企业内部控制采购与付款

1、莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 欢迎各位领导欢迎各位领导 邵占夏邵占夏 莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第四讲第四讲采购采购与与付款付款内部控制内部控制邵占夏邵占夏 莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 采购循环常见弊端采购循环常见弊端盲目采购、积压变质盲目采购、积压变质收受回扣、中饱私囊收受回扣、中饱私囊虚报损耗、中途转移虚报损耗、中途转移混淆成本、验收不严混淆成本、验收不严以少报多、以次充好以少报多、以次充好违规结算、资金流失违规结算、资金流失问题多多。问题多多。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 案例1：“水晶灯”下的“黑暗 到底是什么?莱西

2、市会计培训中心2022年5月25日星期三 2001年8月8日，星龙湾大酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。这是一家集团公司投资成立的涉外星级酒店，该酒店不仅拥有装潢豪华设施一流的套房和标准客房，下设的老宁波餐厅更是特色经营传统宁波菜和海派家常菜肴，为中外客商提供各式专业和体贴的服务。由于集团公司资金雄厚实力强大，因此在开业当天，不仅社会各界知名人士到场剪彩庆祝，更吸引了大批新闻媒体竞相采访报导。一时之间，星龙湾大酒店门前是人头攒动，星光熠熠。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 最让星龙人感到骄傲和夸耀的是酒店大堂里的一盏绚丽夺目、煜煜生光的水晶灯。这盏水晶灯是公司王副总经理

3、亲自组织货源，最终从奥地利某珠宝公司高价购回的，货款总价高达120万元美元。这样的超级豪华水晶灯不仅是在全国罕见，即使是国外，也只有在少数几家5星极大酒店里能见到。开业当天，来往宾客无不对这盏豪华的水晶灯赞不绝口，称羡不已。尤其是经过媒体报导，更成为当天的头条新闻，星龙湾大酒店在这一天也象那盏水晶灯一样，一举成名，当天客房入住率就达到了80%以上。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 然而，好景不长。两个月后，这盏高规格高价值的水晶灯就出了状况。首先是失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的，即使用清洁布使劲擦拭都不复往日光彩。其次，部分金属灯杆都出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。人们看到这

4、破了相的水晶灯，议论纷纷，这就是破费数百万美元换回的高档水晶灯吗？鉴于情况严重，公司领导责令王总经理在限期内对此事做出合理解释，并停止了他的一切职务。这个时候，王副总经理是再也笑不出来了。 事件真相很快就水落石出，原来这盏价值近千万元人民币的水晶灯根本不是从奥地利某珠宝公司购得的，而是通过南方某地的W公司代理购入的赝品水晶灯。王副总经理在交易过程中贪污受贿，中饱了私囊。虽然出事之后，王副总经理不无例外地得到了法律的严惩，然而星龙湾大酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是酒店名誉蒙受重创，成为同行的笑柄。这对于一个新开业的公司而言，不啻是个致命的打击。莱西市会计培训中心2022年5月

5、25日星期三 该案例的警示 本案例中，价格高昂的赝品水晶灯能堂而皇之地挂在豪华的酒店大厅中，没有技术证明资料，没有必要的查验手续，就慷慨大方地将支票签了，钱付了，这是无意的疏忽还是当事人有意的回避和遮掩？不管实情如何，都反映了该公司整个材料采购环节内部控制中存在着巨大漏洞以至让不法分子有利可图，有机可乘。 莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 案例案例2：75万元汇票差点被掉包万元汇票差点被掉包 2005年5月，河南省某油品厂与某贸易公司洽谈300吨毛豆的业务，签合同后，筹集75万元办成农业银行转账汇票。应对方要求，走前将汇票传真给对方。到了H市，对方要求验看，2分钟后，对方表示是真的

6、，但拖延发货，齐经理眼看汇票，感觉钢印好像不对，翻看汇票背部，右上角的记号荡然无存。立刻找人眼看，发现是假的，立刻报案，并办理冻结手续。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 该案例的启示1.防止未核准的款项被支付。对于现金支付的交易，付款部门在付款前，首先必须检查卖主的发票是否盖过“款以付讫”的戳记，以防止已经支付的账款被重复支付。2.应审查支付的款项是否具备与该款项有关并已得到审核认可的收货报告单。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 案例3 贪污挪用公款840万元，一国企贪官被判死缓1998年2月至10月，沈某在担任北京市第六市政工程公司水电工程处主任期间，用向他人索要的空

