第12讲B秘书办文工作41

1、秘书“办文”工作 教学教学目的 本章主要学习秘书撰拟文稿的范围、过程及要求；掌握文书处理程序和文书整理归档的基本知识；能够运用所学的“办文”知识完成日常工作。 教学重点与难点教学重点与难点1、教学重点文稿撰拟的过程2、教学难点u收文与发文处理程序的规范化操作；u案例分析；u技能训练。一一. .文书的撰拟文书的撰拟 1 .1 .文书的概念文书的概念 文书是国家机关，企、事业单位在管理文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施

2、行政措施、针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。要工具。 2.2.文书的种类文书的种类 通用文书、专用文书、常用事务文书。通用文书、专用文书、常用事务文书。 一. 文书的撰拟 3 3、 基本要求基本要求 主题正确、鲜明；语言准确、精炼；主题正确、鲜明；语言准确、精炼； 体式规范。体式规范。 4 4、行文关系、行文关系 上行文上行文: : 报告、请示、函。报告、请示、函。下行文：命令、决定决议、通知、通报、批下行文：命令、决定决议、通知、通报、批复、会议纪要。复、会议纪要。平行文：议案、通知、函、会议纪要平行文

3、：议案、通知、函、会议纪要。 5.文稿撰拟的范围文稿撰拟的范围法定公文的撰拟法定公文的撰拟常用文书的撰拟常用文书的撰拟领导讲话稿的撰拟领导讲话稿的撰拟公关文书的撰拟公关文书的撰拟二二. . 文书处理文书处理 1、 文书处理的涵义 文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。 2、文书处理的原则 及时；准确；安全；统一 规范。 二二 文书处理文书处理3.3.行文关系行文关系文书的行文关系是指文书的发文机关及受文机关之文书的行文关系是指文书的发文机关及受文机关之间的关系。各级行政机关、单位必须按各自的权间的关系。各级行政机关、单位必须按各自的权限、智能及隶属关系行

4、文。除特殊情况，不能越限、智能及隶属关系行文。除特殊情况，不能越级行文。级行文。4 4、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则：、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则：（1 1）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。围行文。 （2 2）一般情况下不得越级行文。）一般情况下不得越级行文。二二 文书处理文书处理（3 3）向下级机关或系统内的行文需抄报上）向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平级机关。要正确级机关并抄送同级相应平级机关。要正确确定抄送机关。确定抄送机关。 （4 4）需各级机关、单位协调一致的事项，）需各级机关、单位协调

5、一致的事项，未经协调一致不能单独发文，联合发文须未经协调一致不能单独发文，联合发文须经会签。经会签。 （5 5）必须正确使用文书种类，确保行文质）必须正确使用文书种类，确保行文质量。量。 （6 6）经公开发布的党和国家公文，如公告、）经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文。再行文。 案例分析案例分析1 场景：场景：XXXX厂办公室厂办公室 情景：情景：XXXXXX管理局通信员李给管理局通信员李给XXXXXXXXXX厂厂递送一份递送一份XXXX省财政厅、省财政厅、 XXXX省审计省审计局关于开展局关于开展XXXXXX财务专

6、项资金检查的通财务专项资金检查的通知知(X(X财字财字(2003)34(2003)34号号) )。厂办公室文书小王收到文件后，怎样厂办公室文书小王收到文件后，怎样迅速处理该文件迅速处理该文件? ? XXXX大学人事处秘书林强，参加省教育厅召大学人事处秘书林强，参加省教育厅召开的开的20002000年度职称评审工作会议，带回五份文年度职称评审工作会议，带回五份文件，办完工作后，将上述文件锁进文件柜中。件，办完工作后，将上述文件锁进文件柜中。第二年进行第二年进行20002000年度文件立卷归档时，年度文件立卷归档时， 林强告林强告诉档案室诉档案室20002000年没有收到上级机关发来的文件，年没有

7、收到上级机关发来的文件，只将本部门的发文整理后，立卷归只将本部门的发文整理后，立卷归 档。档。20012001年，学校又要进行职称评审工作，评审标准仍年，学校又要进行职称评审工作，评审标准仍沿用沿用20002000的文件。秘书林强已于前一个月调到的文件。秘书林强已于前一个月调到X X省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的文件。文件。请指出错误所在。请指出错误所在。 案例分析案例分析2 2 相关知识相关知识: : 收文办理程序收文办理程序 签收签收拆封拆封 登记登记 分办分办传阅传阅 拟拟办办 批办批办 承办承办 催办催办 注办注办归档归档注意：传阅、拟

