电大专科秘书学

1、秘书学名词解释G公务秘书 就是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。广义的秘书 我们统称为秘书人员，一般由四部分人组成：一是秘书，即由组织或人事部门正式任命的，具有某种职务的秘书人员，如秘书局局长、处长、科长和科员等。二是秘书工作者，即虽无秘书职务，但实际上从事秘书工作，或秘书性工作的秘书人员。三是机要人员，即由保密工作部门和用人主管部门审批的，经管国家和集体秘密事项的人员。四是秘书首长，即拥有决策权、指挥权，又主管办公厅（室）工作的负责人。广义的秘书工作 是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内的劳动。管理职能 是管理人员在完成管理任

2、务的过程中所具有的职责与功能。H会议 是指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。会议预案 是会议的筹备方案。在会议如开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议的顺利进行。会谈是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。J机构 是组织的组成部分一般为组织中的内设单位。接待规格 就是对来宾的礼遇规格。L礼仪 是人们在长期的生活实践中约定俗成的种种行为规范，它是社会文明的标志，也是人际交往的准则。M秘书活动 就是秘书人员为领导着进行有效决策与管理所采取的辅助行为。秘书人员 泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员，如领导着的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专

3、职秘书人员。秘书方法 是秘书活动得以运行的媒介，亦指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采取的途径、方式、手段和程序等的总称。秘书业务 是指秘书人员或秘书机构的专业工作。秘书技术 秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。它同秘书业务能力相比，具有更强的实践性、灵活性和可操作性。秘书环境 是一个相当宽泛的概念，它包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。其中以组织环境与秘书活动的关系最密切、办公室次之，其他再次之。秘书制度 主要是狭义的制度，即秘书工作制定和秘书管理制度，其中有成文的，也有不成文的（即惯例）秘书制度。秘书机构（广义） 是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检

4、查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要、信息、调研、督查、信访、接待和值班等业务部门。秘书职能 是秘书活动的作画、职责、作用和交通的统称。秘书职业 是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者或主事者处理日常事务，提供综合性服务，并收取报酬的一种社会职业。Q庆典仪式 是庆祝典礼和各种组织仪式的合称，是社会组织开展公共关系活动的一种重要形式。企业 是从事生产、流通等经济活动，为满足社会需要并获得盈利，进行自主经营，自负盈亏，实行独立经济核算，具有法人资格的基本经济单位。S商务谈判 买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议，与争端，以取得各自经

5、济利益而进行的磋商活动。事务（广义） 是指行政管理中除政务以外的，具体的，一般的日常公务活动。如办会、值班、接待、印信管理等。广义的事务还包括机关后勤服务的内容，如车辆、财务、房产、食堂、物品、环境等管理。私人秘书 指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。T谈判议程 就是谈判的程序，这是影响谈判效率高低的重要一环。X狭义领导意图 是指领导者对完成某项任务的意见、倾向和企图。信访工作 是各级领导机关的一项重要的经常性的工作，它是领导机关同人民群众瓮中捉鳖信息沟通的有效途径，也是维护人民群众的民主权利，为人民群众排忧解难的重要手段。Z中枢机关 是在决策管理系统中起总

6、的主导作用的机关，在一级组织中能够统揽一切。直接调查法 即由谈判人员通过直接接触来搜集有关情况。值班指在固定的时间、岗位和场所所从事的日常事务工作。选择题A1.按会议的内容划分，会议可划分为（A.综合性会议 D.专题性会议） D2.党政秘书工作的特点（A.政务性 B.从属性） 3.党政秘书工作的基本原则有（A.服从原则 C.参谋原则）H4.会议的功能（A.决策功能 C.协调功能） L5.领导意图：（A.领导为实现组织目标的意见） 6.领导者事务活动的特点有（A.繁杂性 D.临时性）7领导者事务活动安排的原则有（A.力戒排场，求真务实 B.围绕中心，突出重点）J8.接待工作的一般程序有（B.收集

7、来宾情况 C.拟定接待方案）9.接待工作的作用（A.代表作用 B.联络作用）10.交谈的礼仪要求是（C.态度要真诚 D.倾听要认真）M11.秘书活动：（D.辅助行为）12.秘书活动的基本要素：（C.秘书人员和方法D.秘书环境和领导意图）13.秘书活动的本质属性：（A.辅助性）14.秘书活动辅助性的特点：（A.辅助的全面D.辅助的非独立性）15.秘书活动的重要特征：（随机性、潜隐性、文牍性、受动性、事务性、秘密性、补偿性）16.秘书活动的受动性：（B.以领导活动为中心）17.秘书活动的补偿性：（A.知识与能力的补偿 C.经验与精力的补偿）18.秘书人员：（C.秘书工作的专门人员） 19.秘书人员

8、：（C.秘书活动的主体要素 D.秘书活动的主导要素）20.秘书方法：（A.秘书活动运行的媒介） 21.秘书方法：（A.秘书活动的中介要素 B.秘书活动效率的保证）22.秘书环境：（B.秘书活动的内外部环境）23.秘书环境：（B.秘书活动的组织保证C.秘书活动的外在因素）24.秘书工作：（B.秘书活动的客体要素C.秘书活动的载体要素）25.领导意图：（A.秘书活动的潜在因素 D.秘书活动的准绳和尺度）26.秘书业务包括的内容有：（A.文字工作 B.文书工作）27.秘书处理事务的特点是（C.重复性 D.智能性） 28.秘书值班的主要功能有（A.过滤 B.应急） Q29.企业秘书工作的特点有（A.经