7、白合同及空白商业零售专用发票，伪造了工矿产品购销合同，虚构了水电工程处从北京某电缆有限公司购买价值382.6万元电力电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库验收单，又用写有187.04万元和195.6万元的两张空白发票平账。摘自2001年新闻晨报莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 该案例的警示该案例的警示1.电力电缆的请购、审批和实际采购全由沈某一人完成2.采购和验收没有形成牵制。3.最后环节，即应付账款的控制上对于入帐凭证的审核不严密造成应付账款的入账依据不真实。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第四讲第四讲 采购付款采购付款 内部控制内部控制 职 务 分 离：不 相

8、 容 职 务 的 分 离 授权进行某项经济业务的职务与执行该项业务的职务要分离 执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离 执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务要分离 保管某项财产的职务与记录该项财产的职务要分离 莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 职 务 分 离：不 相 容 职 务 的 分离 （1）物品或劳务需要部门，不能同时担任采购职务。 （2）付款审批人和付款执行人不能同时办理 寻求供应商和索价业务。 （3）物品的采购人不能同时担任物品的验收工作。 （4）物品的采购、储存和使用人不能同时担任账务的记录工作。 （5）接受各种物品或劳务的部门或主管人，适当地同账簿记录人

9、分离。 （6）审核付款人应同付款人职务分离。 （7）记录应付账款的人不能同时担任付款业务。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 付款处理付款处理验验 收收采购计划采购计划批准采购批准采购会计记录会计记录应付帐款的处理应付帐款的处理采购循环图采购循环图请购请购采购作业采购作业莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 厦门信达周勇在为本单位订购货物时周勇在为本单位订购货物时 提高价格索取回扣贪污案提高价格索取回扣贪污案 周勇在与宜宾土产公司第一业务部经理曹 洽谈黄樟精油的价格时，明知每吨黄樟精油的价格为41000元，为牟取私利，竟要求曹将供货价格提高到每吨44000元； 周勇将此价格向

10、厦门信达公司领导汇报，该公司领导在不知内情的情况下同意按此价格成交这笔生意； 周勇为了拿到更多的回扣款，又草拟了一份传真稿，交由宜宾土产公司发给厦门信达公司，谎称黄樟精油货源紧张，市价上涨，要求每吨再加价人民币2000元，否则生意难做； 曹付给周勇人民币4万元，作为此笔生意的回扣款。周勇认为曹言而无信，没有给够回扣款11万元； 周勇即于次日以“货未到”为由，通过本公司财务部向银行追回全部货款。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第四讲第四讲 采购付款采购付款 内部控制内部控制1 1、采购与付款业务控制的要素采购与付款业务控制的要素2 2、采购与付款业务控制的主要环节采购与付款业务控制

11、的主要环节3 3、采购与付款业务控制的监督检查采购与付款业务控制的监督检查4 4、采购与付款典型案例、采购与付款典型案例莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素 一、事前控制要素*主要包括采购预算控制和采购活动人员管理计划的制定（一）采购预算管理控制1.采购实物预算实物预算的控制要素（1）采购实物预算部门和权责划分*采购预算的制定坚持对称信息的原则，即谁需要谁申请，而不是由某个主要部门统一制定，有利于实现最佳效果（2）采购事务预算方案的制定采购数量质量规格分工等（3）采购事务预算的审批审批权，采购预算的合理性莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三

12、第一节 采购与付款业务 控制的要素2.采购资金管理资金管理的控制要素*主要由财会部门和请购部门共同完成（1）采购资金需要量的确定申请部门确定资金需要量，编制资金使用计划表（2）采购资金来源的确定主要使用企业的自有资金，资金来源预算由财会部门制定（3）采购资金使用过程的监控*采购部门做好不相容职务分离工作，关键是将资金的支付和业务执行岗位分离（4）采购资金的收付控制资金多退少补莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素（二）制定采购活动人员管理计划1.采购预算人员计划*包括预算信息调查人员、资金管理人员、预算编制人员、活动实施人员（考察、管理、计划、使用）2

