（行政管理）企业办公室管理工作的优化与完善

1、企业办公室管理工作的优化与完善摘 要近年来，我国的经济水平不断提高，一定程度上带动了各个行业的发展。然而，在市场经济的背景下，为了能够提高自身的竟争力，企业就需要不断对内部进行调整与完善，也就是企业对自身的一种管理。其中，办公室管理工作在企业内部的管理中占据重要的作用，不仅能够及时的传递信息，而且也是员工之间沟通的桥梁，对于企业的发展具有一定的保障作用。而办公室员工在企业的行政管理工作中也是最重要的载体，是企业正确决策的前提条件。文章主要阐述了办公室管理工作的概念，并总结出企业办公室管理工作的重要作用，针对管理工作中的不足之处，提出了具体的优化策略，进一步推动企业办公室管理工作的顺利开展。 关

2、键词:现代企业；办公室管理；工作优化完善目 录一、前言1二、企业办公室管理工作相关概述1（一）企业办公室管理工作概念1（二）企业办公室管理工作的特点1三、企业办公室管理工作的重要作用2（一）桥梁纽带作用2（二）参谋助手作用2（三）综合协调作用3（四）窗口服务作用3四、企业办公室管理工作存在问题分析3（一）认识高度不够3（二）创新力度不够3（三）综合能力不够3（四）管理制度不健全4五、完善现代企业办公室管理工作的具体措施4（一）进一步加强办公室队伍建设4（二）进一步强化办公室精细管理4（三）进一步推动办公室工作创新6（四）建立健全企业办公室管理制度6六、结论6参考文献7一、前言随着经济全球化的进

3、一步深入，许多大中型企业得到长足的发展。在这样的大环境下，办公室的在企业的运行中起到了越来越重要的作用，成为综合性的管理服务机构，就能够良好地沟通企业内外，保证该企业的正常持续发展，同时，可以为企业管理者提供重要的决策信息。坚持以人为本、做到与时俱进、善于开拓进取、做好办公室的管理工作使企业能够可持续发展的基础。提高办公室的管理水平和工作效率关键在于树立和增强民主、法治、服务和创新的观念。本文针对现代大型企业办公室的运行管理特点，结合本文作者长期的办公室工作经验，对企业办公室管理的创新与实践进行深入的分析、探究。二、企业办公室管理工作相关概述（一）企业办公室管理工作概念办公室管理工作，即企业内

4、部的办公室员工严格按照管理层的相关决定来执行工作，并且能够对企业内部的相关行政工作进行解决，其中主要有计划、组织、领导以及控制等，最终为企业工作的顺利有序开展提供保证。此外，现代企业的办公室管理工作还有企业内部信息与外部信息的传递，同时还包括各个部门间的协同工作，确保企业计划以及决策的实现。任何企业工作的出发点都是决策，而办公室管理工作则是实现决策的重要过程。因此，企业工作目标的实现不仅需要正确的决策，同时也需要办公室管理工作的正常进行。 （二）企业办公室管理工作的特点企业办公室，实质上就是企业内部中非常重要的一个服务部门，企业办公室管理工作具备的特点主要体现在以下几个方面：（1）企业办公室的

5、管理层面十分广泛，具有全局性特征；企业经营管理中办公室作为一个重要的枢纽，所以要求办公室负责企业的全局工作，办公室的日常管理工作中，办公室管理工作与企业内部各个部门之间都有着紧密的联系，对办公室进行科学合理的管理，有利于监督企业的管理决策，具有十分重要的作用；（2）办公室管理工作的协调功能较强，企业办公室管理人员应当对各个部门工作中的问题进行协调与沟通，在企业内部管理有具有桥梁作用；（3）办公室管理工作的服务性较强，企业办公室具备的服务功能是与协调工作公用进行的，办公室在为企业领导协调等一系列方面的工作时，就能够充分发挥企业办公室的服务功能，所以企业办公室管理工作不仅能够在很大程度上提升办公室

6、的管理能力，还可以加强企业办公室的服务能力。三、企业办公室管理工作的重要作用企业要想在如今这种日趋激烈的市场环境中谋求长远的发展，对于内部管理工作问题就务必进行强有效的强化与规范。而办公室管理责任就是保证公司内部各项管理工作的开展和相关工作的顺利进行。具体而言，现在企业办公室的管理不仅具有管理学的共性内容，也具有其自身的特性。具体在以下四个方面得以体现：（一）桥梁纽带作用纵观如今的企业，办公室在企业结构上发挥着企业领导与基层员工之间，系统内各部门之间的纽带作用。在职能上起到了上通下达的桥梁作用，扮演着企业内部信息与材料中转的角色，是企业政策引导、资源管理、生产生活的重要组成部分。办公室在企业结

