风情国际旅行社信息系统

1、xx风情国际旅行社信息系统调查与分析报告姓名：姚德翠 学号：20080851005 班级：游憩（生态）08一、调查的背景及意义1.背景通过对云南省昆明市几家旅行社的调查了解到，目前仍然有大多数家的旅行社电脑的用途多数是打打字，线路销售手工操作，效率低下容易出错，客户资料不易整理，大量丢失，这些无疑都已成为限制旅行社发展的瓶颈。这就要求旅行社必须采取现代化的管理手段，建立高效的信息管理系统，对员工的业务操作及流程进行规范化管理，简化业务流程，提高工作效率并防止中间的漏洞，避免经济损失；迅速、准确地捕捉客户要求，并加以高效回应，使顾客满意；对客户资料和跟单纪录进行妥善管理，提高销售成功率，减少因人

2、员流动造成的资源流失。在现在的网络经济时代，传统的收集和整理方法已不能适应旅行社管理的需求，必须借助于计算机网络技术、通信技术等高技术武装旅行社的经营管理过程，特别是利用现代的网络环境，建立一个旅行社的计算机管理信息系统已成为当务之急。2 .意义做好旅行社的经营管理与对游客的服务工作是旅行社工作管理的一项重要内容。这项工作服务性强、涉及面广、数据量大而且准确性和实时性要求都很高。为了方便从事旅行社工作人员的管理工作，提高工作效率，同时为了更好地为游客旅游提供服务，有必要开发旅行社信息管理系统，使旅行社的工作走上信息化之路，克服人为的种种弊端，为游客带来一流的服务。加强旅行社的管理与服务工作不仅

3、可以减少人力、物力和财力资源的浪费，更重要的是有助于提高旅行社的信誉。旅行社的业务是一项复杂的组织工作，这种复杂性不仅仅指旅游活动程序安排上环节众多，更突出地表现在旅行社服务对象（即旅游者）的多样性。所以开发一个实用、高效的旅行社管理信息系统是很有必要的。 希望通过对昆明所在的旅行社的调查以及对其的分析报告，可以更好的加快我省旅有企业以及旅游业更好的发展。二、风情国际旅行社的概述昆明风情国际旅游（集团）有限公司于1986年注册成立，是经国家旅游局旅管发（2002）99号文批准的国际旅行社、中国公民出境旅游组团社，经营许可证：L-YN-GJ00014。昆明风情国旅是资深的专业国际旅游公司， 具有

4、丰富的旅行社经营管理经验，拥有丰富的旅游客户资源，具有竞争力和市场开发能力，是云南省的旅游骨干企业，排列云南省国际旅行社二十强企业之例。 “诚信经营，优质服务”是我们的宗旨。公司的组织机构设有团队部、散客部、导游部、财务部，并依托昆明国际机场、昆明火车站的资源优势与各航空公司、酒店、车队以及国内外同行业建立紧密的合作关系，形成了完善的旅游业务网络。公司自成立以来，以殷实的资金信誉为基础，热情高尚的服务质量为保证，坚持以“质量第一，信誉至上”为宗旨，不断创新进取，壮大发展，取得骄人的业绩，受到同行业及社会的赞誉。目前，公司的业务范围主要包括： 1、国内旅游业务；入境旅游业务；出境旅游业务。 2、

5、为散客提供各项服务；为团体、个人提供代订国际国内机、车、船票，订房等服务。 3、承办各种国际国内会议、安排专业考察、学术交流等特殊专项旅游业务。 4、根据旅游者需要提供生态旅游、休闲旅游、康体旅游、探险旅游、旅行结婚等专项旅游产品。三、风情旅行社当前组织结构、业务状况分析以及现存的问题1、组织结构这次所调查的昆明风情国际旅行社并不是其总社，而只是作为该旅行社在这个的国内中心。本旅行社的主要决策者和管理者是总经理，下设有副经理，共有四个部门，即团队部、散客部、导游部、财务部。其中团队部的工作相对于其他部门来说比较复杂且繁琐，既要负责接收旅游团的工作还要负责其费用的结算；散客部散客旅游者的费用及组

