英语书信格式模板

1、 第十章第十章 医用函件医用函件 (Medical Correspondence) 英文书信的种类Contents英文书信的格式几种常用的信件英文书信的种类 书信是一种应用非常广泛的应用文形式之一。书信是一种应用非常广泛的应用文形式之一。英文书信的种类很多，但可以把它们归为英文书信的种类很多，但可以把它们归为两大类两大类，一类是私人书信（一类是私人书信（personal letters），另一类是商），另一类是商务书信（务书信（business letters），），英文书信主要包括自英文书信主要包括自荐信、申请信、邀请信、投诉信、证明信、感谢荐信、申请信、邀请信、投诉信、证明信、感谢信、介绍

2、信、说明书、推荐信、求职信、祝贺信信、介绍信、说明书、推荐信、求职信、祝贺信等。等。一、信封的格式一、信封的格式英文书信的格式Block Format (齐头式)Indented Format (右缩式)英文信封的格式 Li Ying Wuhan University Medicine School No. 93 Donghu Road, Wuchang Wuhan, Hubei 430071 Peoples Republic of China Professor Lawerence S. Cohen Yale University School of Medicine 333 Cedar S

3、treet New Haven, Connecticut 06510 U.S.A寄信人姓名和地址收信人姓名和地址StampBlock Format (齐头式)英文信封的格式 Zhao Min Sichun University Chengdu, Sichuan 610041 P.R. of China Mr. Steven Chung No. 252, Long St. San Francisco U.S.A寄信人姓名和地址收信人姓名和地址StampIndented Format (右缩式)英文信封的格式 Li MingPeking UniversityBeijing 100871Song L

4、iWuhan UniversityMedicine SchoolNantong, Jiangsu 226000 Personal 或Private (私函）Confidential (密函）Immediate或Urgent或Rush （急件）打印或书写AIR MAIL(航空)REGISTERED MAIL(挂号)EXPRESS(快递邮件)Photo Enclosed(内有照片)Return Postage Guaranteed(保付退还邮资)Introducing/Recommending/To introduce(兹介绍某人)注意事项注意事项英文信封的格式如信件需由某单位或某人转交给收信人，

5、则需在收信人姓如信件需由某单位或某人转交给收信人，则需在收信人姓名下一行加上名下一行加上 C/O (care of) 后跟转交人的姓名地址。如宋后跟转交人的姓名地址。如宋力托李宇转交一封信给李明，信封格式为：力托李宇转交一封信给李明，信封格式为： Li MingC/O Li YuPeking UniversityBeijing 100871Song LiWuhan UniversityMedicine SchoolNantong, Jiangsu 226000英文地址的写法英文地址的英文地址的写写法和中文相反，口法和中文相反，口决决：由小到大：由小到大，分数行写。分数行写。( (号号弄弄巷巷路

6、路/ /街街城市城市国国家家) )号 No. (Number)楼 F (Floor)室 Rm. (Room)弄 Aly (Alley)巷 Ln. (Lane)路 Rd. (Road)街 St. (Street)段 Sec. (Section)大街, 林荫道 BLVD (Boulevard)医院 HOSP (Hospital)区 Dist. (District)县 County市 City大道 Ave. (Avenue)省 Province国家名英文地址的写法 地址的书写顺序是由小到大地址的书写顺序是由小到大: 第一行写第一行写寄信人的寄信人的单位名称；单位名称；第二行第二行写寄信人的门牌号码，

7、写街道名写寄信人的门牌号码，写街道名称称;第三行第三行先写县市、城镇名称，再写省或州名称，先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，国外的信件，第四行第四行写寄信人所在国家的名称。写寄信人所在国家的名称。练习 George Wang will write a letter to his pen pal, Mike Clinton. Mikes address is: 1025 Long Street, San Francisco, CA 94101, U.S.A. And Georges addres

8、s is: 23, Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan, R.O.C. Please write an envelope for him.练习 George Wang 23, Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan 104 R.O.C. Mike Clinton 1025 Long Street, San Francisco, CA 94101 U.S.A 一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分：一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分：l

9、信头信头 (Heading)l 日期日期 (Date)l 信内地址信内地址 (Inside Address)l 对收信人的称呼对收信人的称呼 (Salutation)l 正文正文 (Body)l 结束语结束语 (Complimentary Close)l 写信人的签名写信人的签名 (Signature)l 附件附件 (Enclosure) 副本转送副本转送 (Carbon Copies) 再启再启 (Postscript)英文书信的格式英文书信的基本原则英文书信的基本原则英文书信的基本原则 英文书信的书写可概括为7个C原则：Completeness （完整）, Clarity（清楚）, Con