9、营性 C.时效性）S30.商务谈判按谈判的正规程度划分，谈判可分为（B.非正式谈判 C.正式谈判） 31.商务谈判准备阶段中的主要秘书工作（A.广泛收集资料 D.拟定谈判方案）T32.谈判方案的主要内容有（B.谈判主题和目标 C.谈判议程） X 33.信访工作的原则（A.调查研究、实事求是的原则 B.按政策、法规办事的原则）34.信访工作的要素（B.信访人 D.信访方式）35.信访工作应遵循的基本方针是（B.联系群众 C.广开言路）简述题1.你基本上属于哪种气质？你认为完美的性格是怎样的？应如何塑造？答：个人认为自己是胆汁质和多血质的混合体。完美的性格应该具备开朗乐观的精神，有敏捷的思维，遇事

10、细心，办事稳当，有坚持到底的勇气和毅力，还有较高的自制力。要保持稳定、乐观、健康的心态，需要从以下方面着手：1、博览群书，开阔胸襟。知识就是财富，知识就是力量，博览群书能使用人丰富知识，开发智慧，拓宽视野，有丰富知识，有固定财产的人更容易具有稳定的心态。2、培养广泛兴趣，丰富业余生活。业余生活对丰富个人生活，调节心理情绪是必不可少的，业余爱好不仅可以陶冶性情，培养乐观情绪，还能促进人际交往，广交朋友，丰富感情生活。3、善于反省，自我调适。遇到困难、挫折时，要善于反省，冷静、客观地从自身寻找原因和教训，而不应总是怨天尤人。要从自身寻找到有利因素去克服不利因素，从自身获取力量和信心。4、倾诉、宣泄

11、、调节情绪。如果自我调适难以奏效，就只能寻找外援了，可以向至爱挚友倾诉、发泄自己的烦恼或痛苦，可以得到对方的安慰和劝解。但应该注意倾诉、宣泄的对象，必须是你的知己，是你真诚的朋友，否则你透露的隐私可能成为对方有意或无意伤害你的利器。B2.保密工作的纪律。答：1.不该说的机密，绝对不说2.不该问的机密，绝对不问；3.不该看的机密，绝对不看；4.不该记录的机密，绝对不记录； 5.不在非保密本上记录机密；6.不在私人通信中涉及机密； 7.不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；8.不在不利于保密的地方存放机密文件、资料； 9.不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项； 10.不携带机密材料游

12、览、参观、探亲、访友和出入公共场所。D3.打电话的原则有哪些?答：1）清楚；2）简短；3）礼貌；4）保密。4.党政秘书工作的特点有哪些?答：1）政务性；2）综合性；3）从属性。5.党政秘书人员为什么必须政治可靠？答：所谓政治可靠，主要指党政秘书人员要同党和政府保持一致。做到几个必须：1）必须在政治上可靠，同党中央保持一致，要特别加强党性锻炼，要讲政治；2）必须进一步解决好世界观、人生观、价值观问题，保持政治思想的纯洁性，强化党和人民利益高于一切的观念，密切联系群众，全心全意为人民服务；3）必须以高度的政治责任心和使命感，增强宏观意识，强化大局观念，站在全局的角度考虑和处理问题，一切以有利于全局

13、工作为标准。只有这样，才能使秘书工作始终保持坚定正确的政治方向，在任何时候都经得起考验。6.调查有哪几种主要类型、方法？试比较其优缺点。答：调查分为以下几种类型：1、普遍调查。主要是对总体对象中每个具体的单位无一例外地进行调查，用于生大的基本情况调查，普查得来的资料全面、客观、精确，但缺乏生动性、具体性。2、典型调查。就是从总体或不同类型的对象中选择个别有代表性的单位进行调查，适用于经验性调查。因为它的对象少，便于集中、深入地进行调查，得来的材料生动而具体，但是调查者是“选定”的，有人为的主观因素，一旦选错了对象便可能前功尽弃。3.个案调查。就是对个别的对象进行调查，有明显的针对性，但个案调查

14、又往往不局限于当地、当事人本身，常常涉及历史背景、社会环境及其他种种因素，因些调查时应充分加以注意，不能就事论事。4、重点调查。就是对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位作调查，再将其结果推论至其他一般单位。它与典型调查的最大区别就在于：典型是人为选择的，而重点是客观存在的。5、抽样调查。就是从总体中抽取部分样本进行调查，将其结果推断总体。可以说它是典型调查与重点调查的放大，是普遍调查的缩小，介于两者之间兼有两者的优点，在现代社会使用最为普遍。调查的方法又分为以下几种：1、观察法。就是调查者对调查 对象（人、事、物、环境、场所等）的状态、变化进行直接凭肉眼或借助于工具、仪器作观察、记