13、.申请购买人员计划编制请购材料3.采购实施人员计划采购4货物验收人员计划验收莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素二、事中控制要素 （一）采购活动人员岗位和部门管理 1.组织机构的设置 主要的两个部门采购部门和财会部门（采购、付款） （1）采购业务部门（执行） 单位采购部门专门负责建立和处理单位之间的采购合同关系，负责处理请购单、签订订单或合同、执行采购政策和保证合理的资金占用水平，负责审核采购发票单据是否齐全。他的主要管理权限和职责应当包括：莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 a接受采购申请，明确采购要求； b采购方案选择与评价； c对供应

14、商进行分析评价； d负责合同执行、实施与管理； 在请购单批准后实施 询价岗位的独立 询价必须2家以上 询价管理 （2）预算或计划部门（控制）采购预算控制在进行采购与付款业务活动的过程中，对预算的执行监督是重要的控制点。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 （3）物料或劳务的使用部门（检查） 使用部门是形成采购需求的主要动因，也是接受的部门 （4）物料或劳务的验收部门（验收） *验收部门要按照合同的标准，负责对购进物料或劳务的数量、规格等进行检查，具体的控制措施有： 根据购进物料或劳务的验收结果，评价供应商的产品质量，协助采购部门的供应商选择决策，按照使用部门的要求制定验收标准，并将信息

15、传达给采购部门；制定有关的验收程序和验收人员管理制度，对购进物料或劳务进行实际的验收工作。 （5）仓库管理部门（核对） （6）财务会计部门（支付、核算）莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素 2.人员岗位责任分工 建立采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 采购与付款业务的不相容岗位：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审计；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。 *任何企业不得由同一部门或人员办理采购与付款业务的全部过程。 莱西市会计培训中心202

16、2年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素（1）请购与审批 单位采购的源头是某一部门提出要货申请，请购是施行采购的前提。提出要货的部门很多，生产部门需要原材料、半成品、固定资产或劳务等，管理部门需要办公用品等。 不同的商品或劳务，应有不同的部门提出采购申请。 采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出，批准请购单的人员不得兼任请购业务，具体采购工作由采购部门完成。批准采购申请单位应当对请购业务建立严格的授权批准制度，明确审批人的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施。任何业务的请购必须有部门负责人的签字，超过资金计划或预算的采购申请申请需要特别程序审核后才可以办理请购手续，单

17、位超过一定金额请购单往往还需要经过相关部门负责人的批准，只有经过审批的请购单才可以进入正式的对外采购程序。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素 （2）询价与确定供应商 采购询价业务人员没有对供应商选择的决定权。 制定采购策略 产品价格、交货期等事项进行谈判； （3）采购合同的订立与审计 采购合同的拟定、谈判和订立应当与合同审批、合同审计相分离，保证合同不能同时担任采购物品或劳务的验收工作。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素（4）采购的实施与验收 *采购人员不能同时担任采购物品或劳务的验收工作。 如果采购的

18、是零星的物品可以采用直接购买的方式，一般物品或劳务采购应当采用合同订货制度；重要的物品或劳务采购应当经过决策论证和特殊的审批程序。 验收商品或劳务 单位根据规定的验收制度，有独立的验收部门或指定专人对所购商品或劳务，采购部门应立即与供应商取得联系，协商处理意见，单位可以采取退货、换货或折让等方式解决。对于验收合格的采购商品或劳务，及时办理入库或交接手续。 *采购岗位和验收岗位相分离莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 齐二药假药事件 齐二药厂曾是集体企业，并入黑龙集团后转型。05年9月，经招商引资，北京东盛园投资公司以1442万接盘齐二药厂。齐二药厂被认为是最好的两家企业之一，02年为

19、完成GMP认证，共投入3000余万。工人们认为，药厂至少价值4000万，如此转让存在国有资产流失之嫌。工人认为，这只是名义投资行为，实际进场的买家是刘氏夫妇。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 齐二药假药事件 伴随改制而来的相应变化是，陆续出现工人下岗事件。工人们反映，齐二药厂越来越家族化，主要管理层均来自于刘劲涛夫妇的家族。 另一困扰公司管理的问题是，自99年起，一个叫盖兆光的人自己带工在该厂生产，对外销售也用了齐二药厂品牌。盖兆光挂牌生产一直持续到此次出事前。 丙二醇在食品和制药工业中广泛应用。泰兴化工厂出售的二甘醇一般用于农药注剂，几乎不用于药品生产。二甘醇与丙二醇的化学性质很

