《商务英语函电》实训指导书

1、商务英语函电实训指导书编 写 说 明1、本实训指导书根据04级国际商务专业（二年、三年制），05级商务英语专业（二年、三年制），05级涉外文秘专业（三年制），国际经济与贸易（知产技贸方向），国际商务专业（三年制），06级商务英语专业、涉外文秘专业教学计划和商务英语函电教学大纲编写。2、本实训指导书作为教师在教学过程中指导学生实习实训时使用。3、依据商务英语函电的性质和特点，本指导书共分为12个实训模块，实训课时为72学时。4、本实训指导书的执行对象是商务英语、涉外文秘、国际商务国际经济与贸易专业学生。目 录实训1 商业信件格式 实训2 建立业务关系 实训3 询盘、报盘和还盘实训4 成交实训5

2、付款实训6 审证、展证、改证实训7 装运实训8 包装实训9 保险实训10 抱怨和索赔实训11 代理实训12 其它国际商务活动附录 传真、电子邮件、电传实训项目一、一、实训目的 商业书信的撰写是一项基本的商业活动。尽管电话、传真、电子邮件、电传等电子通讯已广泛使用，商业信函仍然是重要的联络方式之一，而且其他联络方式的撰写往往也是基于信函。因此，我们必须认真对待商业书信的写作。本章的实训目的使学生掌握商业信函的书写格式。二、实训时间： 2学时三、实训场地（设备）：教室四、实训方法: 教师指导学生进行训练。五、实训内容与步骤：根据老师的讲解，每人按格式（平头式或缩进式）撰写一封商业信件和信封。（2学

3、时）六、实训考核方法与标准期末考试要求学生按格式正确书写商业信函。信函格式占试卷8。实训项目二一、实训目的 建立业务关系是对外贸易工作中的一项十分重要的环节。业务关系好，客户多，做成生意的机会也就多。.在国际贸易中，买卖双方通常相距遥远，直接获取对方资料的机会比较少，但我们可以通过以下几个渠道获得有关信息：互联网、广告、银行、 国内外商会、中外使馆商务参赞处、广交会或展览会、贸易行行名录等。与外商接洽和交往的方式可以是：口头沟通、书面往来函电或电子邮件等。撰写商务信函时，一般包括以下几个要件：你获得对方信息的来源、你的意图、自我介绍、有关你公司的财务状况和信誉。如果写信人是出口商，为使新客户对

4、自己所经营的产品有所了解，往往在首次交往时给对方寄去目录、样品、价目单；如果写信人是进口商，有意购买对方的产品，则索要这些材料。信函结束时说明你的期望。二、实训时间： 6学时三、实训场地（设备）：教室、国际商务实训中心四、实训方法: 教师指导学生进行训练。五、实训内容与步骤：实训1：上海新际公司（Shanghai Xinji I/E Corp.）系专营轻工业产品的一家国有进出 口公司。成立于1986年，拥有注册资金人民币2000万元。十多年来，经营商品种类已增至上百种。现在仍不断致力于与国内生产厂家建立联系，向国外客户介绍中国高品质的轻工业产品。（2学时）要求：请根据上述情景，代新际公司拟函，

5、与Wit Ltd 公司联系，推荐上述产品，随寄公司目录，另寄样品。实训2：: 2003年4月27日中国一家纺织品公司经L.R.Byron & Co.介绍，得知H.A.Cabell & Co公司名称和地址，为了与这家公司建立贸易关系，于是给该公司发了一封信函。（2学时）要求：按书信格式草拟一封信函学生讨论、教师点评（2学时）六、实训考核方法与标准 要求学生独立完成，教师进行点评。按A、B、C、D四级评分。实训项目三一、实训目的 询盘信是进口人为了了解情况或要求供货而写的。在我们的出口贸易中，洽谈生意既可能通过国外的商人，也可以通过我们的出口公司进行。前者，客商向我方公司寄送询盘信

