国家二级计算机access报表

1、第第5 5章章 报表报表报表主要用于对数据库中的数据进行分组报表主要用于对数据库中的数据进行分组(Grouping)、计算、计算(caculation)、汇总、汇总(count)和打和打印印(printing)输出。输出。报表是数据库的一个对象。可以打印输出格式报表是数据库的一个对象。可以打印输出格式化的数据信息。化的数据信息。数据库的打印工作是通过报表对象实现的，使数据库的打印工作是通过报表对象实现的，使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的编用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的编制打印程序工作。制打印程序工作。报表同窗体一样，本身不存储数据，它的数据报表同窗体一样，本身不存储数据

2、，它的数据来源于基表、查询和来源于基表、查询和SQL语句，只是在运行的时候语句，只是在运行的时候将信息收集起来。将信息收集起来。报表操作提供了报表操作提供了3种视图：设计视图、打印预览种视图：设计视图、打印预览视图、版面预览视图。视图、版面预览视图。：用于创建和编辑报表结构：用于创建和编辑报表结构：用于查看报表的页面数据输出：用于查看报表的页面数据输出形式。形式。：用于查看报表版面设置。：用于查看报表版面设置。在在“设计视图设计视图”窗口中，报表的结构由报表页窗口中，报表的结构由报表页眉、报表页脚、页面页眉、主体及页面页脚眉、报表页脚、页面页眉、主体及页面页脚5个部个部分组成：分组成：报表页眉

3、报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的：在报表的开始处，用来显示报表的标题、图形或说明文字，报表的每一页只有一个标题、图形或说明文字，报表的每一页只有一个报表页眉。报表页眉。页面页眉页面页眉：用来显示报表中的字段名称或对记：用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉。录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉。主体主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。据的主要区域。页面页脚页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的汇：打印在每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表的每一页有一个页面页脚。总说明，报表的每一页

4、有一个页面页脚。报表页脚报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明，在所有：用来显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处记录都被处理后，只打印在报表的结束处。在报表的在报表的“设计设计”视图中，区段被表示成带状视图中，区段被表示成带状形式，称为形式，称为“节节”。报表中的信息可以安排在多。报表中的信息可以安排在多个节中，每个节在页面上具有特定的目的并按照个节中，每个节在页面上具有特定的目的并按照预期顺序输出打印。预期顺序输出打印。各节作用各节作用P186-P188P186-P188节是整个报表的页眉，与节是整个报表的页眉，与“页面页眉页面页眉”节的不同之处在于节的不同之处在

5、于“报表页眉报表页眉”中的内容只在报表的中的内容只在报表的首页头部打印一次。报表页眉常用来放置有关整个报首页头部打印一次。报表页眉常用来放置有关整个报表的信息，如公司名称、标识图案，以及制表日期、表的信息，如公司名称、标识图案，以及制表日期、制表单位等内容。在系统菜单制表单位等内容。在系统菜单“视图视图”中选择中选择“报表报表页眉页眉/ /页脚页脚”，AccessAccess将成对添加或删除将成对添加或删除“报表页眉报表页眉”节和节和“报表页脚报表页脚”节。节。节中的内容在每页的头部打印一次。主节中的内容在每页的头部打印一次。主要用来显示列名称，如字段名。也可以显示每页都要要用来显示列名称，如

6、字段名。也可以显示每页都要使用的信息，如表中所列数据的单位。报表第一页的使用的信息，如表中所列数据的单位。报表第一页的页面页眉显示在报表页眉的下方。在系统菜单页面页眉显示在报表页眉的下方。在系统菜单“视图视图”中选择中选择“页面页眉页面页眉/ /页脚页脚”，AccessAccess将成对添加或删除将成对添加或删除“页面页眉页面页眉”节和节和“页面页脚页面页脚”节。节。节可以使用节可以使用“排序与分组排序与分组”属性设置属性设置“组页眉组页眉/ /组页脚组页脚”区域，实现报表的分组输出和分组统计。组页眉主区域，实现报表的分组输出和分组统计。组页眉主要安排文本框或其他类型控件显示分组字段等数据信息

