国际贸易部业务指导书

1、国际贸易部业务指导书1目的对进、出口过程及进、出口产品进行质量控制，确保所进、出口的物资 符合用户要求的标准。2适用范围 适用于进出口物资的采购、经销以及相应供方的选择、评定和控制。3职责3.1经理职责 :a. 负责制定部门市场开发战略及工作规划；b. 负责与厂家签署产品购销及代理协议；c. 负责报价及投标书的审批；d. 负责审批“供方评定记录表”和“合格供方名录”；3.2 部门经理和各部门负责人职责 :a. 制定部门的业务开发方案；b. 执行重大项目合同；c. 执行负责部门的业务管理；d. 负责审批“供方业绩评估表”；3.3管理部职责 : 负责公司的经济核算， 核定成本费用， 计算利润并将结

2、算情况汇报经理；3.4进口部职责 :a. 负责进口物资的采购、经销，建立“合格供方名录”及档案，并对供 方的供货业绩进行评价；b. 负责执行进口合同；3.5 出口部职责 :a. 负责出口物资的采购、经销，建立“合格供方名录”及档案，并对出 口方的供货业绩进行评价；b. 制订出口商品经营方案，负责执行出口合同；3.6 业务人员职责 :a. 按照公司合同管理程序具体执行单项合同， 准备与合同发货有关的单 证；b. 负责与工厂之间的联系， 以及发货以后催缴增值税发票和专用缴款书 等必要文件和单证；c. 根据权限对报价及投标书审定， 并对权限以外的报价、 投标按照金额 大小报各级领导审批；d. 负责权

3、限内合同的签约，负责主抓权限以外合同签约的落实工作；e. 负责信用证审理；f. 负责接待与执行项目有关的国际、国内客户；g. 每月应报合同执行情况表，列明合同号、合同额、本期付款、累计付 款、以及收汇情况。4工作程序4.1 初选供方的评定进、出口部根据采购物资的技术标准、用户的要求，通过与同类物资的 质量、价格进行比较，初定候选供方名单，被选对象至少要有 2-3 家，将有 关资料填入 “供方评定记录表 ”，并建档归类。4.2 供方定期评价4.2.1 进、出口部每年底进行一次供方业绩评估，通过 “供方业绩评估表 ”对供 方进行综合评估，评估时质量占 60%，交货期占 20%，价格占 20%，评估

4、总 分低于 60 分，取消合格供方资格。确系留用时，须经理批准。同一供方供应的同一产品， 一次出现不合格，由进、出口部向其发出 “不 合格物资处理单 ”，要求其分析原因，采取措施改进质量，弥补由此造成的损 失，经两次发出整改单无明显改进的，取消其供方资格。4.3 进、出口业务程序4.3.1. 进口程序4.3.1.1 进口交易前的准备工作：a. 进口部在了解物资供应国家和国际其他生产者的供应情况、 价格水平 后，根据商品不同的规格技术条件， 进行比较， 选择对路的产品和货源充足、 技术水平高、价格较低的厂家。b. 进口部应了解生产厂家或者代理商的资信情况、经营能力和作风。如果是代理商的，要求其提

5、供生产厂家的授权证明，并了解他们的购货渠道， 减少中间渠道。c. 进口部应了解进口货物的商品性质，是否属于向国家申请配额的商品， 是否需要厂家提供我国法律法规要求的认证资料或者其他资料。 并计算关税、 增殖税、消费税、产品税和地方附加税等。d. 进口部应了解货物的物理性质，如重量、体积、包装、数量等，以便 计算运输费用。e. 进口部应了解其他费用， 例如商检、 报关、仓租、银行开征手续费等。4.3.1.2 进口交易磋商和合同订立a. 询价。进口部在做好交易前准备工作后选择厂家或者代理 , 通过传真 或者电子邮件发盘。b. 比价和还价。进口部接到厂家报价后比较厂家的能力和价格 , 并在和 外商谈

6、判中争取到最有利的条件。c. 按照石油天然气总公司的规定， 进口贸易在10万美元以上的采购必须 进行招标，包括：发布招标通告、制定招标文件、对投标人进行资格预审、 开标评标、评审投标书的技术条件、贸易条件和法律条件等。d. 进口部应作好每笔合同的市场经济论证， 同时签定书面资料， 内容包 括需方、供方、业务内容、数量、金额、履约地点、交货地点、货物金额（应 包含17%税金）、相关运杂费、付款方式、定金、利润及利润率等，报经理审 批。e. 接受。进口部根据市场论证资料信息的反馈意见，签署合同。f. 进口合同的签定。签约内容包括：约首，即合同名称、编号、日期、 地点、当事人名称、地址和使用的法律等