6、（或称询价信），要求我方报价（quotation）或报盘（offer）。如果是新客商，则往往加上一条，向他们说明贸易条件（trading terms）。报价或报盘是商谈出口贸易的一个重要步骤。报盘，就是卖方为签署合同而向买方提出的一种建议。或者说，报盘是指发盘人（offerer）向受盘人（offeree）提出的某种交易条件，并愿意按此条件同受盘人达成交易。这些条件主要包括商品名称、牌号、规格、数量、价格、包装、支付、交货期限等。因此，一收到国外的询盘函电，我们必须向海外客户报价，并就对方所询问的有关贸易条款和条件，根据可供存货及该商品的市场情况向对方说明。卖方收到还盘以后，可以根据具体情况，权

7、衡利弊，决定接受或拒绝，也可以对还盘提出新的修改意见，这就构成了对还盘的“反还盘”。一笔交易的达成，就是这样经过多次磋商，最后取得一致意见，签订合同的。 通过练习使学生了解询盘、报盘和还盘的书写内容。二、实训时间： 9学时三、实训场地（设备）：教室、国际商务实训中心及校外实训基地四、实训方法: 教师指导学生进行练习五、实训内容与步骤：实训1：将学生分为4个小组2组为进口商；2组为出口商。根据下列的内容进行询盘、报盘和还盘直到达成交易。（4学时）要求：进口商和出口商分别撰写询盘、报盘和还盘的信函，双方信函必须内容照应，用词确切、礼貌。Training Situations:（背景资料）Mr. L

8、awrence, the general Manager of the United Textiles Company, Ltd. (26 Lawton Street, Liverpool, England), is a large dealer in textiles in England. He is interested in all Chinese silk products and now is approaching China National Import & Export Corporation, Shanghai Branch for an offer for sp

9、ecific products.Training Material:（训练材料）Hint 1: Interested in silk products and hope to receive the lowest quotation CIF London for 3,000 pieces silk carpet with details of discount and payment terms. Some catalogues and sample cuttings required.Hint 2: US$125 per piece CIF London, subject to reply

10、here before May 9. No discount. Payment by irrevocable L/C available by draft at sight is required. Catalogues and sample cuttings have been airmailedHint 3: Price is higher than those from other suppliers. Suggest a reduction of 10%, otherwise business is impossible.Hint 4: The price of raw silk ha

11、s gone up a lot. Besides, the quality is much superior to other makes. The price quoted is relatively favorable. Suggest early acceptance.Hint 5: Difficult to push any sales at that price, suggest meeting each other half way.Hint 6: Accept 5% reduction.Training Requirements:（训练要求）Divide the students

12、 into two groups. One group acts as the importer and the other as the exporter.1. Among the above hints, which ones are from the exporter and which ones are from the importer?2. Compose a dialogue into several letters according to the above hints and what you have learnt from this chapter:1) A lette

13、r from the importer to the exporter enquiring for 3,000 pieces silk carpet.2) A letter from the exporter to the importer offering 3,000 pieces silk carpet together with some other useful information.3) A letter from the importer to the exporter pointing out that the price quoted is too high and aski

14、ng for a reduction of 10%.4) A letter from the exporter to the importer accepting his counter-offer.5) A letter from the exporter to the importer declining his counter-offer.实训2：生意成交后，买方必须向卖方索要形式发票以便申请进口许可证。将学生分为2组一组草拟一封信要求卖方寄送形式发票，另一组并根据对方的要求填制形式发票。（4学时）形式发票：丽都丝绸进出口公司LI DU SILK IMPORT & EXPORT

15、CORPORATION918 XIN HUA ROADBEIJING CHINATEL:0086(10)68394716 编号FAX:0086(10)68394717 No.:_E-Mail: ldsilkPROFORMA INVOICE 日期 Date:_To Messrs:1.装船口岸 2.到达口岸From To3.装船期限期 收到可以转船及分批装运之信用证天内装出.Date of Shipment: Within Days after receipt of L/C allowing transshipment and partial shipments.4.付款条件 开给我方100%保兑

16、不可撤销即期付款及可转证可分割可转运可分批之信用证,并须注明可在上述装运日期后十五天内在中国议付有效.Terms of Payment: By 100% Confirmed, Irrevocable, Transferable and Divisible Letter of Credit to be availableby sight draft and to remain valid for negotiation in China until the 15th day the aforesaid Time of Shipment and to allow transshipment and