7、。要安排文本框或其他类型控件显示分组字段等数据信息。可以建立多层次的组页眉及组页脚。（一般不超过可以建立多层次的组页眉及组页脚。（一般不超过3-63-6层）层）节显示报表的主体数据部分。可以使用工具箱将节显示报表的主体数据部分。可以使用工具箱将各种控件放置在各种控件放置在“主体主体”节，或将数据表中的字段直接节，或将数据表中的字段直接“拖拖”到到“主体主体”节中用来显示数据内容。在该节中定义的控件一节中用来显示数据内容。在该节中定义的控件一般对应于数据表或查询中的数据字段。其中字段控件前可以般对应于数据表或查询中的数据字段。其中字段控件前可以附带用以说明字段内容的标签框。附带用以说明字段内容的

8、标签框。“主体主体”节是报表中的关节是报表中的关键部分，因此不能删除。键部分，因此不能删除。节主要安排文本框或其他控件显示分组统节主要安排文本框或其他控件显示分组统计数据。计数据。节中的内容在每页的最下方显示一次。节中的内容在每页的最下方显示一次。主要用来显示页号、制表人员、审核人员等说明信息。主要用来显示页号、制表人员、审核人员等说明信息。节：节：与与“报表页眉报表页眉”相反，相反，“报表页脚报表页脚”中的控件只在报表的最后，即报表的最后一页末尾显中的控件只在报表的最后，即报表的最后一页末尾显示。主要用来显示整个报表中有关数据统计信息，如示。主要用来显示整个报表中有关数据统计信息，如总计、平

9、均等信息。总计、平均等信息。特点：特点： 在一页中主体节内显示一条在一页中主体节内显示一条或多条记录，而且以垂直方或多条记录，而且以垂直方式显示式显示 记录的字段标题信息与字段记录的字段标题信息与字段记录数据一同在主体节显示记录数据一同在主体节显示 可以显示一条记录，也可以可以显示一条记录，也可以显示主显示主/子报表的形式，也可子报表的形式，也可以包括合计以包括合计特点：特点： 以整齐的行、列形式显以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行示记录数据，通常一行显示一条记录，一页显显示一条记录，一页显示多行记录示多行记录 记录的字段标题信息不记录的字段标题信息不在主体节内显示，而是在主体节内显示，

10、而是在页面页眉节显示在页面页眉节显示 可以在表格式报表中设可以在表格式报表中设置分组字段、显示分组置分组字段、显示分组统计数据统计数据 3种方法：种方法： 使用使用“自动创建报表自动创建报表” 使用使用“报表向导报表向导”、“图表向导图表向导”、“标签向导标签向导” 使用使用“设计设计”视图视图 一般过程：一般过程： 首先使用首先使用“自动创建报表自动创建报表”或向导功能快速创建或向导功能快速创建报表结构报表结构 然后在然后在“设计设计”视图中对其外观、功能加以完善视图中对其外观、功能加以完善 步骤：步骤：法一法一: 单击单击“报表报表”对象，点击对象，点击“新建新建”按钮按钮 在在“新建报表

11、新建报表”对话框中，对话框中，选择报表类型：选择报表类型：“自动创建自动创建报表：纵栏式报表：纵栏式”或或“自动创自动创建报表：表格式建报表：表格式” 选择数据的来源表或查询选择数据的来源表或查询 确定，自动生成一个报表确定，自动生成一个报表 保存保存法二法二： 选中作为数据源的表或选中作为数据源的表或查询查询 选择选择“插入插入”菜单的菜单的“自动报表自动报表”命令，或命令，或“数据库数据库”工具栏上的工具栏上的“自动报表自动报表”命令命令 注：本方法创建的报表注：本方法创建的报表只有主体区，没有其它只有主体区，没有其它区域区域 步骤：步骤： 在在“新建报表新建报表”对话框中，选择对话框中，

