第十一章 秘书的群体心理

1、第十一章秘书的群体心理春运排队进春运排队进站的人群站的人群什么是群体什么是群体参加公司会参加公司会议的人群议的人群从心理学的角度从心理学的角度来讲，由若干个个体来讲，由若干个个体组成一群人，能够成组成一群人，能够成为群体，必须满足一为群体，必须满足一定的条件，大街上的定的条件，大街上的一群人，各怀心事，一群人，各怀心事，各有各的打算，虽然各有各的打算，虽然他们凑在一起，却无他们凑在一起，却无法实现群体的功能，法实现群体的功能，所以不能叫做群体。所以不能叫做群体。心理学实验（特里普里特）心理学实验（特里普里特） 被试在三种情境下骑车25英里路程。第一种情境是单独骑行计时；第二种是骑行时让一个人跑

2、步伴同；第三种情境是与其他骑车人竞赛。结果 在单独计时的情况下，平均速度为每小时24英里；有人跑步随同时，时速达到31英里；而竞争情境下则无明显改善，平均时速为32.5英里。心理学实验（阿尔波特）心理学实验（阿尔波特） 几种难易程度不同的工作，由简单到困难的排列是：划掉报纸上所有的元音字母，编排词的联想表，演算简单的乘法算术题，反驳他人的哲学观点等。 这些作业都要求被试（大学生）在两种情况下去完成：单独一个人做和五个人在一起做。结果 除反驳他人的哲学观点的复杂作业外，其余几项作业，五个人在一起做都比单独一个人做效果更好。第一节第一节秘书群体及其结构优化秘书群体及其结构优化第一节 秘书群体及其结

3、构优化一、群体概述1、定义 群体是指有同一目标和行为规范并协同活动的人群结合体。介于个体与组织之间。 群体稳定的结构两人以或两人以上相互影响成员意识到彼此同属于一群共同的目标2、构成群体的必备条件u各个成员间具有共同目标与利益。u各成员间得到密切协作和配合的组织保证。u群体要满足各成员的归属感。u群体成员之间需要有工作、信息、思想上的交流。u群体成员之间需要有感情交往等。93、群体的特征l （1）各成员之间相互依附，在心理上彼此意识到对方的存在；l （2）各成员之间在行为上有共同的规范，彼此相互影响；l （3）各成员具有群体意识，即具有“我们同属于一群”是这个群体中的一员之感受；l （4）各成

4、员的心理与行为，以实现某种共同的目标为宗旨。活动相互作用感情群体成员的相互影响4、群体的分类正式群体正式群体由组织结构确定的、由组织结构确定的、职务分配很明确的群职务分配很明确的群体。体。非正式群体非正式群体既没有正式结构，也既没有正式结构，也不是由组织确定的群不是由组织确定的群体；是出于某种需要体；是出于某种需要自然形成的。自然形成的。友谊型友谊型群体群体群群 体体正式正式群体群体命令型命令型群体群体任务型任务型群体群体非正式非正式群体群体利益型利益型群体群体命令型群体命令型群体由具有直接汇报关由具有直接汇报关系的主管和下属组系的主管和下属组成的群体。成的群体。任务型群体任务型群体为完成一项

5、工作任务而为完成一项工作任务而在一起工作的群体，成在一起工作的群体，成员不一定具有组织结构员不一定具有组织结构上的汇报关系。上的汇报关系。利益型群体利益型群体为了某个共同关心为了某个共同关心的特定目标而在一的特定目标而在一起工作的群体。起工作的群体。友谊型群体友谊型群体基于成员共同特点而基于成员共同特点而形成的群体。形成的群体。正正式式群群体体非非正正式式群群体体（1）形成阶段群体发展的五阶段模型群体发展的五阶段模型5、群体的作用l 能将个体力量汇合成新的力量；l 完成组织所赋予的基本任务；l 满足群体成员的心理需求；l 协调人与人之间的关系。二、秘书群体结构优化的意义1、什么是秘书群体 秘书

