流程管理培训(1)

1、流程管理培训流程管理培训财经流程管理办公室目录目录定义如何制订流程LOVEM图流程文件规范性要求流程框架简介目录目录定义定义如何制订流程LOVEM图流程文件规范性要求流程框架简介定义定义什么是流程（什么是流程（Process）?流程就是一组共同给顾客创造价值的相互关联的活动进程。u一组相互关联的活动，而非一个单独的活动；u可重复性的活动；u有输入和输出；u是为实现业务所规定的工作途径。输输入入输输出出流流 程程活活动动1 1活活动动2 2活活动动3 3定义定义什么是操作指导（什么是操作指导（Operating Instruction）?操作指导是对流程中某一业务活动具体操作的详细描述，是业务活

2、动详细的操作指引文件。操作指导模板、表格操作指导模板、表格流程操作指导模板、表格流程管理手册公司流程管理体系公司流程管理体系模板、表格财经的政策、制度、管理规定归在这一层DP与操作指导同级定义定义流程文件与行政文件的区别流程文件与行政文件的区别流程文件流程文件行政文件行政文件同时满足以下条件：1、指导和规范各部门/角色固有职责范围内的业务运作 ；2、重复使用/执行；3、不是一次性/临时文件，需要通过版本升级长期连续指导业务运作。1、任命类（干部聘用通知）；2、关于各类行政事项的通知、通告、规定、制度、报告等一次一次性文件性文件。目录目录定义如何制订流程如何制订流程LOVEM图流程文件规范性要求

3、流程框架简介如何制订流程如何制订流程怎样制订流程？怎样制订流程？l确定流程设计的原则（目标、范围）l分析、整理出流程中所有的业务活动（用动词词组表示），并明确活动的关键监控点（KCP）；l确定完成每个活动的角色，并明确所属部门（要职责分离）；l确定每个活动输入&输出的名称和形式；l确定所使用的IT系统及界面关系；l用LOVEM图把流程表示出来; l对照流程图，按流程文件模板的格式编写流程文件；l设计操作指导、表格及模板，如流程中无法详描述清楚各活动的工作提示、操作指导，可编写各活动的操作指导文件及相关支撑的模板、表格。l对重复、稳定运行的流程提出IT需求如何制订流程如何制订流程1、确定

4、流程设计的原则（目标、范围），、确定流程设计的原则（目标、范围），需考虑四个要素的影响：l客户的需求和期望；l业务策略；l流程现状分析情况；lIT战略和技术。2、分析、整理出流程中所有的业务活动（用动词词组表示）、分析、整理出流程中所有的业务活动（用动词词组表示）l根据流程的目标和范围，整理出为达到该目标所需要完成的活动清单 。自上而下，层层分解，逐渐细化到完成每个操作的工作步骤 。l根据内控要求，明确活动的关键监控点（KCP）；目的规避风险，减少出错，保障流程符合内控要求设置标准流程中的高风险活动和不可绕过的业务环节表达方式在流程图中进行标识；在流程说明中进行描述。描述先描述KCP要实现的目

5、的，保障的业务目标，再描述为实现该目标应该做的事情。如何制订流程如何制订流程3、确定完成每个活动的角色，并明确所属部门、确定完成每个活动的角色，并明确所属部门l根据完成每个活动所需要的人力资源需求，整理并确定具体执行每个活动的角色 l各角色的设置和职责划分必须符合相互监督、互相牵制的原则。4、确定每个活动输入、确定每个活动输入&输出的名称和形式输出的名称和形式l活动的输入即活动的启动信号；l活动的输出即活动的结束信号；l明确流程中所有活动之间的输出输入关系；如何制订流程如何制订流程5、确定所使用的、确定所使用的IT系统及界面关系系统及界面关系明确流程中活动与IT系统的相互关系，流程与I

6、T系统主要有三种界面关系：l人机互动，例如复杂计算、文档库、案例库；l在线操作，例如MRPII、工作电子流；l批处理，例如财务数据处理系统；活活动动1 1活活动动2 2活活动动3 3系系统统A A系系统统B B录录入入数数据据提提取取数数据据目录目录定义如何制订流程LOVEM图图流程文件规范性要求流程框架简介LOVMELOVME图图键入文键入文本本键入文键入文本本键入文键入文本本键入文本键入文本键入文本键入文本键入文键入文本本键入键入文本文本 定义的角色时间基准 决策 用户选择同步 角色协作 循环角色角色1角色2角色3角色4角色5角色6角色7角色 8时间 DesignFlowv 分析图表系统国