10、creteness（具体）, Conciseness（简明）, Correctness（正确）, Courtesy（谦恭）, Consideration（谅解）。书信的段落排列可用缩进式或齐头式。(Heading) 信头一般包括写信人的单位名称、通信地址和写信日期。信头一般包括写信人的单位名称、通信地址和写信日期。通常写在第一页的右上角通常写在第一页的右上角（缩进式书信）（缩进式书信）。行首可以齐头写，。行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。也可以逐行缩进写。 同时，信头也可以同时，信头也可以写在书信第一页的左上角（齐头式书写在书信第一页的左上角（齐头式书信）。在电脑普及的今天，齐头式更为常见，因

11、为这样输入信）。在电脑普及的今天，齐头式更为常见，因为这样输入较为方便。较为方便。 一些正式信函的信头还包括写信人或单位的电话号码、一些正式信函的信头还包括写信人或单位的电话号码、传真和邮政编码等。西方国家中有些信头甚至还有单位负责传真和邮政编码等。西方国家中有些信头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称。信头的目的是使收信人一看便知道人的姓名、职务和职称。信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。 写信头时，先写发信人的地址，然后写其他项目和发信写信头时，先写发信人的地址，然后写其他项目和发信日期。日期。具体次序是具体次序是：

12、先写门牌号和街名；再写区名、市、省、：先写门牌号和街名；再写区名、市、省、国家名；国家名前加上邮政编码，国家名称后面可以加上电国家名；国家名前加上邮政编码，国家名称后面可以加上电话号码，最后写发信日期。话号码，最后写发信日期。(Heading)例如： 123 Tianhe RoadTianhe DistrictGuangzhou 510620Guangdong ProvinceP. R. C.March 15, 2002Foreign Languages DepartmentCollege of Foreign LanguagesBeijing UniversityBeijing 100044

13、Peoples Republic of ChinaTel:86ug. 20, 2009 (美式美式)579 Qianwangang Road Huangdao, Qingdao, Shandong Peoples Republic of China 20 Aug., 2009 (英式英式) 并列式并列式斜列式斜列式英文日期的写法日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日通常英式按日/ /月月/ /年的顺序，而美式按月日年的顺年的顺序，而美式按月日年的顺序。序。注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，注意

14、：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如May 7, 2006; 23 September, 2005。英文日期的写法 年份应完全写出，不能简写。 月份要用英文名称，不要用数字代替。 月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。 写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 28th, 29th,

15、 30th, 31st等。但最好用基数词，简单明了。 英文日期的写法 位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右写法：美式：月-日-年英式：日-月-年年之前用逗号。日期可有下列几种写法： Oct. 20, 2004； 10 May., 2004； 3rd June, 2004； Sept. 16th, 2004其中，最为通用。美式日期举例美式日期举例 Interstate Products, Inc. 511 Interstate Court Sarasota, FL 34240 USA Date: April 4, 20- Shandong

16、Foreign Trade (Holdings) Corporation Limited 51,TAIPING ROAD QINGDAO, 266001 CHINA 美式：日期在信头和收信人名称地址之间英式日期举例英式日期举例OFFICE SYSTEMS PTY. LTD. 124 Oak Street Tel (61-2)419 3209 Chatswood Fax (61-2)419 4011 England E-mail .uk Aqueous Technologies 291 Caxton Street Sante Fe U.S.A 18 November, 20- Dear Sir

17、or Madam, 英式：通常在收信人名称地址之下信内地址信内地址 信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行。（格式与寄信人地址一样） 公务信件要写明信内地址，写给至亲好友的信，信内地址常常省略。Mr. William Wood81 Fifth StreetWashington D.C. 10038U.S.A.Mr. William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A. 并列式并列式斜列式斜列式Junior

18、Class 1Dept. of EducationShandong UniversityNo.579 Qianwan RoadQingdao, Shandong 266000Apr. 6, 2008信头信头寄信人寄信人的地址的地址和日期和日期Zhiyuan Middle School,No.579 Qianwan RoadQingdao, Shandong 266000信内地址收信人地址Dear Miss Wang,对收信人的称呼Learning from Mr. Zhou, a teacher in正文正文每段开每段开头右缩头右缩进约五进约五个字母个字母Sincerely yours,Li