7、构上处于决策层和基层之间，对于两者的信息通达和政策落实起到重要的媒介作用。办公室可利用其良好的媒介作用，对基层的生产、管理信息进行及时收集，亦可协助决策层制定符合实际情况与市场环境的良好政策，通过自身的媒介作用将基层的信息反馈给决策层，将决策层的决策落实到基层，从而保证了企业内部信息和材料的通达，促进了企业机械性的运转。（二）参谋助手作用现代企业的办公室管理的参谋性功能一般可由以下四方面进行表现：首先，办公室管理需要把各类信息即时并全面无误地提供给企业的领导，并为他们的决策行为作出有效的参考；其次，办公室管理为企业的目标性工作提供基础，并向周围开展组织研究调查工作，获取调查结果中的有效依据来指

8、导企业中心工作的进行；第三，办公室管理工作需要以领导者的主要意图为中心撰写好企业的各个文件，并且协助领导者顺利完成各项重大决定与重要工作的开展；第四，办公室管理工作要针对企业发生的重要事件提出具有决策性的判断。办公室管理在现代企业整体的经营管理与发展中都有着不可或缺的重要作用。（三）综合协调作用办公室管理在企业的内部具有综合协调的作用，它可以保证企业内各项活动井井有序的进行，它使各项工作相互匹配、相互磨合、相互适应，减少内在矛盾，找到工作之间的结合点，统筹全局，使工作内容得以顺利完成。而各个部门需要有集体意识，把集体利益作为首要任务，全面整体的作出判断，以企业的长远健康的发展为目标来计划、处理

9、、安排、思考各项问题并完美解决。（四）窗口服务作用办公室管理是企业的一个重要的窗口组织，他需要进行内外事务的连接，还要撰写好企业的信件及印鉴，发挥窗口服务的，它需要具有很强的公关技能，协调内外关系，做好链接工作显得尤其重要。而对于企业的长远目标来说，越完善的企业，越重视企业的服务作用。四、企业办公室管理工作存在问题分析近年来，随着社会经济的快速发展和企业改革力度的不断加大，虽然办公室整体管理水平有所提高，但与新形势、新任务的要求仍有一定差距，三个方面的问题应引起高度重视。（一）认识高度不够首先是对做好新时期办公室工作重要性的认识不足，没有把做好办公室工作与企业又好又快发展紧密的联系在一起。对办

10、公室工作在系统中的地位、作用认识不足，对办公室工作理性思考不够，缺乏规律性总结、超前性思考、深层次研究。对办公室工作要求标准不高，只求过得去，不求过得硬。（二）创新力度不够新形势下办公室工作要与时俱进，不断实现方法创新和机制创新。传统的办公室管理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求，办公室工作任务不应仅仅满足于完成日常事务性工作。缺乏对新形势的分析、新问题的研究，新措施的制定，新经验的推广。（三）综合能力不够办公室队伍素质参差不齐，有些员工习惯于原有的工作模式和工作方法，办事节凑慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其素质和能力与精细化管理的要求还有一定差距。（四）管理制度不健全如果企业

11、想要进一步发展与进步，就需要不断的扩大自身的生产力度以及生产范围，并且进最大努力提高自身的工作效率。但是，办公室管理工作的不合理以及不成熟的缺点，使得企业工作效率的提高受到阻碍，一定程度上浪费了人力与物力。因此，在复杂并多样的发展过程中，企业的办公室管理制度有待完善与提高，进而积极的提高企业实际的工作效率，使其能够有章可依。五、完善现代企业办公室管理工作的具体措施基于以上对当前办公室工作中存在的问题分析，笔者认为要想做好办公室管理工作，提高工作效能，可从以下几个方面着手：（一）进一步加强办公室队伍建设适应企业改革发展稳定的新形势新要求，就必须切实加强办公室自身建设。要进一步加强学习，不断拓宽学

12、习领域，丰富学习载体，更新知识结构，转变思想观念，树立新理念，掌握新方法，积极开展培训交流，不断提高办公室工作人员的整体工作能力，创造一流的工作水平。要进一步加强制度建设，建立和完善相应的规章制度与管理流程，制订管理手册，强化执行力建设，使办公室各项工作责任有落实、工作有程序、做事有规范。要建立和完善切合企业实际的考核评价制度，推动办公室工作上台阶。（二）进一步强化办公室精细管理精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事,每位办公室成员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风,把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度,从小事做起,把小事做好,从细微之处见精神