20、接近，但两者的价差相当惊人。我国2001年丙二醇产量约为1.8万吨，而进口高达7.25万吨。2005年丙二醇的产量约为2.5万吨左右，市场缺口很大，价格因此上扬。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 如2003年5月每吨约4250元左右，至去年10月报价已涨至12500元/吨。记者查阅到的去年8月二甘醇市场报价约7400元，相较2004年3月每吨8150元有下降之势。 按齐齐哈尔药监局局长曹永文的说法，齐二药厂所购进口丙二醇的单价为每吨1.7万元，此次从江苏购得的仅每吨6000多元。 因成本大幅降低，齐二药厂生产的产品也在同行中价格最低，这自然成为其后来一路攻略市场的制胜法宝。来自齐齐

21、哈尔药监局的通报认为，齐二药厂采购员纽忠仁为图便宜，未向泰兴化工总厂索取资质证明，也没有到厂查看，购入假冒上吨丙二醇，并最终作为辅料用于“亮菌甲素注射液”的生产。 莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素 （5）采购、验收与相关会计分录 商品的采购、储存保管人员、验收人员和使用人不能同时担任帐务记录工作；接受各种劳务的部门或主管这些业务的人员应同帐簿记录人分离。 *购进劳务的使用部门主管不得兼任会计记录工作 （6）付款审批与付款执行 付款的审核人应同执行人职务相分离；付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务；记录应付账款人不能同时担任付款职

22、务。单位采购商品或劳务后，必须及时与供应商办理结算手续，结付款项。按照结算方式的不同，结算过程和内容也有所不同，主要由编制付款凭单、确认与记录负债、偿付款项、记录现金、银行存款支出等业务。 莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素 3.业务授权审批程序 单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务，避免内部人员互相勾结，串通舞弊。（1）明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。（2）经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办

23、理采购与付款业务。（3）单位对于重要和技术性较强的业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。（4）单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素 （二）、请购与审批的控制 1.请购控制 建立采购申请制度。明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。 加强采购业务的预算管理。对于超预算和预算外采购项目，由具有请购权的部门在对需求部门提出的申请进行审核后办理请购手续。 莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素（1）

24、原材料或低耗品的请购,由生产或使用部门根据生产计划或近期签发的订单提出请购 （2）日常物料的请购，由使用部门直接提出 （3）例外采购商品的请购，制定专人请购 *2.审批程序控制,审批的目的有两个 （1）对请购活动审核 （2）明确请购和采购的责任莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第一节 采购与付款业务 控制的要素 （三）采购款项支付控制 1.付款资料的审查控制采购验收等部门提供的原始凭证 2.核实付款业务的程序 （1）执行严格的岗位分离制度*付款业务不相容职务：记录和支付，往来账管理和资金账户管理，审核和执行，审核和记录 （2）建立科学合理的业务程序（相互控制） 3.往来账户的管理（

25、商业信用） 4.会计记录控制 5.建立严格的退货、退款管理制度*按照退货条件进行退货时，应该凭退货通知单并要经过审批程序才能办理退货和退款基本规范莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 家乐福某些采购经理侵蚀企业利润家乐福某些采购经理侵蚀企业利润的行径似乎已不是秘密。在众多供货商提供的证据中，单店采购黑幕可谓触目惊心，已经变成家乐福管理体制中最头疼的问题，家乐福正准备采取措施整治采购腐败。家乐福打破了常规集中采购的管理体制，采取了“各自分散作战”的方式，赋予门店很大的权力，使每家店面都拥有独立的采购和销售体系，物流成本非常低。为家乐福供应日化用品已经两年的王先生坦言，业内的一个“标准”是

26、，某些月薪3000元的采购经理，每年在采购中收取的回扣、贿赂可能高达几十万、上百万元。他所熟悉的某些采购经理，一般做不到两年，就可以全额付款购买住房和汽车了。王先生提到钱的数字时轻描淡写。 这些超常购买能力都是通过其他渠道来获得的，王先生透露，“吃回扣”的方式很多，每当一个新采购经理上岗，一定会有很多供应商排着队请他吃饭，夹寄、送信用卡，比较新兴的方式还有“抽奖”、答谢会，产品介绍会、演示会。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 供应商选择 请购单处理询价商务谈判合同准备采购执行公司批准列入合格供应商名单谈判结果备选方案合同评审申请部门采购文件审核小组审核并初步确定价格、交易条件、交易

