时间管理2013617潘

1、时间管理课程内容 一、认识时间管理 二、了解时间管理的现状 三、时间管理的陷阱 四、如何跨越时间管理的陷阱 五、时间管理的工具 六、时间管理的进一步提升导言导言 内德兰塞姆“最后的话” “假如时光可以倒流，世上将有一半的人成为伟人.” 一、认识时间管理 1、时间的特性 供给毫无弹性 无法蓄积 无法替代 无法失而复得 2.2.时间可否管理时间可否管理 我们无法管住它，不让它流逝。“子在川上曰：逝者如斯夫！” 但我们可以管理时间的用法，有选择的运用我们的时间。 3.3.如何管理时间如何管理时间 最根本的要素是“事件” “时间管理”就是 一种“事件管理” 如果你不去控制生活中的事件，你将如果你不去控

2、制生活中的事件，你将被这些事件所控制。被这些事件所控制。 不能控制 完全控制 小组讨论小组讨论什么事是“不能控制”的？什么事是“完全控制”的？ 条件的影响条件的影响 有些事情我们能控制，但我们认为我们不能。 有些事情我们不能控制，但我们认为我们能。 适当的控制事情可以提高较高的生产力并获得内心的平静。 二 了解时间管理的现状 美国著名时间管理专家尤金美国著名时间管理专家尤金葛里斯曼曾对数葛里斯曼曾对数百人提出过：百人提出过：“要是你今天就去世，你最后悔的要是你今天就去世，你最后悔的是什么？是什么？” 你的答案？你的答案？ “我后悔没多读点书。” “没有好好约束自己。” “没有多尝试新鲜事物。”

3、 “没有花更多的时间与家人相处。” 故事分享 你是如何管理自己的时间的？你是如何管理自己的时间的？ 小组讨论：小组讨论： 小叶的时间管理出来什么问题？小叶的时间管理出来什么问题？现象问题 感想： 上述现象是否似曾相识？ 上诉情况是否经常发生在你的身上？ 问题不是没有时间，而是在支配和问题不是没有时间，而是在支配和使用时间上出了问题。使用时间上出了问题。 评估你的一天 做时间日志：将你的时间以30分钟为单位进行分割；做23个星期的记录。 观察：你用在有用和没用的事情上的时间各是多少？ 故事分享 三三 时间管理的陷阱时间管理的陷阱时间管理的陷阱时间管理的陷阱1、猪八戒踩西瓜皮：滑到哪里是哪里2、不

4、好意思拒绝别人3、反正时间还早拖延4、不速之客5、会议病6、文件满桌病7、事必躬亲1 1、猪八戒踩西瓜皮：滑到哪里是哪里、猪八戒踩西瓜皮：滑到哪里是哪里没时间做计划工作是程序化和工作化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”2 2、不好意思拒绝别人、不好意思拒绝别人接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托人，而导致请托人报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝3 3、反正时间还早：拖延、反正时间还早：拖延 帕金森定律：帕金森定律： 工作会自动膨胀占满所有的时间 时间管理隐含着你可以为一项工作安培过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使

5、用掉所有分配的时间。4 4、不速之客、不速之客 没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。 5 5、会议病、会议病基于合群的愿望而聚会倾谈为符合传统为推卸责任没有勇气，逃避指出别的员工的错误无效的会议不断重复6 6、文件满桌病、文件满桌病安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好7 7、事必躬亲、事必躬亲担心下属犯错安全感不愿意放弃得心应手的工作找不到可以授权的下属 四、如何跨越时间陷阱四、如何跨越时间陷阱跨越时间管理陷阱 1、明确目标 2、去除不必要和不合适的事物3、制定你的计划4、剔除行动障碍5、及时行动1、明确目标 正确目标的价值 拟定目标的原则 目标的金字塔 设定目标

6、的步骤1.1 1.1 正确目标的价值正确目标的价值 目标刺激我们奋勇前进 有目标才会有结果 目标引导我们发挥潜能1.2 1.2 拟定目标的原则拟定目标的原则 符合自己的价值观 了解自己目前的状况 制定目标的SMART原则符合自己的价值观符合自己的价值观 你希望听到别人如何评价你？ 你这一生有任何成就、贡献或值得怀念的事情吗？ 你是个称职的丈夫/妻子/爸爸/妈妈/亲戚吗？ 你是个令人喜欢的同事或伙伴吗？ 失去了你，对关心你的人会有什么影响？ 故事分享 制定目标的制定目标的SMARTSMART原则原则 具体的可实施的行动计划 specific可度量的（数量、质量） measurable 可达到的

