参展期间后勤管理方案

1、参展期间后勤管理方案一、参展人员的餐饮安排1 .工作要求：要按照协调运转、服务保障一体化的总体要求，高效优质地做好活动期间各项接待工作，相关部门互相支持配合，确保活动期间的餐饮服务工作顺利完成，相关人员要强化服务意识，规范服务程序，切实提高服务质量。2 .时间要求：此次展会为期三天，餐饮组要确定好参展人员的级别、饮食要求、忌讳喜好等相关问题，在展会开展前两天，确定好餐饮菜单，保障餐饮服务的有序进行。3 .具体实施方式：按照参展人员的级别不同，餐饮安排不同，此次参展人员共6人，其中项目经理1人，销售主管1人，销售人员1人,市场人员2人，高级美容顾问1人。项目经理与美容顾问为高级管理人员，餐饮费用

2、为200元/天；销售主管餐饮费用150元/天；普通工作人员100元/天。4 .餐饮具体安排：根据人员级别，拟定参展期间工作人员饮食安排方案，按照轮流进餐的原则，提前安排好吃饭先后顺序。5 .备注：晚餐费用包含在酒店费用中，每日参展结束后到酒店自行安排晚餐。二、参展人员的住宿安排1 .工作要求：住宿安排在展馆周围附近酒店，需提前与工作人员进行沟通，依据人员级别按照层级合理安排住宿。2 .时间要求：提前一周进行酒店预订，合理预订好所需房间；提前两天，与酒店进行沟通，确认酒店房间；与参展人员进行沟通，确认所在酒店。3 .具体细则：(1)提前沟通酒店负责人，预留足够房源，保证工作人员能够快速入住。(2

3、)住宿安排必须由公司统一安排，不得自行离队。(3)住宿登记和房卡及退房事宜，由后勤活动住宿负责人安排。三、参展人员交通安排1 .工作要求：交通保障分为到达目的地交通工具、展会期间常规用车及展会期间紧急用车调度。2 .出行交通工具：展会所在地为上海，属于国内参展，参展人员乘坐高铁抵达参展目的地，依据人员职位级别安排高铁作为等级。3 .车辆安排细则：(1)内部人员常规车辆：参展人员用车，租用小面包车一辆，供展会期间参展人员用车。(2)贵宾车辆：公司配备高端商务车一辆，供参展期间受邀嘉宾使用，配备专署司机(必要时可安排住在贵宾住宿酒店)24小时待命。(3)展会期间紧急供调配车辆：增派一辆紧急用车，预

4、防突发情况发生。4 .注意细则：(1)所有车辆在执行完成任务之后统一在展会等待安排下次任务。(2)所有车辆司机在任务执行完毕，需向后勤车辆负责人汇报。所有车辆调配需由后勤车辆负责人统一调配(3)各类车辆在展会开展前三天预订完毕。各辆用车在参展期间从早上7点循环工作至晚上6点。每辆车配备专职司机，每位司机领取1000元油费备用金。展会结束后，按照财务流程报销。五、参展日程安排时间内容备注3月26日将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入参展人员公事包搭乘高铁至目的地抵达，酒店登记视察展馆及场地咨询运输商，确定所有运送物品的抵达旨水运输承包商将物品运送至场馆连络所有现场服务承包商，确定一准备就

5、绪与主办方代表联络，告知通讯方法访问当地顾客3月27日确定所有物品运送完成查看所订设备及用品的可得性及功能布置展位所有活动做最后的决定3月28日将摊位构架、设备及用品做最后的检查与公司参展员工进行展前最后简报3月29日尽早到达展馆场地将展览第T即将推送的新闻稿送到编辑处详细记录每一个到访客户的信息与员工进行简报记录潜在客户资料，以便及时处理3月30日将前T的客户资料进行整理与员工进行总结展览过程中的照片、视频的记录3月31日对三天活动内的客户资料进行整理清理展位卫生整理宣传资料预订明年的场地联系运输商，确定运输时间及地点4月1日对展品、产品进行打包监督展位拆除联系输运商，进行展品运输4月2日对

6、潜在客户进行联系制作答谢卡，并对客户和媒体进行邮寄要求制定媒体对展会进行报道在官网上发布展会现场情况进行回顾4月3日对下届展会信息进行发布处理展会期间所产生的订单通过微指公众帐号，对展会精彩片段进行发布对展会进行评估六、参展物资准备工作1 .名片收集箱放在接待台上，可以是有机玻璃材质，也可以用铁片做成的等等。侧面写着“请赐名片”或者“名片收集箱”等字样，这样是参展商为了取得更多买者的联系方式。2 .电源插座放在展台隐蔽的地方，电扇、照明、视频音响等需要电能的设备都需要插座进行连接。如果一个电源插座不够用，可以带上插板满足更多需求。3 .报价表4 .电脑5 .计算器、文具6 .饮水机、一次性水杯7 .文件资料（合同、客户资料调查表、海运空运各国运费价格表）8 .样品、小礼品、甜点七、后勤管理方案预算项目名称数量价格普通工作人员餐饮费100元/人/天900元主管工作人员餐饮费150元/人/天450元高