6、织等，导游部则负责旅行社的旅游者在旅游过程中的导游业务及处理发生的问题等。该旅行社的组织结构图如图1所示：副总经理团队部散客部导游部财务部B地区部A地区部C地区部计调科接待科外联科计调科接待科外联科计调科接待科外联科外联科外联科接待科总经理图1 昆明风情国际旅行社的组织结构图副总经理2、功能结构图其中以财务部的功能结构图为例，如图2所示：财务部公司内部财务客户费用管理综合核算公司的收入、支出核算员工的工资发放客户缴费管理团队明细账管理整理、分析、打印、储存数据综合所有核算财务结算审核操作向经理提交会计账簿图2 财务部的功能结构图3、业务状况及其流程图主要经营摄影旅游、探险旅游、徒步旅游、高尔夫

7、旅游、自驾车、入境旅游业务，办理出境东南亚证照及签证，出境旅游业务；代订国际机票、代客订房，针对国内外团队和散客提供旅游服务。 (1) 组团的信息流程 旅行社团队部、散客部的业务主要是组团报价与组团核算部分。组团报价的业务过程是：根据境外旅行社预报的中国境内旅游线路和旅游日期进行预算，将报价寄回境外旅行社；境外旅行社同意方案后，编制旅游计划，下发到旅游路线上的各个旅行社；将报价及团队人数报该部组团中心进行核算。 (2) 导游部的信息流程 接收到各组团社的计划书，根据旅游接待计划订机票和火车票，下达用车计划，负责订餐、订房等，这些计划一般是以各种报表的形式体现的。做好旅游计划后负责旅游者的接待及

8、其导游过程(3) 财务部的信息流程 财务部是旅行社企业经营管理的核心部门。主要的业务是根据各业务部门送达的费用单和收入单做收入和支出现金或银行存款凭证；根据业务内容做转帐凭证；根据凭证记帐，分别记日记帐和明细帐及总帐。月底根据总帐记各科目发生的制作内部表和外部表。旅行社财务部的主要业务是帐务处理与成本核算。 该旅行社的总体业务流程图3如图所示：销售团队控制策划采购结算外联地接财务图3 风情旅行社的总体业务历程图 采购和策划业务负责收集旅游市场的需求信息，组织开发旅游产品，制定团队假话。旅行社的资源采购，包括经典、住宿、餐饮等单项产品，这些产品是构成旅行社组合最终产品旅游线路的基础。 团队控制业

9、务团队控制首先要录入团资料，即团的基本信息，包括团号、线路名称、类型、团队类型、出发时间、返回时间、基本行程以及领队信息、组团社信息等。计算出标准成本、报价，其中可以包括儿童价等其他报价，通过审核后即可发布，确认发布后，该团便可以进行销售。 地面接待业务负责团队的接待工作，及时协调接待中出现的异常问题。 销售管理业务销售管理包括团队收客、线路收客、收银以及报表查询、订单维护等。接受散客报名和团队报名，录入游客信息，收银开票。 财务管理业务财务管理是按照国家对企业财务管理的统一规定，进行团队的结算，管理本企业固定资产、流动资产、长期投资和无形投资；编制、审核财务预算、决算和财务报表等。4、当前旅

10、行社所面临的问题 旅行社信息化建设水平较低旅行社信息资源无法共享旅行社网络营销水平不高缺乏高端旅游信息化复合人才四、旅行社信息管理系统的开发经过调查得知，目前昆明风情国际旅行社已有该旅行社自己的管理信息系统（其管理系统软件如图4、5所示），但是其系统还是存在许多不足之处。随着旅游业的飞速发展以及顾客需求的进一步提高，风情旅行社所采取的软件旅游管理模式仍然暴露出了一系列问题。因此，为了加快该旅行社的发展与跟上这个快速的发展的时代，开发旅行社管理信息有着很大的必要性和可行性。图4 风情旅行社管理系统软件图5 旅行社管理系统软件界面1、开发的必要性为了规范和监控企业员工的业务操作，建立良好的客户资料

11、库和客户关系管理系统，并避免客户资源流失，有效地与客户、服务商建立密切的合作关系，先占商机，实现互动、联动的网络经营，使旅行社操作管理从繁杂的手工操作中彻底的解脱出来，全面实现无纸化办公，大幅度提高工作效率，降低经营成本，达到效益最大化，因此，该旅行社应该及时的进行新系统的开发，以达到营销网络化、业务系统化、管理流程化、资金明确化的综合效果。2、开发的可行性(1) 技术的可行性 要求系统开发人员能够熟练运用 VB 、 VF 等编程语言，并需要计算机若干台。目前，技术人员已经掌握这些编程语言，科学技术也达到了所需的水平。同时，该旅行社拥有足够的计算机供开发人员使用。此外，该旅行社有一支具有高技术