7、attainable 与个人价值观相吻合的 relevant有时间限制的 time-based 1.3 目标的金子塔短期目标短期目标每天目标每天目标1.4 1.4 设定目标的步骤设定目标的步骤 步骤一：列出目标 步骤二：上述目标带来的好处 步骤三：主要困难与阻碍 步骤四：所需技能及知识 步骤五：为达到目的必须合作的对象 步骤六：计划于行动带来的好处 步骤七：目标完成日期2. 2. 去除不必要和不合适的事务去除不必要和不合适的事务 要事第一 以始为终 减少冗长的会议 学会说“NO” 对付不速之客 学会委派2.1 2.1 要事第一要事第一 “大石头”理论 ABC法则 二八定律“大石头大石头”理论理

8、论 一个小游戏 请谈谈你的想法ABCABC法则法则 A型：重要且紧急的事务 B型：重要或紧急，但不是既重要又不紧急的 C型：既不重要也不紧急的日常事务平衡日常工作任务平衡日常工作任务 一个工作日一个工作日 A型任务：你应该尝试每天完成几项紧急而有难度的事务。 B型任务：你的工作主要由这部分任务组成，这部分工作应占大部分工作时间 C型任务：这些不紧急的事情应放在有时间的时候做考虑一项任务的优先程度考虑一项任务的优先程度这项任务是否既重要又紧迫否 是这项任务是否重要或紧迫否 是这项任务是否日常性的？否 是不必做，取消它。是否今天就需要完成否 是这项任务是否有最后期限否 是这项工作是否助你有效地工作

9、否 是这些任务是否必要否 是立即行动留出时间来完成指定可行的期限分出时间来完成留待有空时再做A型任务B型任务C型任务判断：判断： 下列任务分别属于A型、B型、C型任务中的那种任务？ （1）整理文件 （2）接紧急电话 （3）准备会议 （4）和朋友一起喝下午茶 （5）下属请示 （6）会见一个重要客户 （7）阅读专业期刊 （8）想上司汇报工作情况 （9）给家人打个电话（10）同事请求协助二八定律二八定律 意大利经济学家帕累托（parto） 80% sale from 20% customers 80% profit from 20% product line 80% problems from 20

10、% employees2.2 2.2 以始为终以始为终 是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关 回报和收益直接相关吗？2.3 2.3 减少冗长的会议减少冗长的会议 会议前 会议中 会议后2.4 2.4 学会说学会说“NO”“NO” 耐心倾听 如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长时间 显示慎重 表情应当和颜悦色 态度坚定 指出拒绝的理由 拒绝的是请托而不是他 如果可能，为他提供其他可行方案 切忌透过第三者来拒绝2.5 2.5 如何对付不速之客如何对付不速之客 不要采取无条件的“门户开放政策” 授权秘书甄别并拦截来客 规定接见部属的时间 移樽就教 站立会客 限时面谈 宁

11、可提早上班，但不要拖延下班2.6 2.6 有效委派有效委派做过类似的工作的人备忘录、传真、电子邮件必要时委派给谁如何指示跟进工作新手个别会晤每天2.6 2.6 有效委派的要点有效委派的要点 委派做出决定的权利，而非实施任务的权力 灵活处理时间 要求对方复述你的指示 提供成功完成任务所必需的必要资料 全面责任由你来负担 对他人表现提出建设性的反馈 慷慨奖励，适度批评3. 3. 制定你的计划制定你的计划 长期计划 周计划 日计划3.1 3.1 长期计划长期计划活动计划表活动计划表 目标： 在9月31日前出版一个工作计划和工作手册的综述工作步骤工作步骤估计时间估计时间目标日期目标日期责任人责任人1