12、选择“报表向导报表向导”选项选项 在第一个对话框中，选择在第一个对话框中，选择数据来源数据来源和和选定的字段选定的字段 在第二个对话框中，确定是否添加在第二个对话框中，确定是否添加分组级别分组级别，并设置，并设置优先优先级级。单击。单击“分组选项分组选项”，设置分组间隔，设置分组间隔 在第三个对话框中，确定采用的在第三个对话框中，确定采用的排序次序排序次序和和汇总信息汇总信息。单。单击击“汇总选项汇总选项”可以设置汇总信息可以设置汇总信息 在第四个对话框中，设置在第四个对话框中，设置版面配置版面配置、分页方向分页方向 在第五个对话框中，确定在第五个对话框中，确定报表样式报表样式 在最后一个对话

13、框中，输入在最后一个对话框中，输入报表标题报表标题 完成完成，进入预览报表视图或报表设计视图，进入预览报表视图或报表设计视图 步骤：步骤： 在在“新建报表新建报表”对话框中，选择对话框中，选择“图表向导图表向导”选项，选项，并选择并选择数据来源数据来源 在向导的第一个对话框中，选择用于图表的在向导的第一个对话框中，选择用于图表的字段字段 在向导的第二个对话框中，选择在向导的第二个对话框中，选择图表类型图表类型 在向导的第三个对话框中，指定数据在图表中的在向导的第三个对话框中，指定数据在图表中的布局布局方式方式 在向导的第四个对话框中，输入在向导的第四个对话框中，输入图表的标题图表的标题，并选择

14、，并选择是否显示是否显示图例图例 完成完成，选择进入的视图，选择进入的视图 保存保存 步骤：步骤： 在在“新建报表新建报表”对话框中，选择对话框中，选择“标签向导标签向导”选项，并选择选项，并选择数据源数据源 在向导的第一个对话框中，选择在向导的第一个对话框中，选择标签类型标签类型 标准型号标签标准型号标签 自定义标签自定义标签 单击单击“自定义自定义”按钮，进入按钮，进入“新建标签尺寸新建标签尺寸”对话框对话框 单击单击“新建新建(N)”按钮，进入按钮，进入“新建标签新建标签”对话框对话框 设置新标签的属性设置新标签的属性 确定确定 返回返回“新建标签尺寸新建标签尺寸”对话框，可以对新建的标

15、签修改、删对话框，可以对新建的标签修改、删除除 在向导第二个对话框中，设置报表中在向导第二个对话框中，设置报表中文本的字文本的字体体和和颜色颜色 在向导第三个对话框中，确定标签中要显示的在向导第三个对话框中，确定标签中要显示的字段字段，还可以在，还可以在“原型标签原型标签”中编辑文字中编辑文字 在向导的最后一个对话框中，输入在向导的最后一个对话框中，输入报表名称报表名称，并选择要进入的并选择要进入的视图视图 完成完成 主要操作：主要操作： 创建空白报表并选择数据源创建空白报表并选择数据源 添加页眉页脚添加页眉页脚 布置控件显示数据、文本和各种统计信息布置控件显示数据、文本和各种统计信息 设置报

16、表顺序和分组属性设置报表顺序和分组属性 设置报表和控件的外观格式、大小位置和对齐方式等设置报表和控件的外观格式、大小位置和对齐方式等 在报表的在报表的“设计设计”视图中可对已创建的报表进行视图中可对已创建的报表进行编辑和修改编辑和修改 设置报表格式设置报表格式 添加背景图案添加背景图案 添加时间日期添加时间日期 添加分页符和页码添加分页符和页码 使用节使用节 绘制线条和矩形绘制线条和矩形 6种预定义报表格式：种预定义报表格式： 大胆、正式、浅灰、紧凑、组织和随意大胆、正式、浅灰、紧凑、组织和随意 步骤：步骤： 打开要报表的打开要报表的“设计设计”视图视图 选中要设置格式的报表、节区或控件，单击

