会议筹备方案拟定

1、第一章第一章 会议管理会议管理会议管理包括：会前筹备、会中服务、会后落实会议管理包括：会前筹备、会中服务、会后落实 主要学习：会议筹备阶段的会议筹备方案和应急方案的拟定，检查和审核会议的各项准备工作，与领导进行沟通；会中工作重点是对会议进展的控制，对会议经费使用的监督，对突发事件的处理；会后的会议总结的内容和要求，会议评价的标准。 本章节在理论试卷中占20%比重；在技能操作试卷中占30%比重第一节第一节 会前筹备会前筹备一、会议筹备方案的拟定1.1.会议筹备方案拟定的要点（会议筹备方案拟定的要点（P1P2P1P2） 会议的主题：会议要研究的问题（较粗略、笼统） 1.确定会议的主题与议题（P1）

2、 会议的议题：是列入会议议程，提交大会讨论审 议的题目，是对会议主题的具体化。 2.确定会议的名称（P2） 3.确定会议的议程（P2）：会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、 解决的问题的大致安排。（会议主持人要根据议程主持会议） （1）会议地点选择的原则是大小适中、地点适中、环境适合、交通 4.确定会议的 方便、会场附属设施齐全。 时间和地点地点 （2）会场布置的重要一环是：座位安排（P10）；主席台座次安排（12） 5.确定会议所需设备和工具:要满足会议的需要 6.确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作 7.确定会议与会代表的组成 8.确定会议经费预算 9.确定会议

3、住宿和餐饮安排（P28：住宿、餐饮安排各8点注意事项） 10.确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工（见下一页）会议筹备会议筹备方案的内容方案的内容（选择、技能题）（选择、技能题）会务机构分工的要求（了解会务机构分工的要求（了解P6P6） 会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实 （1）文件起草和准备 （1）根据会议的规 （2）会务组织 模和类型组织 （3）会场布置 人员队伍会议组织 （4）会议接待 各部门明确各 （2）会务机构分工分工包括 （5）生活服务 自任务和要求 明确、责任到人 （6）安全保卫 （7）交通疏导 （3）加强协调，定 （8）医疗救护 期沟通会务机构包括：会务

4、组、秘书组、组织组、接待组、会务机构包括：会务组、秘书组、组织组、接待组、 宣传组、财务组、保卫组等宣传组、财务组、保卫组等2.2.会议筹备方案的制定程序（会议筹备方案的制定程序（P8P8）组建会议筹备委员会划分筹备小组：划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人与领导沟通，确定会议的主题与议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、文件的范围、与会代表的组成、会议经费预算以及住宿和餐饮的安排，最终形成筹备方案方案拟出后交上司领导审核方案，再行具体安排与部署3 3.拟定会议筹备方案的作用和意义拟定会议筹备方案的作用和意义（P2P2） 作用：作用：（1）确保会议的周密组织（会前） （2）

5、确保会议服务质量和沟通协调到位（会中） （3）确保领导的意图得以贯彻执行（会后） 意义：意义：会议筹备方案是会议工作的基础，以保证会议的顺利进 行,是秘书的重要工作之一远程会议：电话会议、视频会议特点与要求（远程会议：电话会议、视频会议特点与要求（P3P6P3P6）远程会议远程会议特点（熟记）特点（熟记）工作要求（了解）工作要求（了解） 电话会议：电话会议：利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。（1）方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的，激发创造性思维，容易修正自己的观点，有利于开展商务交易活动和协调活动。（2）缺少身体语言难以互动交流，缺少文本难以传

6、递大量细节信息。（3）可以通过搭配其他通信方式增进信息传输与交流。（4）适用于分公司不远、规模不大办公地点相对集中的企业。（1）准确发出开会信息（2）分发会议书面信息材料（3）合理安排会场信息传输设备（4）按时接通电话（5）互相通报出席情况（6）做好会议记录 视频会议：视频会议：利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急的情况（1）实现声音和图像同时传送（2）打破了空间的限制（3）节省时间、费用（为双方）（4）交流效果较好（5）视频会议局限：准备期较长，初始投入成本较高，缺乏互动效果，交流不够深入广泛（1）发出开会信息（2）分发文件信息资料（3）布置会场（4）设置与检查会场信息传输设备（5）做好会议信息准备（6）采用先集中后分散的形式（7）汇总情况信息远程会议筹备方案的特点（熟记远程会议筹备方案的特点（熟记P6P6） （1）筹备方案拟订时应与电信服务公司联系： 会议日期、会议起止时间、参加会议人 数、会人员