8、办、催办为非必选项。注意：传阅、拟办、催办为非必选项。文件处理单文件处理单来文标题来文标题 拟办意见拟办意见 领导批示领导批示 办理结果办理结果 备备 注注 文件处理单文件处理单共收份共收份收文号：办、阅人签名：收文号：办、阅人签名：已分发给已分发给：收文时间：收文时间：拟办意见拟办意见：批办意见批办意见：办理结果办理结果： 案例分析案例分析4 温州市旅游局接到浙江省旅游局转发的温州市旅游局接到浙江省旅游局转发的中华人民共和国国家旅游局令中华人民共和国国家旅游局令( (第第1818号号) )文件中发布的文件中发布的出境旅游领队人员管理办出境旅游领队人员管理办法法。小张核查、登记完文件后，交给吴

9、。小张核查、登记完文件后，交给吴主任。吴主任看完文件，批注了拟办意见，主任。吴主任看完文件，批注了拟办意见，交给李局长。李局长当即批示，责成吴秘交给李局长。李局长当即批示，责成吴秘书起草一份学习该书起草一份学习该办法办法的文件，下发的文件，下发给市属各旅游公司，组织员工学习。给市属各旅游公司，组织员工学习。吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文程序各环节的操作程序各环节的操作? ? XXXX省文物局为配合国家文物局的文物普查省文物局为配合国家文物局的文物普查工作，需向全省各地市发一份工作，需向全省各地市发一份XXXX省文物局省文物局关于认真做好文物普查工作的通

10、知关于认真做好文物普查工作的通知。局领。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会出什么差错。就自作主张，将草简单，不会出什么差错。就自作主张，将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸，也没

11、经局长签发，遂没给有填写发文稿纸，也没经局长签发，遂没给该文件盖印、注册和登记，等局长回来后再该文件盖印、注册和登记，等局长回来后再作处理。作处理。请指出错误所在。请指出错误所在。案例分析案例分析5相关知识相关知识 发文处理程序：拟稿拟稿审核审核签发签发编号编号缮印缮印校对校对盖章盖章登记登记封发封发立卷、立卷、归档归档 发文登记簿发发文文日日期期发发文文号号密密级级文文件件标标题题收收文文单单位位共印共印份数份数发发出出份份数数拟拟稿稿单单位位签签发发人人备备注注 技能训练技能训练 1 1某机关为局级单位，下设各个处。该局局某机关为局级单位，下设各个处。该局局长为了防止办文不出差错，凡事都事

12、必躬亲，长为了防止办文不出差错，凡事都事必躬亲，所有文件都自己签发。所有文件都自己签发。 2 2A A、B B、C C机关准备联合发文，但就处理某机关准备联合发文，但就处理某一问题发生争议，一问题发生争议，A A机关是主办机关，为提高机关是主办机关，为提高办事效率，以免耽误公事，经办事效率，以免耽误公事，经A A机关领导人同机关领导人同意，以意，以A A、B B、C C三机关名义制发出了文件。三机关名义制发出了文件。 3 3某机关局办公室主任王某，新局长到任后，某机关局办公室主任王某，新局长到任后，每次将来文都径自交给局长，局长最后严厉地每次将来文都径自交给局长，局长最后严厉地批评了他。批评了

13、他。 技能训练技能训练4 4某机关办公室文书小李，每次都将来文按照文某机关办公室文书小李，每次都将来文按照文书业务性质分送给各个部门，为了不出差错，她特书业务性质分送给各个部门，为了不出差错，她特别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压六天。六天。 5 5某单位办公室拟办秘书崔某单位办公室拟办秘书崔x xx x，经常在拟办单上，经常在拟办单上写道：写道：“请某同志处理。请某同志处理。” 6 6某领导经常在文件上批示：某领导经常在文件上批示：“知道了知道了”，或画，或画圈。圈。 7 7某单位领导，为了办公方便，要求机关印章归某单位领导，为了办公方便

14、，要求机关印章归他自己保管。他自己保管。 三三 文件整理与归档文件整理与归档 办结文件的处置是指对办理完毕的文件按机关工作的需要、文件与档案工作的有关规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、管理和处理。概念办理完毕的文件 归类、管理和处理归归卷卷清清退退销销毁毁暂暂存存有利于日常工作中对办结文件有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用；的调阅与利用；有利于保护机密；有利于保护机密；有利于排除无用信息的干扰。有利于排除无用信息的干扰。归档文件归档文件整理方法整理方法立卷立卷以以“件件”为单位为单位整理整理通过立卷，形成案卷，通过立卷，形成案卷，以案卷作为基本保管单以案卷作为基本保管单位，是目前归档