19、Wei结束语结束语及签名及签名正文下正文下一、二一、二行处行处Encl: Personal Resume 对收信人的称呼对收信人的称呼 (Salutation) 对收信人的称呼另行写在收信人地址下空两行对收信人的称呼另行写在收信人地址下空两行处，处，从左边顶格写从左边顶格写。称呼后用逗号。称呼后用逗号“，”，美国还，美国还通用冒号通用冒号“：”。私人书信中通常直呼收信人的名私人书信中通常直呼收信人的名字。事务书信中则要写收信人的姓氏或姓名全称。字。事务书信中则要写收信人的姓氏或姓名全称。 男士的姓名前要加男士的姓名前要加Mr.；未婚女性加；未婚女性加Miss，已，已婚女性的姓氏前加婚女性的姓氏

20、前加Mrs.，婚姻状况不详的女性姓氏，婚姻状况不详的女性姓氏前加前加Ms.。有职业头衔的也可以加在姓氏前，如冠。有职业头衔的也可以加在姓氏前，如冠以以Prof.、Dr.等。大部分信件在称呼前加等。大部分信件在称呼前加Dear。很。很熟的朋友间有时也可不用这个词。熟的朋友间有时也可不用这个词。对收信人的称呼对收信人的称呼 (Salutation)收信人收信人称呼称呼示例示例男士男士Mr.Dear Mr. Lee未婚女性未婚女性MissDear Miss Harison已婚女性已婚女性Mrs.Dear Mrs. Harison婚姻状况不详的女性婚姻状况不详的女性Ms.Dear Ms. Richar

21、ds有职业头衔有职业头衔如冠以如冠以Prof.、Dr.等等Dear Prof. Smith,单位负责人，但不知其姓氏单位负责人，但不知其姓氏可只写头衔可只写头衔Dear Supervisor机关、学校、企业单位等机关、学校、企业单位等Dear Sir/Madam或或Gentlemen如是寄给妇女团体，用如是寄给妇女团体，用Dear Madam， Ladies或或Madams几个收信人，而且不知道收几个收信人，而且不知道收信人的头衔和姓名信人的头衔和姓名To Whom It May Concern （“致有关人士或致有关人士或单位单位”, “敬启者敬启者”）（这样的信没有信内地址）（这样的信没有

22、信内地址）对收信人的称呼对收信人的称呼 (Salutation)例如： Dear Mr. Lee: Dear Ms. Richards: Dear Prof. Smith, Dear Dr. Stein, Dear Mom, Dear Jack, Cathy, 正文是信的主要内容。正文从称呼下隔2-3行开始，段与段之间也隔2-3行。齐头式（美式结构）：每行左边的第一个字母都垂直对齐。称呼、落款等也都顶格写。缩进式（英式结构）：每段第一行第一个字母缩进3-5个字母，其余各行都靠左对齐。且所有段落的缩进距离必须保持一致。称呼顶格写，落款则在中间偏右的位置。齐头式和缩进式都可用。但在同一封信里只用一

23、种格式。 正文正文 (Body) 与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以必要的解释或说明，结尾表达希望祝愿等。语言要得体，简单明了，措词礼貌。 书信正文的第一句话或第一段通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。正文正文 (Body)正文正文 (Body)例如：齐头式：Dear Kate,I

24、 wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inconvenienc

25、e to you. I assure you that I will maintain the book in good condition.If possible, please give me a call and I will come by yourhouse to pick up the book. Thanks a lot.Yours,Judy正文正文 (Body)例如：例如：缩进式缩进式：Dear Kate, I wonder if you can lend me your MLA Handbook forAcademic Writing. I am in the process

26、 of writing mygraduation thesis, and need to consult the book now andthen for standard formatting. Thus I might need to keep thebook for about a month and a half, and I hope that wouldnot bring any inconvenience to you. I assure you that I willmaintain the book in good condition. If possible, please

27、 give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot. Yours, Judy 结束语是一种客套语。结束语是一种客套语。写在正文右下方（缩进写在正文右下方（缩进式）或左下方（齐头式）。结束语式）或左下方（齐头式）。结束语开头字母要大写，开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因人而末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。结束语可以用结束语可以用Yours sincerely （英式

