商务英语写作技巧

1、美语与英语在国际商务方面的差异商务英语书信方面的差异 商务英语书信(BusinessorCommercialEnglishCorrespondence是指交易时所使用的通信。在美国，常用Businesswriting，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。 英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语Queen'sEnglish；如果写信的对

2、象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。 商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Blockstyle，美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indentedstyle，英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。 正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Insideaddress）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，

3、垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。不过，笔者注意到，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的InsideAddress中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr,Mrs和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq.(Esquire的缩写，不过在商业上也在慢慢地改用Mr.Mmes.(Madam的复数形式，用于二个女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr,Mrs,Messrs，均

4、不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.,Mrs.,Messrs.。 在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与DearSirs（英国式）二种，相当于我国的"敬启者"或"谨启者"。如果信是写给革个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形式），英语用DearSirs。如果对方公司只一人时，必须使用Sir/DearSir。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号(comma，美国式用分号(colon。 书信结尾客套语(complimentaryclose有多种，相当于我国书信在结尾时使用的&qu

5、ot;敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Bestregards，典型的英国式表达有Yourssincerely（熟人或知道对方姓名），Bestwishes,kindregards和yoursfaithfully（不知姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。商务英语常见误译例析  笔者在商务英语教学中发现,外贸英语中有一些使用十分频繁的词汇很容易被误译，原因是商务英语中相同的单词在不同情况下具有不同的含义。现将这些单词的不同用法和含义试加比较说明。

6、 例一：floating Itisnotsurprising,then,thattheworldsawareturntoafloatingexchangeratesystem.Centralbankswerenolongerrequiredtosupporttheirowncurrencies. Floatingpolicyisofgreatimportanceforexporttrade;itis,infact,aconvenientmethodofinsuringgoodswhereanumberofsimilarexporttransactionsareintended,e.g.wher

7、etheinsuredhastosupplyanoverseasimporterunderanexclusivesalesagreementormaintainssalesrepresentativesorsubsidiarycompaniesabroad. 译文： 在这种情况下，世界各国又恢复浮动汇率就不足为奇了。各国中央银行也就无须维持本币的汇价了。 统保单对出口贸易至关重要。它实际上是货物保险中的一种便利的办法，特别适合于分不同的时间出口的一批类似货物，如，当被保险方根据独家代理协议书向国外的进口方供货，或在国外委任了销售代表，设立分支机构时用之。 注解： floating在上述两个句中

8、的意思完全不一样，floatingexchangerate意为“浮动汇率”，即可自由浮动，完全受市场力量决定的汇率制度。而floatingpolicy则指用以承保多批次货运的一种持续性长期保险凭证，常译为“统保单”。 例二：confirm We'dliketoinformyouthatourcountersamplewillbesenttoyoubyDHLbytheendofthisweekandpleaseconfirmitASAPsothatwecanstartourmassproduction. Paymentwillbemadeby100%confirmed,irrevocab

9、leLetterofCreditavailablebysightdraft。 译文： 很高兴通知您，我们的回样将于本周末用特快专递给您，请尽快确认，以便我们开始大批生产。 付款方式为1O0%即期，保兑，不可撤消信用证。 注解： confirmed一词在这两句话的意思也不一样。在第一个句子中，confirm的意思是“确认”。在第二个句子中，confirmedL/C应翻译为“保兑信用证”，即指一家银行所开的由另一家银行保证兑付的一种银行信用证。 例三：negotiable ParttimebarmanrequiredHoursandsalarynegotiable. ThisBillofLadin

10、gisissuedinanegotiableform,soitshallconstitutetitletothegoodsandtheholder,byendorsementofthisB/L. 译文： 招聘兼职酒店保安，工作时间和薪水面议。 所签发的提单可为转让的，故只要在提单上背书,便确定了货物和持票人的所有权。 注解： 在第一句话中，negotiable的意思是“可商议的”，在第二句话中的意思则是“可转让的”，“可转让提单”经过背书后即可将所有权转让给他人，值得注意的是，negotiatingbank则是议付银行，即购买或贴现汇票的银行。 例四：discount Youmaygeta5%

11、discountifyourorderisonaregularbasis. Ifasellerextendscredittoatimedraft,theyhavemadeatradeacceptanceThesellercanrequestthatthebankfinancethetransactionbybuyingthedraftThebankissaidtodiscountthedraft. 译文： 如果你方定期给我方下定单，你方便可得到5%的折扣。 如卖方开出的是远期汇票，以此向买方提供信用，此时就做了一笔商业汇票承兑业务，卖方可以请银行买下商业承兑汇票，银行用这个办法对出口商融资，也

