第七讲档案的整理

1、档案的整理（三）档案的整理（三）档案的整理与组卷档案的整理与组卷v传统以传统以“案卷案卷”为单位的为单位的“立卷立卷”v现代以现代以“件件”为单位的为单位的“装盒装盒”卷内文件整理的步骤卷内文件整理的步骤v分类、组卷、填写卷内文件目录和备考表，分类、组卷、填写卷内文件目录和备考表，以及装订、编制卷内目录等。以及装订、编制卷内目录等。待整文件待整文件分类、确定保管期限分类、确定保管期限装订装订编页号编页号编目编目文件组卷文件组卷装盒装盒 排架排架编制卷内目录编制卷内目录加盖档章、填写内容加盖档章、填写内容填写盒脊填写盒脊编件号、档号编件号、档号打印备考表打印备考表 档案整理工作流程图档案整理工作

2、流程图卷内文件整理的步骤（一、二）卷内文件整理的步骤（一、二）v一、分类（六特征分类法） 分年度（注意 跨年度文件的分类） 分问题（注意 文件之间的关联性）v二、组卷（盒） 一事多卷（盒）（注意 不同案卷的编码要求） 多事一卷（盒）（注意 事件之间的关联） “件”的概念卷内文件整理的步骤（三）卷内文件整理的步骤（三）v一、分类一、分类v二、组卷二、组卷v三、排序：三、排序：指对卷内文件进行系列化排列，指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索。检索。按重要程度排列按重要程度排列：重要排前，次要排重要排前，次要排后；上级单位来文排

3、前，下级单位来后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排方针、政策性排前，业务、事务性排后。后。（1）“同一事由同一事由”一般按一般按时间时间顺顺序排序。序排序。（2）“不同事由不同事由”：按不同事由：按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列。的重要程度排列。密不可分的文件材料应依序排列密不可分的文件材料应依序排列：批批复在前，请示在后；正件在前，附件复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；

4、判决性文件在在前，被转发件在后；判决性文件在前，依据性文件在后。前，依据性文件在后。卷卷内内文文件件排排序序排序后文件排序后文件文件质量要求：文件质量要求： 大的要折叠，小的要粘贴，破损要修补，大的要折叠，小的要粘贴，破损要修补，字迹清楚，字迹符合书写要求，保持文件的字迹清楚，字迹符合书写要求，保持文件的原貌。原貌。卷内文件整理的内容（四）卷内文件整理的内容（四）v一、分类一、分类v二、组卷二、组卷v三、排序三、排序v四、编号定卷四、编号定卷是指将排列好的案卷，用编是指将排列好的案卷，用编制页号的方法使案卷固定下来的行为过制页号的方法使案卷固定下来的行为过程。程。装订的案卷编页号：装订的案卷编

5、页号：位置在每页有位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左文字文件正面的右上角、背面的左上角。上角。 不装订的案卷编件号：不装订的案卷编件号：先在每一份先在每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号。编件号。图表和声像材料：图表和声像材料：在装具上或材在装具上或材料背面逐件编号。料背面逐件编号。卷内卷内文件文件编号编号要求要求方法方法全宗号全宗号年度年度室编件号室编件号机构（问题）机构（问题）保管期限保管期限馆编件号馆编件号全宗号全宗号年度年度室编件号室编件号机构（问题）机构（问题）保管期限保管期限馆编件号馆编件号 归档章式样归档章式样1 1、盖章位置：文件上方

6、空白处，居中或右、盖章位置：文件上方空白处，居中或右 侧，保持相对固定侧，保持相对固定2 2、文件无法盖章，文件上加贴白纸盖章、文件无法盖章，文件上加贴白纸盖章分类法与分类法与“件号件号”编法示例编法示例年度年度机构（问题）机构（问题）保管期限分类法保管期限分类法 20102010办公室（综合类）办公室（综合类）永久（第永久（第1 1卷）卷）1 1、2 2、3 3、4 4、5 5 2010 2010办公室（综合类）办公室（综合类）长期（第长期（第3 3卷卷)1)1、2 2、3 3、4 4、5 5卷内文件整理的步骤（五）卷内文件整理的步骤（五）v一、分类一、分类v二、组卷二、组卷v三、排序三、排