15、录。观察法侧重于了解调查对象的外观、形态、动作或变化的特征及过程。2、访问法。比观察法更进一层，除了看之外还可以问。通过与对象的交流、讨论，了解更深层的内容。想要取得预期的效果，调查者就要取得被访问斱信任和合作，其次是要掌握一定的策略和技巧。3、文献法。是指调查者查阅有关的局面资料（包括报刊、文件、档案以及照片、图表、录音、录像，影片等），以获取所需要的资料。此方法的优点是资料丰富，时间、空间跨度大，可以上下几千年，纵横数万里，搜集观察中受制约少，花费也低。缺点是所获得的信息总是滞后于现实，也往往缺乏生动性、具体性。4、问卷法。就是调查者把需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷，由

16、被调查者做书面答案。问卷法又有两种类型，一种是开放式问卷，另一种是封闭式问卷。开放式问卷便于答卷人各抒已见，答案比较丰富、具体，既有共性，又有个性;缺点是无法用计算机统计，只能由人工阅卷。封闭式问卷的优点在于用数字或符号表示答案，便于计算机统计;缺点是答案有限定，只有几种大体类型，无法调查特殊及深层的情况。秘书人员作调查时，应把调查目的、课题、项目和调查类型、调查方法结合起来，根据调查目的、课题、内容、性质、范围、对象以及项目等确定调查类型，再由调查类型选用调查方法。F7.辅助决策的过程。答：辅助决策的过程，也就是领导决策过程，决策过程分四个阶段：决策准备阶段、决策制定阶段、决策审定阶段、决策

17、执行阶段。G8.根据信访条例，信访工作有哪些基本程序?答：（1）信访信访人的信访事项应当向依法有权作出处理决定的有关行政机关或其上一级行政机关提出；2）受理各级行政机关在其职权范围内，受理信访人提出的信访事项；3）办理各级行政机关根据职责权限和信访事项性质，按照一定方式办理信访事项。9.沟通信息的作用有哪些？答：秘书机构的信息沟通，对于领导者进行决策与管理，发挥着越来越重要的作用，其主要作用有以下三个方面：1）先导作用2）枢纽作用3）协调作用10.公务秘书具有什么特点？答：公务秘书具有以下特点：a从所有制上看，公务秘书所在的组织一般为公有制单位，包括全民所有制和集体所有制单位；b从人事制度上看

18、，公务秘书的录用、考核、晋升、奖惩和福利待遇等，均由国家统一管理；c从经济来源上看，公务秘书的劳动报酬，一律由国家或集体支付。11.改进会风的途径有哪些？答：a树立正确的会议观念，倡导务实精神和负责精神，开会本身从来就是手段而非目的，召开那些无效或成效不大的会议，只能造成不同形式和不同程度的浪费。b建立健全会议的法规制度，破除形式主义，力戒官场习气，注重会议成效，实现会议工作的科学化、规范化和制度化。c变革会议的方式和手段。从方式上可多采用现场办公会、对话会、午餐会，以及限时发言开会、站着开会等方式；从手段上，可多借助广播、电视、电话、计算机等现代化通讯手段开会。H12.会议成立的基本条件和会

19、议的要素。答:现代意义上的会议成立的四个基本条件为：有组织；有领导；商议事情；集会。一个会议的构成，包括以下要素；会议名称；会议时间（含开始时间和起止时间）；会议地点；会议人员（会议出席人员、主持人员、秘书人员）；会议组织；会议主题等。J13.接待活动的要素有哪些?答：一是来访者，这是接待的对象。来访者可能是一个代表团，一个工作组，也可能是个别人，可能是内宾，也可能是外宾。二是接待者，这是接待的主体，包括秘书人员、有关领导和其他参与接待的工作人员。三是来访意图，这是来访者期望达到的目的。四是接待方式，这是接待者根据来访者情况而确定的接待规格、程序、方法等。14.交谈礼仪要求有哪些?答：1）态度

20、要真诚；2）表情要自然；3）语调要适中；4）体态要得当；5）工作要认真。15.接待工作应遵循哪些原则？答 ：接待工作的原则有以下几点：1、文明礼貌2、负责3、与人方便4、讲求时效5、按制度办事6、遵守纪律L16.良好的会议组织工作可以实现哪些功能?答:1）决策功能2）执行功能3）沟通功能4）协调功能5）监督功能。17.领导者事务活动安排的原则有哪些?答：领导者事务活动安排的原则有：a统筹兼顾，有急有缓；b围绕中心，突出重点；c力戒排场，求真务实。18领导意图的含义？秘书人员如何从不同的角度捕捉和领会领导意图？答：领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图，即领导工作的基本思想。正确接受和领

21、会领导意图是对秘书人员的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证。从不同角度捕捉和领会领导意图，是指：一要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行比较分析，做到上下一致，有理有据；二要善于以主要领导人的思想为主线，多方面吸收其他领导人的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的意图。19.论文书管理的基本原则是什么？答：文书管理的基本原则是：(1)准确无误文书运阶段和每个环节，必须完全符合行文标准和行文制度，做到正确、规范、合乎实际。这是一种质量要求。2）及时迅速文书在整个运转过程中，必须视文书的紧急程度，急件急传，急