13、、见水平。在办公室工作中,要善于发现细节,要坚持从基础抓起,从“细”上着眼,在“精”上下工夫,在“实”上做文章,真正使每位员工懂得并看到精细化管理所带来的良好效果,确确实实树立起精益求精、严密细致的工作态度,将精细化管理的理念积极融入到各自的日常管理、工作、学习之中。1.提高参谋辅助水平办公室工作应当紧密围绕领导意图，为决策提供服务。第一，办公室是部门工作中枢，掌握着非常多的工作信息。在分析信息的基础上为领导出谋划，这是其重要职责之一，应当有身在其位、胸为帅谋之气度，而且要做到谋之有道，处之有方；同时，还要严格按照程序，分清责任、理清环节，明确标准要求，优化和健全办公室工作流程。以决策的形成、

14、反馈以及实施评估和完善作为导向，理顺各方面的关系；在具体工作中，应当善于调研，在准确把握实情的基础上，多深入基层与群众沟通，掌握好基层工作进展，及时向领导反馈情况。围绕企业的重要工作、重大事项和上级部门的工作需求，积极主动地收集和报送深层的综合性信息和调研报告。2.提高统筹协调能力要不断提高办公室的统筹协调能力，利用协调艺术，有效处理各方面的关系，上下沟通、左右协调、内外联系。在此过程中，对上要保持高度一致，理解领导意图，服从安排；对下调动员工的工作积极性，全面贯彻和落实领导、上级决策；对内要确保组织有序，有效协调、步调一致，统一各方面的思想；对外加强与相关部门之间的协调，在密切合作的基础上，

15、形成合力。统筹协调各方面的关系，不仅要做好内部组织协调工作，而且还要加强各方面的沟通与联系，充分调动各个层面的积极主动性。3.加强把握规律的能力办公室工作可谓千头万绪，各项工作均关乎全局。在办公室工作中，应当理清思路、统筹兼顾，在看似没有规律可言的工作中把握事物的规律，从繁杂的日常事务中能够解脱出来，抓重点、想大事、同时，还要打好常规牌，安排好工作，走好程序，有条不紊地积极开展各项工作。比如，文稿写作上应当有“精品”意识，未定稿之前需抽出一定的时间进行琢磨、完善和修改；服务层面上，应当全心全意服务，周密地进行计划。细节决定做事的成败，凡事一定要认真的对待，小处入手，细微之处着眼。比如，会议通知

16、、后勤服务、文稿审核以及会务安排等，都是常规性的工作，然而稍有不慎则可能会捅大漏子，甚至造成办公室整个工作脱节。办公室各项工作中，应当追求卓越，让领导放心、让服务对象满意。（三）进一步推动办公室工作创新创新是做好新形势下办公室工作根本途径，也是办公室工作面临的一项重要任务。要不断适应企业体制机制的变革，积极探索新形势下办公室工作的规律，进一步建立健全各项工作制度、岗位规范、考核标准和业绩评价办法，切实做到各项工作有标准，每个岗位有规范，人人头上有责任，充分调动每一名工作人员的积极性。只有把办公室工作的“规律性”和“时代性”结合起来，把“创造性”和“继承性”结合起来，把“创新精神”和“工作实际”

17、结合起来，大力加强各项业务建设，不断开拓创新，才能使办公室适应新形势的要求，更好地围绕中心、服务大局，为企业发展作出更大贡献（四）建立健全企业办公室管理制度任何企业在发展与进步的过程中都需要规章制度的约束，因此，企业需要建立健全办公室的管理制度，只有这样，才能够使办公室的工作人员按照制度进行工作，并且使上级在进行办公室工作人员奖励与惩罚时能够有充足的依据，保证公平，有效的约束并规范办公室工作人员的相应行为，进而使企业内部的工作人员能够深人了解企业的文化。建立健全企业的办公室管理制度，不仅充分展示了企业自身的文化水平以及正规程度，同时也一定程度上增强了工作人员对企业发展的信心。六、结论总的来说，办公室管理工作对于我国企业来说具有重要的市场意义。加强对办公室的管理，能够推动我国企业的管理和发展。所以，为了加强企业各部门结构间的紧密维系和良好沟通，为了提升企业内部管理的水平和质量，为了企业整体走向规范和发展的坦途，我国企业务必侧重于加强办公室管理的建设，加强办公室管理制度的落实，实行监管机制，通过多种渠道优化和完善办公室管理工作内容，从而使得企业管理基础扎实，充分促进企业的稳定与发展。参考文献1邹红.现代企业办公室管理工作的优化与完善J.中国外资,2013(