区机关团体事业单位档案整理培训

1、n文书档案的整理文书档案的整理 归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。收集确定“件”装订分类排列编号编目装盒排架1. 任免、奖惩非本单位人员或部门的文件；2. 上级机关发来供工作参考的抄件；3. 上级机关征求意见未定稿的文件；4. 无查考利用价值的事务性、临时性文件；5. 重份文件；6. 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；7. 从正

2、式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；8. 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；9. 单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；10.本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；11.为参考目的从各方面收集的文件材料；12.参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；13.越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；14.下级机关抄报备案的一般性文件材料。 编史修志工作已经结束的要开始整理归档，各门类史志档案都归在史志类，是专门档案，单独用目录号（与档案局联系后确定）。（二）确定（二）确定“件件” 文

3、件正本与定稿为一件（定稿不易装订的也可单独作为一件）； 正文与附件为一件（如附件数量较多也可各为一件）； 原件与复制件为一件（对制成材料或字迹材料不利于长期保管的、以及破损的文件，要复制后与原件一起归档）； 转发文与被转发文为一件。 归档文件整理方法是以归档文件整理方法是以“件件”为单位，进行文件级整为单位，进行文件级整理。确定理。确定“件件”是归档文件整理工作的关键之一。是归档文件整理工作的关键之一。“件件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。 一般以每份文件为一件，但实践中文件的情况很多，一般以每份文件为一件，但实践中文件的情况很多，要用以下

4、标准来确定件。要用以下标准来确定件。 *最容易犯的错最容易犯的错误是把一套会议材料误是把一套会议材料装订成一件处理。装订成一件处理。 * *重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改稿的保留历次修改稿的, ,应作为一件，如修改稿数量较多也可应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。各为一件）。 *成套的会议材成套的会议材料各为一件（一个料各为一件（一个会议的材料不能简会议的材料不能简单作一件处理，而单作一件处理，而要分别以件归档）。要分别以件归档）。 发文稿纸：栏目发文稿纸：栏目填写齐全、经领导亲笔填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸，

5、与正签发的发文稿纸，与正本、定稿一并归档。本、定稿一并归档。 文件处理单：正文件处理单：正文与文件处理单为一件；文与文件处理单为一件； 不论有无领导批示内容、不论有无领导批示内容、有无处理结果的文件处有无处理结果的文件处理单，均应与文件一起理单，均应与文件一起归档。归档。 来文与复文（指请来文与复文（指请示与批复、报告与批示、示与批复、报告与批示、函与复函）各为一件。函与复函）各为一件。报表、名册、图册等按其原来的装订方报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；式，一册（本）为一件； 充分尊充分尊重和利用原来的基础。输入每份报表、重和利用原来的基础。输入每份报表、名册的题名名册的

6、题名+ +单位名（人名）。单位名（人名）。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。行。 需保管需保管3030年以上的文件要进行修整，保管年以上的文件要进行修整，保管1010年以下的文件保持原年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。状就行了，减少不必要的劳动。 文件修整工作内容

7、有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张折叠。折叠。 修裱：对破损纸张进行修补或托裱。修裱：对破损纸张进行修补或托裱。 复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。 去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。大头针等，防止时间长了生锈。 大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文

8、件页数多的要单入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。张折叠。 归档文件经修整后要按件装订。归档文件经修整后要按件装订。 从从2009年度开始数字化扫描后，档案须进馆单位年度开始数字化扫描后，档案须进馆单位就不需要再换不锈钢钉了，一般订两只钉就够了。就不需要再换不锈钢钉了，一般订两只钉就够了。不锈钢钉装订方式不锈钢钉装订方式 注：装订时，纸张要对齐装订的一边（左边齐、底注：装订时，纸张要对齐装订的一边（左边齐、底边齐），一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的边齐），一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。文件材料可保持原装订方式不变。较厚的文件采用三孔一

9、线的装订方式。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。 装订时注意件内文件的排列顺序：装订时注意件内文件的排列顺序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；有文件处理单的，文件处理被转发文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。单在前，正文在后。 分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。构成有机体

10、系的过程。 我区统一采用我区统一采用“年度年度保管期限保管期限”的分类方法。的分类方法。1、按年度归档：、按年度归档：n一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。n跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等；的来文和复文等；n跨年度的会议或活动材料统一放在结束的年度归档。跨年度的会议或活动材料统一放在结束的年度归档。n几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。几份文件作为

11、一件时，归入排在最前面文件的签发年度。如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。因故未及时整理归档的零散文件材料，因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有文件的最后，可排在同一年度、期限的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在盒内备考表中加以说明，件。上述情况应在盒内备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。而在实际整理工作中应尽量避免。 排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程，即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。 事由是指一件具体的事，或一个具体

12、的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。 具体情况处理：n一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档；n鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式，所以文件排列可实行在同一保管期限内按大类结合时间集中排列的方法。这样可以兼顾手工检索与计算机检索。 归档文件经分类、排列等系统整理后就要逐件给予编归档文件经分类、排列等系统整理后就要逐件给予编制归档号，归档号是将归档文件在全宗中的位置，予以固制归档号，归档号是将归档文件在全宗中的位置，予以固定的一组标识符号。定的一组标识符号。 编制过程：在文件的编制过程：在文件的正上方、居中、空白处正上方、居中、空白处加盖红色加盖红色归档章，如居中