17、 partial shipments.5.保险 按中国保险条款,投保一切险及战争险Insurance: Cover all risks and war risk only as per the China Insurance Clauses 由客户自理 To be effected by the buyers项目Item品名及规格Name of Commodity &Specifications数量Quantity单价Unit Price总金额Total Amount教师点评（1学时）六、实训考核方法与标准期末考试要求学生根据背景资料写一封询盘、报盘或是还盘信函。书写信函占试卷1015

18、。实训项目四一、实训目的 在国际贸易中，交易的一方明示接受另一方的交易条件，交易即达成，然后签订具有合同性质的文件。如果买方发出订购信；寄出订单或者购货确认书，要求卖方按上面所列出的条件供货，要求卖方签回一份，就是对自己订货和对卖方的确认。订单信通常需要明确以下条件：商品名称, 质量要求和规格，订购数量，价格及价格条件、总额等。买方通常强调交货时间或者敦促对方尽快交货，根据需要还可能提出付款方式、供现货等其他条件。买卖双方成交后，可以用函电确认成交；也可以订制销售合同或者销售确认书、订单、购货确认书，寄给对方会签时附上一封短的成交信，对方收到后回信确认并签回一份合同。确认订货信中，要注意重复对

19、方合同中的主要内容，强调支付货款要求，表达对寄去合同予以会签的愿望等。本章实训提供了一系列订单、成交的信函以及销售合同让学生学习、填制。二、实训时间： 6学时三、实训场地（设备）：教室、国际商务实训中心及校外实训基地四、实训方法: 教师指导学生进行练习五、实训内容与步骤：实训1：熟悉销售合同和购货合同的各项条款。（1学时）要求：将从贸易公司收集的合同让学生了解、认识和熟悉合同的各项条款。实训2：根据模拟谈判成交内容草拟一份销售合同或销售确认书。（2学时）要求：合同必须严格按照双方谈判结果填写，每项条款必须表达准确，用词正确，一旦填写不得涂改。 练习1合同号码 ：9505623卖 方 ：山东省轻

20、工业品进出口公司买 方 ：里奥吐温（Leo Twin）公司，尼日利亚拉格斯商品名称：“牡丹”牌收音机规 格： 7307 型数 量： 500 台单 价：每台成本加保险费加运费拉格斯80美元总 金 额：40，000 美元包 装： 用适合出口的木箱包装保 险： 按百分之百CIF值加百分之十保一切险及兵险装 运 港： 中国广州目 的 港： 尼日利亚拉格斯唛 头： 菱形内刷ABC交 货 期： 2004年10月30日以前支付条款： 以即期的不可撤销的信用证签约地点与日期：2004年3月25日于青岛Sales ContractNo.Sellers:Buyers This contract is made b

21、y and between the buyers and the sellers, whereby the buyers agree to buy and the sellers agree to sell the under-mentioned commodity according to the terms and conditions stipulated below:Commodity Specifications QuantityUnit price Total valuePacking Shipping markInsuranceTime of shipment Port of s

22、hipmentPort of destinationTerms of payment Done and signed in _ on this _day of _ , 200_. 练习2根据往来信函填制合同：(1) Inquiry July15,2003ABC Trading Co. Ltd.Shanghai, China,Dear Sirs,We are very much interested in importing your printed shirting displayed at Guangzhou Fair. Therefore, we would appreciate your

23、 making us an offer on CFR basis including our commission of 5%.If you can supply from stock we are prepared to order 100,000 yards for shipment to be made as early as possible by direct steamer to Hongkong.As to payment, we would suggest that for this particular order you let us have D/P sight term

24、s. Yours faithfully，XYZ TRADERS HONGKONG (2) OfferJuly 22, 2003XZY TRADERSHONGKONGDear Sirs, Thank you for your letter of July 15, inquiring for 100,000 yards Printed Shirting .We are making you an offer, subject to your acceptance reaching us not later than August 8, as follows: 100,000yards of Art

25、.No.185 Printed Shirting in blue and red colours, equally assorted, packed in cartons, at HK$17 per yard CFRC5% Hongkong for shipment from shanghai in October. As we must adhere to our customary practice, we wish to state that payment should be made by confirmed irrevocable L/C available by draft at

26、 sight.We look forward to your early reply. Yours faithfully, ABC Trading Co. Ltd.(3) Acceptance July 30, 2003 ABC Trading Co. Ltd. Shanghai ChinaDear Sirs, We are pleased to confirmed our acceptance of your offer of July 22, 2003 of 100,000 yards printed shirting Art.No.185 at HK$17 per yard CFRC5%