28、），（英式）， Sincerely yours （美式）以及（美式）以及Sincerely等。等。结束语结束语 (Complimentary Close)在公务信件中，发信人常用的结束语有：在公务信件中，发信人常用的结束语有：Yours respectfully, Respectfully yours, Respectfully,（敬上）敬上）Yours faithfully, Faithfully yours, Faithfully, （您的诚实的）（您的诚实的）Yours truly, Very truly yours, （您的忠实的）（您的忠实的）Yours sincerely, Sin

29、cerely yours, (您的忠实的您的忠实的) Yours等。等。私人信件中，发信人常用的结束语有：私人信件中，发信人常用的结束语有：Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son / daughter等。等。结束语结束语 (Complimentary Close)写给机关、团体或不认识的人：写给机关、团体或不认识的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely写给长者或上级：写给长者或上级：Yours respectfully, Respe

30、ctfully yours, Yours obediently 朋友或亲戚：朋友或亲戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend参考参考P335写信人的签名写信人的签名 (Signature) 写信人的签名写在结束语下写信人的签名写在结束语下1-21-2行，与结束语行，与结束语对齐。私人书信中，可根据自己与收信人关系的亲对齐。私人书信中，可根据自己与收信人关系的亲疏程度，署全名或只写名不写姓。疏程度，署全名或只写

31、名不写姓。如果不是给很熟如果不是给很熟悉的人写信，签名一般须写出全名。签名最好是写悉的人写信，签名一般须写出全名。签名最好是写信人的亲笔，手写后可附打印的全名。有人在姓名信人的亲笔，手写后可附打印的全名。有人在姓名下写职称。下写职称。例如：例如：Sincerely yours, Tom WhiteYours truly, George LeeYours, GretelWith Love, Hans写信人的签名写信人的签名 (Signature)Yours faithfully, Ciba-Geigy Chemicals Co. P Pa am m L Lo ot ti is s Pam Lot

32、is Inspection coordinator Yours faithfully, P Pa am m L Lo ot ti is s Pam Lotis Inspection coordinator For Ciba-Geigy Chemicals Co. Yours faithfully, L L. . V Va an n L Li in nd de e L. Van Linde Manager, QAD Software Co. 结束语手写签名打印签名职务公司名称附件附件 (Enclosure)附件指附在信内的文件、信函的抄件、支票、汇款附件指附在信内的文件、信函的抄件、支票、汇款单

33、等。如有附件，在信笺末页下方写上单等。如有附件，在信笺末页下方写上Enclosure，其缩写词为其缩写词为enc. 或或encl.。如附件为两个或两个以上，。如附件为两个或两个以上，应注明数目。例如，有三个附件，即写应注明数目。例如，有三个附件，即写Enclosures(3)（也可写为（也可写为3 encl.）。）。如果附件重要，还需编号说明。如：如果附件重要，还需编号说明。如：Enclosures: 2 copies of translation 1 copy of Annual Report附件附件 (Enclosure)副本转送副本转送信件若有副本转送，应在左下角注明信件若有副本转送，应

34、在左下角注明CC.。（。（附件附件之下，左对齐）之下，左对齐）如将复印送给别人，则注明：如将复印送给别人，则注明：cc: Dr. Li或或Copy to: Dr. Li。如抄送对象多，可逐一注。如抄送对象多，可逐一注明：明：Copies to: Dr. William L. Carton, Dr. John T. Dull。 1. 明抄：明抄：cc Marketing Department 2. 暗抄：暗抄：bcc Mr. Simpson Carbon copy,收信收信人知道被抄送人知道被抄送Blind carbon copy, 收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送人的信件里附件附件 (E

35、nclosure)附言附言附言（附言（P. S. 或或p. s.）写在签字下）写在签字下1-2行处。写完行处。写完后，再写姓名的手写字母。后，再写姓名的手写字母。附言用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，附言用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的文件中更应避免使用。正式的文件中更应避免使用。(P.S.=postscript)附件附件 (Enclosure)例如：例如：Sincerely yours(Signature)Wang LiP.S. We are especially interested in cardiac pacing, and would greatly apprec

