会计档案整理杨春民2

1、 一、会计档案定义 二、会计核算材料的归档 三、会计档案的整理 四、会计电算化系统档案管理 五、会计档案的归档范围和保管期限表 六、会计档案的鉴定与销毁形成主体专业领域价值属性原始属性 会计档案是指机关、团体、企事业单位或其他社会组织在经济管理活动中直接形成的会计凭证、会计账簿和财务报表等具有保存价值的会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据会计档案归档范围文书档案归档范畴 通过定义明确： 1、会计档案属于专门档案，具有专业性的特点。它的范围包含：会计凭证、会计帐簿、财务报告等专业核算材料。 2、在财务会计各项管理活动中形成的其它文件材料，如政策法规、计划总结、请示批复等均属

2、文书档案归档范畴。 （1）形成的范围广泛 （2）档案类别稳定 （3）外在形式多样 归档的范围 归档的时间 归档要求和归档手续 会计档案管理办法规定会计档案的归档范围包括：会计凭证、会计账簿、账务报告及其他会计核算材料。 工资年报，职工工资、资金及各种福利审批花名册，养老保金缴纳名册，调整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清产核资材料，财务制度，上级指示文件等均属文书档案。 归档时间：年终立卷，可暂时保管一年，移交本档案机构统一保管。（企业可根据自己情况在会计机构专柜保管） 责任人：会计人员、档案员（档案室存放）出纳人员不得兼管会计档案 要求： 收集、整理应符合规范 保

3、持原封装 签章要完整 手续： 移交清册 会计档案的分类 会计档案的组卷 会计档案的编目 会计档案分类方案类别年度会计凭证类会计帐簿类财务报告类其他类 把全部会计档案按四类分开：会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其他类。 每一种类的下面，按年度排列，一年内的会计档案可根据保管期限的长短依次排序。 四类会计档案分别编制独立的案卷号，单独的流水号，形成四本案卷目录。 五种分类方法： 税收会计预算会计单位预算会计等会计凭证会计帐簿财务报告其他会计核算材料会计年度分类法会计形式分类法会计类型分类法会计机构分类法会计档案保管期限分类法实际操作采用“复式结构分类法”：如：年度类别保管期限类别年度保管期限

4、会计档案编号： （1）年度编号法 （2）类别编号法 会计档案档号的构成： （1）全宗号 （2）分类号 （3）目录号 （4）案卷号 会计档案常见的排列方法： （1）年度形式保管期限 （2）年度组织机构形式保管期限 （3）年度会计类型形式保管期限 （4）形式会计年度保管期限 会计凭证的组卷方法 会计帐簿的组卷方法 财务报告的组卷方法 其他核算材料的组卷方法 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。原始凭证记帐凭证汇总记账凭证其他会计凭证 按月组卷： 按会计凭证形成的时间顺序排列 剔除凭证内的金属物 装订（一般不超过2cm） （以上操作原则性要符合财政局和审计局的要求）

5、 加盖骑缝章（以上就为会计操作）“标案卷号” 装盒填写封面 抄写会计档案案卷目录年度月份案卷号归档号目录号凭证名称本月 共册本月第册保管期限备注第 1 页全宗名称 凭证名称：时 间 年 月 日至 年 月 日册 数本月共 册 本盒是第 册凭证号数自 号至 号 保管期限：主管会计 经办会计：全 宗 号 案卷号： 归档号：附 记凭证盒脊背年度月份共2 册第1 册保管期限归档号案卷号总帐、明细帐、日记账、固定资产帐、辅助账。 会计账簿以会计凭证为依据，连续系统地记录和反映各项经济活动过程和结果的簿籍，是编制财务报告的重要依据。 死页账： 会计跨年度账放在用完年的年度（截止年） 活页账： 年度组卷，结合

