掌控好自己的时间

1、掌控好自己的时间确保管理工作卓有成效梅子卓有成效是管理者必须做到的事。一般来说，管理者普遍才智较高， 想象力丰富，并具有很高的知识水准。但是，一个人工作的有效性， 与他的智力、想象力或知识之间，几乎没有太大的关联。有时，有才 能的人往往最为无效，因为他们没有认识到才能本身并不是成果。他 们也不知道，一个人的才能，只有通过有条理、有系统的工作，才有 可能产生效益。智力、想象力及知识，都是我们重要的资源，但是， 资源本身是有一定的局限性的，只有通过卓有成效的工作，才能将这 些资源转化为成果。那么，怎样才能让自己的工作卓有成效呢？德鲁 克认为，一名卓有成效的管理者必须具备五项素养，即记录并分析时间的

2、使用情况；把眼光集中在贡献上；充分发挥人的长处；要事优先； 有效决策。我认为，记录并分析时间的使用情况至关重要，它是管理工作卓有成效的前提保障。因为，时间是一项限制因素，任何生产程 序的产出量，都会受到最稀有资源的制约。而在我们称之为“工作成 就”的生产程序里，最稀有的资源，就是时间。时间租不到，借不到， 也买不到。不管时间的需求有多大，供给也绝不可能增加。时间的供 需没有价格可资调节，也无法绘制边际效用曲线。而且，时间如白驹 过隙，稍纵即逝，根本无法贮存，在所有的资源里面，时间永远都是 最短缺的。因此，作为一名管理者，要想自己的工作卓有成效，必须做好以下三个方面的工作：一、记录并诊断自己的时

3、间常常听到一些从事管理工作的人抱怨自己时间紧， 工作忙，被一些 繁杂的事务累得无法分身。其实，这主要是因为他们没有分配和利用 好自己的时间，把许多时间都耗用在诸如无聊的应酬或没有多大意义 的社交这些毫无贡献的事情之上。 而作为一名有效的管理者，他就会 清楚地知道，任何工作都是在时间中进行的，都需要耗用时间，自己 所能控制的时间又是非常有限的。例如，人际关系的处理和工作关系 的协调以及有关人事的决策都需要耗费很多的时间。因此，为了确保管理工作的卓有成效，不能一开始就着手自己的工作，应该合理地安 排好这有限的时间。要想了解时间是怎样耗用的，从而据以管理好自 己的时间，就必须要养成记录时间的好习惯，

4、把自己在日常工作中耗 用时间的实际情形记录下来。许多卓有成效的管理工作者都备有一本 小册子，有的自己记录，有的请秘书代为记录一一当然，必须在处理 某一工作的“当时”立即加以记录，而不能事后凭记忆补记一一并每 月定期拿出来检讨。他们往往以三四个星期为一个时段，每天记录， 一年内记录两三个时段。有了这样一本时间耗用的记录样本，便能对 自己的日常工作进行反思检讨，从而避免了将时间浪费在种种无谓的 小事之上。可见，要想避免时间的浪费，管理者必须要养成记录并诊 断时间的良好习惯。四、消除浪费时间的活动为了提高时间的利用效率，避免浪费，还要对时间进行系统地管理。 我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来

5、，尽可能地将这类活动从时间表上排除出去。也就是说要找出什么事是根本不必做的， 因 为这些事做了也完全是浪费时间，无助于成果。可经常问问自己：“这 件事如果不做，会有什么后果？”如果认为不会有任何影响，那么， 这件事就应该立刻取消。许多大忙人，天天都在做着一些他们觉得难 以割舍的事，比如应邀讲演、参加宴会、担任委员和列席指导之类， 不知占去了他们多少时间。而这些工作，他们本身既不感兴趣，做得 也根本不够精彩。然而，他们又不得不承受着这些负担，一年又一年， 就像从天而降的灾难一样躲也躲不掉。其实，对付这类事情，只要审 度一下对于组织有无贡献，对于他本人有无贡献，或是对于对方的组 织有无贡献，如果都