36、iate it if you could send us information on this subject. W. L.几种常用的信件几种常用的信件一、求学信一、求学信三、求职信三、求职信四、合作、互访四、合作、互访五、学术会议函件五、学术会议函件六、向国外期刊、出版社投稿六、向国外期刊、出版社投稿二、推荐信二、推荐信几种常用的信件几种常用的信件一、求学信一、求学信（一）英文求学申请信的格式和正文内容（一）英文求学申请信的格式和正文内容 英文求学信与普通信函的格式一样。求学信是为了申请上某所学校而写给该校招生办公室或有关人员的信。申请到国外大学学习，首先要与学校有关部门或人员联系，索取入

37、学申请表和有关资料，然后填好申请表并寄回学校。国外大学一般都要求申请人提供学历证书（如毕业证和学位证明）和在校学习期间的成绩单，成绩单必须由申请人所在学校提供并直接寄往所申请的大学。如果申请人没有获得国外大学的奖学金或其他经济资助，就要有经济担保证明。几种常用的信件几种常用的信件求学申请信一般包括如下内容：求学申请信一般包括如下内容：1 1、简单介绍个人的情况，包括学历、工作经历、研究、简单介绍个人的情况，包括学历、工作经历、研究经历等；经历等；2 2、说明所申请的专业、攻读的学位和希望入学的时间；、说明所申请的专业、攻读的学位和希望入学的时间；3 3、请学校寄入学申请表和有关资料；、请学校寄

38、入学申请表和有关资料；4 4、请学校介绍入学条件和要求；、请学校介绍入学条件和要求；5 5、若申请经济资助，可要求学校寄经济资助申请表；、若申请经济资助，可要求学校寄经济资助申请表；6 6、信中要写上申请人的通信地址和电话，以便对方回、信中要写上申请人的通信地址和电话，以便对方回复。复。 几种常用的信件几种常用的信件（二）英文求学申请信正文部分的行文技巧（二）英文求学申请信正文部分的行文技巧1 1、简短的开场白明确陈述写信的目的，即申请什么专业、简短的开场白明确陈述写信的目的，即申请什么专业和学位，从何得知申请信息等；入学申请应明确说明申请和学位，从何得知申请信息等；入学申请应明确说明申请何类

39、性质或何种学位的课程，准备何时入学等；何类性质或何种学位的课程，准备何时入学等；2 2、主体段用来概述自己的情况，包括年龄、专业、学历、主体段用来概述自己的情况，包括年龄、专业、学历、资历、特长、兴趣等，给对方留下深刻的印象。即使附有资历、特长、兴趣等，给对方留下深刻的印象。即使附有履历也应在主题段总结说明自己的基本情况，强调自己具履历也应在主题段总结说明自己的基本情况，强调自己具备充分的申请资格。备充分的申请资格。3 3、结束段主要用来请对方关照，说明附件。根据需要，、结束段主要用来请对方关照，说明附件。根据需要，还可以在主题段与结束段之间增补段落，说明其他具体情还可以在主题段与结束段之间增

40、补段落，说明其他具体情况，如外语水平、获奖情况、经济能力等。况，如外语水平、获奖情况、经济能力等。几种常用的信件几种常用的信件（三）写英文求学申请信时应注意的问题（三）写英文求学申请信时应注意的问题1、行文技巧、行文技巧 求学信写作重点是提供个人资料，说明自己的基本情求学信写作重点是提供个人资料，说明自己的基本情况，况，不要一味强调自己申请的原因和自己的需求不要一味强调自己申请的原因和自己的需求。写作时。写作时申请人应把自己的实力、专长、特点等阐明清楚，以此来申请人应把自己的实力、专长、特点等阐明清楚，以此来说服读者，让对方感到你值得他们为你提供这次求学机会，说服读者，让对方感到你值得他们为你

41、提供这次求学机会，要知道对方是不会因为你需要就为你提供求学机会的。要知道对方是不会因为你需要就为你提供求学机会的。几种常用的信件几种常用的信件2、语言表达、语言表达 在介绍个人情况时，为了引起读者的重视，不要频繁在介绍个人情况时，为了引起读者的重视，不要频繁地使用形容词最高级来评价自己。地使用形容词最高级来评价自己。对自己的评价应本着实对自己的评价应本着实事求是的原则，充分说明自己的客观情况，事求是的原则，充分说明自己的客观情况，不要夸大其词，不要夸大其词，过分标榜，要能使人阅后感到真实可信，否则只能适得其过分标榜，要能使人阅后感到真实可信，否则只能适得其反。另外，不要用一些私人化的非正式的表