27、对象需求申请功能审核预算审核NONO企业后台决策及信息系统企业后台决策及信息系统采购控制的组织结构采购控制的组织结构 单一公司采购组织模式：采购功能的流程化组织单一公司采购组织模式：采购功能的流程化组织上海通用采购千亿无一人上海通用采购千亿无一人“湿脚湿脚”： 贿赂者无从下手贿赂者无从下手YES莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 一、采购活动控制的主要环节采购付款业务程序的起点是请购活动（一）请购活动的授权审批控制（二）采购与付款制度规范控制（三）采购与付款实施过程控制（四）采购与付款合同定单控制（五）采购物料的验收入库控制（六）采购与付款有关

28、记录控制（七）采购与付款业务的职务分开控制莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 （一）请购活动的授权审批控制 (二）采购与付款制度规范控制1.企业采购与付款业务活动的控制原则:企业自主制定。2.企业采购与付款业务活动的人员权责安排:明确责任，相互监督3.企业采购与付款业务的一般程序 *企业在制定采购与付款业务制度、规范的过程中，应该注意的问题 力求实现控制程序的完整，将所有的重要环节都包括在内；坚持用最少的资源解决最多的问题的原则，注重制度和规范的执行效率；制定过程要发挥民主决策的优势，充分征求各个级别管理者和普通员工的意见。4.企业采购与付款业

29、务的修正和调整，始终有效，及时调整莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 (三)采购与付款实施过程控制 1.采购商品的实物控制 （1）对于采购过程重要物料的限制接近控制 （2）企业的仓库管理部门要加强库存采购商品的控制 （3）与实物控制紧密相关的是实物资产的记录控制 2.供应商管理控制 （1）供应商选择，主要是由采购部门执行，同时财会部门和其他有关部门也要参与谈判工作，并进行评价。 （2）供应商选择的组织制度控制 （3）确定采购价格的控制。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 制定采购策略 产品价格、

30、交货期等事项进行谈判； 在请购单批准后实施 询价岗位的独立 询价必须2家以上 询价管理 *与供应商协商采购商品价格是采购与付款业务的中心问题 （1）.投标和招标采购（2）.协议定价（3）.询价直接采购（4）.通过市场采购确定价格 3.采购预算控制 在进行采购与付款业务活动的过程中，对预算的执行监督是重要的控制点。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 4.不相容职务分离控制 采购执行职务与申请采购职务相分离 （四）采购与付款合同定单控制 采购订货单（订购单或采购合同） 订购单或采购合同是由采购部门填写，向另一单位购买订购单上所指定商品、劳务或其他资

31、产的书面凭证。订购单应包括订购时间、订购物品名称、规格、数量、价格等内容。应该预先编好，而且订购单最后要有被授权人员来签字、审批。订购单的正联送交供应商，副联送交验收部门、会计部门、仓储管理部门和编制请购单的部门等。 莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 产品订购单产品订购单年 月 日编号 公司：一、本公司拟向贵公司订购下列物品，其数量、价格、规格已经双方同意如下：物品名称 规格 数量 价格 备注二、双方同意上列物品在 年 月 日以前一次交至本单位验收组，贵公司必须保证分批交物品为新品。三、若贵公司无法如期交货，本公司有权在约定交货期后 日内要求

32、取消订单，并向贵公司要求赔偿。如贵公司所交货品品质不符合规定，本 公司亦有权利退货或要求赔偿，贵公司不得拒绝。四、其他及附件。五、本单共两份，希贵公司签收后于 日内将第一份送交本公司，双方同意并以此为合同。订购单位（公章）： 供货单位（公章）：经办人： 经办人：莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 （五）采购物料的验收入库控制 1.编制入库商品清单记录 2.进行采购商品的验收 3.对收货过程的控制 4.检查采购商品的入库存放情况 5.及时传递采购业务信息莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 验收单验收单合同编号： 年 月 日 编号： 编号

33、物品名称供应厂家订购数量规格符核单位实收数量单价总价备注是 否是否分批交货是 否会计科目合计检验抽样 不良验收结果检验主管检验员全数 不良单位负责人会计仓库采购主管核算主管验收主管采购莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 （六）采购与付款业务的记录控制 *1.会计记录控制 采购业务中最重要的记录就是应付账款、应付票据的会计控制，应付账款是记录采购业务过程中负债和资金占用情况的主要记录。财会部门是企业货币资金集中管理和对外办理收付的机构，负责采购款项的结算、支付、记录和监督管理等。其主要管理权限和职责包括：（1）负责编制采购资金计划，并严格控制；（