17、选中要设置格式的报表、节区或控件，单击“格式格式”菜单菜单的的“自动套用格式自动套用格式”命令，或单击工具栏上的按钮命令，或单击工具栏上的按钮 在在“自动套用格式自动套用格式”列表框中选择所需样式列表框中选择所需样式 单击单击“选项选项”按钮后，可以选择是否对按钮后，可以选择是否对“字体字体”、“颜颜色色”、“边框边框”进行修改进行修改 单击单击“自定义自定义”按钮后，可以选择是否要将当前窗体的样按钮后，可以选择是否要将当前窗体的样式添加到式添加到“自动套用格式自动套用格式”中中 确定完成确定完成 步骤：步骤： 打开报表的打开报表的“设计设计”视图视图 打开报表打开报表“属性属性”窗体窗体 单

18、击单击“格式格式”选项卡，通过设置选项卡，通过设置“图片图片”属性添加属性添加背景背景 设置背景图片的其他属性：设置背景图片的其他属性： “图片类型图片类型” “图片缩放模式图片缩放模式” “图片对齐方式图片对齐方式” “图片平铺图片平铺” “图片出现的页图片出现的页” 法一：法一： 打开报表的打开报表的“设计设计”视图视图 单击单击“插入插入”菜单的菜单的“日期和时间日期和时间”命令命令 在显示的在显示的“日期和时间日期和时间”对话框中，选择对话框中，选择“包含日期包含日期”和和“包含时间包含时间”复选框，并选择日期及时间的格式复选框，并选择日期及时间的格式 确定完成确定完成 法二法二: 打

19、开报表的打开报表的“设计设计”视图视图 在报表上添加一个文本框在报表上添加一个文本框 设置设置“控件源控件源”属性为日期或时间的计算表达式或直接属性为日期或时间的计算表达式或直接在文本框中输入表达式在文本框中输入表达式 添加分页符添加分页符 步骤：步骤： 打开报表的设计视图打开报表的设计视图 单击工具箱中的单击工具箱中的“分页符分页符”按钮按钮 确定要设置分页符的位置确定要设置分页符的位置 注意：注意： 分页符应设置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中分页符应设置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的数据。的数据。 添加页码：添加页码： 步骤：步骤： 打开报表的打开报表的“设计设计”视图视

20、图 单击单击“插入插入”菜单的菜单的“页码页码”命令命令 在在“页码页码”对话框中，根据需要选择页码格式、位置对话框中，根据需要选择页码格式、位置和对齐方式，并确定是否要在首页显示页码和对齐方式，并确定是否要在首页显示页码 添加或删除节添加或删除节 选择选择“视图视图”菜单的菜单的“报表页眉报表页眉/页脚页脚”或或“页面页页面页眉眉/页脚页脚”命令命令 如果不需要页眉或页脚之一，可以设置该节的如果不需要页眉或页脚之一，可以设置该节的“可见可见性性”属性为属性为“否否”，或将该节的，或将该节的“高度高度”属性设为属性设为“0” 改变节的大小改变节的大小 将鼠标放在节的底边或右边或者右下角将鼠标放

21、在节的底边或右边或者右下角 为报表中的节或控件创建自定义颜色为报表中的节或控件创建自定义颜色 绘制线条绘制线条 添加步骤：添加步骤： 打开报表打开报表“设计设计”视图视图 单击工具箱的单击工具箱的“线条线条”工具工具 确定线条放置的位置确定线条放置的位置 调整：调整： 调整线条长度或角度：单击线条，同时按下调整线条长度或角度：单击线条，同时按下shift键键和方向键和方向键 调整线条位置：单击线条，同时按下调整线条位置：单击线条，同时按下ctrl键和方向键键和方向键 调整线条样式和边框样式：工具栏上的调整线条样式和边框样式：工具栏上的“线条线条/边框边框宽度宽度”按钮和按钮和“属性属性”按钮按