7、际营销部/国际营销部/项目经理项目经理投标项目评审流程投标项目评审流程A A满足要求满足要求未满足要求未满足要求投标书制作流投标书制作流程程001 001 提供招标文件及提供招标文件及背景材料背景材料评审报告评审报告国际营销部/国际营销部/投标办投标办中研市场技术处中研市场技术处海外产品开发部海外产品开发部国际市场拓展部国际市场拓展部国际营销部/国际营销部/领导领导中研技术决策层中研技术决策层招标文件及招标文件及背景材料背景材料002 002 指定项目总负责指定项目总负责人人003 003 阅读招标书并制阅读招标书并制定方案定方案003 003 阅读招标书并制阅读招标书并制定方案定方案004

8、004 评审技术方案、评审技术方案、商务条款和特殊商务条款和特殊条款条款004 004 评审技术方案、评审技术方案、商务条款和特殊商务条款和特殊条款条款005 005 审批评审报告审批评审报告通过通过未通过未通过006 006 分析原因写出报分析原因写出报告告006 006 分析原因写出报分析原因写出报告告007 007 进行技术决策进行技术决策007 007 进行商务、市场进行商务、市场决策决策放弃投标放弃投标招标方招标方流程名称：文件编号： 生效日期： 年 月 日版 本： 页 号：第 页共 页XXX文控中心纵向流程图纵向流程图LOVEM图LOVEM图DesignFlowDesignFlow

9、流程有很多种表达形式，LOVEM图是其中的一种，我们推荐使用。（LOVEM）Line Of Visibility Enterprise Modeling，是IBM公司开发的绘制流程图的技术，是一种易于理解的图形语言。在在LOVEM图中能清晰的表明：图中能清晰的表明：l满足内部客户或外部客户需求的所有活动；l活动之间的时间先后顺序；l每个活动的输入和输出，以及不同活动之间的输入/输出关系；l执行活动的角色（可由不同组织承担）；l与信息系统的接口界面 ；LOVEM图图LOVEM图的作用图的作用分析流程现状；分析流程现状；l即通过对流程现状清晰全面的定义，从而发现导致流程效率迷失的原因设计未来的流程

10、；设计未来的流程；l即能够准确、完整的描述未来流程是如何运作的，从而指导和规范流程的运作根据设定的目标来监控流程根据设定的目标来监控流程l即在流程中明确相应的控制点，并设定相应的指标加以测评LOVEM图图LOVEM图图LOVME图模板图模板内部/外部内部/外部的客户的客户部门/角色部门/角色信息系统信息系统目标目标PA做什么做什么由谁做由谁做做什么做什么CMP做什么做什么CSF端到端的路线/循环/工作端到端的路线/循环/工作你的业务活动你的业务活动你的客户你的客户信息流信息流1天1天1天1天3天3天2天2天8天8天3天3天做什么做什么人机互动人机互动批处理批处理做什么做什么(LOOP)(LOO

11、P)在线操作在线操作部门/角色部门/角色部门/角色部门/角色部门/角色部门/角色手动手动自动自动现状现状时间周期时间周期由谁做由谁做做什么做什么LOVEM图的结构图的结构可见的线l画一根水平的虚线来区分客户的活动和我们的业务活动 顶部带状区l画几根等高的水平线来区分不同角色的活动 主体部分角色l画一根垂直的线把角色和活动分开 左边l要明确角色的岗位和部门自动化线 l画一根水平线表示与IT系统的接口底部 l人机交互 (在线的上方空白处) /在线操作 (在线的上面) / 批处理 在线的下部空白处)时间周期l画一根带箭头的水平线表示时间的进程 底部l现状 在线的上部) /目标 在线的下部)LOVEM

12、图图LOVEM图图LOVEM图的制作方法图的制作方法1、活动的表示、活动的表示每一个活动用一个活动框表示l给每个框的活动一个编号，用三位整数表示，如001提出需求；l要用动词词组来描述活动，如批准PO，签订活动活动框按活动发生的时间顺序排列；l不同角色共同完成同一活动时，活动框垂直排列，并用相同的活动编号；l当不同的活动在同一时间完成时，活动框垂直排列，并用不同的活动编号表示。003评审需求003评审需求同一活动，不同角色完成005处理物料006处理信息不同活动，同一时间完成001提出需求LOVEM图图2、活动间信息流程的表示方法、活动间信息流程的表示方法用箭头表示活动间信息的输入输出关系在箭

13、头线上用一个名词（或使用图标配合）描述所传递的信息每一个箭头只表示一种信息的传递，不同信息的传递应使用不同的箭头表示。不得使用如下图所示的表示方法001提出需求002审核需求申请单XXX做什么XXX 做什么LOVEM图图3、活动框接口表示方法、活动框接口表示方法3.1循环接口循环接口用一对LOOP连接来表示一个活动返回到前面活动的循环在循环接口中标明所需循环的活动步骤编号3.2页面接口页面接口如果一页不能表示完流程所有活动时，使用页面接口表示两页间活动的接口关系所有接口都是成对的，就像一对双胞胎。所有接口都是成对的，就像一对双胞胎。005评审报告006修改报告LOOP005LOOP006Ap.