42、达方式。反。另外，不要用一些私人化的非正式的表达方式。几种常用的信件几种常用的信件3、说服劝诱策略、说服劝诱策略 求学申请信的目的在于是收信人了解申请人的要求和求学申请信的目的在于是收信人了解申请人的要求和与此相关的情况，以便对方做出有利于申请人的决定，申与此相关的情况，以便对方做出有利于申请人的决定，申请人在态度上应坦诚真挚，不卑不亢，这样才会起到积极请人在态度上应坦诚真挚，不卑不亢，这样才会起到积极的效果。为了达到这一目的，一般采用自我推销或自我评的效果。为了达到这一目的，一般采用自我推销或自我评价策略（价策略（self-appraisal），不要采用自我美化（），不要采用自我美化（sel

43、f-glorification）、吹捧对方和自我贬低策略（）、吹捧对方和自我贬低策略（self-degradation）。）。 总之，在写求学申请信时，既要按照一定的格式，遵总之，在写求学申请信时，既要按照一定的格式，遵循一定的要求，又要避免落入俗套，同时写出个人的优势循一定的要求，又要避免落入俗套，同时写出个人的优势和特点。和特点。几种常用的信件几种常用的信件几种常用的信件几种常用的信件例如：Directions: Study the following paragraph carefully and write a letter of about 200 words. Your name

44、is Li Jin, a student of the Department of Applied Physics, Tsinghua University. You hope to further your study in Boston University (Massachusetts, USA) upon your graduation next year. Now you are writing to the office of graduate admissions to ask for the Application Form and other relative materia

45、ls. The following points should also be covered by letter: 1. your personal information 2. the reason why you choose Boston University 3. a brief study plan 例文： Department of Applied Physics Tsinghua University Beijing, China Sept. 11th, 1999 Office of Graduate Admissions Boston University Massachus

46、etts, USA Dear Sir or Madam, I am writing in the hope that I may obtain an opportunity to further my study in Applied Physics toward master degree in your university. My name is Li Jin, an undergraduate student of the Department of Applied Physics, Tsinghua University (China). Next year in the summe

47、r, I will graduate and get my BS degree. I plan to continue my study and research in this field under the instructions of first-class professors and in a dynamic academic atmosphere. I chose Boston University because there are a congenial team of researchers, an array of databases and research proje

48、cts in your School of Physics. I believe my interests are extremely congruent with the strengths of the School. And my solid academic background will meet your general entrance requirements for graduate study. I will appreciate it very much if you could send me the Graduate Application Forms, the Ap

49、plication Form for Scholarships/Assistantships, a detailed introduction to the School of Physics, and other relevant information. My mailing address is shown on the top of this letter. I am looking forward to hearing from you soon. Sincerely yours, Li Jin 二、推荐信（二、推荐信（A letter of recommendation） 推荐信是

50、一个人为推荐另一个人去接受某个职位或参推荐信是一个人为推荐另一个人去接受某个职位或参与某项工作而写的信件。特定含义下指本科生或硕士研究与某项工作而写的信件。特定含义下指本科生或硕士研究生到其他（一般是国外）大学研究生院攻读硕士或博士学生到其他（一般是国外）大学研究生院攻读硕士或博士学位时，请老师所写的推荐信。位时，请老师所写的推荐信。 一般说来，美国大部分学校要求外籍学生申请入学时一般说来，美国大部分学校要求外籍学生申请入学时有有2-32-3封推荐信，由教授或工作（学习）单位负责人撰写，封推荐信，由教授或工作（学习）单位负责人撰写，直接寄往简章上所指定的单位（招生办公室、研究生院或直接寄往简章

51、上所指定的单位（招生办公室、研究生院或系），不能与申请入学表通信寄去。信件作者应该熟悉学系），不能与申请入学表通信寄去。信件作者应该熟悉学生，并且有一定知名度。生，并且有一定知名度。几种常用的信件几种常用的信件 入学推荐信的内容，一般是申请人的学习成绩、学习入学推荐信的内容，一般是申请人的学习成绩、学习态度、工作情况、英语水平，还可以提及申请者的学习潜力、态度、工作情况、英语水平，还可以提及申请者的学习潜力、培养前途以及个人素质。推荐者的态度也是很重要的内容。培养前途以及个人素质。推荐者的态度也是很重要的内容。此外，推荐信还应该包括联系方式，以便用人单位可以了解、此外，推荐信还应该包括联系方式