12、书写草稿15天8月15日自己2 打印草稿10天8月25日秘书3 校对5天8月30日自己与秘书4 封面设计15天9月15日图标制作者8 发行9月31日打印厂3.2 3.2 周计划工作安排周计划工作安排工作工作优先级别优先级别估计时间估计时间日期安排日期安排目标第 周3.3 3.3 每日工作计划表每日工作计划表需要完成的任务需要完成的任务优先级别优先级别已完成已完成时间安排时间安排需拨打的电话优先级别已完成时间安排需约见的人员优先级别已完成时间安排日期4. 4. 剔除行动的障碍剔除行动的障碍 克服拖延 避免混乱 告别完美4.1 克服拖延 不要把难事往后拖工作细分 不要把不喜欢的事往后拖延自律 不要

13、把喜欢的事做过了头防患于未然4.2 避免混乱 办公室桌上的5s运动 处理信息洪流办公桌上的5S运动 整理废纸篓的作用 文件存档系统 各就各位的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理、整顿、清扫、清洁、素养处理信息洪流处理信息洪流报纸和杂志备忘录外部邮件和传真电子邮件和内联网委派添入阅读文件夹丢弃速读留出时间细读归档、委派或传阅细读复印和传阅采取措施4.3 4.3 告别完美告别完美 清楚你所从事的工作对质量的要求 不要为自己预留充裕的时间 80分标准 感受缺陷 完美根本就不存在，了解这句话的人就等于任性职能的极致，期待拥有完美者是人类最

14、疯狂的危险之举。 19世纪法国诗人马塞特5. 5. 及时行动及时行动 我其实没有什么辉煌灿烂的业绩。只有一点令我自豪的是：凡是我觉得应该做的，我就去做而当我决心做后，我便着手去做了。 罗斯福只有行动才能靠近目标只有行动才能靠近目标 使用更好的工具工作 提升工作的熟练度 运用既有的情报和经验案例： 经理的一天 1.邀请总经理共进午餐 2.拟定下一年度广告预算 3.处理积压过多的公文 4.与业务经理讨论上个月的业绩 5.处理急待回复的若干信件 6.浏览桌上堆积如山的医学杂志 7.为下个月业务会议准备口头报告 8.据说客户服务部最近接到特别多的客户投诉电话 9.召见客户服务部经理，了解情况 10.参

15、加下午2：00召开的主管会议，但议题不明 五 时间管理的工具时间管理的工具时间管理的工具 月历 行事历与甘特表 效率手册 商务通与订房卡 闹钟 其他工具甘特图使用时间管理工具的四把钥匙 只用一个个人的管理系统 随身携带 远离废纸 以最合适的方式使用工具 六 时间管理的进一步提升时间管理学的四代理论时间管理学的四代理论 第一代着重利用便条与备忘录。 第二代强调长/中/短期日程表，反映出时间管理已经注意到规划未来的重要性。 第三代重视优先顺序的观念，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率。 第四代重在个人管理，注重提高个人生活和工作的质量，帮助平衡发展工作和生活的不同角色，并全盘规划日常生活。

16、故事分享以人为本的第四代时间管理学以人为本的第四代时间管理学 第二象限组织法 效率与效能1. 1. 第二象限组织法第二象限组织法 时间管理矩阵图 将时间投资于第二象限紧急紧急不不紧急紧急重要重要危机危机紧急的问题紧急的问题有期限的任务和会议有期限的任务和会议准备事项准备事项预防工作预防工作计划计划不重要不重要干扰（不速之客）干扰（不速之客）许多凑热闹的活许多凑热闹的活一些信件一些信件琐碎忙碌的事情琐碎忙碌的事情看太多电视看太多电视浪费时间的活动浪费时间的活动1.1 1.1 时间管理矩阵图时间管理矩阵图1.2 1.2 将时间投资于第二象限将时间投资于第二象限 偏重第一类事务（既紧急又重要）的结果

17、: 有压力； 精疲力尽； 危机处理 忙着收拾残局1.3 1.3 将时间投资于第二象限将时间投资于第二象限 偏重第三类（紧急但不重要）事务的结果： 短视近利 处理危机 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏制自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂1.4 1.4 将时间投资于第二象限将时间投资于第二象限 偏重第四类（既不紧急也不重要）事务的结果： 全无责任感 工作不保 依赖他人或这会结构卫生1.5 1.5 将时间投资于第二象限将时间投资于第二象限 偏重第二类（重要但不紧急）事务的结果： 有远见，有理想 平衡 自制 纪律 少有危机感2. 2. 效率与效能效率与效能关注如何做，规划、程序比结果更重要目的是改善流程