27、 Hongkong. We are glad that we have been able to come to terms with you and are now arranging with our bank for the relevant L/C. When making shipment, kindly follow the shipping instructions enclosed. As to shipping mark, well let you know soon. Yours faithfully,XYZ TRADERS, HONGKONGNote: This cont

28、ract is signed on 15 AUGUST, 2003. The No. is 95-226.Sales Contract No.Sellers:Buyers This contract is made by and between the buyers and the sellers, whereby the buyers agree to buy and the sellers agree to sell the under-mentioned commodity according to the terms and conditions stipulated below:Co

29、mmodity Specifications QuantityUnit price Total valuePacking Shipping markInsuranceTime of shipment Port of shipmentPort of destinationTerms of payment Done and signed in _ on this _day of _ , 200_.实训3：填写订单、重复订单和续定订单。（2学时）要求：根据往来信函，填写订单。注意商品名称、数量、规格、单价等内容，做到准确无误。品名 数量 货号 价格 价格条件不粘锅 3500 26” USD 121

30、per set CFRD3 Chicago1400 30” USD 164 per set CFRD3 Chicago付款方式：即期汇票信用证装运时间：12月25日之前及时抵达ORDERNO.The Eastern Garments Corp.Shanghai ChinaPlease supply the following items:QuantityItemSizeUnit price (per dozen)教师点评（1学时）六、实训考核方法与标准期末考试让学生填制销售合同或购货合同，占试卷15。实训项目五一、实训目的 在国际贸易中，支付条件的规定远比国内贸易复杂。国际贸易最普遍使用的支付

31、方式是信用证（缩写为L/C），它对买卖双方来说既安全又有保障，但这种方式操作起来比较复杂。有时候为提高工作效率，进口商/买方要求按付款交单（D/P）或承兑交单（D/A）方式通过银行托收。这种情况下，银行只作为中间人，代卖方递单和收取货款，并不承担进口商一定付款的责任。如D/P要求付款后交单。其中有见单即付( D/P at sight)和见单后XXX天付款（ D/P at xx days s sight）。前者要求进口商立即付款才可取得单证，而后者的情况是给进口商一段宽限期，在出示单证30天、45天、60天或90 天后再付款，但进口商在付款之前不能取得单证。D/A要求在出口商/卖方开出的汇票被承

32、兑后即需提交单证。这种支付方式由于是商业信誉，对卖方不利。就卖方利益而言，L/C比D/P好。D/P见票即付比D/P见票后xx天后付款好，而D/P则比D/A好。在国际贸易中，只有在进口商财务状况良好，或在过去的业务过程中付款可靠，从而取得出口商信任，才接受托收货款的做法。通过这一章的学习训练使学生了解国际贸易中几种支付方式，看懂信用证。二、实训时间： 6学时三、实训场地（设备）：教室、国际商务实训中心及校外实训基地四、实训方法: 教师指导学生进行练习五、实训内容与步骤：实训1：撰写要求各种支付方式的信函。（2学时） 要求：将学生分为2组，一组为卖方，另一组为买方。熟练撰写要求各种支付方式的信函以

33、及复信。 实训2：信用证条款 （1学时） 要求：要求学生熟悉和了解信用证的各项条款，为下一章审证和改证打好基础。 实训3：填制汇票 （2学时） 要求：了解和认识汇票的各个栏目，正确填写汇票Draft (Bill of Exchange)汇票凭 信用证或购买证第 号Drawn under Bank of China, Hong Kong L/C or No. _日期 按 息 付款Dated Payable with interest _% per annum号码 汇票金额 中国 广州 年 月 日No._ Exchange for _ Guangzhou, China_ 20_见票 日后（本汇票之

34、副本未付） 付At _ sight of this FIRST of Exchange (Second of exchange being paid)Pay to the order of Bank of China或其指定人金额- The sum of - -此致TO M/S Dowell & Co. Ltd. Hong Kong China National Light Industrial Products I & E Corp. Guangzhou Ceramics, Arts & Crafts Branch, Guangzhou Office 教师点评 （1学

