行政工作流程手册

1、行政工作流程手册行政工作流程手册（附工作流程图）行政部主要工作是：执行办公设备、公共设施、店铺设施的日 常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行公 司证照印鉴的管理；执行档案的归档管理；执行固定资产及低值易耗 品的管理；执行各种费用的交纳；执行公司对外关系建立维护；执行 突发事件处理；执行秘书事务管理；执行安全保卫工作；执行后勤、 食堂的管理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。具体工作流程一、 执行公司证照申办流程成立公司或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表； 营业执照申办完毕后，持营 业执照原件及公司法人代表身份证复印件

2、办理组织机构代码证； 组织 机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。成立公司 营业执照申办 组织机构代码证申办 税务登记证申办二、执行公司证照印鉴管理：对于公司的各种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号 管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记，特别是 公章的外出借用、加盖，更应该按照公司的有关规定来执行，以免出 现不良事件。三、 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理:月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况， 并要根据相 关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，及 时保质保量地采购办公用品和日常用品， 采购物品应当定价定点，保 证质优价廉。

3、要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。四、执行固定资产及低值易耗品的管理：对于公司所有的固定资产以及低值易耗品， 需要建立台帐清单， 监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进 行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作固定资产、低耗品清单报表发放各部门；每季度组织 财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照 相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对， 做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。资产分类建立台帐清单-A每月盘存>核对帐物四、执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理行政部负责根据维

4、修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修 全过程进行控制；电工负责对日常维修的材料进行申购及采购， 保证 质量；各部门对维修质量监督、确认。维修申请 准备材料 k安排维修 维修结束一检查验收五、 执行文件档案的归档管理:根据不同种类档案的特点，做好系统编目、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。文件、资料收集分类整理编号LJ 立卷归档LJ装订成册存放六、 文件资料收发、复印、传真、打印管理:各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细 登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是 各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门；七、执

5、行各种费用的支付：按时申请、交纳公司各项费用，例如：店铺租金、员工房屋租金、 水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交纳的各项 费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及 时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。八、执行对外关系建立维护：建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键， 行政部门肩负 着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企 业的经营活动涉及到方方面面的关系， 既有政府部门的，又有社会关 系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工 作中要经常保持与已有关系的联系与沟通， 并结合实际情况，建立新 的公共关系。在对外

6、交往中要自觉维护公司形象， 要将对外关系维护 情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。关系建立f 沟通协调经常维护情况汇报-合理调整九、执行处理突发事件。公司各种突发事件出现后，行政部门在收到信息的同时，要根据 事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或 个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报 时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时， 应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益， 树立好公司的整体 形象。十、后勤服务保障行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中， 要加强对食堂、宿 舍、车辆的管理，为员工提供较为良好的生活、住宿环

7、境，在符合经 费开支规定的情况下使大家基本满意。要经常检查食堂收支情况，收 集员工建议，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提 醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态， 确保人员接 送、货物输送的时效性。拟定制度加强检查收集建议提高质量>员工满意安全工作是企业的一项重要工作，行政部门是安全工作的主要执 行部门。日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要真正 做到天天讲安全、处处抓安全，人人有安全、保密意识，只有安全保 密工作做到位了，才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。要充分明确重点保卫位置，不定期地组织检查，认真查出安全隐患， 及时消除潜在的安全危害并

8、作好记录。 要落实安全责任制，签定安全 责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。十二、日常事务处理。行政部门的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务 具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲 突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，行政部门属于服务保障部 门，是为其他部门包括店铺服务的，所以也要协助他们处理不涉及本 部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。 故日常事务的处理是行政工作的重要方面。优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的十三、执行上级交办事务，应向领导说明其原因，并尽力尽快完 成，最终将完成结果向领导汇报。接受上级交办任务

9、 一及时完成 一 保质保量 , 汇报结果13 / 14人事日常工作流程手册第一章前言第一条 为使本公司人事作业正轨化、制度化，能在有序可循的情况 下，使本公司人事统一、脉络一贯，并加强人事部门与各部门间的了 解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本程序。第二章主办第二条 人事、劳资工资事宜由公司行政部负责管辖和办理，下设人 事专员一人，负责下列全盘人事业务。第三章招募甄试第三条人员招募作业程序如下（一）人事专员处收到“增补人员申请单”时，即行拟订招募计划，内 容包括下列项目：1 .招募职位名称及名额；2 .资格条件限制；3 .职位预算薪金；4 .预定任用日期；5 .通报稿或登报稿（诉求方式）

10、拟具；6 .资料审核方式及办理日期（截止日期）；7 .甄试方式及时程安排（含面谈主管安排）；8 .场地安排；9 .工作能力安排；10 .准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）。（二）诉求：即将招募消息告诉大众及求职人，如下：1 .登报征求：先拟广告稿，估计刊登费，决定刊登何报、何时，然 后联络报社。2 .同仁推荐：以海报或公告方式进行。（三）应征信息处理：1 .诉求消息发出后，会收到应征资料，经审核后，对合格应征者发 出"初试通知单"及"复试通知单"，通知前来本公司接受甄试。2 .不合格应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予 退件。为了给社