15、文件的位，是目前归档文件的主要整理方法。主要整理方法。 适应机关办公自动化环境下适应机关办公自动化环境下文件归档整理工作的需要，文件归档整理工作的需要，国家档案局推荐采用的新的国家档案局推荐采用的新的整理方法。整理方法。 概念 文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。通过对归档文件的分类和组通过对归档文件的分类和组合，将单份文件组合成符合合，将单份文件组合成符合档案质量要求的档案质量要求的 案卷案卷是组是组卷（立卷）的实质卷（立卷）的实质。一、定一、定 义义 平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一定的原则与方法

16、将具有查考保存价值的文件归入有关卷夹妥善保管的工作。意味着意味着文件由办理文件由办理阶段进入管理阶段。阶段进入管理阶段。实质是实质是对文件初步的分类对文件初步的分类与整理，归档前有符合科与整理，归档前有符合科学分类的、相对固定的位学分类的、相对固定的位置。置。意义：意义：1 1、有利于加强对办结文件的日常管理；、有利于加强对办结文件的日常管理；2 2、有利于保证文件材料的齐全完整；有利于保证文件材料的齐全完整；3 3、有利于单、有利于单位日常工作中的调阅与利用；位日常工作中的调阅与利用；4 4、有利于防止文、有利于防止文件丢失与泄密；件丢失与泄密；5 5、为立卷归档工作奠定了基础。、为立卷归档

17、工作奠定了基础。 上海市区教育局归卷类目 上海市区教育局归卷类目一、办公室11. 本局2003年度局办公会议记录 永久12. 本局召开学校校长会议记录 永久 13. 二、中教科21. 本局关于调整中学布局、新设、撤并、 改名等请示和上级的批复 永久22. 本局关于中学招生工作的计划总结 永久23. 三、幼小教科31. 本局关于小学视导工作情况报告 永久32. 本局关于小学招生工作计划和总结 永久33. 四、总务科41. 2003年度教育经费预算决算表 永久42. 2003年各类学校核定年度预算表 长期43. 条目类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。设置要求：与档案室档案分类保持一

18、致。条目是归卷类目的主体。设置要求：1、不遗漏归档范围内的文件，还应略宽于归档范围；2、区别价值；3、结合职能、文件数量设置相应的条目。注意的问题：1、类按照本单位档案类别排列；2、类内条目按文件内容重要程度分主次；3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起；3、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号，方便根据实际情况随时增加或拆分条目。一、归档文件的保管一、归档文件的保管期限期限 归档文件的归档文件的保管期限保管期限，是指档案保，是指档案保管的最长时（年）限。管的最长时（年）限。 19871987年国家档案局发布的年国家档案局发布的机关机关档案保管期限的规定档案保管期限的规定明确的文明确的文书

19、档案的保管期限：书档案的保管期限：长期为长期为1616年至年至5050年年 短期为短期为1515年以下年以下 问题问题特征特征即将即将内容为反映同一事件、内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案问题、人物、工作活动、案件等件等文件组合成一个案卷。文件组合成一个案卷。优点：优点：保持了文件之间的有机联系；便保持了文件之间的有机联系；便于历史检索。于历史检索。 注意：注意：1 1、使用频率虽最高，但并不是、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）；任何文件都能使用（如综合性文件）；2 2、应准确划分、应准确划分“问题问题”。 使用最频繁使用最频繁的立卷特征的立卷特征 问题要适度

20、。例：业务督导，可分为文书档案、科技档案，文书档案又可以分机关文书档案、企事业文书档案、重要活动档案，科技档案又分为重大工程项目档案、重大科研项目档案等。（一）（一）“六个特征六个特征”立卷法立卷法名称名称特征特征即将即将相同名称相同名称的的文件组合成文件组合成一个案卷。一个案卷。优点：优点：由于不同名称的文件反映了文件由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值。反映案卷重要程度和价值。 适用：适用：会议记录、计划、报告、总结、会议记录、计划、报告、总

21、结、情况简报等综合性文件；命令、指示、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件。协议书、统计表等专业性很强的文件。 名称即文种名称即文种（一）（一）“六个特征六个特征”立卷法立卷法时间时间特征特征即将即将针对同一年度或同一针对同一年度或同一时期（相同时间段）的时期（相同时间段）的文文件组合成一个案卷。件组合成一个案卷。优点：优点：保持文件在时间上的联系；反映保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围内的工作情况与特点。特定时间范围内的工作情况与特点。 注意：注意：跨年度的文件形成年度与文件内跨年度的文件