12、就是说，银行对该汇票贴现了。 注解： discount在这两句话中的意思一个是折扣，另一个是贴现。折扣是指商品在原价的基础上按百分比降价，贴现则是指未到期的票据向银行融资，银行扣取自买进日至到期日的利息，并收取一定的手续费后，将余下的票面金额付给持票人。例五：endorse OurproductshavebeenendorsedbytheNationalQualityInspectionAssociation. DraftmustbeaccompaniedbyfullsetoriginalonboardmarineBilloffLadingmadeouttoorder，endorsedinbl

13、ank，markedfreightprepaid. 译文： 我们的产品为全国质量检查协会的推荐产品。 汇票必须附有全套印有“货物收讫”字样的正本海运提单，凭指示、空白背书，并写明“运费已付”。 注解： 在第一个句子中，“推荐”是指用过某种产品后感到满意，并通过媒体介绍给公众。而第二句中的“空白背书明是指背书人(endorser只在票据背面签上自己的名字，而不注明特定的被背书人(endorsee。 例六：average IfaparticularcargoIspartiallydamaged，thedamageiscalledparticularaverage. It'sobvioust

14、hattheproductsarebelowtheaveragequality. 译文： 如果某批货是部分受损，我们称之为“单独海损”。 很明显，这批产品的品质是中下水平。 注解： 在第一个句子中，particularaverage的意思是“单独海损”，是指在保险业中由于海上事故所导致的部分损失，因此average一词的意思是损失或损坏，而第二句中的average为“平均”之意。 例七：tender UnderCIF,itistheseller'sobligationtotendertherelativedocumentstothebuyertoenablehimtoobtaindel

15、iveryofthegoods.Iftheyarrive,ortorecoverfortheloss,iftheyarelostonthevoyage. Hebecameasexhilaratedasifhistenderforbuildingamansionhadbeenaccepted. 译文： 在CIF价格术语项下，卖方的责任是向买方递交有关单证，使其能在货物到达后提取货物；如果货物运输途中丢失了，买方也可凭单证去获取补偿。 他欣喜若狂，好象他承办大厦建筑的投标被接受了。 注解： 商务英语中的重要条款用词非常正规，在第一句话中，tender是用作动词，相当于give。而在第二句中，ten

16、der是用作名词，意思是“投标”。  商业书信常用开头  中华学习网  1）特此奉告等 Toinformoneof;Tosay;Tostate;Tocommunicate;Toadviseoneof;Tobringtoonesnotice(knowledge;Tolaybeforeone;Topointout;Toindicate;Tomention;Toappriseoneof;Toannounce;Toremark;Tocallonesattentionto;Toremindoneof;etc. 1.Wearepleasedtoi

17、nformyouthat 2.Wehavepleasureininformingyouthat 3.Wehavethepleasuretoappriseyouof 4.Wehavethehonourtoinformyouthat(of 5.Wetakethelibertyofannouncingtoyouthat 6.Wehavetoinformyouthat(of 7.Wehavetoadviseyouof(that 8.Wewishtoinformyouthat(of 9.Wethinkitadvisabletoinformyouthat(of 10.Wearepleasedtohavet

18、hisopportunityofremindingyouthat(of 11.Wetaketheadvantageofthisopportunitytobringbeforeyournotice 12.Pleaseallowustocallyourattentionto 13.Permitustoremindyouthat(of 14.Mayweaskyourattentionto 15.Wefeelitourdutytoinformyouthat(of （2）为(目的奉告某某事项 1.Thepurposeofthisletteristoinformyouthat(of 2.Thepurpor

19、tofthislineistoadviseyouthat(of 3.Theobjectofthepresentistoreportyouthat 4.Theobjectofthisletteristotellyouthat 5.BythisletterwePurposetoinformyouthat(of 6.Throughthepresentwewishtointimatetoyouthat 7.Thepresentservestoacquaintyouthat 商业英文书信中所使用的词语  （1）贵函 Yourletter;Yourfavour;youresteemed

20、letter;Youresteemedfavour;Yourvaluedletter;Yourvaluedfavour;Yournote;Yourcommunication;Yourgreatlyesteemedletter;Yourveryfriendlynote;Yourfriendlyadvice;Yours. （2）本信，本函 Our(myletter;Our(myrespects;Ours(mine;Thisletter;theselines;Thepresent. （3）前函 Thelastletter;Thelastmail;Thelastpost;thelastcommunic