12、水平的团队。因此，本系统开发在技术上是可行的。 (2) 时间可行性 开发时间约需要三个月左右。前两个月主要用于系统分析、设计、实现，后面的时间用于调试。 (3) 经济可行性 现在已有一部分计算机等所需设备，可以充分发挥作用，节约不少设备资金，其次，开发人员费用由该旅行社的财务部直接支付。 因此，该系统的开发在经济上的可行性是绝对的。(4) 人员可行性 所需人员 3人左右，其中由系统分析员、系统设计员、程序员等构成，同时有专业的旅游管理人员参与，为系统的开发提供了专业的知识。开发小组进行培训学习后可达到技术和业务上开发的要求。(5) 社会可行性随着科技的进步，Internet的迅速发展以及社会配

13、套服务的逐步完善，使得旅游者的旅游活动有了全新的方式，这无疑对现行的旅游管理理论与旅游服务思维提出了巨大的挑战。而针对目前旅游管理方面所暴露出来的问题（例如：旅游部门管理意识不强；基础管理薄弱；旅游信息流通不畅；信息控制无法做到动态把握，管理与旅游服务相脱节；价格信息不透明，不便于客户分析旅游信息和做出旅游决策等），普遍缺乏一套切实可行的旅游服务信息系统，来取代传统的手工决策方式和团队旅游方式，并且考虑到现在市场的需求性，开发设计这样一套旅游管理信息系统，具有其一定的社会可行性。通过管理、技术和经济方面的可行性分析，可以确定本系统的开发完全必要，而且是可行的，可以立即开发。五、风情旅行社的数据

14、流程分析 旅行社建立完整的管理信息系统后，在网上发布旅游信息单，顾客可以根据自身需要在网上进行填写，然后将其发送到该社的团队部或散客部，该部门将合格的信息单进行整理，将汇总出的旅游线路人数统计表发给本部门的业务员及其财务部。本部门的业务员根据统计表联系各个景点的管理部门、联系导游、通知车队或订购机票和车票、预订酒店；该部门则再根据统计表对各个旅游线路配备导游；财务部则对统计表进行审核并整理出费用明细账，然后将费用明细账拿给总经理进行审核，总经理签字后对客服部进行拨款。同时，财务部负责向顾客收款和开收据。具体数据流程图如图6所示：票务团队接待车队计划调度接团核算组团中心组团核算财务部图6 旅行社

15、内部业务数据流程图六、旅行社管理信息系统的设计国内旅行社的业务范围和规模相差较大，不同旅社的管理信息系统功能也各有侧重，通用的旅行社管理信息系统一般以财务管理为主线，以计算机局域网为基础设施，覆盖旅行社主要业务部门以及下属各企业实体，使整个企业实现信息资源的共享，完全摆脱人工方式的信息传递及处理，以达到信息传递的快捷化、信息处理自动化、信息流通化的网络要求。一个完整的旅行社管理信息系统的功能结构如图6所示:旅行社管理信息系统价格管理接团核算地面接待票务管理账务核算成本核算固定资产核算工资核算散客部综合管理国内公民旅游管理人事档案管理经理查询综合统计组团核算计划调度报价管理图7 旅行社管理信息系

16、统功能结构组团中心组团核算接待中心接团核算散客部散客核算财务部交通部计调部汽车队经理办公室综合业务部劳动人事部对于一个国际旅行社来说，据调查得知，该旅行社的组织结构较简单，因此导致该旅行社的一些部门的工作相对于比较复杂与繁琐，因此我觉得该旅行社应该就在原来的部门组织图8的基础上作协适当的作协调整。一个典型的旅行社，其业务作业流程如上图图8所示：从这个整体的业务分析可以看出，该旅行社仍存在的不足之处，因此应适当的对原有的组织结构进行调整，要加强其部门的建设以便更好的发展该旅行社， 从图中可以得知：人事部负责旅行社员工的招聘、使用和管理，具体包括：员工招聘、员工培训、考核、日常考勤、员工的奖惩福利等的管理。财务部按照国家对企业财务管理的统一规定，负责本企业固定资产、流动资产、长期投资、无形投资的管理；负责编制、审核财务预算、决算和财务报表，准确完成企业的会计核算、经济分析活动等工作。综合业务部