13、处有批注等文字，可选择上方其他空白位归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。置。然后在方格内填写对应的档号。 归档章用归档章用红色印泥红色印泥加盖，加盖，档号填写用黑档号填写用黑色或蓝黑墨水色或蓝黑墨水笔填写。笔填写。 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。没列入进馆序列的企事业单位，就没有全宗号，可不填写。 年度：填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年，如“ 2010 ”。 如在2011 年整理的是2010 年应归档文件，应填写“2010”。 档案室编件号：填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号，从“1”开始流水标注。（如2010年度

14、的归档文件，永久1n件，30年1n件， 10年1n件）。 此格空白，不填任何数字和文字。 归档章按标准制作，归档章的填写内容与要求：归档章按标准制作，归档章的填写内容与要求： 机构（问题）此格由三级分类的单位填写，如“办公室”或”行政类”。一般我们都不填。 保管期限：填写归档文件实际的保管期限。如 “ 永久”、“30年”、“10年”。 档案馆编件号：移交进档案馆时经鉴定后重新编制的流水号，档案室不用填写。 总页数：填写该归档文件中有图文内容页面的总数。若这份文件有连续页码的则不必重新编页码；若无页码或页码不连续的，则在件的正面有字的右下角、反面有字的左下角，用铅笔重编页码。 特别提醒：一个类一

15、个流水号，如采用特别提醒：一个类一个流水号，如采用“年度保管期限年度保管期限”分类方法，永久、分类方法，永久、30年、年、 10 年分别自年分别自1开始编流水号（件号），开始编流水号（件号），第二年仍然分别从第二年仍然分别从1开始编号。开始编号。 最容易出现的问题：最容易出现的问题：（歪章）（歪章）（用蓝色、黑色印泥）（用蓝色、黑色印泥）（在文字上盖章）（在文字上盖章）（位置不对）（位置不对）（不按规定填写）（不按规定填写） 件号：填写归档章上的室件号：填写归档章上的室编件号。编件号。 责任者：填写制发文件的责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关组织或个人，即文件的发文机关或署名者

16、的名称。填写责任者使或署名者的名称。填写责任者使用全称或通用简称，用全称或通用简称，责任者多责任者多的可适当省略，原文上没有的要的可适当省略，原文上没有的要经考证后补上。经考证后补上。 文号：填写文件的发文字文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略。如完整，不得省略。如 题名：归档文件的标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名） ，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标

17、题，外加“ ”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。 特别提示：题名十分重要，特别提示：题名十分重要，是以后查找档案时的最重要的要是以后查找档案时的最重要的要素，填写时一般应照实抄录；任素，填写时一般应照实抄录；任免文件和表彰文件中本单位人员免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的，在题名后将本未列在题名中的，在题名后将本单位人员列出，原题名简单的要单位人员列出，原题名简单的要重拟，这些补充的内容都要加重拟，这些补充的内容都要加“（）（）”。 日期：文件的形成日期：文件的形成时间，以时

18、间，以8 位阿拉伯数字位阿拉伯数字标注年月日，如标注年月日，如2010.09. 09。 （国家标准中年月日（国家标准中年月日之间不加点之间不加点”.“，档案管理，档案管理软件自动生成，因此只要统软件自动生成，因此只要统一用或不用就可以）。一用或不用就可以）。 页数：填写每一件页数：填写每一件归档文件中有图文页面的总归档文件中有图文页面的总数（归档章上的总页数）。数（归档章上的总页数）。 备注：注释文件需备注：注释文件需说明的情况包括密级、破损、说明的情况包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等修改、补充、移出、销毁等（一般情况下空着）。计算（一般情况下空着）。计算机文档一体化管理系统中，机文档

19、一体化管理系统中，备注项内可录入其他内容，备注项内可录入其他内容，如机构或问题名称、事由、如机构或问题名称、事由、二级目录。二级目录。 特别提示：日期的书写方式不特别提示：日期的书写方式不得省略，不能只写月日，要写全年得省略，不能只写月日，要写全年月日。月日。常见的错误常见的错误 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，这要根据单位年度归档的数量来定。这要根据单位年度归档的数量来定。 归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准归档文件目录用纸封面尺寸采用

20、国际标准A4 型。型。 全宗名称：立档单位的名全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范称，填写时应使用全称或规范化简称。化简称。 年度：文件形成年度。年度：文件形成年度。（注意不是整理年度）（注意不是整理年度） 保管期限：对应归档文件保管期限：对应归档文件的保管期限，填写永久、的保管期限，填写永久、30年、年、10 年。年。 机构（问题）：根据分类机构（问题）：根据分类方案，填写对应归档文件的类方案，填写对应归档文件的类目。目。 归档文件目录装订成册。归档文件目录装订成册。用档案盒装起来用档案盒装起来 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