21、ation;Thelastrespects（自己的信）;Thelastfavour（来信） （4）次函 Thenextletter;Thenextmail;Thenextcommunication;Theletterfollowing;thefollowing. （5）贵函发出日期 Yourletterof(the5thMay;Yourfavourdated(the5thJune;Yoursofthe3rdJuly;Yoursunderdate(ofthe5thJuly;Yourletterbearingdate5thJuly;Yourfavourofevendate(AE;Yourlette

22、rofyesterday;Yourfavourofyesterday'sdate;Yourletterdatedyesterday. （6）贵方来电、电传及传真 Yourtelegram;Yourwire;Yourcablegram（从国外）;Yourcodedwire（密码电报）;Yourcodemessage;Yourciphertelegram;Yourwirelesstelegram;YourTELEX;YourFax. （7）贵方电话 Yourtelephonemessage;Yourphonemessage;Yourtelephoniccommunication;Yourt

23、elephonecall;Yourring. （8）通知 (Noun Advice;Notice;Information;Notification;Communication;Areport;News;Intelligence;Message. (Verb（通知，告知） Tocommunicate(afactto;Toreport(afactto.on;Toapprise(apersonof;Tolet(apersonknow;Toacquaint(apersonwith;Tointimate(afactto;Tosendword;tosendamessage;Tomailanotice;to

24、write(apersoninformation;Togivenotice（预告）;Tobreakanewsto（通知坏消息）;Toannounce（宣布）. （9）回信 (Noun Ananswer;Areply;Aresponse. (Verb Toanswer;Toreply;Togiveareply;Togiveone'sanswer;Tomakeananswer;Tosendananswer;Towriteinreply;Toanswerone'sletter. （特此回信） Replyto;Answeringto;Inanswerto;Inreplyto;Inres

25、ponseto. （等候回信） Toawaitananswer;Towaitforananswer. （收到回信） Togetananswer;Tofavouronewithananswer;Togetaletteranswered. （10）收讫，收到 (Noun Receipt（收到）;Areceipt（收据）;Areceiver（领取人，取款人）;Arecipient（收款人） (Verb Toreceive;Tobeinreceiptof;Tobeto(athand;Tocometohand;Tobeinpossesionof;Tobefavouredwith;Toget;Tohave

26、;Tohavebefore(aperson;Tomakeoutareceipt（开出收据）;Toacknowledgereceipt（告知收讫）. （11）确认 Toconfirm;Confirming;Confirmation;InConfirmationof（为确认.,为证实.）;Aletterofconfirmation（确认函或确认书） （12）高兴，愉快，欣慰 Tohavethepleasuretodo;Tohavethepleasureofdoing;Tohavepleasuretodo;tohavepleasurein(ofdoing;Totake(apleasureindoin

27、g(something;Totakepleasureindoing(something;Tobepleasedto(with(by;tobedelightedat(in(with;Tobegladto(of(about;Toberejoicedin(at. （13）随函附件 Enclose;Inclose. （14）迅速，立刻 Urgently;Promptly;Immediately;Withallspeed;Atonce;Withdispatch;Withalldespatch;Withthequickestpossibledespatch;Withtheleastpossibledela

28、y;Assoonaspossible;Asquicklyaspossible;Aspromptlyaspossible;Atone'searliestconvenience;Attheearliestpossiblemoment;Atanearlydate;Withoutdelay;Withoutlossoftime;Immediatelyonreceiptofthisletter;Byexpressmessenger;BySpecialmessenger;Byspecialdelivery;Byexpressletter. （15）回信 Byreturn;Byreturnofpost

29、;Byreturnofmail;Byreturnofair-mail. （16）依照 Accordingto;Agreeablyto;Conformablyto;pursuantto;Inaccordancewith;Inconformitywith(to;Inobedienceto;Indeferenceto;Incompliancewith;Inagreementwith;Inpursuanceof. （17）就.，关于 About;Regarding;Concerning;Asto;Asregards;Withregardto;Inregardto;(of;Respecting;Rela