34、2）负责采购资金的筹措；（3）负责根据情况，按照授权制度的规定，及时办理采购款项的支付；（4）会同有关部门制定应付及预付款项的核算和管理办法，并负责核算工作；（5）定期与供应商进行对账；（6）分析应付款项的账龄及偿还情况。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 2.一般管理记录控制 *企业在进行采购作业时，一般管理记录控制包括 （1）采购申请单，（2）采购订货单（3）采购商品验收单（4）退货退款记录单 （1）采购申请单。 请购单是由使用部门或领用部门的有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务

35、控制的主要环节 请购单请购单 年 月 日 第 号 批准： 请购主管： 制单： 请购部门 生产通知单 类别 名称及规格 单位 数量 需用日期 请购原因及用途 备注 莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节（2）采购订货单 （3）采购商品验收单 验收单是收到商品、资产或劳务完成时进行验收和检验所编制的凭证。验收单应列示所收到商品的品名、数量、到货时间、外观状况、质量状况、完成时间等，并应签署意见。验收部门负责采购商品或劳务的质量、数量等是否符合单位验收规定，是否符合合同要求。其主要管理权限和职责包括：（1）参与对供应商的评价工作；（2）配合采购部门、使用

36、部门制定验收标准；（3）负责按照采购制度对采购商品和劳务及时予以验收。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 （4）退货退款记录单（退货单） 如果所购的商品没有经过验收，发现有问题，我们就可以填制退货单，向供应商退货。 （5）卖方发票 采购的主要证明是卖方发票，是所有权转移的一个凭证。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 （6）付款凭单（表在下页） 付款凭单是付款的依据，是单位的有关部门编制的，载明已收的商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。根据付款凭单计入负债，然后按照付款凭单制定

37、的日期、金额、条件来付款。 （7）卖方对帐单 卖方对账单是由供应商按月编制的。莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 付款凭单付款凭单 凭单号码： 订单号码： 发票号码： 收款单位： 支票号码： 地址： 支付日期：莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节日期账户号码名称规格数量单价金额复核人批准付款人过入应付凭单登记簿日期莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 （七）采购与付款的职务分离控制 1.请购与审批 2.采购合同的签订和审核、复核 3.采购价格的确定和

38、供应商的选择 4.采购与验收 5.采购、验收和相关记录 6.付款执行和付款业务审批莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节二、付款业务程序控制的主要环节 （一）应付账款和应付票据付款业务控制 1.职务分离控制 2.应付账款的账薄控制 3.对现金折扣的会计控制 4.应付账款的对帐控制 （1）应付票据的薄记控制 （2）岗位和职务控制 （3）应付票据的核对控制莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第二节 采购与付款业务 控制的主要环节 (二）预付账款的付款业务控制 1.授权审批控制 2.业务程序控制 3.记录控制 （三）资金支付控制 1.付款过程的

39、审核控制 2.款项的支付控制 3.采购付款的记录控制莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第三节 采购与付款业务 控制的监督与检查 *采购与付款内部控制度的测试（一）了解采购与付款业务控制情况对单位采购业务内部会计控制情况进行了解时，可重点了解 以下内容1.与单位有定期大宗交易的供应商品各种数据2.单位业务所需的主要原料、零配件的名称和计划数量，以及所需的定期服务内容。3.单位大宗交易的预订较易程序和方法；4.单位采购业务职能部门设置情况以及岗位责任制完备和落实情况5.目前单位关于采购业务的内部会计控制流程图和相关制度及执行情况6.单位在采购业务过程以发现的主要问题7.单位采购业务各种单据设置、传递情况莱西市会计培训中心2022年5月25日星期三 第三节 采购与付款业务 控制的监督与检查 8.单位采购业务会计处理程序和方法 9.单位采购业务授权分配制度及执行情况 10单位采购业务内部会计控制报告制度落实情况 11.与单位有大额资金往来的供应商资料和付款情况 12.单位付款规定的控制程序 13.单位采购账款的会计程序和方法 14.单位应付票据的保管和登记情况 15.单位账款维护和信誉情况 16.单位对账制度的遵守情况 17.