22、件急办，及时传递，及时处理，做到不积压，不拖位，不扯皮，不推诿。这是一种效率要求。3）安全保密要求文书从形成到终止，必须严守保密纪律和保密制度，自觉维护党和国家的安全与利益，以保证文书特别是秘密文件的安全运转，做到该保的保住，不该保的公开。这是一种可靠性要求。4）集中统一文书管理在领导、机构、人员和制度等方面，必须实行统一领导、统一编制和统一管理，即统一由机关办公部门和秘书机构集中管理，做到上下一致，业务对口。这是一种管理组织的要求。5）党政分开文书管理特别是行文，必须按照各自的隶属关系和职权范围办事，禁止政府向党组织发布指示性文件，做到党要管党，政要管政，党政分开。这是一种政治上的要求。20

23、.良好的会议组织工作可以实现哪些功能?答：（1）决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。（2）执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以都署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能起到行政手段的作用。（3）沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速和形象的优势。（4）协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半

24、功倍的良好协调效果。（5）监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督功能的实现往往离不开会议。各种汇报会、总结会、评比会等，都是实施监督的有效形式。M21秘书的文书写作活动总体上看，有何重要特征？答：秘书的文书撰写的本质属性表现为辅助性，即秘书人员为辅助领导者撰写文书所采取的从属性行为。受文书撰写辅助性的制约，秘书的文书写作活动从总体上看，具有以下重要特征：a撰写动机的受命性；b脑力劳动的群体性；c思维形式的抽象性；d表达方式的兼容性；e成文过程的程序性。22.秘书的知识结构是由哪些方面组成的。答：（1）基础知识。如社会科学知识和自然科学知识。（2）专业知识。即秘书业务知识，如办公室管理知识

25、、会务组织知识。（3）行业知识。秘书从业单位所在行业的相关知识。（4）相关知识。如法学、经济学。23.秘书学的学科对象是什么？答:应为秘书活动，是因为它能够体现出学科对象的单一性特征，能够挣脱经验描述对秘书学建设的束缚，能够避免秘书学内容的芜杂和随意性，能够为秘书学的体系建构提供科学依据。24.秘书活动的基本要素。答：1）秘书人员2）秘书工作3）秘书方法4）领导意图5）秘书环境25.秘书活动的本质属性是什么？为什么?答:本质属性是辅助性。一从秘书人员的地位看，秘书的从属地们决定了秘书活动的辅助性；二从秘书组织的性质看，秘书部门是综合办事机构中的全面辅助机构；三是从秘书工作的作用看，秘书工作主要

26、是参谋、助手作用。26.秘书活动的辅助性有什么特点？答:1)辅助的直接性即秘书活动直接受命于并服从于领导活动，又直接对领导活动负责；2)辅助的全面性，即领导工作和工作的诸多方面，均在秘书辅助范围之内3)辅助的非独立性，即秘书活动必须以领导的授意或授权为前提，秘书无权独立地处理重大问题。27.秘书活动的重要特征有哪些？答:文牍性；秘密性；事务性；受动性；随机性；补偿性和潜隐性。28.秘书的层次是怎样划分的？答:1)组织级别上区分；2)从辅助功能上区分；3)从职位分类上区分。29.秘书有哪些方面的工作？答: 1）文字工作；2）文书工作；3）信息工作；4）协调工作；5）督查工作；6）信访工作；7）议

27、案和提案工作；8）保密工作；9）会议工作；10）接待工作；11）随从工作；12）值班工作；13）印信工作；14）通讯工作；15）其他工作。30.秘书工作的原则有哪些？答:准确原则、及时原则、严谨原则、同步原则和保密原则。31.秘书队伍的建设？答:建立一支秘书队伍要从三个方面入手：1)保持相对稳定，没有一定数量的秘书人员和相对稳定的秘书队伍，日趋繁重的秘书工作就无法承担，连续性很强的秘书业务就后续乏人。这是现实需要。2)提高综合素质，不仅要有知识、懂业务、会办事，而且要讲政治、顾大局、有理想。秘书要真正成为政治上可靠、思想上敏锐、工作上勤奋、作风上严谨、学习上刻苦的优秀分子。3)优化队伍建设结构

28、，优化知识结构，优化智能结构，优化年龄结构，还要优化非智力因素。32.秘书协调工作的方法有哪些？答:秘书协调的方法分为基本的协调方法和具体的协调方法，基本的协调方法有四种：一是行政方法；二是经济方法；三是法律方法；四上疏导方法；除上述几种基本方法外，还有一些具体的协调方法，如联席会议法、联合行文法、现场办公法、非正式沟通法、感情投资法等等。33.秘书人员应如何拟定接待方案？答:凡几属于重要的接待都应拟定接待方案，接待方案是接待工作的依据和指南。合适的接待方案，来源于对来访者情况的收集和处理，来源于对来访者用意的正确分析和判断。接待方案的主要内容有：接待方针、接待规格、接待日程、接待形式、接待经

29、费、生活安排等。接待方案拟出后，要呈报主管领导者审批，必要时，还要征询来宾的意见。34.秘书在授权谈判时如何把握自身的双重角色？答：在授权谈判中，秘书人员既是本次谈判的组织者、负责者，又是领导授权授意的体现者、执行者，不仅要组织管理好整个谈判的全过程，而且要不断、深入地领会领导意图，使自己的思维和行为紧紧围绕领导活动的需要来进行。这种双重角色，要求授权谈判中的秘书必须树立这样两种意识：1辅助意识，既要认识到自己始终是一名秘书，是领导的参谋助手，是为领导活动服务的。2创造意识，既要在充分领会领导意图的基础上，勇于进取、大胆创新、敢于负责，在谈判中发挥积极性和创造性。35.秘书人员接待上级领导机关