6、没有，直接谢绝就行了。第二个该问的问题是：“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果？”如果不是非亲自参加不可，完全可以请人代为参加，以便集中精力做自 己真正应该做的事。第三个该问的问题是：“会议占用的时间是否过多？”所谓会议，顾名思义，是靠集会来商议，是组织缺陷的一种补 救措施。我们开会时就不能工作，工作时就不能开会，谁也不能同时 又开会又工作。一个结构设计臻于理想的组织，应该没有任何会议（在 今天动态的世界中，这样的组织只是理想而已）。每个人应该都能了 解他工作所必须了解的事，也应该都能随时获得他工作所必需的资 源。我们之所以要开会，只是因为各有各的工作，要靠彼此合作才能 完成

7、某一特定任务。我们之所以要开会，只是因为某一情况所需的知 识和经验，不能全部装在一个人的头脑里，需要集思广益。但问题在 于会议过多。一个人人都随时开会的组织，必然是一个谁都不能做事 的组织。拿出时间记录看一看，如果会议占用的时间达到了总时间的 四分之一以上，那么，这个组织一定是一个浪费时间的不健全的组织。 因此，一位管理者的时间，绝对不能让开会占用得太多。三、统一安排可以自由支配的时间管理者在做过了自己的时间记录和分析后，自然了解了究竟有多少 时间可用于重要事务了。换句话说，有多少时间可以自由支配，又有 多少时间可以用在确有贡献的大事上。 但是，对于可以自由支配的时 间，也别存太大奢望。管理者

8、并非不食人间烟火，可以拒人于千里之 外，无论他怎样无情地删掉了浪费的部分， 可供他自由支配的时间仍 然不会太多。一位管理者的职位越高，他的“管理关系”就越复杂， 用于协调各种关系的时间就越多，可自由支配的时间就越少。常常会 出现“两个人挖一条沟需要两天时间，四个人挖一条沟需要四天时间” 的现象。因此，有效的管理者必须善于利用自己的时间，排除一切干 扰，集中时间和精力去做一件事一件真正值得他去做的事。他知道自己需要集中整块的时间，不能把时间弄碎了，如果把时间分割成 许多段，就等于没有时间。时间如果能够集中起来，即使只有一个工 作日的四分之一，也足可办理几件大事。反之，零零碎碎的时间，纵 然总数有

9、四分之三个工作日，也是毫无用处的。至于如何集中时间， 各人有各人的办法。有些高层人员，在一星期内，会留有一天在家工 作。许多杂志主编和主持研究的科学家，常常采用这种方法；还有人 将会议、审核、问题分析等例行工作，规定排在一星期内的某两天集 中办理，而将其他日子的整个上午保留下来， 用于处理疑难问题和真 正重大的事务；另一个常见的办法，是每天都排定一段时间，在家里 办公。例如，有一位有效的管理者，每天上班之前，在家中不接打电 话，排除一切干扰，用90分钟的时间研究工作（据研究发现，一个 普通人“超过90分钟”就难以集中精力，而“不够90分钟”则难以 处理好一件事情）。上述做法都是行之有效的，值得

10、我们借鉴。当然， 集中自己的时间，如何“集中”倒在其次，重要的是时间如何用法。 许多人把次要的工作集中起来办理， 因而匀出一段整块时间来。但这 样的方法并无太大的作用。因为这样的方法，不论是在心理上还是在 时间上，仍然没有放下那些次要的事情，没有放下那些贡献很少而又 认为不能不做的事。结果终究还会产生新的时间压力，来占用他的自 由时间，牺牲他应该做的事。几天或几个星期后，他已经“集中”起 来的自由时间，又会被那些所谓的“新的问题、新的紧急事件、新的 麻烦”瓜分得无影无踪了。一位卓有成效的管理者，必须具有该放则 放的决心和毅力，把那些不重要的无关紧要的与贡献没有多少关联的 次要事情放在一边，集中时间和精力去做那些重要的与贡献密切相关 的事情。不然的话，按下葫芦浮起瓢，新的问题，新的麻烦，总会接 踵而来，让你永无宁日。总而言之，时间是稀有而不可或缺的资源，对时间的控制与管理 不能一劳永逸。作为一名管理者，要想