l 使用统一、标准的礼貌

45、用语B 具体服务l 确定讲师及嘉宾的行程信息：交通工具、出发时间、抵达时间，出行人数、特殊需求等；l 提前安排接机车辆，机动备用车辆（详见接机部分）；l 提前制作欢迎物资：欢迎牌、绶带、鲜花、参会证件等；l 提前在酒店接待区布置：拱门、欢迎横幅、嘉宾展示易拉宝等；二、接机部分l 需提前三天确认联盟会员名单及航班信息，确认到达时间：l 安排接机人员（2人），礼仪人员（2）名、准备好接机所用物品如接机牌（2张）、指示牌（2张）；l 在会员所乘航班起飞前，接机人员进行短信/电话确认，是否出现航班延误/改签其他航班等信息；l 航班抵达后，出站口中间偏左方位（以会员为基准）、右方位一人举接机牌，另一人微

46、笑并拿过行李。嘉宾、讲师的接机迎接注意事宜l 针对邀约嘉宾（讲师）进行专人专责，负责嘉宾跟踪服务，确保嘉宾及时到场;l 针对活动邀请嘉宾（讲师）的接机迎接工作必须要有鲜花与联盟特色礼品奉上，以示尊敬；l 在嘉宾（讲师）到达活动酒店后礼貌询问嘉宾下一步的活动意向，并配合做好安排（用餐、休息等）。接机信息表样表：会员接机车辆安排表编号：NO.J00001车号：开车时间：时分机场：司机：电话：随车服务人员：电话：序号姓名手机航班号来自起飞时间抵达时间航站楼是否正常备注是否登车1XX1366666666MU6666北京08:0010:30T3是2XXX1355555555MU5789成都08:1510

47、:45T3延误12点抵达3XXX1322222222MU3456济南07:3010:00T1是三、签到部分A. 嘉宾签到B. 会员签到C. 签到前准备事宜：l 酒店外围环境的渲染和烘托，如条幅、盆景、指引牌等布置需提前一天到位；l 接待小组就位；l 提前将需要签到后发放给会员的物资进行分拣、分装；l 所需物资：会员信息表、签到表、引导绶带、鲜花、签到笔、签到表、签到本、给会员的伴手礼；l 发放会员物资：欢迎信、手提袋（含活动手册、宣传手册、参会证、日程表、活动须知、联盟光盘、餐券等）、房卡。D. 会员签到流程：l 迎宾人员在酒店门口恭候会员的到来l 接机车辆将联盟会员接至酒店门口，由签到引导人

48、员将联盟会员引导至签到台l 联盟会员出示邀请函或出示个人信息l 信息核对人员核对联盟会员信息无误后，进行相应信息登记l 物资发放人员根据联盟会员信息进行参会证、房卡、活动手册、手提袋等物资一并发放给联盟会员l 签到后引导人员将报到完毕的会员引导至电梯口，带领嘉宾去房间，帮助嘉宾提行李（注：每次活动依据活动安排对签到流程进行简单调整，保持大致流程，添加特别环节）E. 签到特别环节（每次活动待定）该部分依据每次活动进行创意设定，本环节的制定要求在于能够让会员深刻记住本次活动，让联盟会员们感受到联盟在精心用心做好本次活动，为联盟会员创造温馨感人的活动氛围。会员签到登记表（附加叫早选项）序号姓名性别身

49、份证号电话来自房间是否安排返程签到是否叫早叫早时间1张三男123456678XX122222222西安86182李四男127672531XX786378585西安86183王五男832748937XX785678556西安8619F. 签到服务事项l 明确各工作人员相关职责，会程期间，所有工作人员不做与会务无关的事宜；l 工作人员与酒店提前进行协商，在会场附近安排专用嘉宾休息室，请酒店服务人员协助，做好嘉宾休息室的茶水等服务工作；l 根据需要，提前布置会场，准备好桌椅、讲师台、音响、电子设备、嘉宾台卡、白板等硬件设施；l 提前作好会场软布置：易拉宝、欢迎横幅、鲜花等;l 提前确定、准备嘉宾发言

50、所需要的物资，专人负责送递茶水、纸巾等。G. 嘉宾签到服务事宜l 指定嘉宾服务人员需做好信息确认工作，确保嘉宾信息的及时准确传达，以免出现误机、误课等情况发生；l 提前向嘉宾或嘉宾助理询问嘉宾对食宿方面的要求，以便于安排嘉宾的用餐与休息事宜；l 在课程开始之前再次确认嘉宾演讲主题，以免主持人信息有误。四、返程送机l 工作人员提前与嘉宾或嘉宾助理进行联系，询问返程事宜，确定嘉宾返程时间及班次，以便安排送机事宜；l 在嘉宾返程后，工作人员发送感谢短信，对嘉宾的到来与精彩演讲表示感谢。A 送机注意事宜：l 提前制定送机车辆时间表，在活动手册中体现；l 工作人员在活动结束前提醒会员返程安排；l 由一到

51、两名工作人员在大巴前等候，引导联盟会员上车；l 如有会员在活动结束当日不离开活动举办地，则由会员自行安排时间，不负责其返程；l 在会员离开酒店返程后，会员服务组需给会员发送短信息，感谢其来参加本次活动，希望我们的活动能够给他/她带来更大的收获。B 送机时间安排表车次车号发车时间地点19：00酒店大堂212：00酒店大堂314：00酒店大堂416：00酒店大堂五、课程环节5.1课程现场注意事宜：l 讲师和嘉宾由专人专责，确保及时准确的迎接讲师及嘉宾的到来，避免出现无人接待的现象；l 讲师和嘉宾所讲内容需提前与其进行商定，并约定好大概的课程时间，由讲师及嘉宾合理安排；l 讲师和嘉宾在课程准备上如需要运用到现场设备（比如视频、PPT、U盘等）由指定服务人员联系好设备技术支持人员提前进行好设备调试，以备出现临时性