30、来人的方法。答：1）根据领导的指示，秘书人员可以参与接待工作。2）在本单位领导不在而上级领导又要求秘书介绍情况或答复询问时，秘书人员一定要端正态度，认真对待，一丝不苟。3）对于上级机关一般工作人员来访，秘书人员也要一视同仁，热情接待。36.秘书部门应如何安排上级领导者来本单位的视察活动？答：在接到上级领导者来本单位视察的通知后，秘书机构一定要弄清领导者的姓名、职务、随行人员的情况、到达本单位时间、视察内容、停留时间等基本情况，及时报告本单位领导。领导者一般要召开有关部门参加的接待协调会，研究确定领导者视察的项目、时间、负责单位和人员等具体事宜。在此此基础上，由秘书机构综合协调，制定领导者视察活

31、动安排表，印发有关单位和人员，严格按计划组织实施，不得发生半点差错。37.秘书对领导者的商务旅行应作好哪些工作？答：1）确定旅行日程和任务；2）拟定旅行计划；3）订票；4）准备旅行物品。38.秘书的文书写作活动总体上看，具有以下重要特征：答：1）撰写动机的受命性（2）脑力劳动的群体性（3）思维形式的抽象性（4）表达方式的兼容性（5）成文过程的程序性39.秘书机构的设置为什么要遵循统一、精简、效能、适应等原则？答：秘书机构作为机关的内设机构，是一个完整统一的群体，因此其设置，首先必须坚持统一的原则。遵循精简原则不仅可以节省开支，减少消耗，而且有利于工作的运转，工效的提高，同时还能防止互相推诿，人

32、浮于事。效能原则是秘书机构设置的重要原则,又是秘书机构设置的重要目标。遵循这一原则：（1）可以加快秘书机构的运行，提高秘书工作的效率；（2）可以增强秘书机构的功能，提高秘书工作的质量。秘书活动的辅助性，决定了秘书机构设置的适应原则，遵循适应原则，可以适合领导工作和机关工作的需要。40.秘书人员如何正确接受和领会领导意图？答：要正确接受和领会领导意图，就要：1）从把握领导工作的热点上领会领导意图;2）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图;3）从不同角度捕捉和领会领导意图;4）从把握领导个性特点中领会领导意图;5）从把握领导意图的实质上领会领导意图。41.秘书机构过滤作用的主要表现有哪些？答：1、

33、要善于区分事务的轻重缓急：对于重要和紧急的事务，凡是能够处理的就自行处理，无权处理的要立即请示报告。 2、要分清政策性问题与业务性问题：凡是政策问题，宜交领导者定夺；凡业务性问题，宜转职能部门处理。3、要学会挡驾：善于婉言推辞无须领导者亲自处理的事宜。42.秘书机构的作用有哪些？答：秘书机构就其自身而言，大体上发挥着以下三种作用：一是组合作用；二是枢纽作用；三是过滤作用。43.秘书工作机构设置有哪几项原则？答：设置秘书工作机构有三大原则：精简原则 纵向层次尽量少 横向幅度可适当加大44.秘书人员怎样进行自我管理？答：秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。1、

34、 工作管理首先要有明确的工作计划，包括工作目标、内容、分工或合作情况、工作步骤、方式方法、完成时间、标准要求等;其次是区分轻重缓急，决定工作次序。有条理有理地去进行。2、行为管理秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。做事要干净利落，动作准确到位，穿着得体，谈吐文雅，举止落落大方。3、时间管理秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。还应定期记录自己在一定时间内的工作时间使用情况，总结经验，结合工作成果做必要的调整，以提高工作效率。4、办公室环境管理秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些不仅关系到秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率

35、，更涉及秘书所在机关、企事业单位的形象。45.秘书应具有怎样的知识结构？答：秘书应有四方面知识的纵横结合。1、基础知识：包括社会科学基础知识和自然科学知识。2、专业知识：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识等。3、行业知识：具有所在行业、系统的专业知识。4、相关知识：这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。46.秘书应具有哪些能力？答：秘书人员应具有以下能力：写作能力 口头表达能力 听知能力 阅读概括能力 社交活动能力 协调能力 观察分析能力 应变能力 使用

36、先进的办公器械的能力 预测能力47.秘书应具有哪些职业道德？答：秘书有以下五条职业道德1、忠于职守：大而言之是忠于国家的利益，人民的利益;小而言之要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。2、严守机密：要严守党和国家机密，不得泄露或出卖本单位和政治、军事、经济、科技情报。不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事。3、恪守信用：秘书工作严谨缜密，而又责任重大，秘书人员为忠于职守必须在工作人际交往中恪守信用。4、文明礼貌：在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。5、廉洁奉公：秘书应做到奉公守法、廉洁清白，不以权谋私，不接受贿赂。48.秘书的社会地位应该是怎样的？答：秘书作为一种职