14、1Ap.24、活动框多个输出的表示方法、活动框多个输出的表示方法4.1AND关系关系一个活动在同一时间有多个输出时，使用AND表示，如下图：4.2OR关系关系一个活动可能导致一个结果但需判断Yes或 No，就用OR表示LOVEM图图PLACEan order001COPYmanager002COPYfinance003PLACEan order001COPYmanager002COPYfinance003Yes,Stock OK.No,Stock磁盘磁盘人员人员空运 空运 文件文件多的文件多的文件传真传真文件夹文件夹投递投递打印打印EDIEDI货物货物邮件 邮件 电话电话信息系统信息系统 Pr

15、inter:LOVEM图图LOVEM图图例：图图例：LOVEM图图LOVEM图符号图符号关键控制点：关键控制点：流程中的高风险活动和不可绕过和业务环节流程中的高风险活动和不可绕过和业务环节. 原原LOVEM图中的符号表示图中的符号表示CMP关键测评点，需要重点监控、测评，以确保流程满足目标的关键环节；关键测评点，需要重点监控、测评，以确保流程满足目标的关键环节；PA问题区域，流程运行中的问题多发区；问题区域，流程运行中的问题多发区；CSF关键成功因素，使流程顺利运作的关键环节。关键成功因素，使流程顺利运作的关键环节。KCP1制单会计复核会计信息系统各级财务主管ERP / AP出纳部门KCP接出

16、纳付款流程KCP需要分层审批无需分层审批ERP / AP 核销预付款有预付款无预付款供应商收货部门发票入库单时间周期1个工作日0.5个工作日1个工作日0.5个工作日NOTES税务部门档案室接税务处理流程接资料归档流程001审核单据003帐务处理004005登记台帐复核006分层审批007处理凭证008002NOTES核销NOTES目录目录定义如何制订流程LOVEM图流程文件规范性要求流程文件规范性要求流程框架简介流程文件规范性要求流程文件规范性要求流程文件规范性要求流程文件规范性要求l流程文件的拟制应按公司统一发布的最新模板执行；l所有文件原则上要求双语化；l适用全球、非中国区的流程文件必须提

17、交中、英文两个版本，且发布时必须在“创建文档”环节同步提交；l流程文件发布前须通过会审；l流程图绘制工具推荐使用LOVEM图；l表格和模板无统一格式，但要求标注保存期限：文件编码和版本标于页脚左下方；表格或模板的保存期限标注于编码、版本的下一行。流程文件规范性要求最新流程文件模板查询路径：最新流程文件模板查询路径： “Doc Center Mgmt. System”System ManagementDocument Management财经流程文件模板和财经操作指导书模板公司流程文件模板，查询路径同上：公司流程文件模板，查询路径同上：财经模板与公司模板区别不大。财经流程模板在公司模板的基础上增

18、加了流程总体要财经模板与公司模板区别不大。财经流程模板在公司模板的基础上增加了流程总体要求、关键角色求、关键角色/职责、账务处理环节。此外就是文件表头上有点小修改，财经与公司操职责、账务处理环节。此外就是文件表头上有点小修改，财经与公司操作指导书模板的区别仅仅是表头。作指导书模板的区别仅仅是表头。流程文件规范性要求流程文件排版要求流程文件排版要求流程文件编辑时，文件内容要求整齐、美观并符合以下要求：（1）文件的章节条款须用阿拉伯数字，示例：l2l2.1l2.1.1l2.1.1.1a.b.c.l最多四个级别，第五级采用小写英文字母加圆点标识。前四级条款全部采用左对齐，第五级退两格。（2）字体与字号：l页眉：10号字宋体l正文：条款和正文均采用小四号宋体，条款字体加粗，图表中的文字可视具体情况采用更小号或更大号；l页脚：五号字宋体。目录目录定义如何制订流程LOVEM图流程文件规范性要求流程框架简介流程框架简介流程框架简介公司层面流程框架公司层面流程框架客客户户核心核心流程流程支持支持流程流程ITI