7、序v四、编号定卷四、编号定卷v五、填写卷内目录、备考表、案卷封面五、填写卷内目录、备考表、案卷封面顺顺序序号号文号文号责任者责任者题名题名日期日期页次页次备备注注1 1、某院党某院党200420043 3号号党委党委关于关于的请示与批的请示与批复复20040101200401011 11010、某院党某院党200420042020号号党委、组党委、组织部织部关于关于等等同志任职的同志任职的通知通知2004120920041209120/12120/125 5“件件”的顺的顺序号，序号，无发文号可无发文号可注收文号注收文号联合发文一联合发文一般同时标出般同时标出作者部分作者部分可以省略可以省略卷

8、内文件目卷内文件目录录一件的总页数，或起始一件的总页数，或起始页码。最后一份起始页页码。最后一份起始页码和最后页码码和最后页码归档文件目录封面样式归档文件目录封面样式全宗名称：全宗名称：* * *市公安局市公安局年年 度：度：2007 2007 保管期限：保管期限： 永久永久机构（问题）：机构（问题）：办公室办公室卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。的时间、人员情况以备查考的记录。卷内备考表位置：卷尾。卷内备考表位置：卷尾。 页面大小：与卷内文件一致。页面大小：与卷内文件一致。卷内备考表卷内备考表本卷情况说明：本卷情况说明： 立卷

9、人：立卷人： 检查人：检查人： 立卷时间：立卷时间：填需要加以说明与解释的情况，填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义等。是否有重要价值或特别意义等。填写卷内备考表填写卷内备考表卷内备考表样式档号，机关档案室统一编制，档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。号是案卷顺序编号。全宗名称，即立档单位全宗名称，即立档单位名称，全称或简称名称，全称或简称类目名称，全宗内第一级类目

10、名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题类目名称，机构或问题案卷题名案卷题名文件所属的文件所属的起止时间起止时间保管期限保管期限卷内文件总件数卷内文件总件数及页数及页数归档号，文书处理部门归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号编制的案卷顺序号填填写写案案卷卷封封面面题名结构：题名结构：责任者（通讯者）（时间）责任者（通讯者）（时间）（地区）问题名称。（地区）问题名称。题名拟写要求：责任者必须用全称或通用：责任者必须用全称或通用简称；问题要概括准确、文字简练；名称简称；问题要概括准确、文字简练；名称按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾不同性质的文种。不同性质的文种

11、。专门术语用法：专门术语用法：“案件案件”限于诉讼案件材料限于诉讼案件材料；“来往文书来往文书”，限于机关之间一般工作问题限于机关之间一般工作问题的来文与复文的来文与复文；“时间时间”，题名中的时间是，题名中的时间是文件内容针对时间。文件内容针对时间。拟拟写写案案卷卷题题名名案卷题名示例案卷题名示例v例例1 1： 鹏飞计算机公司鹏飞计算机公司 关于加强技术信息管理关于加强技术信息管理 的决定、方案的决定、方案 作者 问题 文种v例例2 2 天晴制药厂天晴制药厂 关于关于 浙江省浙江省 20032003年度年度 销售情况销售情况 统计表统计表 作者作者 地区地区 时间时间 问题问题 名称名称1

12、1、南京市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见、南京市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见2 2、南京市卫生局关于全市卫生系统干部职工脱产学习的规定、南京市卫生局关于全市卫生系统干部职工脱产学习的规定3 3、南京市中心医院关于对李明的处分决定、南京市中心医院关于对李明的处分决定4 4、南京市卫生局关于、南京市卫生局关于20042004年度卫生护理学校招生的通知年度卫生护理学校招生的通知5 5、南京市卫生局转发市中心医院、南京市卫生局转发市中心医院关于对李明的处分决定关于对李明的处分决定6 6、南京市卫生局关于举办中等技术培训班的通知、南京市卫生局关于举办中等技术培训班的通知7 7、中共南京市委

13、关于任命刘力为卫生局党组书记的决定、中共南京市委关于任命刘力为卫生局党组书记的决定8 8、南京市卫生局关于王方等同志职务任免的通知、南京市卫生局关于王方等同志职务任免的通知9 9、南京市人民政府关于卫生局李克等同志的任职通知、南京市人民政府关于卫生局李克等同志的任职通知1010、南京市卫生局关于钟成等同志的任职通知、南京市卫生局关于钟成等同志的任职通知请将下列文件进行分类组成案卷，并拟写案卷标题：请将下列文件进行分类组成案卷，并拟写案卷标题：卷内文件整理的步骤（六）卷内文件整理的步骤（六）v一、分类一、分类v二、组卷二、组卷v三、排序三、排序v四、编号定卷四、编号定卷v五、填写卷内目录、备考表