11、会大众一个好的印象，对所有未录取者发“致谢函"也是应有的礼貌。（四）甄试：新进人员甄选考试分笔试及面谈。1 .笔试包括下列：（1）专业测验（由申请单位拟订试题）；（2）领导能力测验（适合干部级）；2 .面谈：由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：（1）要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；（2）要了解自己所要获知的答案及问题点； 要了解自己要告诉对方的问题；（4）要尊重对方的人格；（5）将口试结果随时记录于"面谈记录表”。3.如初次面谈不够周详，发出“复试通知单"，再次安排约谈。（五）背景调查：经甄试合格，初步决定的人选，视情况应做有

12、效的背景调查。（限管理级员工）（六）结果评定：经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中， 以备不时之需。评定录用人员经总经理核准，行政部部发出“报到通 知单"，并安排职前训练有关准备工作。（七）注意事项：应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。第四章任用第十四条 经核定录用人员，由行政部依据甄选报名单发给"报到通知单"，请他于报到时携带下列资料：（一）填写本公司新进职工录用表；（二）缴验学历证及身份证；（三）缴验近期正面半身免冠照片；（四）缴验体检合格证明；（五）缴验计划生育证明；（六）缴验经济担保书；（以上应缴资料视

13、情况可增减）第十五条 干部人员任用，视情况可发给“聘任书"。第十六条 新进人员于报到日，行政部应检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。第十七条行政部随后应亲切有礼地引导新进人员报到，逐项协助办理下列：（一）领取员工相关文具用品；（二）填写制考勤卡并解释使用；（三）领取办公桌锁匙；（四）视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲。（五）行政部应引导新进人员向部门主管报到。第十八条人员报到完毕随后应办理下列事项：（一）填写"人员异动记录簿"。（二）更新员工花名册。（六）收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案。第五章试用第十九条原

14、则上行政人员及营业员试用期为三个月（配送仓工人、司 机试用二个月），期满合格者，办理转正手续才正试聘用，个别试用 成绩突出者，可提前转正。行政部部每月15日发出当月转正人员考 核表，由被考核人填写工作小结后，导购经店长、销售主管、行政部、经理考核确认。行政人员经部门主管、行政部、经理考核后呈总 部人力资源部呈相关领导核定。转正后的员工经分管部门主管及总部 人力资源部审批后可签订劳动合同。第二十条 行政部根据考核表发给"试用期满通知"。第二十一条 行政部发出“试用期满通知”后，并依不同的批示，分 别办理下列事项：（一）试用不合格者，另发给通知单。（二）调（升）职者，由行政部办

15、理异动作业。（三）薪资变更者，由行政部办理调薪。第二十二条 前条办理完毕后，考核表应归入个人档案中。第二十三条 新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有 必要停止试用时，可立即提前办理考核，并签人员异动申请单，报请 权限主管核定停止试用。第六章异动第二十四条 晋升（升职、升级）及降级由申请人填写"人事异动申请单 ”及办理临时考核，转行政部签注意见后，呈权限主管批示。第二十五条 调职由申请人填写"人事异动申请单"送调职部门会签， 转行政部签注意见后，呈权限主管核定。第二十六条 未批准的升、降、调申请单退回申请部门。经批准的申 请单则由行政部依据发布“人事异动

16、通知”，副本抄送申请部门及本 人，并限期办理业务移交手续，履任新职。行政部应立即变更薪资名 册。第二十七条 经批准异动后，涉及调整薪资者，行政部应根据人事异 动申请单批示，填制“薪资调整通知单"办理调薪。第七章请假第二十八条 员工因故请假，应至行政部领取请假单，依权限逐级呈 核，再转回行政部登记于考勤卡（表）上。第二十九条休假作业应另参照人事管理规章有关规定办理。第八章考勤第三十条 各部门主管应于每月3日前将上月份考勤表送行政部备查；第三十一条 如需变更出勤与轮休时间，或补充新进人员出勤时间，应填"出勤时间调整单"，经权限主管核准后，转行政部登记备查。第三十二条

17、员工因加班、调休、请假，先至行政部领取"加班单、调 休单、请假单"；经权限主管核准后转行政部查核并登记于考勤表上。第三十三条 员工因公于上班中外出，应填写“外出登记表"送部门主 管核准后，交行政部备查。第三十四条 因公而未打卡，应通知行政部呈上级主管核签。第三十五条 下班忘记打卡，可由本人找直属主管或行政部签证，若未签卡者一律以旷工论。（每月不准超过 3次）第三十六条 行政部于每日检视考勤卡（表），遇异常状况或违规事 情，应即主动签办，并与部门主管联络。第三十七条 员工出勤情况，行政部应于每月终了后，编制加班、 调休、请假一式两份，一份本部门留底核计薪资加扣，一份