37、业或一种职位，它不构成阶级或阶层，但它却占有性质、大小不一的空间，拥有大小不同的权力，也承担相应的义务。秘书的“先赋地位”具有明显的“依附性”。因些有人认为秘书是没有独立的社会地位的。但是如果秘书本人具有较高的德、才、学、识等，作出了成绩，他仍然会获得周围人的尊重，也可说是取得了较高的社会地位，而先赋地位较高的秘书，如果他的修养、道德、学识、能力与其地位相称，那其社会地位即是真实的，稳定的，甚至有继续上升的可能，反之，则其地位即是虚假的，不稳定的，随时可能降低甚至失去。因此秘书人员既要承认自己职业、职位的从属性，又要摆脱社会地位的依附性，应该更重视自己的后成地位。49.秘书如何才能扮演好自己的

38、角色？答：秘书是企划“角色组”，在不同的场合、条件下将扮演不同的角色，或是在同一时间扮演多种角色。从秘书在行政组织中以及在领导身边的地位和作用来说，秘书是助手、是配角，这是秘书的基本角色。每个秘书人员都应该具有这样的角色意识，自觉地、心甘情愿地当好助手和配角。但是也有某些秘书人员担任着某种领导职位，主管或分管着秘书部门的工作，也有自己的下属，他必须既要遵循整个组织的总目标、总任务，服从上缓期领导的指挥;又要充分地发挥主观能动性，规划自己的职责范围内的工作，善于组织、指导自己的下属去完成各自的任务。秘书不能因甘当配角而事事被动，而要在实践中和领导的授权之下学会掌握分寸，什么情况下自己应该是配角，

39、什么情况下自己可以是主角或代理主角。一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向，不应该追求表面的地位和荣誉，而应以自己工作的实际价值和社会贡献为满足。只有这样清醒、全面的认识，秘书才能经常保持心态平衡，找出工作中的优势和乐趣，更好的喜爱和从事秘书工作。50.秘书写作有哪些原则和要求？答：秘书写作必须坚持遵循三大原则：1、符合方针、政策、法令、法规2、忠于机关制文意图3、坚持实事求是的精神秘书写作的要求：1、信息量大，措施具体，指示性强2、内容高度概括，语言表达实用、精确3、用材精要，语言深入浅出，主题富有个性4、讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味51.面对

40、突发事件，秘书应如何行动？答：处理突发事件的基本原则是加强组织领导，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责。突发事件的处理工作包括两个方面的含义：一是指本系统、本组织、本单位发生了比较重大的突发事故和突发事件，需要紧急决策处理，采取果断措施;另一是指为了防患于未然，或把突发事件消灭在萌芽状态，平时需要做好各项预防、准备性工作，设立自己的住处情报网络，建立预警系统。秘书处理突发事件的基本过程如下：1、有思想准备和心理准备。2、做好通讯准备。3、问清详细情况。4、采取应急措施。5、及时向领导、上司和上级汇报、请示。6、根据领导指示及时处理。如果属于刑事案件，必须及时拨打110，并把事件移交司法、公安部

41、门处理。Q52.求职准备包括哪些内容？答：1）心理准备树立求职意识，强化竞争意识；2）实力准备建立合理的知识结构，培养广泛的适应能力；3）信息准备研究招聘广告、由亲朋好友提供信息、利用人才交流市场。53.企业秘书应该重点发现和处理的信息有？答：1）政策性信息2）科技性信息3）经验性信息4）市场营销信息；54.企业秘书工作的特点？答：（1）经营性。经营是商品经济的特有范畴，也是企业秘书工作区别于党政工作秘书工作的最主要的特点。企业秘书工作的出发点和归宿，所从事的办文、办会、办事等各项工作，都是紧紧围绕企业生产经营活动而进行的，仍然是为了经济效益。（2）专业性。由于企业的所有制不同，企业规模大小不

42、同，隶属关系不同，行业不同，决定了企业秘书工作的专业性特点。（3）时效性。企业要生存和发展，就必须适应市场的变化，这就要求企业各方面的工作，包括企业秘书工作加快运转节奏，讲求时效，提高办事效率。企业秘书工作同其他秘书工作一样，都是为了提高领导工作效率。而由于企业是以盈利为目标的经济组织，企业秘书赶走效率对企业领导工作效率有直接影响，同时也对企业经济效益有很大影响。55.企业秘书人员素质的基本要求是什么？答：企业秘书人员素质的基本要求是：(1)企业秘书应具备企业家式的眼光和头脑；(2)企业秘书必须适应社会主义市场经济；(3)企业秘书必须掌握现代管理原理和原则；(4)企业秘书必须具有信息处理能力；

43、(5)企业秘书必须提高公关本领。S56.收进邮件的处理程序。答：（1）分类。（2）拆封。（3）登记。（4）分送。57.收文和发文的办理程序是怎样的？答：收文办理程序：1、签收、拆封和登记2、分办和传阅3、拟办和批办4、承办、催办和注办发文办理程序：1.拟稿、审核与签发2、缮印与校对3、用印、登记与封发58.商务谈判的基本要素有哪些?答:（1）商务谈判的主体：参与谈判的当事人，也就是买方与卖方或供方与求方。2）商务谈判的客体：谈判的内容和议题。一般由双方共同确定。3）商务谈判的目的：通过与对方的交往、洽谈，促使双方采取行动或作出某种承诺，以达到成交的目的。4）商务谈判的结果：个完整的谈判应当有结