35、时）六、实训考核方法与标准学生通过讨论熟悉信用证条款，为下一章审证做好准备。实训项目六一、实训目的 信用证付款是国际贸易中最常用的支付方式被广泛应用于国际贸易中，然而审证和改证是国际贸易中最重要的环节之一。信用证由买方向开证银行（Opening Bank）申请，然后通过通知银行（Notifying/Informing Bank）交给卖方。货物装船后，由议付银行（Negotiating Bank）结算后转回开证银行。一旦信用证中的条款与合同不符，那么银行将拒绝付款。因此必需要求学生认真仔细审核信用证，学会审证技能。二、实训时间： 9学时三、实训场地（设备）：教室、国际商务实训中心四、实训方法:

36、教师指导学生进行练习五、实训内容与步骤：实训1： 审核信用证（4学时）要求：根据合同审核有关信用证（信用证本身的审核、专项审核） 练习1COMMERCIAL BANK OF THATTOWNDOCUMENTARY LETTER OF CREDITIRREVOCABLENo. BOC 92/10/05Date: October 5, 1992To: China National Cereals, Oils & Foodstuffs Corporation Beijing, ChinaAdvised through Bank of China, BeijingDear Sirs,Your

37、are authorized to draw on Hong Kong Food Company, Vancouver for a sum not exceeding CAN$ 120,000 (SAY CANADIAN DOLLARS ONE HUNDRED AND TWENTY THOUSAND ONLY) available by draft drawn on them at sight accompanied by the following documents:-Full set of Clean on Board Bills of Lading made out to order

38、and blank endorsed, marked “freight to collect” dated not later than November 30, 1992 and notify accountee.-Signed Commercial Invoice in quintuplicate.-Canadian Customs Invoice in quintuplicate.-Insurance Policies ( or Certificates ) in duplicate covering Marine and War Risks.Evidencing shipment fr

39、om China port to Montreal, Canada of the following goods:50, 000 tins of 430 grams of Great Wall Brand Strawberry Jam, at CAN$ 2.50 per tin CFRC3% Vancouver, details as per your S/C No. 92/8712.Partial shipments are allowed.Transshipment is allowed.This credit expires on November 30, 1992 for negoti

40、ation in China.合同条款卖方：中国粮油食品公司（China National Cereals, Oils & Foodstuffs Corporation）买方：温哥华香港食品公司(Hong Kong Food Company, Vancouver)商品名称：长城牌草莓酱（Great Wall Brand Strawberry Jam）规格：340克听装数量：50, 000听单价：CFR温哥华每听2.50加元，含佣3%总值：125, 000加元装运期：1992年11月自中国港口运往温哥华，允许转船和分批装运付款条件：凭不可撤销的即期信用证付款。信用证议付有效期应为最后装运

41、期后第15天在中国到期。合同号码：92/8712 练习2相关信用证：Overseas Bank Documentary Letter of Credit May 7, 1997To: China Export Corporation Beijing, ChinaAdvised through Bank of China, Beijing No. LOC5797 Dear Sirs, Your are authorized to draw on Liverpool Trading Co. for a sum not exceeding RMB￥477, 500(Say Renminbi One

42、Hundred Seventy-Seven Thousand Five Hundred Only) by draft drawn on them at sight accompanied by the following documents:-Signed Commercial Invoice in triplicate.-Customs Invoice in duplicate.-Full set of Clean on Board Bills of Lading made out to order and blank endorsed, marked “freight prepaid” d

43、ated not later than 31 July 2003 and notify the accountee.-Insurance Policies/Certificates in duplicate covering All Risks and War Risk.Evidencing shipment from China port to Liverpool of the following goods: 50m/t of Groundnut Kernels, FAQ2003 crop at RMB9, 550 per m/t CIF Rotterdam, details as per

44、 your S/C No. 03-331.Partial shipments are allowed.Transshipment is allowed.This credit expires on 15 December, 2003 for negotiation in China.Yours faithfully,03-331号合同主要条款：卖方：中国进出口公司买方：利物浦贸易公司 50吨花生米，2003年产大路货，CIF2%鹿特丹每公吨人民币9500元，2003年8月由中国港口运往鹿特丹，由卖方根据中国人民保险公司1981年1月1日中国保险条款按发票金额的110%投保一切险和战争险，凭不可