18、交给各 部门公布，限三日内接受更正申请。第三十八条行政部应建立每一员工一份年度考勤统计表（印于个人 资料卡中），逐月依据考勤表予以登录，经登录后考勤表即可销毁作 废。第三十九条每一年度终了，行政部应即依据年度考勤统计表，统计 是否有未休完特别假的人员。第四十条 每一年度终了后，行政部应即调查编制次年度享有特别假 人员名单，予以造册呈准后公布实施。第四十一条 有关考勤作业，请参照"人事管理规章"有关规定办理。第九章出差第四十二条 出差作业，应参照财务部"出差管理办法"规定办理。第十章奖惩第四十三条 员工遇有功过奖惩时，可由建议人填报"奖惩建议申请

19、单”公文，先由行政部签注意见后，呈经理核定。第四十四条 行政部根据核准奖惩建议申请单发布"奖惩通知单"公文，副本抄送本人部门及本人知照，另一份留底本部门月底加扣薪资。第四十五条 行政部应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。第四十六条 奖惩作业应另参照"奖惩办法"规定办理。第十一章考核第四十七条 考核分年中、年终、试用期考核、临时考核四种，具处理程序如下：（一）年中、年终考核：全年度分两次考核上半年（1月1日至6月30日）、下半年（7月1日至12月31日）各考核一次。具体程序参照美邦集管字（2003） 19号文件（二）试用期考核：员工试用期（职员三个月

20、，工人二个月），由试用单位主管负责考核，并报公司分管领导审核，期满考核合格者，填具 “试用人员考核表”，报经理批准后转正。（三）临时考核为申请升降职，应附办理临时考绩，以作上级批示决策参考依据。第四十八条 考绩表办理完毕，存于个人资料袋内，并予以登录。第四十九条 考绩作业应另参照"考绩办法"规定办理。第十二章薪资第五十条每月1日前将上月新进人员工资档案传真总部核准，行政 部应于每月5日前整理上月到职的新进人员，将核准工资登录于 "薪 资名册"。并依据工资标准核算工资。第五十一条 行政部应于每月 25日整理本月份涉及调薪的人事异动申请单及考核表，经相关部门

21、 主管审批（行政人员需经部门主管、行政部、公司经理、总部核准； 店铺人员需经店长、销售主管、行政部、公司经理核准）。经核准后 登记于薪资名册，并依据核准薪资标准核算工资。第五十二条经批准离职员工，行政部应据此填制薪资通知单办理停 薪，由行政主管审核签章，登录于薪资名册后次月计算工资。第五十三条核薪与调薪案件于归档前，应登录于个人资料卡内。第五十四条 每月10日前将上月工资核算完毕，经财务部主管、出纳、 公司经理审核后连同相关人事月报表（人事成本分析、人员变动表、 人事月报表）传真总部核准。第五十五条每月15日发放上月工资（公司开除、辞退行政人员者应当日结算工资，辞职者应在每月15日结算工资，但

22、店员有奖金、赔偿必须每月15日 结算工资）。第十三章训练第五十六条职前训练新进人员于报到后，行政部应办理以下职前教育：（一）介绍公司历史背景、经营方针、工作环境；（二）简介各部门组织、职责、作业状况；（三）相关人事管理制度及注意事项；（四）介绍各部门办公室及主管。第五十七条在职训练（一）行政部于年度开始，依所需培训目标、对象、课程、教材、预算, 拟订训练计划。（二）行政部于培训期中，应严予考核。（三）员工于接受培训后，视需要提出心得报告，成绩优劣列入考核依 据。第五十八条专业培练（一）专业知识，视必要可办理专案培训。（二）搜集专业报导或讲座教材，印发给每位员工。（三）各部门主管可自行申请或由公

23、司指派参加国内外各种培训机构 举办的讲座、观摩、训练。第五十九条 培训作业应另参照"培训办法"规定办理。第十四章辞职第六十条 正式任用的员工如感工作不适或其他原因想辞职，应于 15 天前提出辞职申请书，由部门主管及行政部主管签具意见后， 呈公司 经理核准，再转回行政部，行政部凭此办理停薪手薪。第六十一条 行政部依据辞职申请书发给"离职通知单"，通知本人于 批准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项，逐项办理移交， 办理完毕后，由行政部审核无误后，并签署意见后计当月薪资。第六十二条 行政部根据离职通知单于当日即行办理下列事项：（一）登记于人员异动记录簿内。（二）注销行政部控制的人员状况表内登记。（三）登记个人资料卡，注销个人资料档案，将资料存入离职档案袋。第六十三条行政部视情况应约谈离职人员，并将面谈结果填入离职 人员面谈记录档案，以作为人事流动率检查参考。第十五章移交第六十四条 各级主管人员及业务承办人员因故离职时，应将所负责 的公物及经办事务逐件列具清