30、tiveto;Anent;Inconnectionwith;Referringto;Withreferenceto;Inreferenceto;Re. （18）期满到期及应付之款 Tobedue;Tofalldue(becomedue（日期将到）;Duly（正时，及时）；IndueCourse（依照顺序）. (19（每个，按照，通过） Per(=by,throughrail.(post,mail,steamer（通过铁路，邮政，轮船） Perpro.=byproxy（由代理） Perannum（=yearly，每年） Permensem(=monthly,每月 Perdiemdaiem(=da

31、ily,每日 Perman,percapital(=perhead,依照人数，每一人） Perpiece（每一个，每一件） （20）表示抱歉（冒昧做了某事） Totakethelibertyofdoingsomething;Totakethelibertytodosomething;Totakethelibertyindoingsomething. （21）甚感遗憾，请包涵 Toregret;Tobesorry;Tobechagrined;Tobemortified;Tobevexed;Toregrettosay;Tobesorrytosay;Toone'sregret;Tofeela

32、greatregretfor;Toexpressregret;Toberegretted;Tobeamatterforregret;Toberegrettable;Tobedeplorable. （22）（我们）对于.甚感荣幸 Tohavethehonourofdoing(being;Tohavethehonourtodo(be;Todoone(oneselfthehonourofdoing(being;Toesteem(regarditasahighhonourtodo(be;Toappreciatethehonourtodo(be;Tofeelhonouredtodo(be;Tooweon

33、eadebtofhonourtodo(be;Tobehonouredwithdoing(beingsomething;Tohonouronewithdoing(beingsomething. （23）请 Please;Kindly;begoodenough;Bekindenough;Havethekindness. （24）感谢，衷心感谢等 Tothank;Tobe(feelthankful;Tobe(feelgrateful;Tobeobliged;Tobeindebted;Toesteem(itafavour(privilege;Togive(tender,returnone'st

34、hanks;Toexpressone'sgratitude(appreciation;Totenderone'ssincerethanksfor;Tobeoverwhelmedwithgratitude. （25）请照顾等 (Noun（请吩咐） Command;Order;Service (Verb（服务） Tocommand;Toorder;Toserve;Tobeatone'sservice;Torenderservicetoone;Todooneaservice;Tobeofservicetoone.  五种常见的邀请信  

35、Dearsir/madam: I'mdelightedyouhaveacceptedourinvitationtospeakattheConferenceincityondate. Asweagreed,you'llbespeakingonthetopic""fromtimetotime.Therewillbeanadditionalminutesforquestions. Wouldyoupleasetellmewhatkindofaudio-visualequipmentyou'llneed.Ifyoucouldletmeknowyourspec

36、ificrequirementsbydate,I'llhaveplentyoftimetomakesurethatthehotelprovidesyouwithwhatyouneed. Thankyouagainforagreeingtospeak.Ilookforwardtohearingfromyou. Sincerelyyours, name title - Dearsir/madam: Thankyouforyourletterofdate.I'mgladthatyouarealsogoingtoplacenextmonth.Itwouldbeagreatpleasur

37、etomeetyouattheexhibition/tradefair. OurcompanyishavingareceptionathotelontheeveningofdateandIwouldbeverypleasedifyoucouldattend. Ilookforwardtohearingfromyousoon. Yourssincerely, name title - Dearsir/madam: organizationwouldverymuchliketohavesomeonefromyourcompanyspeakatourconferenceontopic. Asyoum

38、aybeaware,themissionofourassociationistopromote.Manyofourmembersareinterestedintheachievementsyourcompanyhasmadein. Enclosedisourpreliminaryschedulefortheconferencewhichwillbereviewedinweeks.I'llcallyoudatetoseewhofromyourcompanywouldbewillingtospeaktous.Icanassureyouthatwe'llmakeeverythingc

39、onvenienttothespeaker. Sincerelyyours, name title - Dearsir/madam: Wewouldliketoinviteyoutoanexclusivepresentationofournewproduct.Thepresentationwilltakeplaceatlocation,attimeondate.Therewillalsobeareceptionattime.Wehopeyouandyourcolleagueswillbeabletoattend. companyisaleadingproducerofhigh-quality.