22、形成年度与文件内容所针对的年度不同的文件。容所针对的年度不同的文件。 指文件针对时间指文件针对时间（一）（一）“六个特征六个特征”立卷法立卷法通讯者通讯者特征特征即将即将本单位与某一单位之间就一定本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性问题进行工作联系而形成的问复性函件函件组合成一个案卷。组合成一个案卷。构成条件：构成条件：作者：本单位与某一单位；作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件。内容：同一问题；文件：问复性函件。 注意：注意：1 1、不能将本机关与某一机关互、不能将本机关与某一机关互发的其它文件按此特征组卷；发的其它文件按此特征组卷；2 2、不能、不能

23、将本机关与上下级机关的请示与批复按将本机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷。此方法组卷。 优点：优点：有利于了解两个单位就解决某一有利于了解两个单位就解决某一具体问题的要求与态度具体问题的要求与态度（一）（一）“六个特征六个特征”立卷法立卷法地区地区特征特征即将即将内容反映同一内容反映同一地区的某些文件地区的某些文件组组合成一个案卷。合成一个案卷。优点：优点：便于反映地区工作情况。便于反映地区工作情况。 适用：适用：多用于上级机关针对下属机关的多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计资料和某些专门文件的来文、调查统计资料和某些专门文件的立卷。立卷。 可以是行政区域、可以是行政区域、也可以

24、是地理区域也可以是地理区域注意：注意：不能和作者特征混淆。不能和作者特征混淆。 （一）（一）“六个特征六个特征”立卷法立卷法（二）文件组卷应注意的问题（二）文件组卷应注意的问题结合运用两个或两个以上特征组卷结合运用两个或两个以上特征组卷除通讯者特征外，结合特除通讯者特征外，结合特征越多，形成案卷的专指性越强。征越多，形成案卷的专指性越强。 针对文件具体情况，保持文件间针对文件具体情况，保持文件间的有机联系，灵活选用立卷特征的有机联系，灵活选用立卷特征1 1、保持文件之间、保持文件之间固有的不可分散性；固有的不可分散性；2 2、区分不同价值区分不同价值的文件。的文件。卷内文卷内文件排列件排列按重

25、要程度排列：按重要程度排列：重要排前，次要排后；重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排后。性排前，业务、事务性排后。指对卷内文件进行系列化排列，固定每份指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索。文件的位置，使其排列有序，方便检索。密不可分的文件材料应依序排列：密不可分的文件材料应依序排列：批复批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被印件在前，定稿在后；转

26、发件在前，被转发件在后。转发件在后。拟写案拟写案卷题名卷题名题名基本结构：题名基本结构：责任者（通讯者）责任者（通讯者）（时间）（地区）问题名称。（时间）（地区）问题名称。题名拟写要求：题名拟写要求：责任者必须用全称或通责任者必须用全称或通用简称；问题要概括准确、文字简练；用简称；问题要概括准确、文字简练；名称按文种的重要程度顺序标注二三个，名称按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾不同性质的文种。兼顾不同性质的文种。案卷题名是揭示卷内文件主要内容与成分的案卷题名是揭示卷内文件主要内容与成分的案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案卷编目和编制各种检索工具的主

27、要依据。卷编目和编制各种检索工具的主要依据。专门术语用法：专门术语用法：案卷，限于某个案卷、案卷，限于某个案卷、事件或对某人的某方面问题的调查处理事件或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料；来往文书，限于形成的所有文件材料；来往文书，限于机关之间一般工作问题的来文与复文；机关之间一般工作问题的来文与复文；时间，题名中的时间是文件内容针对时时间，题名中的时间是文件内容针对时间。间。卷内文卷内文件编号件编号装订的案卷编页号：装订的案卷编页号：位置在每页有文字位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左上角。文件正面的右上角、背面的左上角。 不装订的案卷编件号：不装订的案卷编件号：先在每一份

28、文件先在每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号。首页上方加盖档号章，并逐件编件号。指卷内文件系列化排列后通过逐页（件）编号，指卷内文件系列化排列后通过逐页（件）编号，固定排列顺序，以便文件的保护、统计和检索。固定排列顺序，以便文件的保护、统计和检索。图表和声像材料：图表和声像材料：在装具上或材料背面在装具上或材料背面逐件编号。逐件编号。全宗号目录号案卷号件号填写文填写文件目录件目录卷内文件目录揭示了卷内文件的卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分等，来源、内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计。便于对归档文件的查阅和统计。卷内文件目录位置：卷内文件目录位置：案卷首页。案卷首页。顺序号顺序号