45、撤销即期信用证支付。实训2：修改信用证 （4学时）要求：将实训1信用证中与合同不符的地方找出来，然后写信要求买方速改有关信用证。实训3：延展信用证 （1学时）要求：由于信用证的迟到或是其它原因，货物无法在合同规定的时间内装运，写信要求对方修改信用证中的装运期和信用证的有效期。六、实训考核方法与标准审证和改证是商务英语函电中最重要的环节之一，学生必须掌握这项技能。期末试卷审证和改证占1520。实训项目七一、实训目的 在对外贸易中，按时装运进出口货物，及时将货物从装运地到目的地，对完成进出口任务，满足市场需要，减少货物积压和提高商品的竞争力，都具有重要的意义。在当前市场十分激烈的情况下，我们必须加

46、快货运，抢行应市，以快取胜。特别是对某些鲜货商品或季节性商品的运输，更要抢时间，争速度，及时完成运输任务，以免造成经济上的损失和信誉上的不良影响。本章节我们选择一些关于催促装运、分批装运或转船、集装箱运输的信函供学生学习。并收集一些装运单据（海运提单、货物明细单）供学生学习、填制。二、实训时间： 6学时三、实训场地（设备）：教室、国际商务实训中心及校外实训基地四、实训方法: 教师指导学生进行练习五、实训内容与步骤：实训1：海运提单（2学时）要求：熟悉和认识海运提单的各项栏目和提单填制要点实训2：货物明细单（2学时）要求：根据信用证和货物明细单填写提单教师点评：2学时六、实训考核方法与标准通过练

47、习学会填制装运单据。学生填制单据，教师批改，点评。实训项目八一、实训目的 包装是一门艺术。出口贸易的包装比国内贸易的包装更需重视。包装的真正艺术在于使东西包装得既美观又结实，在最颠簸的旅途中也始终不变形。每一个买主都希望他的货物到达时完好无损。对买主来说，没有比发现货物到达时已经损坏或部分丢失更为恼火的了。毫无疑问，卖主必须尽力把货物包装得经得起运输途中的严峻考验而不损坏。据估计，用确当的包装和标记，70%的货物可以免遭损失。包装有两种形式：（1）外包装，即用于运输的包装；（2）内包装，即中小型的包装、盒子或销售包装。这一章通过训练让学生熟悉包装的各环节以及各种适合国际运输的商品包装容器和运输

48、标志，学会填货物装箱单。二、实训时间：6学时三、实训场地（设备）：教室、国际商务实训中心及校外实训基地四、实训方法: 教师指导学生进行练习五、实训内容与步骤：实训1：装箱单 （2学时）要求：熟悉和认识货物装箱单Specimen of Packing ListPACKING LIST1)SELLERHUAXIN TRADING CO.,LTD.14TH FLOOR KINGSTAR MANSION,676 JINLIN RD.,SHANGHAI CHINA3)INVOICE NO.SHHXFP981674)INVOICE DATE14-Apr-985)FROMSHANGHAI6)TOTORONT

49、O7)TOTAL PACKAGES (IN WORDS)SAY ONE THOUSAND SIX HUNDRED AND THIRTY NINE CARTONS ONLY2)BUYERJAMES BROWNSONS#304-310 JALAN STREET,TORONTO,CANADA8)MARKSNOS. J.B.S.SHHX98027 TORONTOC/NO.-16399)C/NOS. 10)NOS.KINDS OF PKGS. 11)ITEM 12)QTY. 13)G.W. 14)N.W. 15)MEAS(m3)4 ITEMS OF CHINESE CERAMIC DINNERWARE1

50、-542 542CTNS HX1115 35-Piece Dinnerware and Tea Set 542SETS 10840.0kg 7588.0kg 24.976M3543-942 400CTNS HX2012 20-Piece Dinnerware Set 800SETS 9200.0kg 6400.0kg 24.992M3943-1385 443CTNS HX4405 47-Piece Dinnerware Set 443SETS 10630.0kg 7974.0kg 24.975M31386-1639 254CTNS HX4510 95-Piece Dinnerware Set 254SETS 7112.0kg 5207.0kg 24.994M3TOTAL: 1639 CTNS 2039 SETS 37784.0kg 27169.0kg 99.937M3EACH ITEM/PACKAGE G.W. N.W. MEAS.(m3)HX1115 35