会议策划及费用预算复习课程

1、会议策划及费用预算一、总体策划：拟定于 10月24日举行，地点安排在 XXX ，历时约 4个半小时。总体安排为上午报 到、中午自助餐，下午 1 点至 5： 30分开会，晚餐为 6：00。二、大会议程梗概如下 ：具体会议议程由质保部拟订1. 主席台成员：（具体会议协商定）2. 会议主持：3. 发言：4. 表彰授牌仪式。5. 拍集体合照6. 分组讨论三、人员分工：1. 秘书组：组长 XX ，组员：由 XX 相关人员组成。主要职责为，确定参加人员名单，做好通知联 络工作，制作、发送邀请函，准备各类会议资料、文件、证书。2. 会务组：组长 XX ，组员：由 XX 相关人员组成，主要职责为，预订房间、会

2、场，准备餐饮，摄 影摄像，会议现场礼仪（迎宾、授牌） 、会议现场布置（根据会议需要，话筒、投影、音乐、鲜 花等）。3. XX 为总负责，协调各工作，确认会议议程、确定会议讨论议题及相关资料（包含人员分组） 、会 议发言内容的分类与确认（发言内容包括公司介绍，近年发展情况，公司发展方向，对供方的诸 如设备人员投入、体系等方面的要求等等） 。四、工作安排1. 通知：由秘书组发送邀请，联系参加单位，确定参加人员名单（单位、姓名、联系方式、到达时 间、是否携带司机家属等其他人员，重要客户是否需车辆接送） 。2. 资料准备：各类资料由秘书组准备。A、大会资料参加人员需人手一份，主要包括：会议议程、优秀供

3、方文件、合格供方名单、公司 近三年供方质量情况统计报告、餐桌安排单、供方意见反馈单。B、 其他会议资料：签到表、合格供方挂牌、优秀供方挂牌、供方代表证（胸牌）、台签（主席台 成员、优秀供方等） 。3. 会议现场：由秘书组负责签到、发送纪念品、发放资料、重要客户安排接送。4. 旅游安排：由秘书组负责安排相关人员陪同。5. 会务准备：由会务组进行A、会前准备：预订房间、会场、菜单、酒水、会场内所需物品：会议室背景喷绘、签到台喷绘、 话筒、音乐、投影、鲜花、立式讲台、会议室内水果。B、纪念品准备：推荐采用水晶摆件，上刻公司 logo,及“衷心感谢您对我公司多年来的大力支 持”字样，落款等。C、会议准

4、备：布置会场、排列座位、调试音乐、现场摄影就位等。D、安排礼仪人员进行现场引导服务。五、其他要求1. 须正式向供方发送邀请函2.2. 公司参加人员需着装统一，厂服（西装、领带、白衬衫）3. 会议开始前，供方代表进场时，我方人员须夹道欢迎。5.4. 如有重要客户，经总经理同意后，可在第二日安排旅游。7.精品文档8. 需要发言的人员，务必事先告知。9. 注意晚宴桌次安排10.11.会议邀请： XX ；晚宴邀请： XXX负责人工作内容及计划完成日期工作人员备注1.确疋供方参加人贝名单、本公司参加 人员名单、邀请人员名单2.优秀供方评选及发放文件3.拟订并发送通知、邀请函4.确定发言单位，并通知其准备

5、5.根据反馈信息确定实际与会人员名 单、住宿情况、抵达情况，信息提供给会 务组一份。6.确定会议安排及大会议程、讨论议题。7.拟订主席台成员名单8.准备会议资料：会议议程、优秀供方 文件、合格供方名单、公司近三年供方质 量情况统计报告、讨论议题、餐桌安排单、 供方意见反馈单9.准备其他资料：签到表、题词簿、住 宿单、合格供方挂牌、优秀供方挂牌、供 方代表证（胸牌）、台签（主席台成员、优 秀供方等）、会议用纸笔、发言稿、主持词1.酒店预订：房间、会场、晚宴场地2.纪念品准备：推荐米用水晶摆件，上 刻公司logo，及"衷心感谢您对我公司多 年来的大力支持”字样，落款等。3.菜单确认、自带

6、酒水准备、晚宴分桌 台签4.会场是否有舞台、立式演讲台5.主会场喷绘背景、签到台喷绘背景6.分会场内水果7.司仪安排8.集体照摄影联系9.会场内物品预订：话筒、投影仪、横 幅、会场摆放鲜花、路引10.优秀供方授牌鲜化预订11.现场摄影12.根据秘书组信息，车辆准备、大会筹备期工作安排工作内容及计划完成日期工作人员备注1.重要客户安排车辆接2.人员联系与引导3.签到、午餐券发放4.发送纪念品、合格供方牌、资料发放5.优秀供方授牌摆放按照文件顺序 摆放6.房间分配单、用餐分配单提前交给酒店7.携带物资：根据物资清单8.排列座位、台签摆放优秀供方按照 文件顺序摆放9.调试音乐10.礼仪引导人员入场11.摄影、集体照安排12.安排授牌礼仪候场引导人员按牌 子摆放顺序对 应13.会议结束，讨论之前安排合照14.晚宴酒水回收、大会期间工作安排经费预算表名称供方大会预定时间地点简介活动负责人工作人员费用 预算项目金额备注1住宿：房间XX元/间（23号XX间（含两间会务 房），24号XX间标间）2中餐：自助餐XX元/人3晚餐：餐标XX元/桌，不含酒水4大会场：XX元/场5讨论小会场：XX元/场XX个6酒水：每桌白酒一瓶（XX元）、红酒两瓶（共XX元）7酒水服务费每桌XX8大堂