6、群体是对秘书人员所组成的工作群体的称呼，又称为秘书班子。 它是保证领导班子工作顺利开展而建立起来的一个专门化的工作群体。2、意义l 秘书群体结构优化有利于塑造单位形象l 秘书群体结构优化有利于发挥秘书群体的整体效能l 秘书群体结构优化有利于提高秘书个体的工作效率三、秘书群体结构优化的基本内容1、秘书群体结构优化的原则 一要异质结合，合理分工； 二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。2、秘书群体结构优化的内容和要求第二节第二节秘书群体心理秘书群体心理结构的优化结构的优化良好群体形成的心理学原则目标整合原则志趣相投原则心理相容原则互补原则一、心理认同性二、心理相容性三、心理互补性四、

7、心理适应性一、心理认同性1、什么是认同？ 一是自我认同，是个人认同，是指自己对自我现况、生理特征、社会期待、以往经验、现实情境、未来希望、工作状态等各层面的觉知，统合而成为一个完整、和谐的结构。亦即追求自我统一性及连续性的感觉。 二是社会认同，是个人拥有关于其所从属的群体，以及这个群体身份所伴随而来在情感上与价值观上的重要性知识。亦即个体身为一个群体成员这方面的自我观念。2、心理认同的意义l是秘书群体的基本要求l是保持秘书群体和谐、协调的影响因素是建立秘书群体心理的合理结构的基础三、心理互补性1、气质互补2、性格互补3、能力互补第三节第三节秘书群体的团队建设秘书群体的团队建设三个和尚的故事：三

8、个和尚的故事：三个臭皮匠 = 一个诸葛亮三个诸葛亮 一个臭皮匠一个诸葛亮+三个臭皮匠=四个诸葛亮一个臭皮匠+三个诸葛亮=四个臭皮匠团队结构问题团队结构问题!诸葛亮与臭皮匠的故事麦肯锡顾问卡曾巴赫-团队就是由少数有互补技能、愿意为了共同的目的、业绩目标而相互承担责任的人们组成的群体。（侧重于团队的构成要素）海伊斯(著名女心理学家)-团队是一群人以任务为中心，互相合作，每个人都把个人的智慧、能力和力量贡献给自己正在从事的工作，它是组织中的一分子，其显著特征是团结、合作，有共同目标，以任务为导向。 斯蒂芬.罗宾斯(美国著名管理学家) -团队是指一种为了实现某一目标而由相互协作的个体所组成的正式群体。

9、（一）定义 团队的特征（1）清晰的目标 （2）成员之间相互依赖、彼此协作 （3）所有成员负有共同的责任为了实现某一目标，由知识技能互补、相互协作的若干个体组成的正式群体，所有成员都对目标的实现负有共同的责任。（二）团队与群体的区别工作群体工作群体工作团队工作团队工作群体与工作团队的对比工作群体与工作团队的对比信息共享信息共享共同目标共同目标中性中性 ( (有时消极有时消极) )个人贡献个人贡献个体化个体化随机的或不同的随机的或不同的目标目标成员感兴成员感兴趣的是趣的是协同配合协同配合绩效依赖绩效依赖责任责任技能技能集体绩效集体绩效共同目标和承诺共同目标和承诺积极积极个人贡献群体工作结果个人贡献

10、群体工作结果个体的或共同的个体的或共同的相互补充的相互补充的“你愿意在一个优秀的团队中工作呢，还是愿意在一群优秀的人们中工作？” - - Max DePreeMax DePree: Leadership Is an Art（三）团队的类型2.2.自我管理型团队自我管理型团队通常由通常由10101515人组成，人组成，承担着以前自己的上司承担着以前自己的上司所承担的一些责任。所承担的一些责任。1.1.问题解决型团队问题解决型团队 由来自同一部门的由来自同一部门的5 5到到1212名员工组成，每周碰头名员工组成，每周碰头几小时来讨论如何提高产几小时来讨论如何提高产品质量、生产效率和改善品质量、生产