6、保管期限年度案卷号归档号目录号帐 簿 名 称册数保管期限备注第 1 页全宗名称账簿名称启用日期 年 月日至年 月 日账簿张数自 页至 页保管期限归档号全 宗 号案卷号月报季报年报 账务报告根据日常会计核算材料定期编制的书面报告，综合反映一定时期的资产负债和所有权益状况，以及某一特定时期经营成果和现金流动情况的书面会计报告。 账务报告整理步骤 步骤：同活页账 组卷编页号填写卷内目录填写封面装订（左侧）装盒 编写案卷目录 保管期限：资产负债表、利润分配表、经费情况表、资金活动表、含财务说明、分析、辅助等为永久，其他5年、3年。 按会计年度组卷，结合保管期限。会计报表、报表备注、财务情况说明书不要分

7、开，一并组卷。同时对于不同年度、不同保管期限的要单独组卷。年度案卷号归档号目录号帐务报告 名 称册数保管期限备注第 1 页全宗名称账簿名称启用日期 年 月日至年 月 日账簿张数自 页至 页保管期限归档号全 宗 号案卷号 1、加盖骑缝章（凭证、账簿、报表） 2、案卷必须一卷一号（特别注意凭证） 3、案卷题名三要素（企业名称、时间、核算材料名称） 4、不管用何种档案盒，一定要填写必填项目（案卷题名、案卷号、起止日期、页数、保管期限）。 其他类会计核算材料的组卷方法： 银行存款余额调节表与银行对账单是两种不同的会计核算材料，应分别组卷。 要求：与财务报告的组卷方法相同。 银行余额调节表、银行对账单5

8、年。 销毁清册、保管清册永久。 移交清册15年。 要求：按照会计档案的分类方法和案卷的排列顺序编制会计档案案卷目录。 一般为两套，可复印，档案室和财务部门各存一套。案卷号类别题名起止日期页数期限签字签字案卷号：会计凭证可按盒抄写，但案卷号是实际案卷号，而不是盒号。一盒内有3本凭证，案卷号是35，在案卷号这栏填写35。 随着计算机配置系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算软件、数据备份光盘（磁盘），必须作为档案保存。 三套保存（一套封存、一套异地存放、一套利用） 存放安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。 钢丝录音机附表一附表一企业和其他组织会计档案保管期限表企业和其他组织会计档案保管期限

9、表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账薄类4总账15年包括日记总账。5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年。7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年。8辅助账簿15年序号档案名称保管期限备注三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告。9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年企业和其他组织会计档案保管期限表企业和其他组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注财政总预算行

10、政单位事业单位税收会计一会计凭证1国家金库编送的各种报表及缴库凭证10年10年2各收入机关编送的报表10年3行政单位和事业单位的各种会计凭证15年包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表。4各种完税证和缴、退库凭证15年缴款存根联在销号后保管2年5财政总预算拨款凭证及其他会计凭证15年包括：拨款凭证和其他会计凭证6农牧业税结算凭证15年二会计帐簿类7日记帐15年15年8总账15年15年15年9税收日记账（总帐）和税收票证分类出纳帐25年10明细分类、分户账或登记簿15年15年15年11现金出纳、银行存款账25年25年12行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）行政单位和事业单位固定资产报废清理后保

11、管5年序号档案名称保管期限备注财政总预算行政单位事业单位税收会计三财务报告类13财政总预算永久14行政单位和事业单位决算10年永久15税收年报（决算）10年永久16国家金库年报（决算）10年17基本建设拨、贷款年报（决算）10年18财政总预算会计旬报3年所属单位报送的保管2年19财政总预算会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2年20行政单位和事业单位会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2年21税收会计报表（包括票证报表）10年电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年四其他类22会计移交清册15年15年15年23会计档案保管清册永久永久永久24会计档案销毁清册永久永久永久成立鉴定小组 对到保管期限的档案进行鉴定，确实无保管利用价值的可进行销毁，但必须按程序办理。 经鉴定后，清出无保存价值的的报表卷（册），账簿卷（册），凭证卷（册）应予以销毁，请审批。 鉴定领导小组负债人（签名） 年月日