实用Word使用技巧

1、Word使用技巧目录目录1Word使用技巧1一、使用格式刷重复复制格式1二、选定文字的技巧1三、给跨页的表格自动添加表头2四、编辑时的快速定位2五、快速输入大写中文数字3六、将姓名按姓氏笔划排序4七、在Word中插入当前的日期和时间5八、锁定插入的日期和时间5九、巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”6十、去除自动添加的超级链接7十一、将Word文档转换成为幻灯片9十二、换页时不再频繁敲回车键10十三、超级链接的直接插入10十四、更改超级链接文字的外观12十五、自动插入页码13十六、Word长文档目录及正文页码设置14十七、Word文档排版1823Word使用技巧一、使用格式刷重复复制格式只要双

2、击“格式刷”按钮，用户可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。二、选定文字的技巧1.用鼠标快速选定。双击鼠标左键，即可在Word文档中可选定一个词或一句话；三击鼠标左键，即可选定正文中的一段话。2.使用快捷键f8。按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。三、给跨页的表格自动添加表头如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：1.选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行)；ABCDEF2022-06-0

3、32.在Word中“表格”选单上，单击“标题行重复”。四、编辑时的快速定位按下shiftf5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shiftf5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按shiftf5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。五、快速输入大写中文数字 在一些特殊领域，例如财务部门，经常需要输入中文的数字，这里介绍一种快速输入中文数字的方法（word 03）1. 执行“插入”菜单上的“数字”命令2. 在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291, 然后在“数字类型”里面选择中文数字版式

4、“壹、贰、. ”，单击“确定” 壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹六、将姓名按姓氏笔划排序 首先将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行， 选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。然后在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”。七、在Word中插入当前的日期和时间使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期，

5、而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。八、锁定插入的日期和时间 如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话，则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。如果用户并不需要日期和时间的自动更新，可以单击时间和日期处，按下Ctrl+F11组合键，这样就可以锁定时间和日期了。还有一种一劳永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本，自然就不会自动更新了。九、巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本” 用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现

6、不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。操作如下：1. 将需要的文字复制后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令 2. 在弹出的对话框中选择“无格式文本”。单击“确定”按钮十、去除自动添加的超级链接 Word有很多自动功能，但有时也会有些不方便，比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后，Word会自动将其转换为一个超级链接，对于不需要这一链接来说去除自动添加有两种方法：1.即时方法在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后，按下Ctrl+Z组合键，即

7、可取消该自动转换。2.长期方法需要提醒注意的是，使用此方法后，当再输入网址或E-mail地址时，Word就不会自动将其转换为超级链接了。1. 执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令2. 在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中，去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。十一、将Word文档转换成为幻灯片 我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。1. 启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令2.在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然

8、后选择已经编辑好的Word文档，单击“打开”即可实现不同文档格式的自动转换。PPT十二、换页时不再频繁敲回车键 在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的都会敲很多次回车键以生成新的页面，但是当再次对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所以应当使用下面的方法：当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，这样就完成了换页的工作。十三、超级链接的直接插入 Word文档中提供的“插入”功能直接在文档中插入一个超级链接是创建超级链接最基本的方法， 在“要显示的文字”栏中输入超级链接的名称（如“大庆油田大庆油田。在“请键入文件名或Web页名称”栏中输入超级链接的网址（这里应输入大庆

9、油田在线的网址）。其具体的操作步骤为：1将光标移至希望插入超级链接的位置，单击“插入”菜单栏中的“超链接”命令2在“链接到”列表框中选择适当的链接范围（如“本文档中的位置”、“新建文档”、“原有文件或网页”、“电子邮件”等），这里我们选择“原有文件或网页”选项。 DQ-PMO-PLN-组内周计划-20090324.xls十四、更改超级链接文字的外观 通常情况下，Word会将在文档中插入的超级链接显示为蓝色带下划线的形式，而将已经访问过的超级链接显示为紫色带下划线的形式，这就与正文的显示方式不太一样，起到了醒目的作用。不过有些会对Word这种默认的超级链接外观感到不满意，而希望对其进行修改。1.

10、 选定后，执行“格式”菜单的“字体”命令，打开“字体”对话框 2. 对超级链接的外观（包括字体、字号、颜色、下划线的种类等）进行设置了，使用非常方便。 DQ-PMO-PLN-组内周计划-20090324.xls十五、自动插入页码当被编辑的Word文档较长时，就需要为其加上页码，以方便浏览和进一步编辑。方法如下：打开“插入”-“页码”会出现页码编辑对话框。在这里还可以选择文档中页码的位置、格式等。十六、Word长文档目录及正文页码设置在模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”，“标题9”，分别对应大纲级别的19。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式，但有点麻烦。目录

11、制作方法直接使用Word的内置标题样式.用WORD撰写书稿时，往往会在书籍完稿之后给书籍的前面加上一个目录。添加目录的方法大家都知道：直接在文件的开头执行“插入引用索引和目录”后，点击“目录”标签并进行相关设置确认即可。下面介绍Word中长文档的目录及正文页码设置方法.在正文页的前面插入分节符，依次单击“插入”菜单下的“分隔符”，在弹出的对话框中选择“分节符”中的“下一页”。注意：不能用“分页符”替代“分节符”。 第二步：显示“页眉/页脚”工具栏，将光标移动到正文的第一页（即本例中文档的第3页），单击“视图”菜单下的“页眉/页脚”（也可以在页面的“页眉/页脚”处双击鼠标左键），显示出“页眉/页

12、脚”工具栏。第三步：设置页码格式，如图4，单击“页眉/页脚”工具栏中的“设置页码格式”按钮，弹出如图5所示的页码格式对话框。在下方的“页码编排”单选项中选择“起始页码”并在后面的文本框中输入“1”，单击“确定”按钮。 第四步：更新目录域，如果你还没有在正文之前插入目录，那现在就插入目录。如果以前已经插入了目录，只是现在想修改其中的正文的页码编排方式的话，请回到文档开头，用鼠标右键单击目录区域，并选择“更新域”，弹出对话框，选定“只更新页码”后“确定”即可。另外，如果想在书籍的前面即整个文档的第一页位置加一个封面页，怎样使首页不显示页号呢？我们同样可以用“在封面页后插入“分节符”的办法来实现目的

13、。因为我们设置的“页眉/页脚”的文字内容，只是对本节内容起作用的而非对整个文档起作用。因此插入分节符后，只要封面页中的“页眉/页脚”处留为空即可。十七、Word文档排版段落设置 （一）对齐方式 为使文档整齐美观，通常要将文档左右对齐。在Word中，文本对齐的方式有以下四种：两端对齐 居中对齐 右对齐 分散对齐 （二）缩进技术 通常文章的每一段落开头都要缩进两格，文本缩进的目的是使文档的段落显得更加条理清晰，更便于读者阅读。 使用Tab键缩进正文 单击一次Tab键，可以将光标所在的段落的首行缩进两个字。 操作步骤为： (1) 将光标置于该段的开始处； (2) 按Tab键。 这时，该段的首行就缩进了两个字。 首字下沉在Word中，我们也可以轻易地设置首字下沉效果。 操作步骤为： (1) 选定要下沉的字或字母； (2) 用格式菜单中的首字下沉命令打开首字下沉对话框； (3) 在位置栏指定首字下沉方式。(4) 在选项栏指定字体、下沉行数、距正文的参数。 (5) 单击确定按钮。段落及空格符号等编辑标记的显示与隐藏 在Word文档中可以显示页面上的空格和段落符号，也可以隐藏页面上的空格和段落符号。方法如下： 1、在“工具”菜单的“选项”命令下选择