52、，以便用人单位可以了解、确认情况。确认情况。推荐信一般分为三个部分：推荐信一般分为三个部分：(1)(1)介绍推荐人和提及与自己的熟悉程度；介绍推荐人和提及与自己的熟悉程度； (2)(2)对推荐人的评价；对推荐人的评价； (3)(3)提及推荐者综合素质有关的内容。提及推荐者综合素质有关的内容。 几种常用的信件几种常用的信件 几种常用的信件几种常用的信件写推荐信时，必然会提及被推荐人的品性（characters）。介绍每个独特的个性用词也十分讲究，下列characters是一些跨国企业或国外大学所欣赏的形容词:1、Scholastic aptitude（学习方面的才能） aNative intel

53、lectual ability（天赋） bImagination（想象力） cCreativity（创造力） dCapacity for analytical thinking（分析思考能力） eIntellectual curiosity; spirit of inquiry（好奇心） f Ability to work independently（独立学习工作的能力） gMemory（记忆力） hAccuracy（准确性） iMethodology（研究方法） j Capability for abstract reasoning（抽象推理的能力） kPotential as a rese

54、archer（研究的潜力） l Potential as a teacher（教学的潜力） mAbility to express his ideas orally and in writing（口头或文字的表达能力） 几种常用的信件几种常用的信件2、Academic performance（学业上的表现）（学业上的表现） aBreadth of general knowledge（知识丰富）（知识丰富） bKnowledge of literature in his field（本专业领（本专业领域知识）域知识） cGrade or achievement（成绩或成就）（成绩或成就） dIn

55、dustry, diligence（勤勉）（勤勉） eParticipation in discussion（讨论积极）（讨论积极） fAcademic maturity（学业上的成熟）（学业上的成熟） 几种常用的信件几种常用的信件3、Languages（语言能力）（语言能力） aAbility to speak, understand, read and write the English language（听、说、读、写英文的能力）（听、说、读、写英文的能力） bAbility to read significant literature in other languages than E

56、nglish（英语以外的语言阅读能力）（英语以外的语言阅读能力） 几种常用的信件几种常用的信件4、Character（品行）（品行） aHonesty;integrity（诚实）（诚实） bSincerity（诚恳）（诚恳） cSense of responsibility（责任感）（责任感） dCooperation（合作）（合作） eEnthusiasm（热诚）（热诚） fConscientiousness（自觉性）（自觉性） gEthical and moral standards（伦理与道德标准）（伦理与道德标准） hReliability; dependability（可靠性）（可靠

57、性） 几种常用的信件几种常用的信件例如：Dear Professor Smith, It is my pleasure to recommend my student Mr. Wang Gang foradmission to your department for pursuing a master degree inaccounting. I am engaged in accounting teaching at a university in Beijing China,I enjoy my work and all of my Chinese students, who are so

58、 cleverand friendly. However Mr. Wang Gang excels almost any others. Heis not only outstanding in the field of accounting but also gifted forthe English language, for he seems to understand almost every wordI say in class. As concern as his personality, I find him honest, responsible, andcooperative

59、. I bet youll like him too. I recommend himenthusiastically. If you need further information regarding Mr. WangGang, do not hesitate to contact me. Best regards, Sincerely yours, Brown 几种常用的信件几种常用的信件三、求职信三、求职信求职信的作用是向招聘者推销自己，争取面谈机会。求职信的作用是向招聘者推销自己，争取面谈机会。写求职信忌用铅笔、红笔，信笺要朴素大方；皱折纸、香写求职信忌用铅笔、红笔，信笺要朴素大方；

60、皱折纸、香水纸、公司和机关的信笺，都会大大降低函件的效用性。水纸、公司和机关的信笺，都会大大降低函件的效用性。求职信的主要内容求职信的主要内容：写信的原因；自我介绍，提供推荐人；要求面谈。写信的原因；自我介绍，提供推荐人；要求面谈。其中，自我介绍是重点内容，一般包括：姓名、年龄、性其中，自我介绍是重点内容，一般包括：姓名、年龄、性别等一般情况；受教育情况；专业受训练情况；能力；业别等一般情况；受教育情况；专业受训练情况；能力；业绩；个性；工作、学习习惯；奋斗目标等。绩；个性；工作、学习习惯；奋斗目标等。几种常用的信件几种常用的信件写求职信应注意四个原则：写求职信应注意四个原则：（1 1）礼貌：