14、、案卷封面五、填写卷内目录、备考表、案卷封面v六、装订装盒六、装订装盒装订装订1 1、左侧装订：下齐、左齐、左侧装订：下齐、左齐2 2、左上角装订：上齐、左齐、左上角装订：上齐、左齐3 3、装订材料：不锈钢订书针、线装、包角。、装订材料：不锈钢订书针、线装、包角。 上夹上卷皮装订装订穿线穿线装盒上架要求装盒上架要求1 1、按顺序按顺序：按件号顺序装盒。按件号顺序装盒。2 2、分类：分类：不同年代，不同机构或问题，不同不同年代，不同机构或问题，不同保管期限，分别装盒，不得混装；保管期限，分别装盒，不得混装；3 3、填写项目：填写项目：全宗号、年度、保管期限、起全宗号、年度、保管期限、起 止件号、

15、盒号；止件号、盒号；3 3、上架排列上架排列：从上到下，从左到右：从上到下，从左到右案卷脊背填写样式全宗号全宗号年度年度保管期限保管期限 机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室馆馆盒号盒号案卷脊背和底边立卷改革前后案卷封面对比立卷改革前后案卷封面对比档案上架排列档案上架排列传统立卷方法与以传统立卷方法与以“件件”为单位方法的比为单位方法的比较较v传统立卷方式的时代背景传统立卷方式的时代背景v传统立卷方式传统立卷方式优点：优点：强调文件间联系；便于实体管理；单份文件不易强调文件间联系；便于实体管理；单份文件不易散失、磨损。散失、磨损。缺点：缺点：主观性大；不适应计算机管理；不便于利用、开主

16、观性大；不适应计算机管理；不便于利用、开放、保密、鉴定等工作放、保密、鉴定等工作v新方法新方法优点：优点：整理方便快捷；利于保密；容易调卷；适应文档整理方便快捷；利于保密；容易调卷；适应文档一体化管理要求。一体化管理要求。缺点：缺点：整理、清点工作量加大；单份文件磨损问题突出；整理、清点工作量加大；单份文件磨损问题突出；文件间联系特点淡化。文件间联系特点淡化。 案卷排列、案卷目录与档号案卷排列、案卷目录与档号 J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1.2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.

17、1.3-3.J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2一般先按年度一般先按年度保管期限保管期限按机构或问题排列，具体根按机构或问题排列，具体根据分类方案。据分类方案。案卷排列案卷排列案卷目录类型案卷目录类型v 先将全宗内档案按分类方案分类后，再按保管先将全宗内档案按分类方案分类后，再按保管期限编制案卷目录

18、。期限编制案卷目录。 例如：例如： 全宗全宗 办公室办公室 永久案卷目录永久案卷目录 长期案卷目录长期案卷目录 短期案卷目录短期案卷目录 或：或： 1985 年年 永久案卷目录永久案卷目录 长期案卷目录长期案卷目录 短期案卷目录短期案卷目录案卷目录类型案卷目录类型v 按全宗内案卷的不同保管期限，编制目录。按全宗内案卷的不同保管期限，编制目录。 例如：例如：全宗永久卷永久卷 1985 年案卷目录 1986 年案卷目录 长期卷长期卷 1985 年案卷目录 1986 年案卷目录 案卷目录案卷目录v 案卷目录是案卷目录是案卷题名的汇编案卷题名的汇编表册表册。 v案卷目录结构：案卷目录结构：封面封面说明说明目次目次简称与全称对照表简称与全称对照表案卷目录表案卷目录表备考表备考表 案卷目录封面（样式）案卷目录封面（样式）第第 号全宗号全宗第第 号目录号目录第第 套套保管期限保管期限 目录名称目录名称 （* * * *年或组织机构）年或组织机构） 编制单位 年 月 日案卷目录表（样式）案卷目录表（样式）案案卷卷号号案卷题名案卷题名时间时间份份数数页数页数保管保管期限期限备备注注121121 中共中共* * *市委关