7、。合同文本，即商品名称、规格、 数量、包装、价格、交货地点、交货期和付款条件等，另外合同通用条款有 商品检验、索赔、不可抗力、仲裁等。约尾，即合同有效期、使用的文字有 效力和双方的签字（盖章）。4.3.1.3 进口合同的履行a. 进口部开立和修改信用证。b. 进口部安排运输和保险。按FOE价格条件成交的货物，进口部应向 有关运输公司办理租船或订舱手续，及时通知供方船名和船期，并催告供方如期装船。按FOE或CFR价格条件成交的货物，进口部在收到国外的装 船通知后，应将商品名称、金额、数量、装运港、目的港、船名、装船日期、 提单号通知保险公司，办妥投保手续。c. 进口部审单和付款。d. 进口部进口

8、报关。e. 进口部接受货物和查验。f. 海关结关（放行）。g. 进口货物检验和交货。h. 进口部决定是否索赔等。出口程序出口交易前的准备工作出口部对国际市场进行调查研究a. 出口部调查出口国家或地区的经济状况、对外政策、对我国的态度、 进出口商品结构、数量、金额、贸易对象国、贸易与外汇管制等有关对外经 济往来的情况及其特点。b. 出口部调查出口商品及相关商品的品种、 花式、质量、包装、原材料、 科学技术水平以及生产、消费、贸易、成本、价格、主要供需国别及其发展 状况。c. 出口部调查已经或有可能经营我产品的客户和潜在客户的政治态度、 资信情况、经营范围和经营能力等状况，以利于有区别地选择和利用

9、客户。 出口部制订出口商品经营方案或价格方案a. 内容通常包括国内货源情况、 国外市场与目标市场情况、 历史经营情 况、计划安排和实现计划的措施，如市场安排、物色客户、广告宣传、贸易 方式、价格、支付等交易条件的选择、运用和掌握，以及成本和经济效益的 核算等。对于某些一时情况难以全面掌握不易制订方案的新小商品，出口部 可暂订价格方案。b. 出口部根据经营方案和价格论证方案，编制计算表，内容包括需方、 供方业务内容、数量、金额、履约地点、交货地点、税金、相关运港杂费、 定金、发票（应含 17%税金）、利润及利润率、退税以及收汇方式等，报经理 审批。4.3.2.1. 3 出口部落实货源、制订出口商

10、品生产计划。在制订出口商品经营方 案的同时或先后，出口部应按不同商品的具体情况和特点，及时根据经营方 案，与生产、供货部门落实货源收购、调运或制订出口商品生产计划。广告宣传应有明确的目标，广告宣传的内容及其采用的方式与手段 要针对不同市场和商品的特点，注意效果。选定客户和建立业务关系。出口部选定资信情况良好、经营能力较 强和政治上对我友好的客户， 通过采取主动发函、 发电等方式进行初步联系， 并与之建立业务关系。出口交易磋商和合同订立 出口部通过函电联系或当面洽谈等方式，同国外客户磋商交易，订立合 同。4.3.2.3 出口合同的履行。a. 出口部认真备货，按时、按质、按量交付约定的货物。按照有

11、关法 律和行政法规报请主管机构检验或检疫，或自行安排检验，合格后方能对外 装运出口。b. 出口部落实信用证，做好催证、审证、改证工作。c. 安排装运。出口部及时租船订舱，安排运输、保险，并办理出口报关 手续。d. 制单结汇。出口部缮制和备妥各种单据，包括汇票、商业发票、运输 单据和保险单等主要单据及其他单据， 及时向有关银行交单结汇， 收取货款。e. 签约后由负责合同的业务员详细记录合同，纳入台帐管理，并分类保 管存档。只有信用证而没有合同或定单的需要将信用证复印件存档。f. 签约后需要付款前，业务员录入合同台帐，记录付款情况，填写“付 款审批表”，由经理审批签字后，交财务办理付款。g. 发货前业务员须领取核销单、出口货物代理报关委托书、报关单，准 备相应发货单据，交由运输部门发货。h. 单据回收经审核合格后，业务员将报关单黄白联、核销单、 2张发票、 1 张装箱单统一归档，根据报关内容，通知工厂开具正确的增值税发票、专 用缴款书，交至财务。i. 商业发票、箱单按照公司要求的统一格式填写，并可按照买方要求的内容 进行相应的调整。5质量记录5.1 顾客询价登记和产品