11、效率和改善工作环境。工作环境。按团队存在的目的和形态进行分类按团队存在的目的和形态进行分类任务攻坚型任务攻坚型委员会委员会多功能型多功能型3.3.多功能型团队多功能型团队 来自同一等级、来自同一等级、不同工作领域的员工不同工作领域的员工组成，他们来到一起组成，他们来到一起的目的是完成一项任的目的是完成一项任务。务。虚拟团队的特征：虚拟团队的特征：缺乏非言语信息（表情、姿势缺乏非言语信息（表情、姿势、语调等）。、语调等）。社会交往有限。社会交往有限。1. 能够克服时空的限制。能够克服时空的限制。虚拟型虚拟型4.4.虚拟团队虚拟团队 团队用计算机技术团队用计算机技术把地理上分散的成员联把地理上分散

12、的成员联系起来达到一个共同的系起来达到一个共同的目标。目标。l 李强认为：正如“幸福的家庭都一样”，卓越团队的七个特征，可以将其简称为“PERF0RM ”n明确的目标(Purpose)n赋能授权(Empowerment)n关系与沟通(Relation and communication)n弹性(Flexible)n卓越的生产力(Optimal productivity)n认同与赞美(Recognition)n士气(Morale) （四）优秀团队的特点（四）优秀团队的特点外部外部支持支持分享成果一致的一致的承诺承诺开放的开放的沟沟 通通相关的相关的技能技能相互的相互的信任信任有效的有效的结构结构

13、恰当的恰当的领导领导清晰的清晰的目标目标二、秘书团队形成的条件二、秘书团队形成的条件（一）共同的目标 1.明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力，使得团队的存在有了价值。 2.共同的团队目标有助于团队成员设定个人目标，从而使团队成员在执行计划的过程中始终处于最佳工作状态，并能尽量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮助团队获得最佳工作绩效。（二）互信的协作 1. 应把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一个彼此互补、优化的秘书团队，才能产生整体搭配的协同效应。 2.团队成员情感上相互认同也是团队成功的重要因素。 （三）明确的职责 1.一个高效的秘书团队应根据每个成员的个体特质安

14、排其在团队中担任相应的角色并进行明确的分工。 2.秘书工作应讲究工作程序并明确团队每位成员的职责。 （四）较强的执行力 所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能的能力。三、秘书团队的建立步骤秘书团队组建期秘书团队磨合期秘书团队规范期秘书团队成熟期（一）秘书团队组建期 1.形成团队的内部结构框架 （1）设置团队终极目标、长期目标、阶段性目标； （2）确定团队在整个机构中独特的地位、作用，并据此设置团队应承担的日常工作任务； （3）确定团队的最佳人数配比，即规模；根据团队成员的个体特质决定其在团队中的角色； （4）制定约束、激励团队成员的各种规范； （5）遴选团队的领导。 2.建立秘

15、书团队与外界的初步联系（1）建立团队与组织系统内部机构的联系；（2）建立团队与组织系统外部的联系与协调的关 3.培养秘书团队成员对团队初步的认同感并形成一定的凝聚力 （1）帮助团队成员尽快熟悉工作内容、适应所担任的角色。（2）帮助团队成员彼此认识，并知悉每个人担任的角色与承担的工作任务，建立互相协作的关系。（3）帮助团队成员了解团队的工作目标、规范等。（二）秘书团队磨合期 1.构建和谐的团队文化 2. 通过团队的“愿景和目标”来凝聚人心，激发成员“因公忘私”的崇高感3.通过渗透“一致对外”的意识增强团队成员的向心力 （三）秘书团队规范期 规范期有可能变成创造力蜕化的平庸期。因此这一阶段在异中求同的同时还应特别强调同中求异，既有多元的工作理念、工作个性、工作思路，又能和谐共处、彼此尊重。 （四）秘书团队成熟期 团队开始成为独特的“这一个”。这是秘书团队形成后的最优化时期，这一时期的团队显示出巨大的能量， 产生出巨大的工作绩效。 三、秘书的团队建设（一）合理配备，严格选拔1、思想修养2、知识能力3、年龄性别4、心理素质密切联系群众密切联系群众实事求是实事求是谦虚谨慎谦虚谨慎讲究实效讲究实效积极健康积极健康注重仪表注重仪表慎重交友慎重交友全心全意全心全意为人民负责为人民负责思想修养思想修养表达能力表达能力办事能