22、钮 绘制矩形绘制矩形 添加步骤：添加步骤： 打开报表的打开报表的“设计设计”视图视图 单击工具箱的单击工具箱的“矩形矩形”工具工具 确定矩形放置的位置确定矩形放置的位置 调整：调整： 点击工具栏上的点击工具栏上的“线条线条/边框宽度边框宽度”按钮和按钮和“属属性性”按钮，可调整线条样式和边框样式按钮，可调整线条样式和边框样式 排序：排序： 按照某个指定的顺序来排列记录按照某个指定的顺序来排列记录 分组：分组： 按照某个字段的各个取值划分成组来进行统计按照某个字段的各个取值划分成组来进行统计操作并输出统计信息操作并输出统计信息 方法方法1： 在在“报表向导报表向导”中设计中设计 最多设置最多设置

23、4个排序字段个排序字段 排序的只能是字段，不能是表达式排序的只能是字段，不能是表达式 方法方法2： 在在“设计视图设计视图”中设计中设计 最多可设置最多可设置10个排序字段或表达式个排序字段或表达式 排序的可以是字段或表达式排序的可以是字段或表达式 “视图视图”菜单菜单“排序与分组排序与分组”选项，或工具栏上选项，或工具栏上“排序与排序与分组分组”按钮按钮 方法方法1： 在在“报表向导报表向导”中设计中设计 最多设置最多设置4个分组字段个分组字段 分组的只能是字段，不能是表达式分组的只能是字段，不能是表达式 方法方法2： 在在“设计视图设计视图”中设计中设计 最多可设置最多可设置10个分组字段

24、或表达式个分组字段或表达式 分组的可以是字段或表达式分组的可以是字段或表达式 步骤步骤 “视图视图”菜单菜单“排序与分组排序与分组”选项，或工具栏上选项，或工具栏上“排序与排序与分组分组”按钮按钮 在分组属性中的在分组属性中的“组页眉组页眉”和和“组页脚组页脚”属性设为属性设为“是是” 设置设置“分组形式分组形式”、“组间距组间距”和和“保持同页保持同页”属性属性 计算控件：计算控件： 控件源为计算表达式的控件控件源为计算表达式的控件 在报表中添加计算控件在报表中添加计算控件 在报表的在报表的“设计设计”视图中添加控件视图中添加控件 打开控件的打开控件的“属性属性”窗体，选择窗体，选择“数据数

25、据”选项选项卡，设置卡，设置“控件源控件源”属性为计算表达式属性为计算表达式 预览保存预览保存 注意：计算控件的控件源必须是注意：计算控件的控件源必须是“=”开头的表开头的表达式达式 报表统计计算报表统计计算 主体节内添加计算控件主体节内添加计算控件 对每条记录的若干字段值进行求和或求平均等统计计对每条记录的若干字段值进行求和或求平均等统计计算算 方法：设置计算控件的控件源为对应的计算表达式方法：设置计算控件的控件源为对应的计算表达式 组页眉组页眉/组页脚或报表页眉组页脚或报表页眉/报表页脚节区内添加报表页脚节区内添加计算控件计算控件 对某些字段的一组记录或所有记录进行统计计算对某些字段的一组

26、记录或所有记录进行统计计算 方法同上方法同上 概念：概念： 子报表：插入其他报表中的报表子报表：插入其他报表中的报表 主报表：包含子报表的报表主报表：包含子报表的报表 关于主报表：关于主报表： 主报表可以是绑定的（基于数据表、查询或主报表可以是绑定的（基于数据表、查询或SQL语语句），也可以是非绑定的句），也可以是非绑定的 主报表可以包含一个或多个子报表，也可以包含一个主报表可以包含一个或多个子报表，也可以包含一个或多个子窗体或多个子窗体 关于子报表：关于子报表： 在子报表和子窗体中，还可以包含子报表或子窗体，在子报表和子窗体中，还可以包含子报表或子窗体，但不能超过两级但不能超过两级 步骤：步骤： 首先确保首先确保 主报表和子报表之间已经建立了联系主报表和子报表之间已经建立了联系 然后添加然后添加 打开报表的打开报表的“设计设计”视图，确保视图，确保“工具箱工具箱”的的“控件控件向导向导”按钮按下按钮按下 单击单击“子窗体子窗体/子报表子报表”工具，添加到报表的合适位工具，添加到报表的合适位置置 在对话框中选择子数据表的在对话框中选择子数