44、果，或者是取得成功，达成一致，或者失败和破裂。要尽量避免无结果的不完整的谈判，不做无效劳动，提高工作效能。59.商务谈判的准备阶段中的秘书工作主要有哪些?答：1）广泛搜集资料。（2）组织谈判班子。（3）拟定谈判方案。60.商务谈判的特点有哪些？答：商务谈判的特点有：a参加谈判的自愿性谈判各方的自愿参加，是商务谈判活动得以进行的前提条件。b谈判方法的灵活性商务谈判是一个动态的过程，它既是一门具有某种规范的技术，又是一门能发挥主体能动性的艺术，需要谈判者根据瞬息万变的客观条件，应情应景。c谈判结果的互利性任何商务谈判都是双方谋取利益的活动，而不只是其中的哪一方获利，因此，谈判应努力寻求一个对双方都

45、有利的结果。61.商务谈判中对谈判人员素质的要求有哪些？答：对于谈判人员，要有相应的素质要求，进行严格的选择。首先，在思想品德方面，要忠于职守、忠诚可靠、廉洁奉公，这是前提条件。其次，在知识和能力方面，要具体较广的知识面和较深厚的专业知识，有良好的倾听、推理、判断和语言表达能力，能有效地运用所掌握的知识和资料。再次，在气质和性格方面，要沉着冷静、坚忍不拔、富有幽默感，注重礼节仪表，落落大方，风度优雅。62.涉外秘书工作有哪些特点?答：1）跨国性；2）商务性；3）单一性；4）双语性；5）女性化。63.涉外秘书的文化修养包括哪些内容？答：1）了解中外思维方式、价值观的差异；2）了解中外风俗礼仪的不

46、同；3）掌握中外文化知识。64.私人秘书的特点。答：1）选择的双向性；2）工作的技能性；3）职能的综合性；4）关系的雇佣性。65.私人秘书素质的要求答：私人秘书工作的性质和任务决定了私人秘书较之公务秘书不同的素质要求。1）道德方面。忠于职守，洁身自律，立心要正，为人要诚，尽心、尽言、尽力，成为顾主事业的有效辅佐者。2）作风方面。工作中既要沉稳，又不迟钝；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厉风行、干净利落，又要庄重稳妥、严谨细致，做到张弛有致，缓急适中。私人秘书还要具有谦虚、豁达、宽容、合作的作风和修养。还必须磨练勤奋、坚韧和灵活应变的工作作风。3）知识方面。私人秘书工作范围广，内容多，因而要

47、求私人秘书的知识面要宽，要有“通才”的特质。4）能力方面。私人秘书必须具备较强的运用知识、解决问题的能力。要有较强的适应能力，能在较短的时间内适应不同的顾主、不同的业务和不同的工作内容。其次，私人秘书要有较强的表达能力；再者，私人秘书要有较强的办事能力，能有效地建立和处理各种人际关系与公共关系，树立良好的个人和组织形象。5）技能方面。私人秘书还要掌握操作各种办公设备的技能。越来越多的顾主还要求私人秘书掌握驾驶汽车的技能。W66.我国秘书活动产生的条件。答:必须具备以上两个基本条件：一是社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件；二是文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件。67.我国古代秘书活

48、动的基本特点。答:1)秘书活动历史悠久。它作为一种辅助管理活动，伴随着行政管理活动特别是领导活动的产生而产生，并随着社会生产力的发展而发展；2)秘书机构变动频繁。它基本上与国家机构的演进同步发展3)秘书人员选拔较严。，担任秘书工作的要接受政治、文化、吏能、年龄、体貌等方面的考察，对秘书素质有很高的要求。4)秘书制度比较完备。草创于先秦，确立于秦汉，发展于魏晋北朝，成熟于唐宋，完备于明清，它保证了统治阶级国家机器的正常运转。X68.协助管理的原则有哪些？答:秘书人员要有效地协助领导者进行科学管理意图，必须遵循以下协助管理的原则：一是服从原则，服从领导者的管理意图，严格按照领导者的管理思想和主张行

49、事；服从于领导者的管理目的，一切为了实现组织的共同目标，要服从于管理者的管理效能，处处对管理效率与效益负责，还要服从职能部门管理工作的需要。二是沟通原则，在计划工作中，要多提供预测信息，在指挥工作中，要多提供上级信息，在控制工作中，要多提供反馈信息；三是合作原则，作为管理者和被管理者之间的特殊管理人员，秘书担负着承上启下的特殊管理使命，需要有极强的合作意识和合作本领。69.信访工作的任务是什么？答：1）受理本地区、本系统和上级领导机关交办的来信来访问题。2）定期综合研究人民群众来信来访中反映的重要情况和问题，及时向有关领导部门和负责人反映，以作为决策的依据，并提出解决问题的意见和建议。3）按照