40、Asyouwellknow,recenttechnologicaladvanceshavemadeincreasinglyaffordabletothepublic.Ournewmodelsoffersuperbqualityandsophisticationwitheconomy,andtheirnewfeaturesgivethemdistinctadvantagesoversimilarproductsfromothermanufacturers. Welookforwardtoseeingyouondate.Justcallourofficeatphonenumberandwewill

41、begladtosecureaplaceforyou. Sincerelyyours, name title - Dearsir/madam: Ondate,wewillhostaneveningofcelebrationinhonoroftheretirementofname,Presidentofcompany.Youarecordiallyinvitedtoattendthecelebrationathotel,location,ondatefromtop.m. namehasbeenthePresidentofcompanysinceyear.Duringthisperiod,comp

42、anyexpandeditsbusinessfromto.Nowit'souropportunitytothankhimforhisyearsofexemplaryleadershipandwishhimwellforahappyretirement.PleasejoinustosayGood-byetoname. Seeyouondate. Yourssincerely name title 务英语常见误译例析  笔者在商务英语教学中发现,外贸英语中有一些使用十分频繁的词汇很容易被误译，原因是商务英语中相同的单词在不同情况下具有不同的含义。现将这些单词的不同用法和

43、含义试加比较说明。 例一：floating Itisnotsurprising,then,thattheworldsawareturntoafloatingexchangeratesystem.Centralbankswerenolongerrequiredtosupporttheirowncurrencies. Floatingpolicyisofgreatimportanceforexporttrade;itis,infact,aconvenientmethodofinsuringgoodswhereanumberofsimilarexporttransactionsareintended

44、,e.g.wheretheinsuredhastosupplyanoverseasimporterunderanexclusivesalesagreementormaintainssalesrepresentativesorsubsidiarycompaniesabroad. 译文： 在这种情况下，世界各国又恢复浮动汇率就不足为奇了。各国中央银行也就无须维持本币的汇价了。 统保单对出口贸易至关重要。它实际上是货物保险中的一种便利的办法，特别适合于分不同的时间出口的一批类似货物，如，当被保险方根据独家代理协议书向国外的进口方供货，或在国外委任了销售代表，设立分支机构时用之。 注解： floati

45、ng在上述两个句中的意思完全不一样，floatingexchangerate意为“浮动汇率”，即可自由浮动，完全受市场力量决定的汇率制度。而floatingpolicy则指用以承保多批次货运的一种持续性长期保险凭证，常译为“统保单”。 例二：confirm We'dliketoinformyouthatourcountersamplewillbesenttoyoubyDHLbytheendofthisweekandpleaseconfirmitASAPsothatwecanstartourmassproduction. Paymentwillbemadeby100%confirmed,

46、irrevocableLetterofCreditavailablebysightdraft。 译文： 很高兴通知您，我们的回样将于本周末用特快专递给您，请尽快确认，以便我们开始大批生产。 付款方式为1O0%即期，保兑，不可撤消信用证。 注解： confirmed一词在这两句话的意思也不一样。在第一个句子中，confirm的意思是“确认”。在第二个句子中，confirmedL/C应翻译为“保兑信用证”，即指一家银行所开的由另一家银行保证兑付的一种银行信用证。 例三：negotiable ParttimebarmanrequiredHoursandsalarynegotiable. ThisBi

47、llofLadingisissuedinanegotiableform,soitshallconstitutetitletothegoodsandtheholder,byendorsementofthisB/L. 译文： 招聘兼职酒店保安，工作时间和薪水面议。 所签发的提单可为转让的，故只要在提单上背书,便确定了货物和持票人的所有权。 注解： 在第一句话中，negotiable的意思是“可商议的”，在第二句话中的意思则是“可转让的”，“可转让提单”经过背书后即可将所有权转让给他人，值得注意的是，negotiatingbank则是议付银行，即购买或贴现汇票的银行。 例四：discount You

48、maygeta5%discountifyourorderisonaregularbasis. Ifasellerextendscredittoatimedraft,theyhavemadeatradeacceptanceThesellercanrequestthatthebankfinancethetransactionbybuyingthedraftThebankissaidtodiscountthedraft. 译文： 如果你方定期给我方下定单，你方便可得到5%的折扣。 如卖方开出的是远期汇票，以此向买方提供信用，此时就做了一笔商业汇票承兑业务，卖方可以请银行买下商业承兑汇票，银行用这个办法对出口商融资，也就是说，银行对该汇票贴现了。 注解： discount在这两句话中的意思一个是折扣，另一个是贴现。折扣是指商品在原价的基础上按百分比降价，贴现则是指未到期的票据向银行融资，银行扣取自买进日至到期日的利息，并收取一定的手续费后，将余下的票面金额付给持票人。例五：endorse OurproductshavebeenendorsedbytheNationalQualityInspectionAssociation. DraftmustbeaccompaniedbyfullsetoriginalonboardmarineBilloffLading