50、分级负责、归口办理的原则，向有关地区、单位和部门交办来信来访的问题，并负责督促检查。对下级的处理信访问题的结案报告进行审查。4）协助党政领导机关检查本地区、本系统的信访工作，及时发现和解决问题，并组织经验交流，进行业务指导，推动信访工作的开展。70.信访工作的原则有哪些?答：受理信访工作，要遵循以下原则：1）调查研究、实事求是的原则；2）按政策、法规办事的原则；3）思想疏导的原则；4）分级负责、归口办理的原则。5).及时、就地依法解决问题的原则。Y71.印章的重要性及秘书部门对印章的管理。答：印章体现了一个单位的正式署名和法定地位，是组织对外和行使职权的凭证。做好印章管理工作，有着重要意义。属

51、于秘书部门管理的印章一般有两种：一种是单位的公章，即自单位成立之日起，由上级机关颁发的机构全称公章；另一种是单位领导人因工作需要而刻制的个人签名章或图章。Z72.值班工作制度有哪些？答：（1）岗位责任制度；2）请示报告制度；3）交接班制度；4）保密制度。73.在会议的结束阶段，秘书人员要做哪些工作？答：在会议的结束阶段，秘书人员要做的工作有：A清理会议文件对会议文件及时回收、整理或立卷归档，确保文件的安全和保密。B离会与送别秘书要做好购、送车船票，送与会者及时踏上归程的工作。对于个别需要暂留的，则要帮助安排好食宿等事宜。C撰写会议纪要会议纪要是通过会议记录进行整理、组合和概括，准确反映会议精神

52、和议定事项，以使与会单位共同遵守、执行的公文，具有较强的规定性和约束力。D会议工作总结秘书班子要对会务工作进行及时、认真地总结，以肯定成绩，找出不组，利于做好以后的会议秘书工作。总结的情况应向有关领导和上级机关进行汇报。情景题G1.公司准备召开一次科技成果汇报会，参加会议的有各分公司主管科技工作的负责人以及科技人员，约30人，会期三天。请按制定会议方案的基本要求与方法，草拟一份会议方案。 答：(1)会场预约 根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。 (2)会场的布局，设备安装调试 根据会议的具

53、体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。 (3)印刷材料的设计制作 根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。 (4)参会者的接送 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。 (5)参会者的餐饮 根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。 (6)参会者业余时间的安排 根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专

54、门的旅游线路 (7)统筹安排安全、保卫、消防、交通、供电、供冷、供暖等工作，确保万无一失2.国外某电子企业总经理一行3人前来我国某企业参观访问，从迎送规格方面考虑，李秘书在安排迎送工作时，将目前两国间关系状况和客人的背景资料以及接待要求交给接待组，随后按以上资料和要求，接待组较好地完成了迎送工作。请答出李秘书所提供的资料和要求的内容。 答：提供的资料内容主要有以下方面：来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访人员的职务、性别、年龄、礼宾次序，来意，要求等情况，还应注意国籍、饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。对方抵离的日期和时间、交通工具和施

55、行路线。预订食宿的规格标准，宴请方式等，要让来宾产生“宾至如归”的感觉。还是日程活动的安排，正式会议的日程表与参观活动的日程表等，另外还要准备礼品，社品的选择要突出纪念性，讲究“礼轻情义重”，不宜赠送过于贵重的礼物，否则有行贿受贿之嫌。还要体现民族和地方特色。最后要以欢迎来宾相应规格及仪式欢送宾客，然后做书面小面，立卷存档备查。M3.秘书正在接电话，正好有客人来访，不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件，这种情况下，秘书该怎么办？答: 一般情况处理：看见客人来了，对电话里说：“请稍等一下。”然后捂住话筒，问客人贵姓、身份、有什么事，简单的就回答，需要时间处理的说请坐下稍候，然后回到电话，

56、这时总经理呼唤的话，如果电话已经说的差不多了，就在3分钟内结束电话，如果还没有说完，就请对方谅解，说这时有访客，稍后你再回电。然后和访客打个招呼，去见总经理，如果访客就是找总经理的，可以在见总经理同时请示一下。 特殊情况处理：电话的对方很重要，访客是熟悉的，可以不停止电话，对访客做个坐下等待的手势。然后总经理呼唤了，暂停一下电话，跟总经理解释稍等片刻。 总之，处理原则是尽快结束电话，然后看总经理和访客谁的事更紧急，访客的事如果需要请示总经理，刚好可以一块办。4.某报社记者在结束对你公司总经理的采访后，起身告辞，你作为秘书该怎样礼貌相送？（要求：告辞程序与要求）。 答：如客人提出告辞时，秘书人员

57、要等客人起身后再站起来相送，切忌没等客人起身，自己先于客人起立相送，这是很不礼貌的。若客人提出告辞，秘书人员仍端坐办公桌前，嘴里说再见，而手中却还忙着自己的事，甚至连眼神也没有转到客人身上，更是不礼貌的行为。“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。因此，每次见面结束，都要以将再次见面的心情来恭送对方回去。通常当客人起身告辞时，秘书人员应马上站起来，主动为客人取下衣帽，帮他穿上，与客人握手告别，同时选择最合适的言词送别，如希望下次再来等礼貌用语。尤其对初次来访的客人更应热情、周到、细致。当客人带有较多或较重的物品，送客时应帮客人代提重物。与客人在门口、电梯口或汽车旁告别时，要与客人握手，目送客人上车或离开，要